Event Team – Cộng sự đắc lực hay Người gây rắc rối docx

Event Team – Cộng sự đắc lực hay Người
gây rắc rối
Quản lý một team như thế nào là hiệu quả? Làm thế nào để team hoạt
động tốt ? Tại sao các thành viên không làm việc hết mình? Khi có xung
đột xảy ra thì phải làm sao ? … Vô vàn câu hỏi đặt ra cho người lần đầu
giữ vị trí quản lý nhóm event.
Người làm event cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để sẵn
sàng nhận vai trò quản lý trong bất kì hoàn cảnh nào. Sau đây là một số bước
căn bản nhằm xây dựng một team event “ăn ý”
Bước 1 - Hiểu rõ thành viên trong team
Quan hệ xã giao trong môi trường làm việc là tốt nhưng khi làm việc chung
một nhóm, việc chỉ biết mặt , nhớ tên, biết công việc người đó đã từng làm
là chưa đủ. Để quản lý nhóm hiệu quả người trưởng nhóm cần hiểu sâu hơn
về các thành viên trong nhóm như tính cách họ ra sao, họ thích gì, không
thích gì, hoàn cảnh gia đình họ như thế nào, họ là người sùng đạo hay
không, lối sống của họ như thế nào, v.v đặc biệt là cần phải hiểu họ “Muốn”
gì và “Cần” gì. “Muốn” và “Cần” ở đây bao gồm những nhu cầu từ cơ bản
đến nâng cao, được biểu hiện qua thứ tự các tầng trên thang Maslow theo
chiều từ đáy lên.
• Tầng thứ nhất: Các nhu cầu về căn bản nhất thuộc "thể lý"
(physiological) - thức ăn, nước uống, nơi trú ngụ, tình dục, bài tiết, thở, nghỉ
ngơi.
• Tầng thứ hai: Nhu cầu an toàn (safety) - cần có cảm giác yên tâm về an
toàn thân thể, việc làm, gia đình, sức khỏe, tài sản được đảm bảo.
• Tầng thứ ba: Nhu cầu được giao lưu tình cảm và được trực thuộc
(love/belonging) - muốn được trong một nhóm cộng đồng nào đó, muốn có
gia đình yên ấm, bạn bè thân hữu tin cậy.
• Tầng thứ tư: Nhu cầu được quý trọng, kính mến (esteem) - cần có cảm
giác được tôn trọng, kính mến, được tin tưởng.
• Tầng thứ năm: Nhu cầu về tự thể hiện bản thân (self-actualization) -
muốn sáng tạo, được thể hiện khả năng, thể hiện bản thân, trình diễn mình,

có được và được công nhận là thành đạt.

Mỗi thành viên đều có những nhu cầu khác nhau và thứ tự ưu tiên thỏa mãn
các nhu cầu đó khác nhau. Đối với một số người nhu cầu thu nhập quan
trọng hơn sự công nhận bản thân, tuy nhiên cũng có một số người, sự công
nhận trong công việc lại giữ vị trí cao hơn. Người quản lý nhóm cần xác
định đúng nhu cầu và thỏa mãn đúng lúc những nhu cầu ấy.
Bước 2 – Bố trí “Đúng người – Đúng việc”
Ngày nay, khi khối lượng công việc ngày càng tăng, người giỏi nhất không
còn là người làm việc năng suất nhất mà là người sử dụng sức lao động
thông minh nhất. Một quản lý giỏi phải biết cách tận dụng sức mạnh của
nhóm, là người phân bố công việc cho từng thành viên dựa trên qui tắc
“Đúng người, đúng việc”
Hãy bắt đầu việc ủy quyền bằng cách gắn kết từng thành viên với công việc.
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ vai trò và mục đích thành lập nhóm event, sau
đó, dựa vào khả năng, điểm mạnh, điểm yếu của từng người (Bước 1) mà bố
trí công việc cho phù hợp. Trong suốt quá trình thực hiện, cần có bảng theo
dõi tiến độ công việc theo từng mốc thời gian, từng đầu việc cụ thể, người
phụ trách và các yếu tố khác liên quan.
Bước 3 - Khích lệ tinh thần
Theo nhà tâm lý học xã hội Douglas McGregor, thuộc viện MIT - Mỹ, có 2
cách tiếp cận và khích lệ người khác dựa trên tính cách của họ, tạm gọi là
Thuyết X và Thuyết Y.
Thuyết X giả định các thành viên trong nhóm đều không thích làm việc. Họ
có khuynh hướng trốn tránh trách nhiệm, mọi việc họ làm đều cần ai đó ra
lệnh, giám sát từng chi tiết và “dụ dỗ” để đạt kết quả. Ngược lại, Thuyết Y
giả định rằng mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy vui vẻ khi làm việc,
họ có trách nhiệm và tự động thực hiện nhiệm vụ của mình không cần giám
sát.
Tùy thuộc vào tính cách các thành viên trong nhóm thuộc dạng nào mà ta có

cách quản trị khác nhau. Đối với thuyết X, cần áp dụng cách quản trị độc
đoán, can thiệp vào từng bước trong công việc họ đảm trách, tránh ủy quyền
và trông đợi sự tự giác của họ. Thường xuyên khích lệ bằng các phần thưởng
vật chất
Điều này hoàn toàn trái ngược với những người theo thuyết Y, quản lý họ
chủ yếu dựa trên ủy quyền và tin tưởng, vì có tính tự giác và yêu thích công
việc, nên họ chỉ thích ta góp ý và để họ tự làm. Họ thích tham gia vào việc ra
quyết định và trở thành một phần quan trọng trong thành quả của nhóm.
Khích lệ họ đôi bằng những phần thưởng tinh thần nhưng đa phần họ đều tự
giác trong công việc.
Bước 4 – Phát triển nhóm
Phương pháp hiệu quả nhất để phát triển các thành viên trong nhóm là
thường xuyên góp ý trong công việc một cách chân thành nhất. Vài người
cảm thấy không thoải mái khi người khác nhận xét mình, đặc biệt khi đó là
những nhận xét về khuyết điểm của họ. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên
cho và nhận ý kiến với các thành viên trong nhóm thì điều này sẽ trở thành
thói quen giúp bạn ngày càng tiến bộ.
Giữ thói quen xem xét cẩn thận trước khi đưa ra quyết định, luôn là một
người công bằng với tất cả. Không thiên vị hay dùng tình cảm để phán đoán
sự việc, đánh giá sự việc trên nhiều góc độ, từ nhiều nguồn thông tin để đảm
bảo tính chính xác.
Bước 5 – Không ngừng nâng cao kĩ năng giao tiếp
Thường xuyên làm chủ các buổi họp nhóm, là người điều khiển các buổi
brainstorm ý tưởng, bạn cần phải làm quen với việc đưa ý kiến và lắng nghe
thật sự. Lên chủ đề cho các buổi họp và thông báo cho thành viên ít nhất 1
đến 2 ngày để mọi người có thời gian chuẩn bị, trong suốt thời gian họp
khuyến khích nêu ý kiến nhưng phải hướng vào chủ đề chính, tránh lan man,
xao lãng gây mất thời gian. Lắng nghe tích cực, tiếp nhận ý kiến từ nhiều
phía, không áp đặt lối suy nghĩ của mình lên các thành viên khác sẽ giúp bạn
nhanh chóng tìm ra giải pháp cho vấn đề đang cần giải quyết và xây dựng

được niềm tin trong nhóm.
Bước 6 – Quản lý đi kèm với kỉ luật
Kỉ luật là bước cuối cùng trong quản lý mà không ai hi vọng áp dụng nó
thường xuyên trong đội ngũ của mình. Vi phạm luật pháp hay vi phạm chính
sách công ty là những vi phạm rõ ràng, có cách xử lý đi kèm .Tuy nhiên với
những vi phạm khác thì sao? Một mặt bạn cảm thấy đó là những điều tương
đối nhỏ nhặt, một mặt lại thấy những điều đó lại mang ý nghĩa quan trọng và
cần được giải quyết ngay. Cân nhắc tầm quan trọng của sự việc bằng cách
đặt câu hỏi trước mỗi tình huống, nếu câu trả lời là “Có”, bạn nên có một
cuộc nói chuyện riêng với thành viên đó
- Sự việc đó có tác động đến chất lượng event bạn đang cung cấp cho
khách hàng hay không ? (Một người thường xuyên đến trễ trong các buổi
gặp gỡ khách hàng là một ví dụ)
- Sự việc tác động xấu đến tính đoàn kết của toàn đội hay không ? (Họ chỉ
thích làm việc theo ý kiến riêng và không quan tâm đến các thành viên khác
nghĩ gì)
- Hành động đó làm ảnh hưởng đến lợi ích của các cá nhân khác hay
không ? (Một người thường xuyên xao lãng công việc của mình, trễ deadline
trong khi những thành viên khác thì làm việc chăm chỉ)
Khi cần đưa ra biện pháp kỉ luật một cá nhân, cần dành nhiều thời gian thu
thập thông tin liên quan đến sự việc nhằm đảm bảo tính công bằng và chính
xác. Kỉ luật cũng cần sự khéo léo vì thường sẽ tác động đến lòng tự trọng
của người khác, ảnh hưởng không tốt đến kết quả làm việc sau này.