Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện docx

Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow
quảng bá sự kiện
Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được
người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta
thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình.
Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để
truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào
cũng quan tâm.
Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích
quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm
mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Chạy
roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên
nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương
hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi
giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động,
chiếu phim tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu
thị, trung tâm thương mại.

Tổ chức roadshow kết hợp phát tờ rơi
Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là
các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi
khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn
nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep, xe bán
tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại
những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển
nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm
roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu
sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận
diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ để gây chú ý cho người đi
đường.
Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần

làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống
nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình.
Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì
có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp
theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về
các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để
xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là
khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.
Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải
chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy
roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe
ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà
vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính
chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá
trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những
điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.
Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan
trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng
dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường
một cách linh hoạt.
Ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời,
thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông
tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy
roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí chạy chui, bị
bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên
làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn
ra hoạt động. Những chương trình bị "bể show" thường là do hoạt động
không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng
chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng
là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại

Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ
chức.
Để tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có
nhiều cơ quan chính trị như các tuyến đường Nguyễn Huệ, Lý Tự Trọng, Lê
Duẩn Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông,
càng kẹt xe càng tốt để "gây chú ý" cho người đường, nhưng việc này cũng
đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải
rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ
xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra
nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.
Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm
activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa
điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.
Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối
dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý
đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự