Những chú ý trong giao tiếp với người Nhật (1) ppt

Những chú ý trong giao tiếp với người Nhật
Tiếp xúc trực tiếp
Trong chào hỏi khi gặp nhau, việc ôm hôn, bắt tay hay vỗ vai
không phải là thông lệ, có chăng thì cũng chỉ khi uống với nhau
chút đồ uống gì đó. Giữ khoảng cách là điều rất quan trọng đối
với người Nhật. Nếu không sẽ bị coi là xô bồ, gây khó chịu.
Hành động cúi gập người trước người khác rất được để ý và đầy
hàm ý. Cúi gập người thấp hơn và lâu hơn là biểu hiện của sự
tôn trọng. Bạn hãy coi đó là một tục lệ thông thường, nhưng
không nên bắt chước nếu không hiểu rõ hết các nguyên tắc. Một
cái gật đầu vui vẻ là đủ.
Tắm
Sau các cuộc đàm phán, thương thảo, người Nhật thường hay đi
tắm để thư giãn. Khi đi tắm cùng thì việc xát xà phòng vào người
dứt khoát phải làm sao cho tất cả đều thấy – cho dù trước đó đã
tắm táp cẩn thận!
Vợ chồng đi theo
Phu nhân hoặc phu quân không được để liên quan gì đến công
chuyện làm ăn. Nhưng người Nhật rất thích đối tác đi chơi buổi
tối – nếu có đủ tiền thì đến cả chỗ các Geisha. Người Nhật tách
bạch rõ ràng giữa công việc và đời tư, không để hai chuyện này
ngang hàng nhau mà trong đó công việc được đặt lên trên.
Quà tặng
Không bao giờ được phép tặng người Nhật các món quà như
dao, kéo và cái mở thư vì người Nhật coi những thứ đó là điềm
báo hiệu chia tay, phân ly hoặc ly hôn. Không được tặng tranh có
hình con cáo hoặc con thằn lằn vì chúng bị coi là không tao nhã.
Đối với người Nhật, chúng biểu tượng cho “mắn” trong sinh sôi
nảy nở hoặc thủ đoạn. Quà thường
được trao với câu nói sau: “Mặc dù nó không có giá trị gì, nhưng
xin ông/bà hãy vui lòng nhận cho”. Không được phép mở món

quà được tặng ngay trước mặt người tặng vì như thế sẽ bị coi là
tham lam.
Trà xanh
Người Nhật có thói quen mời uống trà xanh sau bữa ăn. Trà uống nguyên như được mời,
không cho thêm sữa hay đường. Trong cốc chè có mảnh lá chè cũng là chuyện bình thường.
Nếu cánh lá chè này còn đứng thẳng đứng trong cốc thì đó còn được coi là điềm tốt lành. Nếu
thấy như vậy, bạn nên thể hiện cho chủ nhà biết là bạn đã để ý thấy điều đó.
Tiết chế cảm xúc
Xin đừng bao giờ để sa vào tranh cãi với người Nhật. Người Nhật không tranh cãi công khai.
Nếu có chuyện gì thì xin bạn hay cố gắng che giấu suy nghĩ và ấn tượng riêng. Nói thẳng ra
hoặc để cho người Nhật nhận thấy sẽ bị coi là không tinh tế.
Trả tiền
Nếu bạn muốn trả tiền chứ không để người Nhật trả tiền khi đi ăn thì trước đó bạn phải nói với
người phục vụ. Không được tính cộng lại, kiểm tra con tính trên hóa đơn thanh toán. Sa đà
công khai vào chuyện tiền bạc như vậy bị coi là không tinh tế và tao nhã.
Khi ăn cơm ở Nhật, bạn nên chú ý ăn hết cơm trong bát, nếu không thích thì cũng chỉ được để
lại chút ít thôi. Người Nhật rất quý lúa gạo. Những ai biết sử dụng đũa để ăn sẽ nhanh chóng
tạo được thiện cảm ở người Nhật. Không được cầm đũa vung vẩy mọi nơi hay khoắng trộn bát
ăn.
Thứ tự, cấp bậc
Thể hiện sự tôn trọng và kính trọng đối với người Nhật có ý nghĩa rất to lớn, đến mức nếu chưa
làm rõ được trật tự cấp bậc thì chưa thể trao đổi được với nhau. Có thể sử dụng danh thiếp vào
việc này, theo nguyên tắc trên danh thiếp ghi càng ít chức danh thì địa vị của người đó càng
cao; nếu trên đó chỉ ghi tên không thôi thì có nghĩa là ai cũng phải biết người đó.
Trang phục
Nguyên tắc tối thượng là: sang trọng và hợp mốt. Người Nhật rất để ý và coi trọng chất lượng,
đẳng cấp. Ăn vận xuềnh xoàng bị coi là không tôn trọng họ. Bạn còn phải đặc biệt để ý đến đôi
tất vì rất nhiều trường hợp không ngồi vào bàn để trao đổi mà ngồi thấp, phải cởi bỏ giày ra.
Karaoke
Không được từ chối lời mời đi hát Karaoke. Nếu bạn hát được

một vài bài dân ca của dân tộc mình thì sẽ được người Nhật
đánh giá rất cao. Ai không có khả năng này thì có thể thay thế
bằng chơi nhạc cụ, biểu diễn ảo thuật…
Lợi khen
Nói lời khen với người Nhật cũng nên hết sức cẩn thận. Chẳng
hạn như nếu khen – cho dù thật lòng – “Ông/Bà thuyết trình thật
tuyệt vời” sẽ khiến người Nhật bối rối và hiểu nhầm là phê phán
theo đường vòng. Ai muốn khen ngợi người Nhật thì chỉ nên đề
cập đến cái yếu kém của chính mình chứ không tán dương thành
tích của người khác. Khen ngợi người Nhật cách tốt nhất, lý
tưởng nhất là xin họ một lời khuyên.
Thể diện
Người Nhật coi trọng diện mạo bên ngoài. Khách sạn ở Nhật rất
đắt, nhưng nếu bạn ở đó thì bạn được coi là người có nền tảng
vững chãi về tài chính. Đi máy bay hay tàu hỏa cũng vậy. Thậm
chí nếu bạn thuê ô tô và thuê luôn cả người lái thì được coi là
chuyên nghiệp và đáng nể. Người Nhật thường không để cho
người ngoài biết họ tiết kiệm như thế nào.
Đi taxi
Không được tự mở cửa. Cánh cửa sau chiếc taxi sẽ được người
lái tự động mở. Lái xe taxi ở Nhật thường không nói đươc tiếng
Anh nên tốt nhất muốn đi đâu thì trước đó ghi vào tờ giấy (bằng
tiếng Nhật) rồi đưa cho lái xe.
Điện thoại
Khi nói chuyện điện thoại, người Nhật thậm chí còn mỉm cười
hoặc cúi người chào người bên kia, như thể đang đứng trước
người đó vậy. Vì thế, bạn nên để người Nhật bỏ máy xuống
trước, sau đó mới bỏ máy điện thoại, hoặc tắt máy của mình, để
tránh bị coi là thiếu lịch sự hay không được chỉ bảo cặn kẽ.
Uống rượu

Không nên đi uống rượu một mình. Không được rót rượu chỉ cho
riêng mình mà tôi rót cho bạn, bạn rót cho tôi. Rượu Sake thường
được uống cạn. Say rượu được thể tất một cách đặc biệt ở Nhật.
Chỉ trong mỗi tình trạng ấy bạn mới có thể thoải mái nói ra quan
điểm riêng của mình mà không lo bị trừng phạt.
Trao danh thiếp
Không bao giờ được lấy danh thiếp từ túi quần trước hoặc sau ra
để trao cho người Nhật, mà phải có hộp đựng đàng hoàng để
trong túi áo khoác. Mác hiệu của hộp đựng danh thiếp được để ý
đến ngay từ đầu. Khi trao danh thiếp chú ý không trao như chia
bài tú lơ khơ, mà trang trọng bằng tay phải, tốt nhất bằng cả hai
tay. Không bắt buộc phải trao đổi về cách đọc tên gọi cho đúng
hay lý giải chữ nghĩa, nhưng nếu làm vậy lại được coi là có hiểu
biết về các nền văn hóa khác.
Những điều nên biết khi làm việc với người Nhật.
Nhật Bản luôn được coi là thị trường khó tính. Là đất nước đứng thứ 2 về kinh tế thì việc đòi
hỏi cao các nhu cầu là điều tất yếu.
Nhật Bản đang là thị trường tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Bởi vậy, để nắm bắt
được các đặc điểm của đối tác là điều rất quan trọng.
Để giữ được mối qua hệ làm ăn lâu dài với các đối tác là người Nhật thì bạn nên cần lưu ý
điểm sau.
1. Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín, giữ lời hứa
dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên
hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi các doanh nghiệp VN không
thực hiện được lời hứa, thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc
giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.
2. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù là công ty
thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu
đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản
xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch

chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.
3. Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu. Nhiều khi, sau vài đơn hàng đầu
tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía VN không đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không
nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.
4. Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó không chỉ giúp
tìm kiếm khách hàng mới mà còn khẳng định tính thường xuyên, ổn định trong kinh
doanh với khách hàng cũ.
Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ tại Nhật Bản thường rất tốn kém, chưa kể những mẫu
mã hàng hóa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với những
khách hàng truyền thống của mình, tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu mã trước
đó.
5. Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng không được
ăn, uống trước mặt khách hàng, cho dù phía trước gian hàng chỉ thấy có khách đi qua,
lại. Phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nở và cám ơn cho
dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn.
6. Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu đáo
trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu vào
được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong giao
dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn
mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách
không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.
7. Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp
nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn
tượng tốt với khách hàng.
8. Trực công ty: Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công
ty mà không thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực.
9. Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Hơn nữa ở
những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít.
10. Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách Nhật, ta phải
chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc

đường.
11. Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm cũng cần
phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.
12. Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này
nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống.
13. Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng
sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng
sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).
14. Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì sản
phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp tạo được sự lôi
cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với các thị trường khác, tại Nhật Bản đối với
một số mặt hàng như hàng quà tặng, chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn trong
giá thành sản phẩm.