5 gợi ý giải quyết các khoản phải thu nhanh chóng docx

5 gợi ý giải quyết các khoản
phải thu nhanh chóng
Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, giải quyết nhanh chóng các khoản phải
thu từ khách hàng, đối tác và các bên liên quan đã và đang trở thành thách
thức lớn nhất với các nhà quản trị doanh nghiệp vào thời điểm nền kinh tế
đang khôi phục chậm chạp.

5 gợi ý giải quyết các khoản phải thu nhanh chóng
Thực vậy, nếu một doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn lâu dài
sẽ sớm rơi vào tình trạng “thiếu tiền” đồng nghĩa với ì trệ trong khâu sản xuất
kinh doanh, mất dần uy tín và có thể rơi vào phá sản. Do vậy, nhà tư vấn kinh
doanh thuộc chuyên trang tài chính doanh nghiệp của tờ New York Times:
Small Business Summit, ông Dawn Fotopulos, đã đưa ra 5 lời khuyên sau để
giúp các doanh nghiệp nhỏ sớm thoát khỏi tình trạng khó khăn.

1. Ngay lập tức gửi hóa đơn

Trong kinh doanh, thông thường khi các đối tác làm ăn đã có những mối quan
hệ uy tín sau một thời gian thì đều có xu hướng trì hoãn, tạm hoãn hoặc thậm
chí “giả vờ quên” việc hoàn thành chi trả trong các hợp đồng mua bán hàng
hóa. Có thể đó là bình thường, tuy nhiên bản thân doanh nghiệp cần biết thời
điểm nào cũng như “sức khỏe” của bản thân để quyết định gia hạn thời gian
thanh toán. Lời khuyên của Fotopulos là dù cho có quan hệ thân tín, nhưng
một doanh nghiệp chỉ thực sự có trách nhiệm thanh toán khi hợp đồng được
thực hiện và minh chứng của nó chính là hóa đơn được lập, vì vậy bạn nên
gửi thông báo và hóa đơn ngay khi có thể để ràng buộc và thúc đẩy khách
hàng trả tiền.

2. Thuyết minh chi tiết

Nếu lời khuyên là gửi ngay hóa đơn thanh toán để thúc ép việc chi trả, thì các

doanh nghiệp cần phải chú ý rằng đừng chỉ gửi cho khách hàng một tờ hóa
đơn với một con số được tổng hợp trong đó. Hãy liệt kê mọi mặt hàng, dịch
vụ, phí, thuế… thuộc đơn hàng vừa thực hiện một cách thật chi tiết, cũng như
đừng quên ghi chú các khoản giảm trừ, chiết khấu. Bởi lẽ nếu khách hàng
nhận được một yêu cầu thanh toán thiếu rõ ràng, xu hướng chung là họ sẽ tốn
thời gian để kiểm tra lại và xác thực lợi ích họ có được có tương xứng với số
tiền phải trả hay không, và điều đó tốn vô khối thời gian của cả hai bên. Một
khi một bên chủ động làm rõ ràng mọi thông tin thì thời gian thanh toán sẽ rút
ngắn đáng kể.

3. Đặt thời hạn trả chính xác

Sai lầm mà các nhà quản trị thường gặp đó là quá nhân nhượng và gia hạn
liên tục ngày thanh toán cho khách hàng để duy trì quan hệ tốt đẹp hay cảm
thông trước tình trạng khó khăn của đối tác. Trong thời điểm kinh tế còn khó
khăn như hiện tại, doanh nghiệp nào cũng thiếu vốn và cả bạn cũng vậy, do
đó đừng để cơ hội cho bất cứ sự nhân nhượng nào. Hãy làm rõ ràng thời hạn
hoàn trả số tiền từ ngay trong hợp đồng. Tuy vậy, đừng quá cứng nhắc mà
hãy linh hoạt để phù hợp với các điều khoản về giao hàng, bảo hành… hay
đơn giản là ngày giao hóa đơn bị xê dịch.

4. Nhiều khoản nhỏ sẽ tốt hơn

Thử tưởng tượng rằng một ngày doanh nghiệp bạn nhận được một tờ hóa đơn
trị giá cả chục ngàn USD cho mọi hàng hóa được mua từ nửa năm trước, thật
kinh khủng! Do vậy, hãy tránh gây áp lực quá lớn cho khách hàng khi gửi họ
một hóa đơn giá trị lớn. Đối tác kinh doanh có xu hướng “để dành” các khoản
thanh toán lớn hoặc chấp nhận thanh toán một phần nhỏ trong đó để chờ đợi
thời điểm thích hợp.

Chuyên gia Fotopulos khuyên rằng: “Hãy tạo điều kiện cho đối tác để họ sớm
thanh toán”. Cũng như vậy, tạo lập thói quen thanh toán từng khoản có giá trị
thấp thường xuyên cũng là một lá chắn an toàn cho quỹ tiền của doanh nghiệp
đề phòng đối tác rơi vào tình trạng không thể trả tiền và bạn chỉ nhận lại
những tờ hóa đơn không thanh toán.

5. Tìm đúng người trả tiền

Nhiều nhà quản trị ít kinh nghiệm thường cho rằng người mà họ thuyết phục
đặt bút ký hợp đồng và mua hàng hóa dịch vụ cũng đồng thời là người thực
hiện thanh toán. Thường thì bộ phận phụ trách thanh toán và những người
phụ trách mua sắm là riêng biệt. Do đó, đừng tốn thời gian gây áp lực và đeo
bám đại diện trực tiếp làm việc với doanh nghiệp, mà hãy tìm chính xác người
sẽ trả tiền.

Lời khuyên của Fotopulos là, hãy thân thiện liên lạc với đại diện đối tác để
tìm kiếm thông tin chính xác về bộ phận thanh toán, đồng thời xây dựng quan
hệ thân thiết với họ - thường là kế toán, quản lý tài chính. Đôi khi những món
quà nhỏ, thư cảm ơn sẽ là “dầu bôi trơn” hiệu quả cho việc đẩy nhanh tiến độ
thanh toán ở phía khách hàng. Về lâu dài, những người trả tiền sẽ nhớ ngay ra
doanh nghiệp bạn và khi hóa đơn tới sẽ ưu tiên thực hiện trước các công ty
khác.