Lập kế hoạch PR trong 1 ngày doc

Lập kế hoạch PR trong 1 ngày

Khi công ty bạn đối mặt với khủng hoảng mà nếu không sử lý kịp thời nó sẽ ảnh
hưởng đến uy tín đã xây dựng hàng mấy mươi năm, nó làm cho khách hàng mất
lòng tin với sản phẩm đang cung cấp trên thị trường, kết quả là hàng hóa không
lưu thông, doanh thu giảm và kết quả cứ kéo dài thì hẳng mỗi người chúng ta
biết điều gì xảy ra. Như vậy lập kế hoạch PR đòi hỏi bạn phải làm trong một
thời gian ngắn nhất hiệu quả nhất bạn có thể làm trong 1 ngày.
Bước 1- Đánh giá tình hình
Nội dung đánh giá: Chúng ta đang ở đâu trong tâm trí của công chúng? Công
chúng hiểu chưa chính xác ở những vấn đề nào?
Phương pháp đánh giá: thăm dò ý kiến, thái độ; xem xét các báo cáo; đánh giá
môi trường nội bộ; xem xét các yếu tố bên ngoài.
Bước 2- Xác định các mục tiêu
Thay đổi hình ảnh;
Thu hút nguồn nhân lực tốt;
Công chúng biết và hiểu rõ công ty;
Công bố thành tích;
Công bố phạm vi thị trường mới;
Cải thiện các đối nghịch, hiểu lầm; giải quyết khủng hoảng;
Gia tăng sức mạnh của tổ chức;
Hướng dẫn tiêu dùng;
Thiết lập một đặc điểm mới trong văn hóa tổ chức;
Để công chúng biết về hoạt động xã hội của lãnh đạo công ty;
Để ủng hộ một chương trình trao học bổng, tài trợ;
Để công chúng biết đến hoạt động nghiên cứu của tổ chức;
Để các chính trị gia, quan chức chính phủ biết về hoạt động của tổ chức vì có
thể bị ảnh hưởng của các luật, qui định mới,…
Bước 3- Xác định các nhóm công chúng
Sự cần thiết:
Xác định được những nhóm công chúng liên quan;

Thiết lập ưu tiên chi ngân sách;
Chọn phương tiện truyền thông phù hợp;
Chọn phương pháp truyền thông phù hợp;
Chọn thông điệp phù hợp.
10 nhóm công chúng cơ bản:
Cộng đồng;
Nhân viên hiện tại;
Viên tiềm năng;
Nhà đầu tư góp vốn;
Nhà cung cấp;
Nhà phân phối;
Giới truyền thông;
Các giới có thể ảnh hưởng đến dư luận;
Hiệp hội thương mại, đoàn thể;
Khách hàng, người tiêu dùng.
Bước 4: Có thể xem xét và chọn các phương tiện truyến thông phổ biến sau
đây:
Báo chí,
Phát thanh,
Truyền hình,
Băng hình,
Bài phát biểu,
Ấn phẩm,
Thư từ,
Tập san nội bộ,
Văn hóa công ty,
Triển lãm,
Tài trợ,…
Bước 5- Hoạch định ngân sách
Những ích lợi:

Biết chi phí thực hiện một chương trình;
Cho biết nên tiến hành các chương trình nào trước;
Có thể lập kế hoạch chi tiết chi phí;
Đặt định mức chi tiêu và kiểm soát;
Đánh giá được việc sử dụng ngân sách.
Các yếu tố chi phí:
Lao động;
Chi phí quản lý;
Nguyên vật liệu;
Công tác phí
Bước 6- Đánh giá kết quả
Phương pháp đánh giá:
Bằng số lượng phản hồi;
Bằng số liệu thống kê;
Bằng nguồn tài liệu;
Thăm dò dư luận;
Sự gia tăng hiểu biết của công chúng;
So với kết quả mong muốn.
Nhưng thực tế có hoàn toàn như vậy?
Chị Hoàng Dạ Thi, cố vấn PR cho một công ty sản xuất phim cho biết: “Thời
gian còn học ở nước ngoài, thầy giáo của tôi có giới thiệu với sinh viên về
quyển sách đó. Điều khiến tôi tâm đắc nhất là quảng cáo như những đốm lửa và
PR khiến những đám lửa đó bùng lên thành một đám cháy”. Theo luận điểm
này, rõ ràng là quảng cáo và PR có mối quan hệ gắn bó hữu cơ. Tùy từng tình
huống cụ thể mà các nhà tiếp thị sẽ vận dụng PR và quảng cáo một cách linh
hoạt, quyết định PR đi trước hay sau quảng cáo. Nghĩa là, cho đến thời điểm
này, quảng cáo vẫn giữ vai trò chưa thể thay thế. Chẳng hạn, mật độ và tần suất
của các chương trình quảng cáo trên truyền hình ngày càng dày đặc và chưa hề
có dấu hiệu chững lại.
Thông thường, đối với những sản phẩm, sau những màn quảng cáo “dội bom“,

các doanh nghiệp sẽ sử dụng đến PR. Xét trong phạm vi hẹp là quảng cáo trên
truyền hình và báo chí, thông tin đưa đến khách hàng phải đảm bảo tiêu chuẩn
độ chính xác, cô đọng, gây ấn tượng… để truyền tải thông điệp trong khoảng
thời gian ngắn. Đó chính là khiếm khuyết lớn nhất của quảng cáo. Để thông tin
đến với người xem đầy đủ và chi tiết hơn, đó là nhiệm vụ của PR. Hoạt động
này mang lại cho người tiếp nhận thông tin sự hiểu biết sâu sắc hơn đối với chủ
thể cần chuyển tải.
Ví dụ, đối với những sản phẩm có tính năng phức tạp, ví dụ như sản phẩm hi-
tech thì những thông tin chi tiết dưới dạng ngôn ngữ văn bản được xem là một
sự lựa chọn khôn ngoan. Những thông tin càng chi tiết thì càng dễ thu hút sự
chú ý và từng bước thuyết phục được khách hàng. Mặt khác, PR còn giúp doanh
nghiệp tuyển dụng được những nhân lực giỏi vì người lao động thường có tâm
lý muốn được làm việc cho những công ty nổi tiếng. Đơn giản vì họ tin sẽ có
thêm cơ hội để trao dồi những kỹ năng, cống hiến tối đa nhân lực cá nhân và
khả năng thăng tiến cao.
Bên cạnh tính hiệu quả, chi phí thuờng thấp hơn so với quảng cáo là lợi điểm
khiến PR đang được ưa chuộng. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có
ngân sách dành cho marketing không thực sự dồi dào. Anh Trần Đại Cát, công
ty Newslink nói: “Một spot quảng cáo với thời lượng 30 giây trên sóng HTV7
giá 3000 USD. Nói như vậy không có nghĩa là phủ nhận vai trò của quảng cáo
nhưng với mức chi phí như vậy, chỉ có những “đại gia“ mới đủ khả năng tài
chính để theo đuổi những chiến dịch quảng cáo dài hơi.
Tuy nhiên, PR là nghệ thuật “chơi dao hai lưỡi“ Anh Danny Phan, Giám đốc
công ty Olgivy Public Relations Worldwide khẳng định: “PR là thông qua một
người thứ ba trung gian để truyền tải thông điệp. Nghĩa là người làm PR không
thể kiểm soát được 100% nội dung thông điệp cần chuyển tải đến đối tượng tiếp
nhận. Sự chính xác và trọn vẹn của thông tin phụ thuộc vào người trung gian, cụ
thể là thông tin qua các phương tiện truyền thông đại chúng“.
Mục tiêu cốt lõi của PR là tạo dựng ấn tượng tốt đẹp đến khách hàng về sản
phẩm, dịch vụ và sau cùng là hình ảnh công ty. Nói cách khác, PR nhằm chinh

phục lòng tin. Chính vì vậy, sự chừng mực trong quá trình truyền tải thông tin
sẽ giàu tính thuyết phục hơn. Ngược lại, mọi sự thổi phồng sẽ gây phản cảm.
Nhẹ: người tiếp nhận từ chối tiếp nhận thông tin, nặng: hình ảnh của công ty
xấu đi. Điều đáng ngại những trường hợp như vậy không phải hiếm mà nguyên
nhân chủ yếu là không phân định rạch ròi giữa hai khái niệm quảng cáo và PR.
Chị Anh Đào, Công ty Gạch Đồng Tâm, nói: ”Sự thái quá, “nổ” trong cách
truyền tải thông tin khó thuyết phục được tôi nếu không muốn nói là doanh
nghiệp đang tự mình đánh mất điểm”.