Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (120.88 KB, 3 trang )
Kỹ NĂNG CÔNG Sở – BÍ QUYếT VIếT E-MAIL
CHUYÊN NGHIệP
Nếu bạn muốn email của mình luôn được đọc đầu tiên và hữu ích đối với
người nhận, hãy áp dụng những quy tắc sau:
Tiêu đề đúng chủ đề
Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả
và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp
không. Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail
ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người
nhận nội dung chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ,
chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày
tháng gửi trong tiêu đề e-mail.
Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù
hợp thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ
sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.
Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail nhé! Việc này cũng kỳ dị
giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.
Một chủ đề, một e-mail
Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho
từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả e-mail
của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng
một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những e-
mail riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.
Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung e-mail nên cô
đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp
đến điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu tiên.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào,
chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc,
bao gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ).
Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ