kỹ năng viết thư ngỏ

Kỹ năng viết thư ngỏ
Để có một lá thư ngỏ ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và hấp dẫn khách hàng,
bạn nên tham khảo những nội dung dưới đây:

1. Văn phong ngắn gọn và nội dung được phân bổ hợp lý
Hãy chia thư ngỏ ra thành nhiều đoạn, mỗi đoạn không nên dài hơn năm câu.
Nên tập trung vào ý chính và trình bày sao cho dễ đọc và dễ hiểu.
2. Đặt khách hàng vào trọng tâm
Tâm lý chung, mọi khách hàng đều muốn biết, họ sẽ được gì khi sử dụng sản
phẩm của bạn? Hay nói cách khác là, khách hàng không quan tâm nhiều đến
công ty cũng như sản phẩm, dịch vụ của bạn, điều họ quan tâm là những lợi
ích họ sẽ nhận được mà thôi. Do đó, khi viết thư để giới thiệu về sản phẩm,
dịch vụ, hãy tập trung vào các từ ngữ như “ông, bà, anh, chị, bạn…” thì vì nói
“chúng tôi, tôi…”. Hãy nhớ rằng khách hàng là người sẽ mua hàng chứ không
phải là bạn.
Một điều quan trọng nữa mà bạn cần biết là hãy nghiên cứu kỹ lưỡng thị
trường mục tiêu để nắm bắt được tâm lý tiêu dùng của khách hàng, biết được
lý do làm cho khách hàng chịu móc bóp để mua hàng.
3. Thu hút sự quan tâm của khách hàng ngay lập tức
Thời gian để khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ được chào bán
không nhiều. Do đó, bạn hãy tranh thủ thời khắc ngắn ngủi đó và làm thế nào
để thu hút được sự chú ý lập tức của họ.
Ngay tiêu đề đầu tiên, hãy đề cập ngay đến lợi ích của sản phẩm, dịch vụ một
cách ngắn gọn, súc tích và lịch thiệp. Một tiêu đề chỉ nên gói gọn trong phạm
vi 17 từ, nếu bạn muốn nó phát huy hiệu quả cao nhất.
4. Lồng ghép những “chứng thực” quan trọng vào nội dung thư ngỏ
Đây là những “chứng thực” hoàn toàn có lợi cho bạn. Tâm lý chung là phần
đông người tiêu dùng thường bị ảnh hưởng bởi những người khác, nhất lý ý
kiến của những chuyên gia có tên tuổi. Tiếng nói của họ sẽ dễ dàng thuyết
phục khách hàng tin tưởng hơn vào sản phẩm, dịch vụ của bạn.
Đặc biệt, các giải thưởng, giấy khen hay giấy chứng nhận chất lượng… sẽ dễ

dàng tạo dựng được niềm tin hơn từ khách hàng. Đừng bỏ qua ưu điểm của
những cộng cụ này nếu bạn đang có nó và hãy sử dụng nó một cách khôn
ngoan và trung thực.

Nếu sản phẩm, dịch vụ đã nhận được những giải thưởng quan trọng, bạn
đừng quên đề cập trong thư ngỏ
5. Nên sử dụng các gạch đầu dòng
Phần đông khách hàng rất thích xem những tài liệu được trình bày theo kiểu
gạch đầu dòng, bởi vì nó làm cho họ thấy tài liệu có vẻ ngắn gọn, súc tích và
không mất nhiều thời gian. Vì vậy, bạn hãy liệt kê những ưu điểm và lợi ích
mà sản phẩm, dịch vụ có được dưới dạng gạch đầu dòng để gia tăng hiệu quả
thuyết phục.
6. Bổ sung phụ đề
Để giúp một thư ngỏ có vẻ ngắn gọn và dễ đọc hơn, bạn nên nhấn mạnh
những lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ có được. Cứ khoảng 4 đoạn bạn nên thêm
vào một phần phụ đề để củng cố và tóm lượt nội dung.
7. Không dùng những từ ngữ có tính phủ định
Cần phải loại trừ những từ ngữ có tính phủ định trong thư ngỏ, nhất là những
từ “sai sót”, “rối loạn”… và nên sử dụng nhiều từ ngữ như “đơn giản”, “phục
vụ”…
Những từ có ý nghĩa tiêu cực hoặc mang tính phủ định sẽ dễ dàng gây tổn thất
cho kết quả công việc, vì nó tạo ra cảm giác không tốt và dễ làm cho người
tiếp nhận hiểu lầm.
8. Mời chào hấp dẫn
Trong thư chào hàng, lời chào hấp dẫn đóng góp đến 25% thành công, nhưng
điều này rất dễ bị chúng ta bỏ qua. Bạn cứ thư nghĩ xem, điều gì sẽ xảy ra khi
bạn chào bán một sản phẩm, dịch vụ kèm theo rất nhiều quà tặng hấp dẫn?
Làm sao để thư chào hàng của bạn gây được thiện cảm, ấn tượng tích cực và
giành được sự quan tâm thật sự của khách hàng?
Hãy làm nổi bật giá trị của những tặng phẩm khuyến mại và hãy cố gắng làm

cho khách hàng có cảm giác là tặng phẩm có giá trị còn cao hơn giá trị của
sản phẩm, dịch vụ đang chào bán.
9. Yêu cầu đặt hàng
Nếu bạn đã nói đầy đủ về những lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ mang lại cũng
như không quên hướng dẫn sử dụng nhưng cuối cùng lại không yêu cầu đặt
hàng là một thiếu sót nghiêm trọng.
Trong thương mại điện tử cũng tương tự, đừng để khách hàng thoát khỏi trang
web của bạn mà không mua một món hàng nào đó. Hãy thiết lập một đường
link kiểu như “click vào đây để đặt hàng”. Nên hướng dẫn khách hàng thật tỉ
mỉ và dễ hiểu. Nên nói cho khách hàng biết những bước tiếp theo để họ mua
hàng nhanh chóng, thuận lợi và dễ dàng nhất.
10. Nhắc lại những ý chính ngoài tiêu đề
Đừng quên nhắc lại những nội dung chính ngoài tiêu đề, bởi vì đây là phần
khách hàng thường xem nhiều nhất. Bạn hãy nhớ viết phần này nếu không
muốn bị bỏ lỡ cơ hội chinh phục khách hàng tiềm năng.