quy tắc 'đặt gạch'

Quy tắc "đặt gạch"
Một người nông dân tính xây trên mảnh đất của mình một ngôi
nhà trệt và dự định sau này khi dành dụm đủ tiền sẽ xây một ngôi
nhà lầu ba tầng. Ông ta dành dụm suốt ba năm trời và có được
số tiền vừa đủ xây thêm hai lầu nữa. Lúc bấy giờ, ngôi nhà cao
nhất trong xóm cũng chỉ mới hai tầng. Nghĩ đến ngôi nhà trong
mơ của mình sẽ là ngôi nhà cao nhất xóm, người nông dân mời
một người thợ xây giỏi đến.
Tuy nhiên, người thợ xây nói rằng vì nền móng của ngôi nhà hiện
tại chỉ đủ để chống đỡ ngôi nhà trệt nên nếu muốn xây thêm hai
tầng nữa thì buộc phải phá vỡ ngôi nhà cũ và đào móng lai. Trừ
đi tiền phá hủy ngôi nhà cũ cộng với tiền đào móng, số tiền dành
dụm của người nông dân chỉ còn vừa đủ để xây một ngôi nhà hai
lầu. Giấc mơ sang nhất xóm bị sụp đổ. Ông ta càng hối tiếc vì ba
năm trước đã không nghe lời khuyên của thợ xây đào móng cho
sâu.


Liên hệ với công tác quản lý trong doanh nghiệp
Tương tự, trong quản lý, phát triển một bộ phận, công việc
không chỉ cần định hướng đúng, mà còn cần chuẩn bị và hành
động đúng nếu không sẽ lãng phí thời gian, của cải và quan trọng
hơn cả là cơ hội.
Khi định trước được rằng không đủ điều kiện về tài chính lẫn sự
quán xuyến để làm một vấn đề cùng một lúc, thì cần lập sẵn kế
hoạch để làm từng chuyện một theo các mục tiêu từ ngắn hạn
đến trung hạn và dài hạn. Như thế sẽ tránh được tình trạng đầu
tư dàn trải khi không có đủ lực để thực hiện chu đáo. Việc xác
định trước mục tiêu rất quan trọng. Mục tiêu càng chi tiết và ổn
định thì càng tránh được hao phí do phát triển không đúng
phương hướng.

Ví dụ một lãnh đạo dự định xây dựng ba phòng ban phát triển ở
ba lĩnh vực hoạt động của công ty. Người này tốn hai tháng ròng
để xây dựng cơ cấu nhân sự chi tiết cho từng phòng cùng với
quy trình và hệ thống đánh giá đầy đủ. Sau đò, anh ta yêu cầu
phòng nhân sự ráo riết tuyển dụng hàng chục nhân viên lấp đầy
các vị trí trong kế hoạch.
Phòng nhân sự vì phải chạy
đua với thời hạn và áp lực
công việc, lại chưa có kinh
nghiệm cụ thể nên đã tuyển
một số nhân sự không phù
hợp. Ban quản lý cấp bộ phận chưa quen với công việc đã phải
quản một đội ngũ nhân viên mới toanh, nên đẩy áp lực đến cấp
trung gian là trưởng các nhóm. Còn nhà lãnh đạo thì cùng một lúc
phải truyền đạt và huấn luyện hàng chục nhân viên hiểu cho
được công việc và quy trình làm việc như bản kế hoạch. Vậy mà
khi công việc bắt đầu chạy đã gặp ngay trở ngại vì quy trình chỉ
được xây trên lý thuyết chứ không thực sự phù hợp với thực tiễn.
Một lượng không nhỏ nhân viên nghỉ việc vì tự thấy không phù
hợp với công việc, một số khác làm việc trong tâm trạng không
thoải mái nên kết quả đạt được không tốt, cá biệt có những người
làm việc tốt, muốn thăng tiến nhưng lại bị ngáng chân vì không có
bậc thang thăng tiến tiếp theo tại công ty hoặc công ty không đủ
điều kiện chi trà thù lao cho họ…

Rút ra bài học về quản lý công việc và con người
Từ trường hợp điển hình ấy, kinh nghiệm được rút ra là chỉ nên
tập trung đầu tư một bộ phận ưu tiên, để bộ phận này xuất phát
và phát triển trước, còn các bộ phận khác chi cần "cắm chốt" một
hai nhân viên có khả năng phát triển được để họ tự gây dựng dần

dưới sự hỗ trợ của lãnh đạo. Sau khi bộ phận thứ nhất đã đi vào
ổn định thì mới phát triển dần các mảng khác trên cơ sở mảng đi
trước hỗ trợ cho mảng đi sau cả về quy trình công việc và tài
chính.
Ngoài ra, khi xây dựng cơ cấu nhân sự cần tính trước đường
phát triển cho các nhân viên để khi họ đã vững tay nghề, công ty
vẫn có thể đáp ứng được các nhu cầu của họ trong thời gian dài.
Một áp dụng khác của "đặt gạch" là chịu khó
để nhân viên trải qua thời gian học hỏi từ
chính thực tiễn công việc: nhân viên được
hướng dẫn quy tắc (chứ không phải cách
thức chi tiết) đế tự mình thực hiện công việc và học hỏi kinh
nghiệm từ người khác.
Đây là giai đoạn khá mệt mỏi đối với nhà quản lý vì cảm thấy tự
mình làm sẽ hiệu quả và ít tốn thời gian hơn là để cho nhân viên
tự mày mò làm. Tuy nhiên, sau giai đoạn này, nhân viên sẽ được
phát triển theo cách “chậm mà chắc” vì đã có sẵn nền tảng cốt lõi
nếu được giám sát và đánh giá cặn kẽ. Từ đó, chính những nhân
viên này sẽ xây dựng hệ thống quy trình cho các thế hệ nhân sự
đi sau.
Mặt trái của "đặt gạch" là sẽ có những viên gạch "không bao giờ
được xây". Quan trọng là chọn được những viên gạch - nhân viên
nền tảng có chuyên môn tương đối rộng và kỹ năng mềm tốt, có
thể phát triển được để linh hoạt điều chuyển từ vị trí này sang vị
trí khác khi cần thiết.