Ra quyết định phản hồi doc

Ra quyết định phản hồi
Con người thường có khuynh hướng ra quyết định phản ứng lại ngay khi phải đối
đầu với những tình huống khẩn cấp hoặc khi một thảm hoạ xảy ra. Trong những
trường hợp này, những quyết định tốt nhất thường là những quyết định đã được
nghĩ đến trước và đã dự phòng trước khi sự việc xảy ra, đó là một ví dụ tốt minh
hoạ cho việc sử dụng một kế hoạch đã chuẩn bị trước để tháo dỡ khó khăn khi
công việc đang rối rắm.
Quy trình ra quyết định thường bao gồm những bước sau:

Xác định vấn đề,
Thu thập thông tin cần thiết,
Phát triển các lựa chọn,
Lập kế hoạch,
Thực hiện và
Theo dõi.

Tuy nhiên ra quyết định phản ứng lại tức thời vẫn chỉ là …tức thời vì không có
thời gian để thực hiện đầy đủ các bước của quy trình ra quyết định, nghĩa là quá dễ
để có một quyết định tồi khi có áp lực.

Điều này có nghĩa là những hành động thực hiện trong tình huống khẩn cấp đã
được lập kế hoạch cẩn thận và chuẩn bị sẵn sàng trước khi sự việc xảy ra, giúp bạn
có các hành động xử lý thích hợp. Những việc này bao gồm, ví dụ như lập kế
hoạch dự kiến cho những gì cấn phải làm khi một nhà cung cấp chuyển đến hàng
kém chất lượng trong khi hạn chót giao hàng đang đến gần, hoặc lập kế hoạch làm
thế nào để các hệ thống cần thiết vận hành hiệu quả trở lại nếu các thiết bị văn
phòng và máy tính bị đánh cắp.

Lập kế hoạch cho việc ra quyết định trong các trường hợp đặc biệt

Khi thực hiện việc này, bước đầu tiên là bạn phải nhìn vào rủi ro mà bạn phải đối

diện và xác định khả năng xảy ra cao hay thấp.

Bạn có thể sử dụng Ma trận đánh giá rủi ro để làm việc này (Risk Assessment
Matrix - RAM). Để tạo một ma trận đánh giá rủi ro, bạn vẽ một biểu đồ, ma trận
hoặc một đồ thị đơn giản với một trục tung được đánh dấu “Hậu quả” và một trục
hoành được đánh dấu “Khả năng”.

Sử dụng mức đánh giá đơn giản từ 0 (rất nhỏ) tới 5 (rất lớn). “Hậu quả” ghi nhận
những chuỗi sự kiện tệ nhất có khả năng xảy ra. “Khả năng” là nhũng đánh giá của
bạn về những hậu quả có thể xuất hiện

Còn bây giờ hãy suy nghĩ về những hậu quả có thể xảy ra mà bạn đã chỉ ra được,
và sau đó hãy đánh giá rủi ro của mỗi hậu quả khi xuất hiện. Hãy đánh giá rủi ro
dựa trên những bằng chứng và kinh nghiệm thực tế khi có thể.

Sau đó hãy vẽ lên Ma trận kiểm soát rủi ro. Bạn sẽ hình dung được những việc cần
làm. Khi đó thứ tự ưu tiên cho việc lập kế hoạch đối phó với những sự kiện bất
ngờ sẽ trở nên rõ ràng một cách nhanh chóng.

Bạn cũng phải luôn nhận thức được rằng ma trận đánh giá rủi ro không phải là một
môn khoa học chính xác. Nó chỉ là một công cụ thị giác hữu dụng để nhìn nhận
tầm quan trọng mang tính tương đối của mỗi rủi ro. Điều này sẽ giúp bạn lên kế
hoạch tốt hơn và có kết quả lạc quan hơn khi ra quyết định phản ứng lại dựa trên
Ma trận kiểm soát rủi ro.

Nhưng phải làm gì khi buộc phải ra một quyết định mà không có một kế hoạch
nào thay thế? Khi rơi vào trường hợp này, sẽ không có thời gian để hoàn thành Ma
trận đánh giá rủi ro một cách hoàn chỉnh. Trong trường hợp như vậy bạn có thể
đưa ra quyết định một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng các lý luận thích hợp,
dựa trên những kết quả tốt nhất có thể có.

Ra quyết định không mong đợi dưới áp lực

Ví dụ, một người lãnh đạo nhóm nghỉ việc bất ngờ trong khi dự án lớn nhất của
công ty đang tiến hành giữa chừng, huỷ hoại kết quả của dự án và gây ảnh hưởng
tiêu cực đến những phòng ban khác mà người đó có liên quan. Rõ ràng, công việc
vẫn phải tiếp tục. Đây là thời điểm quan trọng để ra quyết định nhanh chóng dựa
trên việc nhận thức được các rủi ro và các hậu quả có thể xảy ra.

Trong trường hợp như vậy, biện pháp có lẽ thích hợp nhất là bạn nên tập hợp
nhóm và phân công lại công việc để mọi người liên quan có thể đảm nhiệm một
phần trách nhiệm để lại của người lãnh đạo nhóm ban đầu. Hoặc có thể bổ nhiệm
một người lãnh đạo nhóm mới là quyết định tức thì tốt nhất. Dù là quyết định nào
đi nữa, hãy đảm bảo rằng quyết định đó phải dựa trên những gì tốt nhất có liên
quan, trong khi vẫn giữ lại sự lưu tâm đến toàn cảnh sự việc, nghĩa là những rủi ro
và hậu quả có thể xảy ra. Vấn đề này thường không có khả năng đạt một kết quả
hoàn hảo - những gì bạn đang cố gắng làm sẽ điều khiển sự thiệt hại ở mức tốt
nhất.