đưa đón khách và vận hành bến đỗ xe trong tổ chức sự kiện

Đưa đón khách và vận hành bến
đỗ xe trong tổ chức sự kiện
Đưa đón khách: Đưa đón khách trước hết
phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm
nào tới địa điểm tổ chức sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ
ảnh hưởng tới địa điểm đến (nơi đỗ xe) của họ. Yêu cầu việc vận
chuyển phải bảo đảm khách đến dự đông đủ, không bị tắc nghẽn
giao thông giờ cao điểm.
Tổ chức vận chuyển phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn
nghỉ của khách tham dự. Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một
cụm khách sạn để tới trung tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón
theo thời gian thống nhất, hành trình đó cho phép hình thành
những đoàn xe dài sẽ tạo nên hình ảnh đậm nét về sự kiện.
Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách phân tán trong thành phố cần tổ
chức vận chuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn do
một nhân viên trực tiếp phụ trách đưa đón.
Trên đường tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ
vận chuyển này, có thể đưa các chương trình nghe nhìn tạo
không khí hào hứng vui nhộn trước khi bước và vào sự kiện. Dù
là sự kiện nào thì vấn đề này vẫn là vấn đề rất cần thiết. Với
không khí vui nhộn tạo cho người sử dụng cởi mở, thân thiện.
Người ta có xu hướng tiếp cận, muốn gần gũi tiếp xúc với nhau,
tiếp xúc và khám phá sự kiện. Đó cũng là yếu tố quan trong đưa
sự kiện tới thành công.
Vận hành bến đỗ: Trên cơ sở đã phân chia chi tiết, qui định các
đoàn khách, nhóm khách đỗ xe vào những khu vực cụ thể. Mỗi
khu vực đó đã được thông báo tới tận các lái xe đưa đón các
đoàn khách tương ứng. Ngoài ra mỗi khu vực cụ thể phải bố trí
những nhân viên phụ trách để hướng dẫn xe ra vào khu vực
mình quản lý. Như vậy nhân viên quản lý phải nắm chính xác
được số xe trong khu vực mình quản lý và hành trình của nó, giờ

nhập bến, giờ xuất bến, số giờ đậu tại bến, yêu cầu lái xe phải
tuân thủ. Người quản lý khu vực phải nắm được lịch trình xe.
Những nhân viên điều hành này có thể sử dụng những trang
phục đặc thù vừa tạo hình ảnh riêng biệt cho sự kiện vừa giúp
khách tham quan dễ nhận biết sẽ tiện cho việc tiếp nhận hoặc trả
phương tiện cho khách. Thông thường những người phục vụ
mặc quần đen áo trắng. Nhưng để làm cho vui nhộn hoặc thoải
mái, có thể cho họ mặc áo in chữ theo yêu cầu của chủ sự kiện.
Số người phục vụ và điều hành một lượng xe cũng khác nhau
giữa các khu vực, phụ thuộc vào địa điểm nơi đỗ xe, vào các
tuyến đón trả khách, các lối đi riêng rẻ, khoảng cách tới khu vực
đỗ xe, độ dài thời gian và các yếu tố khác.
Xây dựng hệ thống tín hiệu trợ giúp điều hành. Ngoài thông tin
trực tuyến theo dòng chảy quản trị, nhà cung cấp dịch vụ còn
phải xây dựng hệ thống tín hiệu trợ giúp cho hoạt động vận hành
bãi đỗ như: Bảng hướng dẫn đường đi vào nơi đỗ từng khu vực
theo các đoàn, bảng kí hiệu thông báo bãi đỗ đã chật, không còn
chỗ trống, kí hiệu phân chia các khu vực và tín hiệu qui định khu
vực cấm.
Yêu cầu đối với hệ thống tín hiệu là phải rõ ràng mạch lạc giữa
các tín hiệu. Phải sử dụng kí hiệu, tín hiệu phỗ cập mà mọi người
đều hiểu được. Tránh đưa ra tín hiệu mới xây dựng riêng cho sự
kiện.
Làm bến đỗ khác biệt gắn với sự kiện. Có thể là bến đỗ khác biệt
so với ngày thường không xảy ra sự kiện. Ngoài đội ngũ nhân
viên quản lý vận hành với quần áo đồng phục đặc thù, ngoài hệ
thống tín hiệu trợ giúp còn có thể là bến đỗ khác biệt với sự thay
đổi đường ra vào bến đỗ, bố trí hệ thống chiếu sáng và thậm chí
có thể thực hiện một số hoạt động sự kiện ngay tại bến đỗ.
Trường hợp cho phép đi bộ được, cần có đội ngũ nhân viên mặc

đồng phục hướng dẫn chu đáo, bảo đảm sao cho không một vị
khách nào bở ngỡ về đường tới nơi diễn ra sự kiện. Bên cạnh đội
ngũ nhân viên nhiệt tình, ban tổ chức cần có bảng sơ đồ tổng thể
khu vực sự kiện, đặc biệt từng nơi đỗ xe tới địa điểm tổ chức.
Trường hợp cự ly lớn không cho phép đi bộ, cần có các phương
tiện vận chuyển khác hỗ trợ. Với sự vận chuyển nối chặng này
cần chủ động và tạo ra những nét khác biệt, làm hài lòng khách.
Hãy xem xét việc vận chuyển khách và điều hành bến đỗ của sự
kiện ảnh hưởng tới giao thông công cộng tới mức nào và cần có
những giải pháp xử lý.
Cần chú ý các điểm dừng xe buýt, g axe điện, v.v… có khu vực
nào tắc nghẽn không? Cần nghiên cứu kỹ và giải quyết vấn đề
này với chính quyền sở tại. Ngoài ra Nhà tổ chức cần chú ý tới
ảnh hưởng của các hoạt động khác trong khu vực cùng thời gian
với sự kiện chẳng hạn kỳ thi hết học kỳ của trường đại học gần
đó hoặc có đoàn làm phim đang thực hiện cảnh quay trên đường
gần khu vực v.v… Trong những trường hợp đó có thể phải nhờ
đến lực lượng cảnh sát tham gia giữ gìn trật tự giao thông và an
ninh trong khu vực, nhằm mang lại hiệu quả cao trong duy trì trật
tự và khẳng định vị trí quan trọng của sự kiện trong công chúng.