tính toán thời gian tổ chức sự kiện

Tính toán thời gian
tổ chức sự kiện
Việc quyết định ngày thích hợp là một
yếu tố quan trọng đối với thành công
của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ
tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu
tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý
vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác
không. Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi
hoàn tất kế hoạch của mình. Ở Việt Nam, thời gian từ
thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa
cưới.
Tháng mười hai tới tháng hai năm sau là tháng cao điểm
của lễ tết, tháng hai và tháng ba là tháng cao điểm của lễ
hội. Một vấn đề nữa mà nhà tổ chức cần quan tâm rằng
quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong
thời gian tổ chức có gì đặc biệt không, điều kiện phía các
nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào.
Ngoài những yếu tố đã nêu, việc xát định thời gian trong
năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham
gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp.
Họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới: Những sự
kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu
dung. Dưới đây là những thời điểm phổ biến của các sự
kiện theo loại sản phẩm, hàng hóa.
 Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra
vào mùa thu, đây là thời gian các nhà phân phối xe
hơi mong muốn gặp gỡ các nhà sản xuất để thấy dây
chuyền công nghệ mới, kiểu dáng mới.
 Đối với máy điều hòa nhiệt độ thường giới thiệu vào
đầu mùa hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu

thu.
 Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những
thành phần sự kiện chú ý thu hút tham dự giúp đỡ
vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện.
nhà tổ chức sự kiện gây quỹ cần đảm bảo rằng sự
kiện họ tổ chức diễn ra không trùng với sự kiện khác,
nhằm thu hút sự chú ý cao của công chúng vào sự
kiện.
Nhìn chung, Nhà tổ chức sự kiện cần sử dụng mọi giải
pháp có thể để xác định thời gian các sự kiện khác đang
diễn ra trong khu vực địa bàn mà họ dự định tổ chức sự
kiện của mình.
Chương trình động viên: nhà tổ chức sự kiện cần đảm
bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ
sự kiện và khách tham dự, cần huy động các đối tượng
tham gia những chương trình của công ty. Ngoài ra cần tổ
chức các chương trình tham gia du lịch hấp dẫn. Việc
chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ
cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích
cho những người tham dự.
Chẳng hạn đối với khách sạn có nhiều phòng trống, người
tổ chức sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng
thêm giá trị cho khách tham dự như:
 Lễ đón tiếp nhận phòng
 Thêm các tiện nghi trong phòng hoặc quà
 Thẩm mỹ viện/ câu lạc bộ sức khỏe
 Đăng ký phòng nghỉ sớm
 Trả phòng trễ
 Chấp nhận thanh toán bằng ngoại tệ hay séc du lịch
 Thêm bữa điểm tâm

 Phòng được nâng cấp
 Tiệc chiêu đãi Cocktail
 Trang phục VIP
 Giá đặc biệt với khách đến trước hoặc về sau
Thời gian trong ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện
trong một ngày là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp
tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự,
tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện. Do vậy xác
định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo
tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn.
Quyết định thời gian trong ngày cho sự kiện phải đảm bảo
sao cho thuận tiện nhất đối với khách tham dự. Khi khách
thực hiện, ngày sự kiện sẽ có ít các yếu tố ngoại lai chi
phối. Vì vậy phải căn cứ vào số lượng, vị trí, cự ly của
khách từ nơi nghỉ tới nơi diễn ra sự kiện. Câu hỏi đặt ra
đối với Nhà tổ chức sự kiện là: Những yếu tố nào ảnh
hưởng tới thời gian khác trong ngày? Đâu là những giải
pháp khắc phục? Dưới đây là một số vấn đề cần giải
quyết khi chọn thời gian trong ngày cho sự kiện:
 Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối?
 Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?
 Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?
 Khách có thời giant hay đổi trang phục không? Từ
nhà hay từ nhiệm sở mới?
 Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc
và chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến
không?
Cần nghiên cứu các vấn đề nêu trên khi ấn định thời gian
bắt đầu sự kiện. Tất cả các viễn cảnh giả định, các yếu tố
ngoại lai đặt ra đều tùy thuộc vào nơi mỗi người khách

làm việc và sinh sống.
Ngày trong tuần: Chọn ngày nào trong tuần không phải
lúc nào cũng đơn giản. Ngày trong tuần ảnh hưởng tới
việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hưởng tới giờ giấc
trong ngày. Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự
kiện và khách tham dự. Ngoài ra cũng còn phụ thuộc vào
những yếu tố ngoại lai. Dưới đây là loại sự kiện cụ thể
thích hợp với những ngày cụ thể trong tuần.
Những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị,
chương trình động viên, loại sự kiện này cần môi trường
yên tĩnh kém sôi động ngoài xã hội hơn. Thời gian thích
hợp với các loại sự kiện nêu trên là những ngày giữa tuần
so với những ngày đầu và cuối tuần.
Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian
tổ chức vào gữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số
người đi dự động nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, có
thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi
ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện của tôn giáo.
Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thường
đi cùng với người thân. Nếu sự kiện được tổ chức vào
ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những người
đi cùng muốn tham dự.
Cần có đủ thời gian để nhân viên và tình nguyện viên đi
tới sự kiện, đổ xe và chuẩn bị mọi thứ. Họ thay y phục ăn
uống và đi khỏi tối thiểu nữa giờ trước khi vị khách đầu
tiên có mặt