chuẩn bị đồ ăn và đồ uống trong tổ chức sự kiện

Chuẩn bị đồ ăn và đồ uống trong
tổ chức sự kiện
Đồ ăn: Trước hết cần xác định rõ phạm vi,
mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt
tới. Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo
sự thân thiện ban đầu, kết thúc hội nghị,
chia tay, tạo ấn tượng, v.v nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện.
Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới
mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc
cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu
trong phạm vi giới hạn của ngân sách.
Hãy chú ý tới những món ăn có những màu sắc, hương vị có
những nét đặc thù, gợi sự quan tâm chú ý của mọi người, mang
lại hiệu quả cao với chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế,
khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt.
Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực
phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm dành cho người ăn
kiêng. Thực phẩm phải bảo đảm an toàn từ nguồn gốc và trong
chế biến phục vụ.
Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và
cơ cấu các món ăn cho phù hợp. Chẳng hạn chuẳn bị một buổi
chiêu đãi tiệc đứng cùng với các món khai vị nguội và nóng, phải
chú ý tới kích thước của món ăn sao cho vừa đủ ăn hay có thể ăn
một cách dễ dàng, không nên phục vụ món ăn có xương hay
nhiều nước. Ngoài ra, Nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn
cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm. Vấn
đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi
kèm. Tuy nhiên, những khách đi kèm này cũng vẫn có gắng biết
trước để bảo đảm cung cấp đủ suất ăn, tránh để thừa lãng phí.
Cũng cần có mốc giới hạn thời gian cuối cùng để chốt số xuất ăn
sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự.

Đồ uống:
 Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm
vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, bạn
cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền,
rượu mạnh, sâm panh, vang, v.v Những loại rượu này rất
đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách. Để giải quyết vấn đề
này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung
cấp. Ngoài ra, cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với
khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí.
 Rươu và quầy bar: Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ
trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu
cho khách. Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc cụ thể
của mình. Phải biết mình ở vị trí nào, thời gian bao lâu.
 Vị trí quầy rượu cũng quan trọng. Cần tránh tập trung quá
đông trong một thời điểm. Cần suy xét xem có sự cho phép
đặc biệt nào cho việc có quán bar hoặc kéo dài thời gian
phục vụ quầy bar nơi phục vụ đồ uống không? Phải bảo
đảm có đủ rượu. Không được phép để thiếu rượu hay đồ
uống trong tiệc chiêu đãi của sự kiện. Nếu sơ xuất để điều
này xảy ra sẽ tạo ấn tượng xấu trong khách tham dự về sự
kiện.
Chi phí: Ngoài chi phí cho đồ uống còn những chi phí về tiền
thưởng cho người phục vụ, tiền thuế, v.v Người tổ chức cần
thanh toán chi tiết, từ phương pháp tính toán tới các mức chi phí
cụ thể. Nên nhớ rằng, phương pháp tính khác nhau dẫn tới mức
chi phí rất khác nhau nên việc này phải có sự thống nhất giữa hai
bên.
Cần chú ý là luôn kiểm soát và duy trì chi phí trong khuôn khổ và
giới hạn cho phép. Không để chi phí tự phát sinh sẽ dẫn tới bội
chi gây khó khăn cho nhà tổ chức.

Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý
không nên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong. Nhà tổ
chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách sẽ
không muốn tiệc kết thúc và có thể muốn kéo dài phục vụ. Như
vậy, Nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ. Tuy
vậy, cần cố gắng hướng tiệc chiêu đãi diễn ra theo thời gian dự
kiến và chọn thời điểm kết thúc bảo đảm những dư âm tốt kéo
dài, hạn chế những khiếm khuyết không đáng có.