tiếp đón các nhân vật hoàng gia chính phủ

Tiếp đón các nhân vật Hoàng Gia
Chính Phủ
Các chuyến viếng thăm của Hoàng Gia
chính phủ tương đối hiếm hoi, nhưng
lại đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị thật tỉ
mỉ đến từng chi tiết. Loại sự kiện này thường có rất nhiều
quy mô và hình thức, tùy vào mục đích và địa vị của
người viếng thăm, và sẽ có thủ tục nhất định cần tuân thủ.
Đặc biệt, với sự kiện này, vấn đề an ninh là một yếu tố
cực kì quan trọng chiếm phần lớn sự quan tâm của ban tổ
chức
Nên mời những vị khách nào?
Bạn cần biết nhân vật Hoàng Gia Chính Phủ là thích hợp
nhất cho tổ chức của mình. Mỗi nhân vật sẽ có một mối
quan hệ riêng, cũng sẽ ủng hộ những hoạt động từ thiện
và sự nghiệp khác nhau. Hãy liên lạc với những giới chức
địa phương hoặc liên quan để có các lời khuyên thích
hợp. Họ cũng sẽ cho bạn biết cần thủ tục cần thiết để mời
người của Hoàng Gia.
Thời gian biểu
1. Khoảng 6 tháng trước khi cuộc viếng thăm diễn ra,
hãy viết thư cho thư ký riêng của nhân vật quan trọng
có liên quan để nêu rõ đề nghị của mình. Nếu đề nghị
của bạn được chấp thuận ban hãy lên một chương
trình phát thảo với các thời gian cụ thể. Bạn cũng có
thể triển khai một số công việc có liên quan trước Vd:
Ai sẽ tham gia vào sự kiện? khi nào ? ở đâu?).
2. Hãy gởi chương trình phát thảo cho cơ quan đại diện
Hoàng Gia Chính Phủ để họ xem xét. Phê duyệt có
thể phải mất đến một vài tháng.
3. Điều chỉnh chương trình nếu cần thiết gởi lại để được

chấp thuận.
4. Hoàng thiện chương trình và gởi cho cơ quan đại
diện Hoàng Gia Chính Phủ. Nên dự phòng cho những
thay đối bất ngờ.
5. Nộp danh sách những người sẽ tham gia buổi đón
tiếp: điều này phục vụ cho công tác an ninh và tóm tắt
công việc.
6. Liên hệ với cơ cảnh sát để sắp xếp việc bảo vệ an
ninh cuối cùng.
7. Ai sẽ đến thăm dự? hãy thu thập các chi tiết về đoàn
người đến thăm cùng với nhân vật quan trọng.
8. Trao tặng những gì? Ai sẽ tặng hoa ? Đã đặt hoa
trước chưa? Nhân vật quan trọng đến thăm tổ chức
bạn có sở thích gì đặt biệt không?
9. Hãy thông báo cho giới truyền thông nếu họ chưa
nắm được thông tin về chuyến viếng thăm. Chuẩn bị
các bản thông cáo báo chí chuyển cho giới truyền
thông