lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng

Lập kế hoạch tham gia một
sự kiện ở ngoài văn phòng
Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được
mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần
xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự của quan
chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó
nói đến việc tham dự của quan chức đó.
Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước
khi sự kiện bắt đầu. Nhờ đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn
và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình không và
thông báo cho quan chức chính phủ. Nếu không làm việc
này, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc tham dự của
quan chức chính phủ. Một phần quan trọng trong việc lập
kế hoạch tổ chức tham gia một sự kiện ở bên ngoài là
đánh giá giấy mời. Hãy xem xét tình huống sau: một quan
chức chính phủ đi mất hàng giờ đồng hồ để đến đọc một
bài diễn văn trước những cử tọa mà ông ta cho rằng sẽ là
những người ủng hộ ông ta. Nhưng khi đến nơi, ông ta
phát hiện ra rằng ông ta sẽ cùng phát biểu với những đối
thủ của mình, những người mà ông ta sẽ phải tranh cãi
trước những đại biểu tham dự không mấy thiện cảm.
Không có nhân viên nào kiểm tra trước chương trình và vì
thế không ai biết rằng sự kiện trên thực tế đã diễn ra khác
với nội dung qua lời mời bằng miệng trước đó.
Để ngăn ngừa những tình huống bất ngờ như vậy, nhiều
chính trị gia yêu cầu rằng tất cả các lời mời phải bằng văn
bản. Nhờ đó, họ biết chính xác mình đang được đề nghị
làm việc gì và có thể trao đổi về việc tham dự theo nội
dung thư mời. Sau đó, nhiều người mới trả lời bằng văn
bản thông báo về việc tham dự của họ.
Khi một lời mời được chuyển qua điện thoại, người phát

ngôn báo chí hoặc lập kế hoạch có thể nói: "Chúng tôi chỉ
chấp nhận lời mời dưới hình thức văn bản. Đề nghị
chuyển qua đường thư tín, fax hoặc thư điện tử thư đề
nghị có những thông tin sau đây"
 Tên của sự kiện.
 Mục đích.
 Ngày và thời gian. Về phần này, nên tìm hiểu xem có
quy định chính xác hay không. Ví dụ, nếu một hội
nghị được tổ chức trong vài ngày và một quan chức
được mời tham dự vào một ngày cụ thể nhưng vào
ngày đó quan chức này lại không thể tham dự được,
liệu có thể thay bằng ngày khác hay không?
 Địa điểm
 Số lượng đại biểu dự kiến tham gia.
 Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai.
 Thông lệ có mời một vị khách phát biểu tại sự kiện
hay không. Người đó có phải là quan chức cấp trên
của bạn không, ví dụ đó là một nguyên thủ quốc gia.
 Vai trò của quan chức chính phủ là gì – sẽ đọc bài
phát biểu chính, là diễn giả duy nhất hay là một trong
số các diễn giả, sẽ phát biểu về chủ đề nào, v.v…
 Sự kiện đó có mời hay không mời báo giới tham gia
đưa tin.
 Nếu đây là một sự kiện thường niên hoặc định kỳ,
các phương tiện thông tin đã nói gì về sự kiện này
trong những lần trước.
Sau đó bạn có thể xem xét giấy mời và thay đổi những nội
dung mà bạn thích hoặc không thích, thương lượng trên
cơ sở nội dung thư mời. Và bạn có thể phúc đáp bằng văn
bản về những nội dung mà bạn muốn chấp nhận và

những nội dung mà bạn sẽ tham dự.