tổ chức phương tiện đưa đón khách tham gia sự kiện (xe 4 chỗ)

Tổ chức phương tiện đưa đón
khách tham gia sự kiện (xe 4 chỗ)
Khách mời tham dự sự kiện thường đi
bằng phương tiện cá nhân của họ.
Song trong nhiều trường hợp, do tính chất của sự kiện, do
địa điểm và khoảng cách mà chỉ có số ít khách sử dụng
phương tiện cá nhân. Số còn lại Nhà tổ chức phải thu xếp
đưa đón khách cho phù hợp, việc chọn phương tiện thích
hợp để chở khách cho sự kiện là công việc rất quan trọng
sao cho mọi người đều được thoải mái, hài lòng và sẵn
sàng tham gia sự kiện.
Xe 4 chỗ
Loại xe này thường được các Nhà tổ chức quan tâm. Nó
vừa an toàn, vừa sang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng
khách và qua đó nâng tầm quan trọng đối với sự kiện cùa
Nhà tổ chức. Cần xác định rõ loại sự kiện, phân biệt cấp
độ sự kiện để xác định kiểu loại xe.
Có loại xe dành cho chính khách, xe dành cho những
người thành đạt, giới thượng lưu, xe thông thường.
Những xe đó được xếp hạng mức độ quan trọng theo các
đẳng cấp giá trị khác nhau. Cần bố trí từng loại xe thích
hợp với từng loại khách.
 Limousine: Loại xe này cũng thể hiện sự sang trọng,
khẳng định đẳng cấp cao. Xe này có loại dành cho
nguyên thủ, chính khách và những người thành đạt.
Cũng có mui trần, mui kín mỗi loại đều có giá trị vượt
trội trong những hoàn cảnh sự kiện cụ thể.
 Mercedes: Loại xe này chất lượng rất cao, độ an toàn
rất cao và thương hiệu nổi tiếng. Dòng xe Mercedes
nói chung là gắn với những người thành đạt, người
nổi tiến. Hơn thế nữa, Mercedes đời cao còn là xe

dành cho nguyên thủ quốc gia, dành cho các chính
khách. Vì vậy thương hiệu này ko chỉ thể hiện sự
thành đạt mà còn thể hiện uy quyền xã hội. Mercedes
có loại mui trần, có loại mui kín tùy theo tính chất và
mục đích mà sử dụng loại nào.
 Toyota: Các dòng xe Toyota mới nổi lên, thể hiện sự
sang trọng, lịch sự. Thương hiệu Toyota được khẳng
định trên thị trường, xe dành cho giới thượng lưu và
những người thành đạt.
 Các dòng xe khác: Các hiệu như Ford, Deawoo,
Mazda, Mitsubishi, v.v… cũng là những thương hiệu
có vị trí rõ nét trên thị trường đều sử dụng tốt cho các
sự kiện.
Các Nhà tổ chức cần biết rõ từng loại khách tham dự với
số lượng cụ thể. Có bao nhiêu khách VIP sẽ tới sự kiện
bằng xe riêng. Số còn lại Nhà tổ chức phải thu xếp
phương tiện. Nếu khách tham dự không có khoảng cách
lớn về đẳng cấp, về chức vụ quyền lực hãy cố gắng bố trí
cùng kiểu loại xe, sẽ tạo được ấn tượng về sự hoành
tráng của sự kiện.
Ngược lại nếu đã có sự khác biệt về quyền uy trong khách
tham dự, đặc biệt là các chính khách, phải có sự phân biệt
trong sự bố trí xe, tránh trùng lắp. Cần lưu ý xe lúc này
khẳng định uy quyền địa vị của khách trong xã hội, không
là phương tiện vận chuyển khách đơn thuần cho sự kiện
nữa. Như vậy cũng làm tăng sự trang trọng và nâng tầm
sự kiện cao hơn.
Số lượng xe nhiều ít không phụ thuộc vào năng suất chở
của xe. Không thể xác định xe bằng việc lấy số lượng
khách chia cho năng suất chuyến của một xe. Có xe mui

trần siêu dài lại chỉ chở một khách, ngược lại có xe mui
kín lại chở tới 4 -5 người. Quan trọng là phải nắm được số
lượng cụ thể từng loại khách tham dự. Từ đó mà quyết
định xe cho từng khách hoặc nhóm khách. Chí ít sự kiện
cũng phải đảm bảo phương tiện tương đương với phương
tiện mà họ sử dụng hằng ngày, kể cả về mức độ sang
trọng và uy quyền, về sự nổi tiếng và mến mộ của công
chúng, địa vị xã hội, tất cả đã được thừa nhận và thể hiện.
Những thứ cần có trong xe: Trong các xe cần có thêm đồ
uống ưa thích, các đồ ăn khô, tạp chí, báo. Đồ uống có
thể là bia, nước hoa quả, cần chú ý những đặc sản địa
phương, hàng hóa được sản xuất ở địa phương. Hãy tìm
những món hàng nổi tiếng và được coi là những món
hang được ưa thích của địa phương. Hãy tạo ra những
điều có ích và cung cấp những thứ mới lạ và làm khách
hài lòng.
Cần xem xét các giá trị mà xe mang lại. Ngoài chuyên chở
khách, hãy tìm hiểu các tiện nghi tới mức nào? Có bao
nhiêu tiện nghi? Cách bố trí chỗ ngồi có thoải mái không?
Có bổ sung thêm được chỗ ngồi không? Mùi điều hòa dễ
chịu không? Độ ồn, độ giảm sóc, an toàn, các phương
tiện nghe nhìn? Phương tiện thong tin, v.v…. đều cần
kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng.
 Lịch điều phối xe: Các xe đều phải có lịch trình chi
tiết, Nhà tổ chức phải nắm được trước lúc khởi hành
4 giờ đồng hồ. Xe phải được đổ đầy xăng và đến
trước 15 phút. Nếu lái xe có điện thoại thì cần ghi lại
để có thể liên hệ khi cần. Lịch trình phải thể hiện toàn
bộ hoạt động xe trong thời gian sử dụng cho sự kiện
từ việc đưa khách, trả khách đến việc chở khách đi

tham quan, dự tiệc, v.v…
 Từ các lịch trình, Nhà tổ chức có thể lập bảng tổng
hợp về hành trình các xe. Qua bảng này có thể biết
chính xác được hiện trạng hoạt động các xe trong
mọi thời điểm. Ban điều hành dựa vào bảng này tiến
hành điều hành xe cũng như giải quyết các sự cố đột
xuất. Nếu chỉ hợp đồng đưa khách tới sự kiện, không
hoạt động sự kiện khác, cũng không nhất thiết phải
lập bảng tổng hợp này.
Kết hợp các phương tiện vận chuyển: Cần chú ý, xe ôtô
chỉ là 1 loại phương tiện vận chuyển. Trong nhiều trường
hợp phải kết hợp một số loại phương tiện với nhau sẽ tốt
hơn. Cần liên hệ với những công ty vận chuyển hành
khách địa phương phát hiện những loại phương tiện đặc
thù. Xe ngựa kéo, thuyền đáy, xuồng, trực thăng, ngựa,
v.v… tất cả các phương tiện trên mặt đất, kể cả xe đạp
cũng được sử dụng rất thành công trên thế giới. Hãy xem
có thể kết hợp thứ nào? Các nào đặc trưng ở địa
phương?