Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong

Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Lời mở đầu.
Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế của nớc ta đang dần đợc đổi mới,
nền kinh tế thị trờng đang dần đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh
phải tự hạch toán kinh doanh để đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trớc sự
cạnh tranh khốc liệt, gay gắt chịu sự điều tiết của các quy luật kinh tế nh quy
luật giá trị, quy luật cạnh tranh mà cụ thể hơn là phải cạnh tranh bằng chất lợng
của sản phẩm, mẫu mã làm sao cho phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng và
phải đặc biệt chú ý tới mức giá thành của sản phẩm để có thể phù hợp với điều
kiện kinh tế của ngời tiêu dùng. Để đạt đợc điều này, các doanh nghiệp phải
tiến hành các biện pháp quản lý liên quan đến quá trình sản xuất của sản phẩm,
để làm sao đa sản phẩm của mình ra thị trờng và đợc ngời tiêu dùng chấp nhận.
Do đó hạch toán kế toán là công việc không thể thiếu đợc trong việc quản lý về
cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. Bởi vì thông tin của
hạch toán có nhiệm vụ phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp
thời và có hệ thống.
Mặt khác, muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành đợc đều đặn
không gián đoạn thì một trong những vấn đề cần đợc quan tâm trớc nhất là vật
liệu cho sản xuất phải đợc đáp ứng kịp thời, đầy đủ cả về số lợng và chất lợng,
chủng loại so với nhu cầu sản xuất.
Trong quá trình phát triển kinh tế của nớc ta hiện nay, kinh tế hàng hoá với
cơ chế thị trờng biến động về giá cả của các loại vật t diễn ra thờng xuyên. Sự
biến động này sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ trong giá thành sản phẩm. Đồng thời có tác động mạnh đến sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp. Do vậy, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải
trở thành công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh phải đợc phản
ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ
bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản
phẩm - kết quả của quá trình sản xuất. Dới bất kỳ một xã hội nào thì tiêu dùng
càng cao, không chỉ đòi hỏi về mặt số lợng mà còn đòi hỏi cả về mặt chất lợng.

Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động và sáng
tạo trong kinh doanh, phải quan tâm đến tất cả các khâu của quá trình sản xuất.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
1
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Đặc biệt phải sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ nhằm mang lại lợi ích cho nhà sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm hơn,
hạ giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị trờng
và giúp cho doanh nghiệp thu đợc lợi nhuậm cao nhất.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua thời gian
thực tập và nghiên cứu kế toán với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn
Hải Hà và các nhân viên trong phòng kế toán của Doanh nghiệp Thành Phong ,
em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu đề tài '' Công tác kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinh doanh thơng mại
Thành Phong ''.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm ba phần :
- Phần thứ nhất : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ trong DNSX.
- Phần thứ hai : Hình thức tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ tại Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinh doanh thơng mại
Thành Phong .
- Phần thứ ba : Một số phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinh
doanh thơng mại Thành Phong.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
2
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
phần I - lí luận chung về công tác kế toán nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản

xuất
I/ Những vấn đề chung về nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ .
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh
doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động.
Trong đó, con ngời với t cách là chủ thể lao động sử dụng t liệu lao động tác
động vào đối tợng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là những đối tợng lao
động đợc biểu diễn dới dạng lao động hoá nh: đờng trong doanh nghiệp sản
xuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt...
Khác với tài sản cố định, NVL, CCDC chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm
và chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo
thành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là cơ sở vật chất cấu thành
nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất
kinh doanh. Do vậy, việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời hay không ảnh h-
ởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lợng NVL, CCDC quyết định đến chất l-
ợng của sản phẩm, hàng hoá.
Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL, CCDC đều là những yếu tố không
thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Dới hình thái hiện vật, nó đợc
biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động. Dới hình thái giá trị,
nó đợc biểu hiện là vốn lu động đặc biệt là vốn dự trữ.
Từ vai trò to lớn của NVL, CCDC nh vậy, việc quản lý chúng chính là
quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tăng tốc độ chu chuyển
của vốn lu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, CCDC trong
một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL, CCDC là cơ sở để tăng thêm
sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên không phải là vô tận.

Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
3
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL, CCDC có vai trò hết sức quan
trọng trong các doanh nghiệp sản xuất.
Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản
phẩm, nó là những t liệu không thể thiếu đợc trong việc sản xuất, về mặt giá trị
và thời gian sử dụng quy định nó không đủ tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ (giá trị
< 5.000.000đ ; thời gian sử dụng <1 năm ). Bởi vậy CCDC mang đầy đủ tính
chất đặc điểm nh TSCĐ hữu hình ( tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh,
giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất
ban đầu cho đến lúc h hỏng ).
Do CCDC có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và h hỏng đòi hỏi phải thay thế
và bổ sung thờng xuyên nên đợc xếp vào TSLĐ và đợc mua sắm bằng vón lu
động của DN nh đối với VL.
Qua những đặc điểm trên của CCDC làm cho việc quản lý và hạch toán
không hoàn toàn giống nh quản lý và hạch toán TSCĐ cũng nh vật liệu. Điều
này thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ
lao động từ kho xuất dùng đến khi bị h hỏng nh phơng pháp hạch toán giá trị
hao mòn của CCDC vào chi phí SXKD trong kỳ.
2. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC.
Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL, CCDC một cách toàn diện và có
hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Để tổ chức công tác quản lý nói
chung và công tác hạch toán NVL, CCDC nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo
quản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với
công việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp
trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho

phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.
- Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu, CCDC có tính chất, công dụng,
mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lợng,
đúng chất lợng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt
phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, CCDC một
cách tối đa.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
4
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
- Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp
với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, CCDC. Tránh làm lẫn lộn các loại vật
liệu, CCDC khác nhau về tính chất làm ảnh hởng tới chất lợng.
-Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc định mức dự
trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục đồng thời tránh
đợc tình trạng ứ đọng vốn.
-Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu, CCDC một cách tiết kiệm và có
hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự
toán chi phí hợp lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận
sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến.
Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu,
CCDC các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng
hợp và chi tiết theo chế độ quy định. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối
chiếu NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản
lý, sử dụng NVL, CCDC trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xởng sản xuất.
3. Nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC.
Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL , CCDC nhằm ngăn ngừa hiện t-
ợng h hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các
nhiệm vụ sau:
- Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung
thực. Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, CCDC, về số lợng, chất lợng,

chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Phân bổ chính xác, đúng đối tợng giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng,
kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời việc
dùng NVL, CCDC sai mục đích, lãng phí.
- Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thờng xuyên để phát hiện
những NVL, CCDC ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải
phóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại.
- Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL, CCDC nghiêm
túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và
dự trữ. Ngoài ra, cần phân bổ NVL, CCDC hợp lý đúng đối tợng chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
5
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
4. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL, CCDC
NVL, CCDC giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch
sản xuất sẽ bị ảnh hởng nếu NVL, CCDC không đợc cung cấp đủ số lợng, đúng
chất lợng và kịp thời gian. Chất lợng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ
thuộc nhiều vào chất lợng của NVL, CCDC Và quan trọng hơn cả là việc quản
lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC sẽ tác động trực
tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu giá
thành và lợi nhuận.
Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc
hạch toán NVL, CCDC.
II. Phân loại và tính giá NVL, CCDC
1. Các cách phân loại.
Phân loại NVL, CCDC là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo
một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý
và hạch toán.
Sở dĩ phải phân loại NVL, CCDC là do vật liệu có nhiều loại và thờng

xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Trên thực tế,
NVL, CCDC thờng đợc phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với
đặc trng khác nhau.
1.1 Phân loại theo công dụng kinh tế .
Theo cách này NVL, CCDC đợc phân loại nh sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu hình thành
nên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào). Nguyên liệu là sản
phẩm cha qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một
hoặc vài lần chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nhng chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản
phẩm. Nó đợc kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc,
hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục
vụ các hoạt động của các t liệu lao động hay nhân viên.
- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lợng, cung cấp nhiệt lợng cho quá
trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng và có thể đ ợc chia thành:
+ Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
6
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
+ Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho
máy móc, thiết bị nh: ốc vít, săm, lốp..
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị
(cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ )
- Phế liệu: là những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất, thanh lý tài
sản, có thể đợc sử dụng hoặc bán ra ngoài nh: vải vụn, gỗ vụn
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại nh: vật t đặc chủng vật
đóng gói..
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất

- Dụng cụ đồ nghề
- Dụng cụ quản lý
- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động
- Khuôn mẫu đúc các loại
- Lán trại tạm thời
- Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá vật liệu
Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể đợc tiến hành ở các doanh
nghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tơng đối. Có loại
vật liệu, CCDC ở doanh nghiệp này đợc coi là chính nhng ở doanh nghiệp khác
chỉ đợc coi là phụ mà thôi và ngợc lại. Lại có vật liệu, CCDC trong một doanh
nghiệp vừa đợc coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất.
Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo
dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu, CCDC
xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá
thành sản phẩm sản xuất ra.
b. Một số cách phân loại khác.
Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách nh sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành:
+ NVL do mua ngoài
+NVL do doanh nghiệp tự sản xuất
+NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên
kết...
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
7
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
- Phân loại theo chức năng:
+ NVL, CCDC dùng cho sản xuất
+ NVL, CCDC dùng cho bán hàng
+ NVL, CCDC dùng cho quản lý doanh nghiệp
Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức

tài khoản và theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho việc tính giá thành.
Trên cơ sở phân loại các NVL, CCDC doanh nghiệp cần xây dựng
Sổ danh điểm vật t" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết
kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại
vật liệu, CCDC nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công
tác tính toán ở doanh nghiệp.
2.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá
trị của NVL, CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân
thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý
NVL, CCDC chặt chẽ và có hiệu quả.
Về nguyên tắc, NVL, CCDC là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản l-
u động nên đợc đánh theo giá thực tế đã đợc mua sắm, gia công chế biến tức là
giá trị của NVL, CCDC đợc phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng
các phơng pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế
có thể có VAT (nếu tính VAT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có VAT
(nếu tính VAT theo phơng pháp khấu trừ).
*/Đối với NVL, CCDC nhập kho .
Trên thực tế, NVL, CCDC có thể đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau do
đó giá vốn thực tế cũng đợc đánh giá khác nhau.
- Đối với NVL, CCDC mua ngoài:
+Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp:

+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ:
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá trị hàng mua
theo hoá đơn (cả VAT)
+ Chi phí

thu mua
+ Thuế nhập khẩu
(nếu có)
8
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập
Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có)
- Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên
hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác
- Đối với NVL, CCDC
Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá thực tế của hàng
xuất kho chế biến
+ Chi phí chế
biến thực tế
- Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của hàng
nhập kho (giá trị vốn)
= Giá thoả thuận giữa
các bên liên doanh
+ Chi phí liên
quan (nếu có)
- Đối với NVL, CCDC đợc tặng thởng viện trợ..
Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trờng
- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá
nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán đợc hoặc ớc tính.

*/ Đối với NVL, CCDC xuất kho.
a. Tính theo giá thực tế:
Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL, CCDC cũng đều
phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tợng khác
nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế
toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau nh sau:
* Phơng pháp nhập trớc-xuất trớc(FIFO)
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
9
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Phơng pháp này NVL, CCDC đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy NVL, CCDC xuất
kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó
Với phơng pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tơng đối hợp lý.
Song khối lợng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị
trờng.
Nh vậy, phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL,
CCDC.
* Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO).
Phơng pháp này NVL, CCDC đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô nào nhập kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất của
NVL, CCDC đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
* Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL,
CCDC nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này,
căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác
định đợc giá bình quân của 1 đơn vị NVL, CCDC. Căn cứ vào lợng NVL,
CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong
kỳ.
Giá thực tế

NVL, CCDC
xuất dùng
= Số lợng NVL,
CCDC xuất dùng
x Giá đơn vị bình quân
Giá thực tế
bình quân
= Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong
kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
Nh vậy, giá trị thực tế của NVL, CCDC phụ thuộc vào số nhập trong kỳ
và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính đợc giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong
kỳ NVL, CCDC sẽ đợc ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh.
Phơng pháp này tơng đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối
kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản
ánh đợc sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL,
CCDC, tần suất nhập-xuất lớn.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
10
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
* Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá bình quân
sau mỗi lần nhập
= Giá tồn trớc khi nhập + Giá thực tế nhập kho
Số lợng tồn trớc khi nhập + Số lợng nhập kho
Với phơng pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL, CCDC do vậy
cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến
động của giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phơng pháp này chỉ
phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít.
*Phơng pháp bình quân cuối kỳ trớc.

Giá bình quân
cuối kỳ trớc
= Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trớc ( đầu kỳ này )
Lợng tồn kho cuối kỳ trớc (đầu kỳ này )
Đây là phơng pháp dễ làm, đơn giản nhng độ chính xác không cao và
không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.
* Phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.
Với các phơng pháp kể trên, để tính đợc giá NVL, CCDC thì phải căn cứ
vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, có những doanh nghiệp do có nhiều chủng loại,
mẫu mã khác nhau nên không có điều kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho
hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
11
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
theo phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.
Giá thực tế NVL, CCDC
=
Số lợng NVL, CCDC
X
Đơn giá NVL,
CCDC
Tồn cuối kỳ tồn cuối kỳ nhập lần cuối
* Phơng pháp tính giá thực tế đích danh.
Trong trờng hợp có thể nhận diện đợc từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại
NVL, CCDC với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá
hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL, CCDC nhập kho theo
giá nào thì xuất kho theo giá ấy.
Phơng pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá
NVL, CCDC song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết. Nó thích hợp với
doanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện

bảo quản riêng.
b. Tính theo giá hạch toán.
Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL, CCDC luôn biến động nên việc tính
giá NVL, CCDC theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công
sức. Do vậy, ngời ta sử dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định đợc xác định
ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trớc hay giá kế hoạch của
kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công
thức:
Giá thực tế
NVL, CCDC
xuất dùng
=
Giá hạch toán
NVL, CCDC
xuất dùng
x
Hệ số giá
NVL, CCDC
Hệ số giá
NVL,CCDC
=
Giá thực tế NVL, CCDC
tồn đầu kỳ
+ Nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL, CCDC
tồn đầu kỳ
+ Nhập trong kỳ
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
12
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp

Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL, CCDC tuỳ theo yêu
cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán.
Mỗi một phơng pháp tính giá có u, nhợc điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm
hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phơng pháp
tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao.
III/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ
1. Tổ chức hạch toán chi tiết.
Hạch toán chi tiết NVL, CCDC là một công việc có khối lợng lớn, nó đòi
hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng, chất lợng và giá trị
theo chủng loại và theo từng kho.
Công tác kế toán thực tế ở nớc ta hiện nay đang áp dụng 3 phơng pháp
hạch toán chi tiết vật t: phơng pháp thẻ song song; phơng pháp số đối chiếu luân
chuyển và phơng pháp sổ số d. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế
toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hạch toán cho phù hợp.
1.1 Phơng pháp thẻ song song.
Đây là phơng pháp thờng đợc áp dụng với những doanh nghiệp có ít
chủng loại vật t và phần lớn đợc lu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc,
có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra.
Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL,
CCDC để tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế
toán NVL, CCDC cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL, CCDC để ghi số lợng
và tính thành tiền NVL, CCDC nhập xuất vào Thẻ kế toán chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
với thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết
vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất - tồn vật
liệu theo từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập,
xuất vật liệu.
Phơng pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối
chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp

nên tốn nhiều công sức.
Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ song
song nh sau ( Sơ đồ 1.1 )
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
13
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Theo phơng pháp thẻ song song.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu
1.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: Theo phơng pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi
về mặt số lợng đối với từng loại danh điểm NVL, CCDC nh phơng pháp thẻ
song song.
- Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng sổ đối
chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t theo
từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các
chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật t, mỗi thứ chỉ đợc ghi
một dòng sổ.
Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL, CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển
với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phơng
pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
14
Chứng từ xuất
Sổ tổng
hợp
Tổng
hợp chi

tiết vật
tư
Sổ thẻ chi
tiết vật tư
Thẻ kho
Chứng từ nhập kho
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh
nghiệp có chủng loại vật t phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng
phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thờng xuyên.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Chứng từ
nhập
Ghi chú:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu
1.3. Phơng pháp sổ số d.
Đặc điểm của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp
vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số l-
ợng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật t tạo điều kiện đối chiếu th-
ờng xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc
đợc tiến hành cụ thể nh sau:
- Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng vật t nhập kho, xuất
kho và tồn kho giống nh các phơng pháp trên.
Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo
từng nhóm vật t và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo
chứng từ gốc.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
15
Thẻ kho

Chứng từ xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
Sổ
tổng
hợp
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
- Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế
toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho
và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị,
tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế
toán tiến hành ghi vào Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t . Bảng này đợc mở cho
từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật t đợc ghi một dòng.
Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại
vật t trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối
chiếu với kế toán tổng hợp.
Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Theo phơng pháp sổ số d
Ghi chú:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
16
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sổ

tổng
hợp
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là sự ghi chép sự
biến động về mặt giá trị của NVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp.
Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL, CCDC thuộc nhóm hàng tồn
kho. Do đó, chúng đợc hạch toán theo một trong hai phơng pháp hạch
toán hàng tồn kho sau:
1. Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,
giảm NVL, CCDC một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì
vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định đợc giá trị NVL,
CCDC Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều
sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng
tồn kho một cách kịp thời. Và thờng áp dụng phơng pháp này cho các đơn vị
sản xuất, các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh:
máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lợng cao...
1.1/ Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL, CCDC kế toán sử dụng
các tài khoản sau:
- Tài khoản 152 Nguyên vật liệu.
Bên Nợ:
+ Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia
công, nhận cấp....
+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có:
+ Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia
công chế biến, góp vốn liên doanh....

+ Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê.
Số d bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
17
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu
cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản
chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL...
- Tài khoản 151 Hàng mua đi đờng:
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh
nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về nhập kho.
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển
giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu kỳ và cuối kỳ).
- TK 153 : công cụ dụng cụ
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại
CCDC theo giá trị thực tế của DN.
+Bên Nợ : phản ánh giá trị thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự
chế, thuê ngoài gia công, chế biến.
Phản ánh giá trị CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê
+ Bên Có : Phản ánh giá trị thực tế của CCDC xuất kho
Phản ánh giá trị của CCDC trả lại cho ngời bán hoặc giảm giá
Phản ánh giá trị CCDC thiếu hụt khi kiểm kê
+ D cuối kỳ bên Nợ : Phản ánh giá trị của CCDC tồn kho cuối kỳ.
TK 153 có 3 TK cấp 2 sau :
TK 153.1 : Công cụ, dụng cụ
TK 153.2 : Bao bì luân chuyển
TK 153.3 : Đồ dùng cho thuê
1.2/ Ph ơng pháp hạch toán.

Sự biến động của NVL, CCDC đợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ
1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL, CCDC và thể hiện rõ
nguyên nhân của các sự biến động đó.
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC
( Theo phơng pháp KKTX )
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
18
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
19
Giá mua và chi phí thu
mua NVL đã nhập kho
Nhập kho NVL tự
chế hoặc gia công
TK 133
TK 151
Hàng mua
đang đi đư
ờng
GTT xuất để gia
công chế biến
TK142
Chiết khấu TM hoặc trả
lại NVL cho ngươiì bán
TK128, 222
VAT
đầu vào
Trị giá NVL thiếu
khi kiểm kê kho
TK 133

Trị giá NVL
thừa khi kiểm kê kho
TK 154
Xuất NVL trả vốn
góp liên doanh
Xuất NVL để
góp liên doanh
Hàng mua đi đư
ờng nhập kho
TK 338,721
Nhận lại vốn góp
liên doanh bằng
NVL
Nhận vốn góp liên
doanh bầng NVL
TK 411
TK111,112,331
...
TK138,64
2
TK411
TK128, 222
TK154
TK621,627,641,64
2...
GTT NVL xuất kho sử
dụng trong kỳ
TK152,153
TK111,112,311,331...
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp

2. Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến
động của các vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho
mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê
cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và
các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật t
cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ:
Giá trị NVL,
CCDC xuất
trong kỳ
= Tổng giá trị
NVL nhập
+
-
Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ
và đầu kỳ
Theo phơng pháp này, mọi biến động vật t không theo dõi, phản ánh trên
các tài khoản tồn kho; giá trị vật t mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản
ánh trên một tài khoản riêng ( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính
xác không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với
các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, có giá trị
thấp, thờng xuyên xuất dùng hay xuất bán.
2.1/ Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 611 Mua hàng.
Bên Nợ:
+ Trị giá NVL, CCDC tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
+ Trị giá NVL, CCDC mua vào trong kỳ.
Bên Có:
+Trị giá NVL, CCDC trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá.
+Trị giá NVL, CCDC tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê).

+Trị giá NVL, CCDC đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ.
Tài khoản này không có số d và đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2.
TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu...
TK 6112: Mua hàng hoá.
2.2/ Ph ơng pháp hạch toán
Theo phơng pháp này, NVL, CCDC đợc hạch toán nh sau (sơ đồ 1.6).
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
20
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 1.6
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl, CCDC
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản
giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc
chắn.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm
ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhng
cha chắc chắn, qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn
kho trên báo cáo tài chính.
Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng
nhóm có tính chất nh nhau.
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
21
TK 133
TK 111,112,331...
TK621,627,641,642
TK151,152,153
Trị giá NVL đã sử dụng

trong kỳ
TK133
Chiết khấu TM hoặc trả lại
NVL cho người bán
Kết chuyển trị giá
NVL tồn cuối kỳ
Trị giá NVL, CCDC mua trong kỳ
Kết chuyển trị giá
NVL tồn đầu kỳ
TK 611TK151,152,153
TK 111,112,311,331...
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế
toán.
Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.
D Có: Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có.
- Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán.
+ Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trớc.
Nợ TK: 159
Có TK: 721
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho
của đơn vị.
Nợ TK: 642 (6426)
Có TK: 159
V. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác
quản lý và kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ
Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp đợc ban hành đồng bộ cả chế độ
chứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho
việc áp dụng thực tế. Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ

kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán
rõ ràng.
1. Các chứng từ kế toán.
1.1/. Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ.
Chứng từ là phơng tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp
vụ kinh tế tài chính, là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
Các đơn vị sản xuất và lu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầu
khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi
hàng hoá. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại th-
ơng; về thanh toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá vẫn
rất cần các chứng từ đợc tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nớc.
Nh vậy, chứng từ đợc lập lên nhằm mục đích phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh, làm căn cứ để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
22
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trng cho
chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các
yếu tố nh sau:
- Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ.
- Ngày và số thứ tự của chứng từ.
- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế.
- Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị.
- Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ.
1.2/. Các loại chứng từ.
Các hoạt động nhập và xuất kho NVL, CCDC luôn luôn xảy ra trong các
doanh nghiệp sản xuất. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va
số hiện có của NVL, CCDC kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách

kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định. Những chứng từ
hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật t
và các sổ tổng hợp khác ( nh sổ Cái TK 152, TK 153 ) để kiểm tra giám sát tình
hình biến động của NVL, CCDC thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ,
kịp thời nhu cầu cho sản xuất.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141-
TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật t bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định
của Nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán
hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
23
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp.
Mọi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải đợc tổ chức luân chuyển theo
trình tự thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép
tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán.
2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý,

trình độ nghiệp vụ kế toán cũng nh nhu cầu về phân công lao động kế toán mà
áp dụng các hình thức sổ cho phù hợp. Mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một
hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm
tra và đối chiếu.
Song song với 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC thì chúng ta
cũng có các hình thức sổ chi tiết tơng ứng với nó.
2.1/. ph ơng pháp thẻ song song .
Việc hạch toán sự biến động của NVL, CCDC đợc theo dõi ở cả hai nơi.
- Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc th-
ờng ngày.
- Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật t
Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng
hợp chi tiết vật t
2.2/. ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển .
- Tại kho: thủ kho vẫn mở thẻ kho nh ở phơng pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán
số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t.
2.3/. ph ơng pháp sổ số d .
- Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập,
tồn kho của NVL, CCDC nh 2 hình thức trên. Song bên cạnh đó, thủ kho còn
tiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo
chứng từ gốc.
- Tại phòng kế toán: Khi nhận đợc chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào
bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật t ghi 1
dòng. Sau đó lập sổ số d để đối chiếu.
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
24
Khoa kế toán kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp
3. Tổ chức sổ tổng hợp.
Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp

hạch toán NVL, CCDC cho phù hợp và đúng chế độ quy định.
3.1./ Hình thức nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL, CCDC các chứng từ nhập-
xuất kế toán ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, cuối
tháng hoặc định kỳ tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 , 153 và lập bảng cân
đối số phát sinh.
Trình tự ghi sổ kế toán đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC
Theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú:
ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
3.2./ Hình thức nhật ký sổ cái.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nh hoá đơn kiêm phiếu xuất
kho, phiếu báo nhập kho NVL, CCDC kế toán tiến hành ghi vào nhật ký sổ
cái (phụ lục 2) và sổ chi tiết NVL, CCDC. Cuối tháng, tiến hành ghi vào bảng
Tăng Hữu Toàn Lớp Kế Toán 22A
25
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung
Sổ chi tiết
Sổ Cái TK 152, 153
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết