Quá Trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp pptx

Quá Trình trong hệ thống quản lý
doanh nghiệp
Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cách
tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Vậy
lợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh
nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hình
quản lý truyền thống hay không ?
Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còn
gọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trên
chức năng các phòng ban, bộ phận trong công ty và tối ưu hóa
việc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này các trưởng bộ phận
kiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng như
các nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và như
vậy chúng ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.
Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây
Âu và Bắc Mỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là
thông qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cung
cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời gian
sản xuất. Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công ty
đều được xem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanh
là chủ đạo, còn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng
các nguồn lực cần thiết cho quá trình kinh doanh. Đây cũng chính
là điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình và
nhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữ
của ISO là mọi hoạt động trong công ty phải luôn định hướng tới
khách hàng. Ở đây có thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc
thiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ không còn chú trọng
đến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu
như vậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không?

Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngang

Để có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và
tương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban,
yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân viên không chỉ phải
nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về công việc
các bộ phận khác cùng tương tác với mình. Nếu như trước đây
chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơn
hoặc chuyển xuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo,
thông tin cho cấp trên trực tiếp mà còn phải tương tác, trực tiếp
làm việc với các bộ phận khác. Nếu làm được điều này, có nghĩa
là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến
tay khách hàng. Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện
nay, việc rút ngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một
lợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa mãn khách hàng. Còn trong hệ
thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếp cận định
hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soát chất
lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình
đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này
hướng đến việc nâng cao chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu
khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chính là ở đây.
Điểm yếu ở khâu trao đổi thông tin

Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểm
nhưng không dễ thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễ
gãy nhất của mô hình tổ chức này là việc trao đổi thông tin. Hoặc
là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều được chuyển thẳng
lên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan. Như
vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống.

Chỉ đổi mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gian
hơn so với mô hình truyền thống căn bản. Hoặc là cấp trưởng bộ
phận mất sự kiểm soát khi thông tin không được thông qua và
nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bên dưới thì
khi được phát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cố để
giảm thiểu hậu quả.
Các việc cần làm

Để thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu
tiên cần làm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trình
truyền tin hay cách thức quản trị thông tin trong nội bộ doanh
nghiệp. Một trong những công cụ hữu hiệu thường được các
công ty lớn áp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền
(mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các
nguồn lực ERP. Một điểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng,
là công cụ, còn chính yếu vẫn là con người và các quy trình
truyền thông tin, báo cáo… Một trong những ứng dụng của mô
hình tổ chức theo quá trình là hoạt động của các dự án, các ủy
ban liên chức năng (Cross functional committee) trong doanh
nghiệp.
Hoạt động của các dự án trong công ty chính là cách tiếp cận
theo quá trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả sau
cùng. Tuy vậy trong thực tế nhiều mô hình dự án này thất bại và
lại phải quay về mô hình truyền thống do các thành viên dự án
chưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm. Khi năng lực non yếu, các
thành viên dự án không đủ can đảm quyết định hoặc chần chừ
giữa việc tự quyết hay gửi vấn đề đó lên cho cấp trên. Nếu cấp
trên can dự vào quá nhiều, dự án sẽ không còn đúng nghĩa là dự
án nữa, nó đã trở thành mô hình truyền thống theo hàng dọc mất
rồi. Còn nếu chần chừ sẽ dẫn đến mất thời gian, không đạt được

mục đích tối thiểu hóa thời gian sản xuất của mô hình tổ chức
này. Đây là điều mà nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp phải
cân nhắc xem xét khi thiết kế tổ chức. Như vậy, vấn đề là chọn
lựa mô hình nào phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp và môi
trường kinh doanh. Hãy bắt đầu từ các chiến lược kinh doanh
dựa trên các ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình, vạch ra
các quá trình mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình tạo
ra sản phẩm và sau đó là mô hình tổ chức để thực hiện các quá
trình này. Ngoài yếu tố môi trường kinh doanh, mô hình phù hợp
cho doanh nghiệp là mô hình có tính đến đội ngũ cán bộ hiện có
và dự tính sẽ có.
Cuối cùng, bất cứ mô hình nào cũng đều cần đến con người,
nhất là những mô hình tiên tiến với những yêu cầu rất cao về
trình độ chuyên môn và quản lý. Hãy luôn chăm lo đào tạo và thu
hút đội ngũ cán bộ cho doanh nghiệp - đó chính là mấu chốt của
thành công.