Tin học hóa doanh nghiệp theo hướng mới pptx

Tin học hóa doanh nghiệp theo
hướng mới
Những sáng kiến hợp tác có sự hỗ trợ của công nghệ thường
thất bại vì 5 sai lầm phổ biến trong nhận thức. Hóa giải 5 ngộ
nhận ấy là cách duy nhất để các công ty gặt hái lợi nhuận từ
những sáng kiến nêu trên.



Cộng tác kỹ thuật số là xu hướng đang hết sức thịnh hành
trong thế giới kinh doanh ngày nay. Các công ty trong mọi lĩnh
vực đều đang ứng dụng những nền tảng công nghệ phần mềm
hợp tác để giúp nhân viên nâng cao hiệu quả và chất lượng đầu
ra của công việc. Một nghiên cứu do Forrester Research thực
hiện tháng 5/2009 cho thấy gần 50% số công ty tại Mỹ sử dụng
một phần mềm xã hội nào đó. Tiếp đến, cuộc khảo sát do
Prescient Digital Mediat thực hiện tháng 7 vừa rồi cho thấy 47%
lượng người tham gia khảo sát đang sử dụng wiki (từ điển bách
khoa toàn thư mở), 45% có sử dụng blog (nhật ký điện tử,
website cá nhân) và 46% có tham gia các diễn đàn thảo luận nội
bộ.

Tác nhân hỗ trợ xu hướng này chính là Web 2.0, một thuật
ngữ được khai sinh vào năm 2004 nhằm mô tả khả năng của
Internet cho phép mọi người, cả những người không rành công
nghệ, kết nối với người khác và đóng góp nội dung thông tin.
Facebook, Twitter, YouTube, và Wikipedia là những ví dụ tiêu
biểu nhất cho xu hướng này và đã trở thành một trong nhiều
nguồn tài nguyên web được mọi người ưa chuộng nhất.

Ba năm trước, tôi khai sinh thuật ngữ Doanh nghiệp 2.0 để nhấn

mạnh thực tế rằng công nghệ Web 2.0 là con đường dành cho
những công ty khôn ngoan, đồng thời, nó còn là phương pháp
nền tảng cho hợp tác và sáng tạo nội dung.

Doanh nghiệp 2.0, mà thỉnh thoảng tôi viết tắt là E2.0, nói về
cách thức một tổ chức sử dụng các nền tảng phần mềm xã hội
đang thịnh thành (ESSP) để theo đuổi mục đích của mình. Định
nghĩa này nhấn mạnh đặc tính nổi bật nhất của các công nghệ
mới: Chúng không áp đặt trước khối lượng công việc, vai trò và
trách nhiệm, hay tính tương thuộc giữa mọi người, mà thay vào
đó, cho phép những yếu tố trên xuất hiện một cách tự nhiên.

Đây là một bước chuyển biến quan trọng. Hầu hết các công ty
đều đang sử dụng các ứng dụng như phần mềm ERP hay CRM
có khả năng tạo ra các quy trình kinh doanh liên chức năng cũng
như xác định chính xác, dù rất chi tiết những lại kém linh hoạt,
người nào làm việc gì vào lúc nào, và ai sẽ chịu trách nhiệm cho
những quyết định nào.

Với E2.0 thì ngược lại, nó đòi hỏi các công ty phải tiến hành theo
cách đối lập hoàn toàn: để cho mọi người sáng tạo và cải tiến nội
dung mà không có, hoặc có rất ít, các điều kiện xác định trước.
Khi sử dụng ESSP, các mô thức và cấu trúc sẽ liên tục hình
thành và cải tiến theo thời gian.

Sử dụng ESSP mang đến nhiều lợi ích. Những công cụ này giúp
mọi người nhanh chóng tìm ra thông tin và chỉ dẫn - và hạn chế
trùng lắp công việc. Chúng giới thiệu nhiều quy trình sáng tạo cho
nhiều người hơn, đây thực sự là một lợi thế bởi theo Eric
Raymond, một người cổ vũ xu hướng phần mềm mã nguồn mở,

thì "bọ tin học" không còn khi nhiều người cùng quan sát và sữa
chữa".

Những phần mềm này tận dụng triệt để trí thông minh tổng hợp
và sự thông thái của đám đông để tìm kiếm lời giải cho nhiều bài
toán hóc búa. Chúng cho phép con người xây dựng, duy trì và
hưởng lợi từ những mạng lưới xã hội rộng lớn. Chúng cho phép
các vị quản lý thực hiện ước mơ xây dựng một kho chứa vạn vật
được cập nhật đến từng phút. Phục vụ cho những lợi ích này là
một phong cách tương tác và hợp tác khá tự nhiên, không bị gò
bó vào thứ bậc, khuôn khổ.

Tuy nhiên, E2.0 vẫn chưa mang đến kết quả, thậm chí là kết quả
ban đầu. Nhiều công ty từ chối thử sức bởi những hạn chế có thể
có của nó - chẳng hạn như việc sử dụng blog sai mục đích hay
nạn trộm cắp thông tin - có vẻ như rất cụ thể và tức thì trong khi
lợi ích nhận được là thứ vì đó mơ hồ và xa xôi.

Hơn nữa, nhiều tập đoàn đang dần từ bỏ những sáng kiến
E2.0 ban đầu của họ, vì 3 lý do sau:
Một là, nhiều người tỏ ra hoài nghi giá trị của những công cụ hợp
tác này, thậm chí khi người ta đang sử dụng nó một cách chủ
động.
Hai là, ấn tượng ban đầu về ESSP không thực sự rõ nét. Những
trang nội dung trên wiki của doanh nghiệp trông giống như văn
bản hay trang sách; bài viết trên blog thì trông giống như bản tin
còn những trang cá nhân thì trông giống như trang cá nhân trên
Facebook.
Ba là, nhiều dự án không bao giờ được thực hiện. Nhân viên thì
không mặn mà với việc sử dụng công nghệ mới trong khi nhà tài

trợ thì cảm thấy dự án là một sự lãng phí, thay vì là một vùng đất
hứa như họ mong đợi.

Trên thực tế, cuộc khảo sát năm 2008 của McKinsey cho thấy chỉ
21% số công ty cảm thấy hoàn toàn hài lòng với những sáng kiến
E2.0 và 22% hoàn toàn thất vọng.

Tôi đã và đang nghiên cứu nhiều dự án E2.0, cả thành công lẫn
thất bại, kể từ khi các công ty bắt đầu ứng dụng những công
nghệ này vào 4 năm về trước. Nghiên cứu của tôi cho thấy rằng
dù có nhiều thất bại nhưng thành công của những dự án này là
hết sức ấn tượng - và lẽ ra sẽ có nhiều thành công vang dội hơn
nếu các công ty biết cách sử dụng các công cụ một cách hiệu
quả. Hầu hết các sáng kiến thất bại vì 5 ngộ nhận phổ biến. Các
dữ liệu, nghiên cứu và bài học tình huống đều chứng tỏ rằng 5
niềm tin đó là sai lầm; chúng chỉ là những chuyện hoang đường
về Doanh nghiệp 2.0.

Ngộ nhận 1: Với E2.0, rủi ro nhiều hơn lợi ích

Khi lần đầu tiên nghe về cách thức hoạt động của Doanh nghiệp
2.0, nhiều CEO khó mà chấp nhận việc cho phép mọi người tự do
đóng góp cho nền tảng nội dung của công ty. Họ nêu ra một
chuỗi các lo lắng như: Nếu như ai đó đăng ý kiến mang tính thù
địch hay ảnh khỏa thân thì sao? Liệu nhân viên sẽ không tận
dụng diễn đàn để bôi nhọ công ty, ca thán những vấn đề cá nhân
hay phê bình đường lối và chiến lược lãnh đạo? Liệu những công
nghệ này có ngăn không cho các thông tin quý báu bị tuồn ra
ngoài một cách dễ dàng và được bán cho ai ra giá cao nhất
không?

Nếu chúng ta sử dụng những công cụ này, làm thế nào chúng ta
tránh không phá vỡ những thỏa ước về chia sẻ thông tin với các
đối tác? Nếu đối thủ cạnh tranh sử dụng các trang web giao tiếp
với khách hàng để bôi nhọ hay phỉ báng sản phẩm và dịch vụ của
chúng ta thì sao? Liệu chúng ta có chịu trách nhiệm về những
thông tin không chính xác hay những lời khuyên tồi đăng trên
diễn đàn mà chúng ta làm chủ hay không? Liệu nhân viên sẽ
không dùng phần mềm cộng tác để lập kế hoạch cho những sự
kiện xã hội thay vì là các hoạt động liên quan đến công việc?

Trên lý thuyết, tất cả những nguy cơ trên đều tồn tại - nhưng
hiếm khi chúng xuất hiện trong thực tế. Trong hơn 4 năm qua, tôi
hỏi bất kỳ công ty nào tôi cộng tác về những sự cố tồi tệ nhất
từng xảy ra với ESSP của họ. Bộ sưu tập những câu chuyện
đáng sợ của tôi gần như trống rỗng.

Tuy nhiên, tôi cũng chợt nghĩ ra một tình huống khiến tôi phân
vân rằng không biết công ty có nên đầu tư vào công nghệ E2.0
không. Đó là một buổi trò chuyện đặc biệt. Cuối năm 2007, khi tôi
đang huấn luyện một nhóm các Giám đốc nhân sự thì có một vị
trình bày rằng lãnh đạo công ty cô, nơi đa phần nhân viên đều rất
trẻ, đang lo lắng không biết nhân viên của mình thể hiện như thế
nào trên mạng. Khi nhóm của cô bắt đầu lùng sục Facebook,
MySpace và nhiều trang web khác, họ phát hiện ra rằng hầu
như mọi nhân viên đều nói về công ty mình một cách rất đàng
hoàng.

Điều tồi tệ nhất mà nhóm cô phát hiện ra là bức ảnh một buổi
huấn luyện mà trong đó những con số kế toán vẫn hiện mờ mờ

trên tấm bảng trong khung hình. Khi được thông báo, người nhân
viên đã đăng tấm hình ấy ngay lập tức xin lỗi và gỡ nó xuống. Dù
không nhất thiết phải thế nhưng những con số quả thật khiến
người khác cảm thấy công ty yếu kém.

Có bốn yếu tố kết hợp với nhau khiến cho những câu
chuyện rùng rợn về E2.0 trở nên vô cùng hiếm hoi.
Một là, dù tính vô danh gần như là một yếu tố mặc định trên
Internet nhưng trong mạng nội bộ công ty, những quy chuẩn
trong đời sống thực hằng ngày vẫn được áp dụng. Người dùng
vẫn tỏ ra thận trọng và không bao giờ công kích đồng nghiệp.
Nếu nhân viên nào có những hành vi xấu, công ty có thể phát
hiện ra, khuyên nhủ, giáo dục và nếu cần thiết sẽ có hình thức kỷ
luật.
Hai là, mọi người tham dự thường có tính cộng đồng và nhanh
chóng phản ứng nếu họ cảm thấy ai đó đang vi phạm các quy
chuẩn. Những đóng góp không mang tính xây dựng thường gặp
phải một làn sóng phản ứng mà sẵn sàng chỉ ra vì sao nội dung
đóng góp vượt quá giới hạn cho phép, nội dung các quy chuẩn là
gì và làm thế nào để sửa chữa.
Ba là, bên cạnh các lãnh đạo chính thức của tổ chức, những lãnh
đạo của cộng đồng trên mạng hình thành nên thế cân bằng. Họ
thực sự có ảnh hưởng rất lớn và có vai trò định hình hành vi của
nhân viên trên mạng.
Bốn là, Internet đã được ứng dụng rộng rãi trong hơn một thập kỷ
qua, vì vậy hầu như mọi người đều biết cách ứng xử thích hợp
với các tình huống trên mạng.

Nếu các tập đoàn vẫn không tin những yếu tố này là đủ để có thể
bảo vệ họ, họ có thể dễ dàng xây dựng một quy trình quản lý mà

theo đó ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm hiệu đính thông tin
trước khi chúng xuất hiện trên mạng. Sự thận trọng này rất
thường gặp ở những trang web giao tiếp trực diện với khách
hàng, nơi thư rác và những kẻ phá rồi thường xuyên hoành hành,
tuy nhiên, các công ty hoàn toàn có thể áp dụng cách thức này
trong nội bộ công ty mình.

Đừng quên rằng e-mail và tin nhắn đều vô hình với mọi người
ngoại trừ người gửi và người nhận, trong khi đó, ESSP khiến cho
nội dung thông tin trở nên hữu hình và nhờ đó, nó sẽ nằm dưới
sự giám sát của toàn bộ nhân viên. Sẽ là một ngộ nhận nếu nghĩ
E2.0 là rủi ro, trái lại, nó giúp công ty hạn chế những rủi ro có thể
gặp.