Hướng dẫn lập kế hoạch và quản trị dự án phần mềm

TELSOFT QMS
TQMS/G_D004 Phiên bản: 1.0
Ngày ban hành: 01/11/2009
HƯỚNG DẪN
LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN TRỊ
DỰ ÁN PHẦN MỀM
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
STT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung thay đổi Phiên bản Ghi chú
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
1. TỔNG QUAN
1.1 Mục đích
Hướng dẫn chuẩn bị và quản trị các dự án phần mềm.
1.2 Phạm vi áp dụng
Các dự án phần mềm do TelSoft tổ chức triển khai.
1.3 Tài liệu tham khảo và liên quan
STT Mã hiệu Tên tài liệu
1.
2.
3.
2. NỘI DUNG
2.1 Phân loại dự án
Dự án là phương thức căn bản để thực hiện các hợp đồng phần mềm của TELSOFT.
Các dự án phần mềm TELSOFT được phân loại như sau.
1.1.1 Dự án loại A (dự án cấp công ty)
Là các dự án lớn hoặc dự án có tầm quan trọng chiến lược đối với công ty và do lãnh đạo
công ty trực tiếp chỉ đạo thực hiện. Đơn vị phụ trách dự án là Công ty.
Dự án loại A bao gồm:
o Các dự án có khối lượng từ 50 tháng công kỹ thuật trở lên, hoặc
o Các dự án có giá trị từ 100.000 USD trở lên, hoặc
o Các dự án có sự tham gia ít nhất của 2 đơn vị trực thuộc Công ty, trong đó mỗi đơn

vị thực hiện khối lượng công việc từ 30% tổng ngày công dự án trở lên.
o Các dự án do Tổng Giám đốc xác định là dự án chiến lược
1.1.2 Dự án loại B (dự án cấp CN hoặc cấp bộ phận)
Là các dự án không thuộc loại A, do trưởng các bộ phận trực thuộc Công ty hoặc Giám đốc
chi nhánh chỉ đạo thực hiện. Đơn vị phụ trách dự án là bộ phận trực thuộc Công ty hoặc Chi
nhánh.
2.2 Lập kế hoạch dự án
1.1.3 Các lưu ý
Mục đích của kế hoạch dự án là lập khung thời gian cho việc triển khai của tất cả dự án,
qua đó các cán bộ quản lý điều phối được công việc đúng tiến độ, theo dõi được việc thực hiện
và điều chỉnh các nguồn lực hợp lý khi cần thiết.
Cần xác định lập kế hoạch là việc không thể thiếu được, cho dù dự án là phức tạp hay đơn
giản, thời gian thực hiện nhanh hay chậm. Việc lập kế hoạch nghiêm túc thể hiện sự cam kết
thực hiện dự án đúng thời hạn, có chất lượng của tất cả các bên liên quan.
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
Đối với các dự án có hợp đồng, Quản trị viên lập kế hoạch và duy trì tiến độ trên cơ sở
pháp lý của hợp đồng, thể hiện trong điều khoản thời hạn thực hiện, hoặc các phụ lục tiến độ
triển khai. Căn cứ để lập kế hoạch dự án và tiến độ đối với các dự án chưa có hợp đồng là
quyết định khởi động dự án và các thông tin liên quan như các yêu cầu của khách hàng, các
giải pháp được khách hàng lựa chọn, các biên bản họp,...
Từ phạm vi công việc được xác định trong hợp đồng hoặc quyết định khởi động dự án,
quản trị viên cần đánh giá được tương đối chính xác chi phí (người, thời gian, tiền, công cụ,...)
cho dự án một cách tổng thể và cho các giai đoạn, thể hiện qua bản đánh giá chi phí dự án
(bao nhiêu nhân lực, vật lực, tài lực được huy động phục vụ dự án). Việc đánh giá đúng chi phí
dự án giúp cho việc lập kế hoạch được chính xác, giúp cho việc điều động cán bộ được hợp lý
(bao nhiêu người, trình độ ra sao,..).
Kế hoạch được lên đầy đủ cho các giai đoạn của dự án (kế hoạch chung). Mỗi giai đoạn của
dự án có kế hoạch chi tiết (kế hoạch riêng). Mỗi kế hoạch (chung và riêng) có đầy đủ các
phần: các đầu việc, thời gian tiến độ, ai thực hiện và ai quản lý, các nguồn lực như tài chính,

vật tư cần được huy động, thực hiện ở đâu, kết quả trông đợi là gì, trạng thái mô tả phần việc
tương ứng được thực hiện đến đâu...., cho mỗi đầu việc đó. Kế hoạch chi tiết cho giai đoạn
sau bắt buộc phải được lập khi kết thúc giai đoạn trước và là một sản phẩm bắt buộc của giai
đoạn trước. Kế hoạch chi tiếp giai đoạn sau có thể đưa vào thành một phần của báo cáo tổng
kết giai đoạn trước.
Kế hoạch (chung hay riêng) và các lịch làm việc cần được thông báo đầy đủ tới các cán bộ,
đơn vị liên quan và tới khách hàng. Phần kế hoạch liên quan tới khách hàng cần được sự thống
nhất (phê duyệt) bằng văn bản, email của khách hàng.
Chấp nhận kế hoạch có thể bị thay đổi trong quá trình thực hiện. Việc thay đổi cần phải
bảo đảm tính pháp lý của hợp đồng, được đồng bộ giữa các kế hoạch chung và riêng và được
báo cáo lên cấp quản lý. Phần thay đổi liên quan tới cán bộ của đội dự án, tới khách hàng phải
được thông báo đầy đủ tới họ, những thay đổi lớn cần có sự thống nhất của khách hàng bằng
văn bản. Nếu cần, đánh giá lại chi phí dự án
1.1.4 Xây dựng tài liệu kế hoạch dự án
Tài liệu kế hoạch dự án được quản trị viên dự án lập sau khi có quyết định khởi động dự
án. Quá trình xây dựng tài liệu kế hoạch dự án thực chất là quá trình chuẩn bị dự án. Không
nên coi việc xây dựng tài liệu kế hoạch dự án là một công việc hình thức. Các kết quả của việc
chuẩn bị dự án phải được hệ thống hoá lại và thể hiện trong bản kế hoạch dự án.
Kế hoạch dự án được xây dựng dựa trên biểu mẫu TQMS/F_D019. Kế hoạch dự án có thể
không cần có đủ tất cả các mục trong biểu mẫu này ngay từ phiên bản đầu được phê duyệt.
Trong các trường hợp đó, người lập ghi NA vào những mục không thể hiện được. Tuy nhiên,
bản kế hoạch đầy đủ các mục (trừ những mục dự án không có) phải được hoàn thành sau khi
phiên bản đầu của tài liệu đặc tả các yêu cầu của người sử dụng được phê duyệt. Cán bộ chất
lượng dự án có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo rằng kế hoạch dự án đã phản ánh đầy đủ các
nội dung cần thiết đối với dự án.
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
Khi cần thiết, quản trị viên dự án có thể thay đổi các biểu mẫu cho phù hợp với điều kiện
cụ thể của từng dự án nhưng phải được sự đồng ý của cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị.
Việc thay đổi này phải được xác định trong bản kế hoạch chất lượng.

Tuỳ theo qui mô và độ phức tạp của dự án mà kế hoạch dự án có thể có các phụ lục kèm
theo hay không. Những phần của kế hoạch dự án có chu kỳ thay đổi nhanh nên được đưa
thành phụ lục để tránh phải cập nhật các thay đổi nhiều lần.
Việc hiệu chỉnh kế hoạch dự án do các thay đổi diễn ra trong quá trình thực hiện dự án
được tiến hành dưới các hình thức khác nhau phụ thuộc vào qui mô và tác động của các thay
đổi này đến việc hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ của dự án:
o Các hiệu chỉnh nhỏ được thực hiện đối với các trường hợp thay đổi có tác động nhỏ.
Khi có các hiệu chỉnh này không nhất thiết phải cập nhật lại kế hoạch dự án. Các
bằng chứng hiệu chỉnh có thể là các biên bản họp dự án hoặc các báo cáo hoặc các
phụ lục của kế hoạch dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
o Các hiệu chỉnh lớn được thực hiện đối với các trường hợp thay đổi có tác động lớn.
Các hiệu chỉnh trong trường hợp này bắt buộc phải được cập nhật vào tài liệu kế
hoạch dự án. Các thay đổi có tác động lớn là các thay đổi có thể làm ảnh hưởng
đáng kể đến việc đạt được các mục tiêu và các mốc kiểm soát chính của dự án. Các
hiệu chỉnh lớn trong bản kế hoạch dự án nên thực hiện vào thời điểm kết thúc các
giai đoạn.
1.1.5 Thông tin chung về dự án
Quản trị viên cần thể hiện các thông tin chung về dự án như khách hàng, mục tiêu và
phạm vi của dự án, thời hạn triển khai trong kế hoạch dự án. Các thông tin này cần được phổ
biến đến các thành viên của dự án dưới các hình thức thích hợp như họp dự án, tài liệu giới
thiệu dự án,...
Các sản phẩm của dự án cần bàn giao cho khách hàng cần phải được liệt kê đầy đủ trong
kế hoạch dự án bao gồm các thông tin như tên sản phẩm, địa điểm giao nhận, thời hạn bàn
giao. Cần lưu ý chỉ đưa vào kế hoạch dự án các sản phẩm có bằng chứng yêu cầu rõ ràng.
Thông thường các thông tin về sản phẩm có trong hợp đồng với khách hàng. Đối với các dự
án khởi động trước khi có hợp đồng với khách hàng các thông tin về sản phẩm cần bàn giao
cho khách hàng được đề cập qua các trao đổi bằng mail hay biên bản họp với khách hàng. Với
những trường hợp này các thông tin về sản phẩm phải được xác nhận rõ ràng trong Quyết
định khởi động dự án.
Các giả thiết được sử dụng khi lập kế hoạch dự án cần được nêu rõ để các cấp lãnh đạo

nắm vững các yêu cầu của dự án đối với họ. Những giả thuyết thông thường liên quan đến các
điều kiện cần thiết để triển khai dự án như đảm bảo nhân lực, đảm bảo trang thiết bị, đảm
bảo tài chính. Các ràng buộc chính đối với dự án là các yêu cầu bằng văn bản bắt buộc dự án
phải tuân thủ như thời hạn tối hậu của dự án, số cán bộ hoặc ngân sách dành cho dự án tối
đa. Thông thường trong hợp đồng với khách hàng có những ràng buộc nhất định đối với dự án.
Chỉ những giả thuyết và ràng buộc có tác động lớn đến việc hoàn thành các mục tiêu của dự
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
án mới cần phải đề cập trong phần Giả thuyết và ràng buộc trong bản Kế hoạch dự án. Việc
xác định rõ ràng các giả thiết và ràng buộc này cho phép Quản trị viên dự án lường trước được
các khó khăn và mạo hiểm có thể xảy ra.
2.3 Tổ chức dự án
1.1.6 Sơ đồ tổ chức dự án
Khi lập kế hoạch dự án cần xác định và mô tả sơ đồ tổ chức dự án bao gồm các nhóm và
các vị trí công việc cần thiết. Các nhóm cần được giao trách nhiệm theo các mô tả quá trình.
Các dự án loại A bắt buộc phải tổ chức dự án theo sơ đồ tổ chức chuẩn qui định ở tài liệu
00-CV/PM/HDCV/TELSOFT, trừ trường hợp có quyết định khác của Tổng Giám đốc. Đối với các
dự án loại B, khi số người tham gia dự án từ 30 trở lên, bắt buộc phải tổ chức dự án theo sơ
đồ chuẩn.
Trong các trường hợp, khi dự án có qui mô nhỏ về số người thực hiện hoặc về phạm vi
công việc, có thể thực hiện các thay đổi nhất định trong sơ đồ tổ chức dự án so với sơ đồ tổ
chức dự án chuẩn bằng cách gộp nhiệm vụ của các nhóm hoặc các cán bộ.
Một sơ đồ tổ chức dự án đơn giản có thể như sau:
Các quan hệ của đội dự án với các bộ phận khác trong công ty (v.d. như FQA, FHR, quản
trị mạng,...) cũng cần được xác định rõ và thống nhất cùng với thời gian, tài nguyên cần sử
dụng. Các thông tin này sẽ giúp cho các bộ phận đó có khả năng chuẩn bị và phối hợp tốt
trong quá trình thực hiện dự án.
Quan hệ với khách hàng là yếu tố quyết định thành công của dự án và là nhiệm vụ quan
trọng hàng đầu của Quản trị viên dự án. Cần đề nghị khách hàng cử cán bộ có đủ thẩm quyền
và uy tín để điều hành phối hợp dự án từ phía khách hàng. Các trách nhiệm của khách hàng

cũng như tổ chức thực hiện dự án phía khách hàng cần được xác định rõ ràng, đặc biệt là các
sản phẩm do khách hàng chịu trách nhiệm cung cấp cho dự án. Việc quản lý các sản phẩm
này cần được thực hiện như quản lý các sản phẩm của dự án.
1.1.7 Quản trị dự án
Công việc quản trị dự án do Giám đốc dự án, Quản trị viên dự án và các trưởng nhóm, nếu
có, thực hiện.
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.
Quản trị viên dự án có trách nhiệm điều hành hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục
tiêu đặt ra theo thời hạn được xác định trong kế hoạch dự án và các văn bản liên quan. Quản
trị viên các dự án loại A do Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc chuyên trách chỉ định,
quản trị viên các dự án loại B do Giám đốc CN hoặc trưởng bộ phận liên quan chỉ định.
Giám đốc dự án có trách nhiệm hỗ trợ Quản trị viên dự án trong việc điều hành nguồn lực,
xem xét và thông qua kế hoạch dự án, hợp tác với khách hàng. Giám đốc dự án có trách
nhiệm xem xét và giải quyết kịp thời các đề xuất của Quản trị viên dự án. Giám đốc dự án loại
A do Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc chuyên trách chỉ định. Giám đốc dự án loại B do
Giám đốc CN hoặc trưởng bộ phận liên quan chỉ định. Khi không có sự phân công trong đội
ngũ cán bộ lãnh đạo đơn vị thì người có trách nhiệm chỉ định ngầm định là Giám đốc dự án.
Khi cần thiết, Giám đốc dự án có quyền đình chỉ việc thực hiện tiếp tục dự án. Việc đình chỉ
dự án cần được thực hiện công khai tại cuộc họp với sự tham dự của tất cả các thành viên dự
án.
Các trưởng nhóm dự án được chỉ định phụ thuộc vào qui mô dự án. Mỗi dự án nên có tối
thiểu một trưởng nhóm. Trưởng nhóm trực tiếp tham gia vào công việc hàng ngày, giao việc
cho các thành viên của nhóm và kiểm tra tình hình thực hiện. Quản trị viên dự án nên chọn
trong số trưởng nhóm người có thể thay mặt mình điều hành công việc của dự án trong những
tình huống nhất định.
1.1.8 Các thành viên dự án
Thành viên dự án có thể là thành viên đầy đủ (dành 100% thời gian làm việc cho dự án)
hoặc thành viên không đầy đủ. Chế độ làm việc của các thành viên dự án được cần được xác
định trong kế hoạch dự án và các hiệu chỉnh của kế hoạch dự án.

Trong khi thực hiện dự án, một thành viên dự án có thể tham dự với nhiều vị trí khác
nhau. Nếu trong dự án có vị trí chưa được mô tả trong các miêu tả công việc, trách nhiệm của
những người thực hiện các vị trí đó phải được liệt kê.
Danh sách các thành viên dự án có thể được đưa thành phụ lục của kế hoạch dự án để
tránh việc phải duyệt lại kế hoạch dự án mỗi khi có thay đổi về nhân sự dự án.
Khi bắt đầu dự án, Quản trị viên dự án phổ biến cho các thành viên dự án các thông tin
chung về dự án và các quy định cần tuân thủ, đặc biệt là các qui định về thời gian làm việc,
chế độ báo cáo và thông tin nội bộ dự án.
Các thành viên dự án có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ/công việc được giao
trong dự án theo các miêu tả công việc hoặc theo yêu cầu của cán bộ phụ trách trực tiếp. Các
công việc có liên quan đến nhiều người hoặc nhiều nhóm phải được trao đổi cẩn thận và thống
nhất trước khi tiến hành, tránh tình trạng phát hiện ra các sai sót quá muộn, gây lãnh phí.
Những trường hợp có sự không thống nhất giữa các thành viên trong một nhóm hoặc giữa các
nhóm, những người liên quan phải có trách nhiệm thông báo ngay cho cán bộ phụ trách trực
tiếp để giải quyết.
Tài liệu này cùng nội dung bên trong là tài sản của công ty TELSOFT. Mọi sao chép hoặc sử dụng, một phần hoặc toàn
bộ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của công ty TELSOFT.