Quyết định Ban hành Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
Số: 121/2006/QĐ-UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________________________

Hưng Yên, ngày 22 tháng 09 năm 2006
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật,
chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành
và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành,
UBND các huyện, thị xã.
-----
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10/12/2003;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 cuả Thủ tướng Chính
phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan
hành chính Nhà nước;
Xét đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên tại tờ trình số:
107/TTr-VPUBND ngày 06/09/2006,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định tạm thời về quy
trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký,
ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành,
UBND các huyện, thị xã”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2006.
Điều 3. Chánh văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành
tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này ./.
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Nơi nhận (Đã ký)
- Văn phòng Chính phủ.
- Đoàn đại biểu QH tỉnh
- TT Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh (báo cáo);
- Chủ tịch, các Phó CT UBND tỉnh;
- Cục KSVB-Bộ Tư pháp
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh
- Các phòng thuộc VP.UBND tỉnh;
- Lưu VT.
Nguyễn Văn Cường
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________________________

QUY ĐỊNH
Về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến,
soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên
mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã.
-----
(Ban hành kèm theo Quyết định số :121 /2006 /QĐ-UBND
ngày 22 tháng 09 năm 2006 của UBND tỉnh)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng áp dụng
1- Quy định này được áp dụng đối với tất cả lãnh đạo, cán bộ, chuyên
viên thuộc sở, ngành cấp tỉnh (sau đây gọi chung là sở); UBND các huyện, thị
xã (sau đây gọi chung là UBND huyện) đã xây dựng và đưa vào hoạt động mạng
tin học cục bộ (LAN) và kết nối vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
2- Những văn bản chỉ gửi qua mạng máy tính
- Văn bản gửi nội bộ trong cơ quan sở, UBND huyện: giấy mời họp, lịch
công tác, các loại báo cáo, công văn, thông báo, văn bản sao y bản chính, sao
lục.
- Văn bản cấp dưới gửi lên cấp trên bao gồm: các báo cáo tuần, báo cáo
tháng, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, lịch công tác.
- Văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới bao gồm: Văn bản sao y bản chính,
sao lục, giấy mời họp, thông báo, công văn đôn đốc nhắc nhở.
- Những văn bản gửi cho cơ quan khác để biết.
Điều 2. Các cụm từ dưới đây được hiểu như sau
- "Văn bản đến" trong Quy định này được hiểu là tất cả các loại quyết
định, chỉ thị, tờ trình, công văn, báo cáo, hồ sơ trình giải quyết công việc, tài
liệu, bản fax, đơn thư,... gửi đến các sở, UBND các huyện.
- "Hồ sơ trình giải quyết công việc" là một bộ các văn bản, giấy tờ tổ chức
hoặc công dân trình Sở, UBND huyện giải quyết theo trình tự, thủ tục do pháp
luật hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định như Hồ sơ đề nghị phê
duyệt dự án, Hồ sơ xin cấp phép đăng ký kinh doanh, Hồ sơ xin thuê đất, Hồ sơ
xin cải chính hộ tịch,...
2
- "Văn bản đi" được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, báo
cáo, công văn, hồ sơ, tài liệu... do Sở, UBND huyện ban hành để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ theo thẩm quyền.
Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận và ban hành văn bản

- Văn bản đi, đến phải được tổ chức tiếp nhận và gửi đi, được tập trung
vào một đầu mối là Văn phòng cấp sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND huyện.
- Tất cả các văn bản đi, đến phải được thực hiện đầy đủ các thủ tục theo
quy định của pháp luật về công tác văn thư và cập nhật lên mạng tin học để theo
dõi, quản lý và phục vụ cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng thông tin được
thuận lợi.
Chương II.
QUY ĐỊNH VỀ CẬP NHẬT VĂN BẢN ĐẾN TRÊN MẠNG TIN HỌC
Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại Văn phòng
Sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND huyện (Văn thư hoặc "Bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả") để làm thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký văn bản. Những văn bản
đến không được đăng ký tại Văn phòng Sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND
huyện, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn phòng (Văn thư) có trách nhiệm nhập vào mạng máy tính những
thông tin sau đây :
+ Số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản, loại văn bản, độ mật,
độ khẩn, ngày ký văn bản, số và ngày nhận được văn bản, gắn tệp (nếu có), phải
xử lý hay không phải xử lý, người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết.
+ Đối với các loại hồ sơ trình giải quyết công việc của tổ chức, công dân
chuyển thẳng cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý (không qua thủ trưởng cơ
quan) thì nhập vào mạng máy tính thêm thông tin về người có trách nhiệm xử lý,
ngày phải xử lý xong theo quy định của pháp luật hoặc quy định của sở, UBND
huyện.
Điều 5. Phân phối, cập nhật việc chuyển giao văn bản đến vào mạng
- Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo Sở, UBND huyện
hoặc người được lãnh đạo Sở, UBND huyện phân công giải quyết văn bản đến
(sau đây gọi chung là người giải quyết văn bản đến). Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ vào nội dung văn bản, người giải quyết văn bản đến giao cho cá

nhân, bộ phận chuyên môn giải quyết nhưng phải chuyển qua Văn phòng, không
được chuyển trực tiếp văn bản đến cho cá nhân, bộ phận chuyên môn. Văn
phòng có trách nhiệm nhập vào mạng máy tính tên bộ phận, cá nhân nhận văn
3
bản đến, ngày phải xử lý xong theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo
quy định của Sở, UBND huyện và chuyển cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử
lý.
Chương III.
QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT KÝ BAN HÀNH
VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TRÊN MẠNG TIN HỌC
Điều 6. Soạn thảo, trình duyệt ký văn bản trên mạng máy tính
1. Cán bộ, công chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm
xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo cho
phù hợp và theo đúng trình tự, thủ tục quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Bản thảo văn bản phải được soạn trên máy vi tính, gửi đến địa chỉ trên
mạng cho những người cần xin ý kiến; gửi cho Chánh văn phòng (hoặc người
được giao nhiệm vụ thẩm tra văn bản trước khi phát hành) trước khi trình người
có thẩm quyền ký văn bản. Những người được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham
gia ý kiến trên bản điện tử (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này)
và gửi trở lại người soạn thảo trong thời gian theo quy định. Chánh văn phòng
hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Sau khi nghiên cứu các ý kiến tham
gia, hoàn chỉnh lại bản dự thảo, cán bộ soạn thảo văn bản gửi bản thảo cuối cùng
đến địa chỉ trên mạng của người có thẩm quyền ký văn bản.
3. Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sửa chữa trực tiếp vào bản
dự thảo (nếu cần), sau đó in một bản để ký. Trường hợp phải bổ sung, sửa chữa
nhiều hoặc làm lại thì yêu cầu cán bộ soạn thảo thực hiện (phần mềm tin học
cung cấp công cụ cho việc này).
Điều 7. Phát hành và gửi văn bản trên mạng máy tính
1. Văn bản, sau khi được người có thẩm quyền ký được chuyển về Văn

phòng (Văn thư) để làm các thủ tục phát hành.
2. Văn phòng kiểm tra thể thức văn bản lần cuối cùng; nhập vào mạng
máy tính số, ký hiệu, trích yếu, loại văn bản, độ mật, độ khẩn, người chủ trì soạn
thảo, ngày ký, người ký văn bản, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản,
gắn tệp (gắn nội dung văn bản).
3. Văn phòng lưu văn bản đi theo quy định của pháp luật về công tác văn
thư; yêu cầu người chủ trì soạn thảo văn bản ghi số, ngày tháng của văn bản,
phần người ký phải thi thêm cụm từ "đã ký" sau tên người ký và phát hành văn
bản lên mạng; gửi đến địa chỉ trên mạng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận
văn bản để thông tin nhanh (nếu có địa chỉ trên mạng), sau đó gửi theo đường
công văn.
4
Chương IV.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8. Trách nhiệm của Giám đốc sở, Chủ tịch UBND cấp huyện
1. Trên cơ sở Quy định này, Giám đốc sở và Chủ tịch UBND cấp huyện
quy định chi tiết về quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản đến; soạn
thảo, trình duyệt ký và phát hành văn bản đi trên mạng của sở, UBND huyện.
2. Chủ động tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức tin học cho
lãnh đạo, cán bộ, công chức của sở, UBND huyện.
3. Củng cố bộ phận quản trị mạng, bộ phận hành chính tổng hợp; tổ chức
triển khai, bảo trì và khai thác có hiệu quả mạng LAN của Sở; UBND huyện.
4. Chỉ đạo cán bộ quản trị mạng thường xuyên theo dõi, kiểm tra hộp thư
điện tử của sở, huyện trên mạng để tiếp nhận, chuyển giao thông tin trên mạng
đầy đủ, kịp thời.
Điều 9. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh
1. Chỉ đạo Trung tâm Tin học của Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn các
sở, UBND huyện thực hiện việc cập nhật, theo dõi văn bản đi, đến trên mạng tin
học, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật ổn định cho việc truyền nhận thông tin thông suốt
trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

2. Chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc các sở, UBND huyện thực hiện nghiêm túc
Quy định này, định kỳ báo cáo kết quả thực hiện với Chủ tịch UBND tỉnh./.
TM. UBND TỈNH HƯNG YÊN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)

Nguyễn Văn Cường