Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp
CHƯƠNG III
THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ
DOANH NGHIỆP
YÊU CẦU : Sinh viên cần hiểu và nắm được các vấn đề cơ bản sau khi nghiên cứu
chương này như :
- Thông tin là gì ? và vai trò của nó đối với doanh nghiệp như thế nào ?
- Thông tin và các dạng mạng thông tin.
- Quyết định trong doanh nghiệp và thông tin đóng vai trò như thế nào đối với việc ra
quyết định trong doanh nghiệp.
- Các yêu cầu tối thiểu của quyết định trong doanh nghiệp.
- Cách tiếp cận với việc ra quyết định và các yếu tố của quá trình ra quyết định.
3.1. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
3.1.1. Khái niệm
a. Khái niệm thông tin chung
Thông tin được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, đây là một phạm trù rất rộng, tùy
thuộc vào những lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra những quan niệm khác
nhau về thông tin như:
- Thông tin là một khái niệm trừu tượng dùng để mô tả những gì mang lại cho con
người sự nhận biết về sự vật khách quan.
- Thông tin là cung cấp cho người sử dụng một tin tức nào đó mà trước đó họ chưa
được biết.
- Thông tin là tất cả những thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề ra
quyết định.
- Thông tin là mạch máu của tổ chức, nó là thứ keo đặc biệt nhằm gắn kết những bộ
phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau.
Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN.
38
Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp
Từ những khái niệm trên ta có một khái niệm chung nhất về thông tin như sau:
Thông tin là quá trình trao đổi những thông điệp bằng lời nói hay chữ viết giữa một

người (người gửi) với một người hay một nhóm người (người nhận).
b. Thông tin trong lĩnh vực quản trị:
- Trong nhiều tổ chức hiện đại thì thông tin là quá trình trao đổi những thông điệp
được chuyển bằng những hệ thống thông tin quản lý phức tạp, nơi mà dữ liệu được
nhập từ rất nhiều nguồn và được phân tích bằng máy vi tính và sau đó được chuyển
cho người nhận bằng điện tử.
- Là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố
của hệ thống đó là giữa hệ thống đó với môi trường.
- Nó liên quan đến việc chuyển giao, truyền đạt, liên lạc và hiểu được ý nghĩa của
thông tin.
- Trong doanh nghiệp, việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của các nhà quản
trị. Họ phải báo cáo với cấp trên, chỉ thị cho cấp dưới và trao đổi thông tin với các
nhà quản trị khác, hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm hay ý tưởng với những người
trong tổ chức và bên ngoài doanh nghiệp.
Tóm lại: Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được
đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.1.2. Quá trình thông tin
Quá trình thông tin có thể được phân tích trên ba cấp độ khác nhau:
- Thông tin qua lại giữa các cá nhân
- Thông tin trong nhóm
- Thông tin trong tổ chức
Mỗi cấp độ tạo ra sự tăng lên những vấn đề thông tin khác nhau và bao gồm những
mức độ khác nhau của sự thất thoát.
Mỗi kênh thông tin có 3 chặng: Chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và
nhận thông tin
Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN.
39
Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp
Quá trình bắt đầu với nguồn hoặc với người gửi- người có những thông điệp dự
định giao tiếp với một người hoặc nhiều người.

- Thông điệp là những tín hiệu làm nguồn truyền cho người nhận. Quá trình truyền
những thông điệp dự định thành những biểu tượng: lời nói, chữ viết, hành vi, … và
những biểu tượng này được sử dụng để truyền đi và được gọi là quá trình mã hóa.
- Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận
( bao gồm giao tiếp trực tiếp, phát thanh, tivi, phim, tạp chí, điên tử … )
- Phản hồi từ người nhận đến người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả
của việc thông tin.
3.1.3. Vai trò của thông tin
- Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức: Nó được coi là phương
tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào đầu vào của doanh nghiệp và cũng là phương
tiện để liên lạc với nhau trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Đó chính là vai trò cơ bản của thông tin.
- Để thực hiện sự kiểm soát, thay đổi có thể ảnh hưởng đến hoạt động có ích của tổ
chức.
Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN.
40
>>
>>
>> nhiễu
Sơ đồ 3.1: Tiến trình thông tin
Gửi
thông tin
Kênh truyền
thông tin
Nhận
thông tin
Thông tin phản hồi
Mã hóa
Giải mã
Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

- Là cơ sở đề ra các quyết định quản trị, đặc biệt nó rất cần thiết cho việc xây dựng
và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức.
- Tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt, gắn hoạt động của doanh nghiệp với
môi trường bên ngoài.
- Là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị, vì tác động của hệ thống quản trị
đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin.
- Nó là phương tiện kỹ thuật trong bộ máy quản trị của doanh nghiệp.
Tóm lại: Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm
cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh và cũng là quá trình thông tin trong quản
trị doanh nghiệp.
3.1.4. Phân loại thông tin
a. căn cứ vào cấp quản trị. Trong doanh nghiệp, thông tin liên lạc tỏa đi theo nhiều
chiều: trên xuống, dưới lên và đan chéo…

Thông tin trên xuống là thông tin đi từ những người cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn
trong hệ thống phân cấp của tổ chức.
Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN.
41
Lên ngang
Chéo
xuống
Sơ đồ 3.2: Luồng thông tin trong quản trị doanh nghiệp
Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp
- Loại thông tin này có bầu không khí độc đoán.
- Các loại phương tiện sử dụng bao gồm: Chỉ thị, các bài phát biểu, các cuộc họp,
điện thoại, loa phóng thanh … và thậm chí cả hệ thống tin mật.
Thông tin dưới lên: Là thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên và tiếp tục đi lên theo hệ
thống phân cấp của tổ chức.
- Dòng thông tin hay bị cản trở bởi những nhà quản trị do có những thông tin không
cần thiết với họ, họ chỉ cần thông tin về kết quả sản xuất, Marketing, dữ liệu tài

chính …
- Các loại phương tiện sử dụng là hệ thống góp ý, thủ tục kháng nghị, khiếu nại,
thỉnh cầu, hội nghị tư vấn, đề xuất chung các mục tiêu trong hoạt động của doanh
nghiệp.
Thông tin ngang: Là dòng thông tin với những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức
tương đương .
- Loại thông tin này được sử dụng để đẩy nhanh dòng thông tin, để cải thiện sự hiểu
biết … nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Luồng thông tin này không tuân theo hệ thống phân cấp tổ chức mà cắt ngang mối
quan hệ trực tiếp theo mệnh lệnh.
Thông tin chéo: Là dòng thông tin với những người ở cấp khác nhau mà họ không có
mối quan hệ báo cáo trực tiếp.
- Thông tin chéo có thể gây ra khó khăn nhưng nó cần thiết trong nhiều doanh nghiệp để
đáp ứng nhu cầu của môi trường tổ chức ngày càng năng động và phức tạp.
b. Căn cứ vào hình thức truyền tin.
Căn cứ vào hình thức truyền tin có thể phân ra làm 3 loại:
Thông tin liên lạc bằng văn bản
Ưu điểm:
Cung cấp hồ sơ, tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lý. Nó thúc đẩy sự thống
nhất trong chính sách và thủ tục và có thể giảm chi phí trong một số trường hợp.
Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN.
42
Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp
Nhược điểm:
Nó có thể tạo ra hàng đống giấy tờ, có thể được thể hiện kém bởi những người viết
tồi, có thể không cung cấp được sự phản hồi ngay lập tức. Kết quả là cần phải có
thời gian để xem xét một thông báo có được nhận và được hiểu đúng hay không.
Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời:
Ưu điểm:
Đem lại một sự trao đổi nhanh với sự phản hồi ngay lập tức. Trao đổi trực diện có

hiệu quả hơn có thể được nghi nhận làm cho cấp trên và cấp dưới có cảm giác quan
trọng và có thể đóng góp nhiều cho việc nhận thức các vấn đề.
Nhược điểm:
Nó thường không tiết kiệm thời gian và tiền bạc các cuộc họp không đạt kết quả cao.
Chú ý: Thông tin liên lạc bằng văn bản và bằng lời có những ưu khuyết điểm,
chúng thường được sử dụng phối hợp với nhau để sao cho các ưu điểm của các loại
thông tin bổ sung cho nhau. Ví dụ: bài giảng trong khóa đào tạo được thực hiện hiệu
quả hơn bằng việc sử dụng bài viết, đèn chiếu và phim diễn giải bằng lời.
Thông tin liên lạc không lời.
Như nét mặt, cử chỉ của cơ thể. Người ta thường sử dụng loại thông tin này để hỗ trợ
thông tin bằng lời, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nó có thể hỗ trợ hoặc cản
trở thông tin bằng lời.
c. Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin.
Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin có thể phân ra làm hai loại:
Các thông tin chính thức.
- Là thông tin được công nhận một cách chính thức hay được áp dụng trong một tổ
chức .
- Nó được truyền từ trên xuống thông qua một loạt các mệnh lệnh chính thức và nó
cũng được truyền từ dưới lên bằng nhiều cách như hòm thư góp ý, đơn khiếu nại,
đơn phản đối.
Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN.
43