Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạo Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

Môc lôc
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIẾU SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................6
PHẦN I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NVL, CCDC TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Đặc điểm NVL, CCDC và nhiệm vụ hạch toán.................................7
1.1.1 Đặc điểm NVL, CCDC..............................................................................7
1.1.2 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong doanh nghiệp...................................8
1.1.3 Nhiệm vụ hạch toán NVL, CCDC...........................................................10
1.2. Phân loại và tính giá NVL, CCDC...................................................11
1.2.1 Phân loại NVL, CCDC............................................................................11
1.2.2 Tính giá NVL, CCDC..............................................................................13
1.3. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập xuất kho NVL, CCDC
20
1.3.1 Chứng từ sử dụng....................................................................................20
1.3.2 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ......................................................22
1.4. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC........................................................22
1.4.1. Nhiệm vụ, yêu cầu hạch toán chi tiết và các phương pháp hạch toán chi
tiết ...........................................................................................................................22
1.4.2. Phương pháp thẻ song song.....................................................................23
1.4.3. Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển...................................................25
1.4.4. Phương pháp Sổ số dư.............................................................................27
1.5. Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL, CCDC trong doanh
nghiệp ...................................................................................................................28
1.5.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp NVL, CCDC................................28
1.5.2. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp KKTX..................28
1.5.3. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK.................40
1
1.6. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho................................................42
1.7. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán tổng hợp về NVL, CCDC theo các hình thức

sổ ...........................................................................................................................43
1.7.1. Hình thức Nhật ký chung.........................................................................44
1.7.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái.......................................................................45
1.7.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ.......................................................................46
1.7.4. Hình thức Nhật ký chứng từ.....................................................................48
1.8. Chuẩn mực kế toán quốc tế và kế toán của một số nước về NVL, CCDC .49
1.8.1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về NVL, CCDC và kế toán Việt Nam.......50
1.8.2. Kế toán NVL, CCDC theo hệ thống kế toán Mỹ...................................50
1.8.3. Kế toán NVL, CCDC theo hệ thống kế toán Pháp.................................51
PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG
CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN............................................................................52
2.1.Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty
ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ..................52
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn .....52
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty................53
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ..........................................................59
2.2. Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP
xi măng Bỉm Sơn ...................................................................................................62
2.2.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công
ty ............................................................................................................................62
2.2.2. Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công
ty CP xi măng Bỉm Sơn...............................................................................................65
2.2.3. Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn.........................67
2.2.4. Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn..........................70
PHẦN III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN .......................104
3.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty
CP xi măng Bỉm Sơn............................................................................................105
2
3.1.1. Ưu điểm công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

104
3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công
ty CP xi măng Bỉm Sơn ............................................................................................107
3.2. Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại
Công ty CP xi măng Bỉm Sơn.............................................................................110
3.2.1. Về tổ chức quản lý NVL, CCDC ...........................................................110
3.2.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.....................................................111
3.2.3. Phân bổ CCDC cho các kỳ hạch toán.....................................................112
3.2.4. Thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho lâu năm.................113
KẾT LUẬN.........................................................................................................116
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
3
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Chú giải
NVL Nguyên vật liệu
CCDC Công cụ, dụng cụ
CP Cổ phần
TCT Tổng công ty
DN Doanh nghiệp
KKTX Kê khai thường xuyên
KKĐK Kiểm kê định kỳ
HTK Hàng tồn kho
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Số hiệu bảng
biểu, sơ đồ
Tên bảng biểu, sơ đồ
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ Đối chiếu
luân chuyển
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp KKTX
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.9 Trình tư ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ
Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản ký Công ty
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Biểu 2.1 Tờ trình mua vật tư
Biểu 2.2 Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hàng hoá
Biểu 2.3 Hoá đơn GTGT mua Đá bazan
Biểu 2.4 Giấy chứng nhận phụ gia khoáng
Biểu 2.5 Biên bản kiểm nghiệm nhập kho đá bazan
Biểu 2.6 Phiếu nhập kho đá bazan
Biểu 2.7 Hoá đơn GTGT mua Thạch cao
Biểu 2.8 Biên bản kiểm nghiệm thạch cao
Biểu 2.9 Phiếu nhập kho Thạch cao
Biểu 2.10 Phiếu xuất kho NVL chính
Biểu 2.11 Phiếu xuất kho CCDC
Biểu 2.12 Phiếu xuất điều chuyển kho
Biểu 2.13 Thẻ kho NVL Thạch cao
Biểu 2.14 Thẻ kho ghim vòng (CCDC)
4
Biểu 2.15 Thẻ chi tiết vật tư
Biểu 2.16 Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn
Biểu 2.17 Bảng đề nghị thanh toán tiền mua vật tư
Biểu 2.18 Gíây đề nghị chuyển tiền qua ngân hàng

Biểu 2.19 Phiếu chi
Biểu 2.20 Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Biểu 2.21 Sổ nhật ký mua hàng
Biểu 2.22 Bảng phân bổ chi phí tại các giai đoạn
Biểu 2.23 Sổ nhật ký chung
Biểu 2.24 Sổ Cái TK 152
Biểu 2.25 Sổ cái TK 1531
Biểu 2.26 Biên bản kiểm kê tồn kho vật tư, hàng hoá, sản phẩm
Biểu 3.1 Bảng NVL tồn kho (ứ đọng)
Lêi më ®Çu
5
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như hiện nay đặc biệt là trong môi
trường cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp tìm mọi cách để không chỉ tồn tại mà
còn phải đứng vững và phát triển. Mục đích chung của các doanh nghiệp đó là lợi
nhuận. Lợi nhuận càng lớn chứng tỏ các biện pháp, chính sách của doanh nghiệp là
đúng đắn. Doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp là nơi tạo ra sản phẩm
cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất
lượng sản phẩm để từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất. Một trong những biện
pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả là tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu và công cụ
dụng cụ.
Để đạt được điều đó doanh nghiệp không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ
khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà còn phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ sao cho có thể quản lý tổng thể toàn bộ nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ mà còn có thể quản lý chi tiết tới từng loại cả về số lượng và giá trị của
chúng. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi có thủ thục chặt chẽ, đúng
đắn từ khâu thu mua đến lập chứng từ, đảm bảo cho xuất dùng kịp thời, đầy đủ cho
quá trình sản xuất kinh doanh cũng như vào sổ sách và lên các báo cáo. Việc kiểm
tra, giám sát chặt chẽ tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ
giúp nâng cao hiệu quả sử dụng chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tránh
được hiện tượng lãng phí trong sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu

động, tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận cho Công ty.
Với tầm quan trọng trên của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
và trong thời gian thực tập tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, em nhận thấy công tác
kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn được coi trọng và tìm các biện pháp để
nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán về NVL, CCDC.
Xuất phát từ lý luận về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ và từ thực tế thực trạng công tác này tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, Với
sự hướng dẫn của cô giáo – TS. Trần Thị Nam Thanh và của các cô chú trong phòng
KT – TK – TC đặc biệt là phòng Kế toán vật tư đã giúp em hoàn thành tốt khoá luận
tốt nghiệp, và em xin chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ
6
dụng cụ tạo Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn” làm khoá luận tốt nghiệp của
mình. Nội dung của Khoá luận tốt nghiệp này bao gồm 3phần:
Phần I: Cơ sở lí luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các
doanh nghiệp
Phần II: Thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL,
CCDC) ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn
Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn
PHẦN I
CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,
7
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và nhiệm
vụ hạch toán
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao
động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt
thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh

nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…
Đối tượng lao động được coi là NVL khi có sự tác động của bàn tay con người
vào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hoá lý hoặc tình trạng bên ngoài.
Nói cách khác, lao động có ích của con người tác động vào các đối tượng lao
động tạo ra NVL. Và NVL mang những đặc điểm cơ bản sau:
• NVL thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tiêu hao toàn bộ hoặc thay
đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm.
• NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục
vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Mỗi một loại NVL
nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định. Vì vậy doanh nghiệp phải
dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo
quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất.
• NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Những đặc điểm trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán
NVL từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết. Đối với từng doanh nghiệp, tuỳ
thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò cụ thể . Song nhìn chung, với vị trí
là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Việc sử dụng
các loại NVL khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp sản xuất NVL có vai trò rất quan trọng, được thể hiện ở điểm
sau:
• NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh
nghiệp, là một trong các yếu tố tham gia hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh,
chi phí NVL là một bộ phận của giá thành sản phẩm. Từ đó doanh nghiệp có thể xác
định kết quả kinh doanh cuối kỳ của doanh nghiệp.
• NVL là một loại hàng tồn kho được dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu của quá
trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. NVL là thành phần thuộc về vốn lưu động.
8
Giá trị NVL trong kho cuối niên độ không chỉ là giá trị được thể hiện trên báo cáo TC
nà còn là chỉ tiêu để đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua chỉ

tiêu “Vòng quay vốn lưu động”. Nếu quá trình thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL
được phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả sẽ làm tăng nhanh vòng quay của vốn.
Khái niệm, đặc điểm công cụ dụng cụ
CCDC là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định xếp vào TSCĐ.
Mặc dụ CCDC được xếp vào loại hàng tồn kho, được quản lý và hạch toán giống như
NVL nhưng thực tế NVL lại có những đặc điểm giống TSCĐ, đó là:
• CCDC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất – kinh doanh, trong quá
trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu.
• Về mặt giá trị, CCDC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, bởi vậy
khi phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí sản xuất – kinh doanh, kế toán phải sử
dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản cho công tác kế toán vừa
bảo đảm được tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy.
1.1.2.Yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong các doanh nghiệp
NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở
các doanh nghiệp. Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản
xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là
điều kiện để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi
nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chủ yếu ở từng khâu như sau:
- Khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua để bảo đảm doanh nghiệp luôn
có nguồn cung cấp NVL với số lượng lớn, chất lượng tốt và giá cả ổn định hợp lý.
Quản lý tốt quá trình vận chuyển NVL cũng như CCDC về kho, chống thất thoát, hao
hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển. Đồng thời quan tâm đến chi phí thu
mua nhằm hạ thấp chi phí NVL, CCDC đặc biệt là NVL một cách tối đa.
- Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL,
CCDC ở doanh nghiêp là phải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên
thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt. Ngoài ra, việc bảo quản
đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại.
- Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho
từng danh điểm NVL, CCDC. Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu
mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Dự trữ hợp lí, cân đối các loại NVL,

CCDC trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên
tục, tránh được tồn đọng vốn trong kinh doanh.
9
- Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các
định mức kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm. Đây là một trong những khâu có
tính quyết định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnh tranh trên thị
trường của doanh nghiệp.
Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý NVL, CCDC thì doanh
nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo cho việc bảo quản, cất giữ NVL,
CCDC từ khâu thu mua đến khi đưa vào sử dụng.
- Có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách
nhiệm trong các khâu trên.
- Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quá trình
thu mua, dự trữ, sử dụng. Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộ phận
hạch toán, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phải đảm bảo
có sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, CCDC, trước hết
các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho
NVL, CCDC. Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương
ứng với quy cách của NVL hay CCDC đó.
Để quá trình kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải
dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn
kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc
quá ít một loại NVL nào đó. Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế
hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của Doanh nghiệp.
Để bảo quản tốt NVL, CCDC dự trữ, giảm thiểu hư hao mất mát, các doanh
nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân
viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn
kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc kiêm nhiệm chức năng thủ

kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.
1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC trong các doanh nghiệp
Để có thông tin cho công tác quản lý NVL, CCDC lãnh đạo doanh nghiệp có
nhiều nguồn tin khác nhau để khai thác như thông tin về giá thị trường, thông tin từ
nhà phân phối… Tuy nhiên thông tin do kế toán vật tư cung cấp là thông tin quan
trọng nhất. Thông tin đó được thể hiện ở các mặt sau:
- Cung cấp thông tin cần thiết để quản trị mua hàng, quản trị hàng tồn kho,
công nợ với người bán. Kế toán vật tư cung cấp thông tin về số lượng, giá trị của
10
NVL, CCDC nhập, xuất kho của từng kho, từng đơn vị, cung cấp thông tin về trả
khoản phải trả…
- Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu lên các báo cáo tài chính
liên quan đến hàng tồn kho, các khoản phải trả…
Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL,
CCDC trong các doanh nghiệp, kế toán NVL, CCDC phải thực hiện được các nhiệm
vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất
lượng và giá thành thực tế của NVL, CCDC nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL,
CCDC xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao của từng loại.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản
xuất – kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC tồn kho,
phát hiện kịp thời NVL, CCDC thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp
có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Tổ chức chứng từ, tìa khoản về kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với tính hình
biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm
cung cấp thông tin để tập hhợp chi phí sản xuất kinh doanh và phù hợp với các chuẩn
mực, chế độ kế toán quy định
1.2. Phân loại và tính giá NVL, CCDC trong các doanh nghiệp

1.2.1. Phân loại NVL, CCDC
Phân loại NVL
NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công
dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi
các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán
NVL. Có nhiều cách phân loại NVL căn cứ vào chỉ tiêu khác nhau, sau đây là một số
cách phân loại phổ biến.
 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị NVL ở các doanh nghiệp
được phân ra các loại sau đây:
- Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên vật liệu mà trong quá trình
gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ Nguyên liệu
ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất
– kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng,
11
chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt
động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi,
xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên
có được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm
một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu
cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường
- Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo
dưỡng TSCĐ.
- Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động
xây lắp, XDCB.
- Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế
liệu thu hồi.
 Căn cứ vào nguồn hình thành NVL của doanh nghiệp thì NVL được chia
thành các loại sau:

- NVL nhập kho do mua ngoài
- NVL do nhận góp vốn kinh doanh
- NVL nhập kho do thuê gia công chế biến
- NVL do biếu tặng, tài trợ
- NVL do tự chế, tự sản xuất
Trong hai cách phân loại trên thì cách phân loại thứ nhất căn cứ vào nội dung
kinh tế, vai trò và tác dụng của NVL được sử dụng rộng rãi và thông dụng hơn. Hạch
toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt
giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác
quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân
loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và
hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã
hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.
Phân loại CCDC
Xét về phương thức sử dụng, CCDC được chia làm 3 loại:
- CCDC sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất – kinh doanh tại doanh
nghiệp (gọi tắt là CCDC)
- Bao bì luân chuyển là bao bì sử dụng được nhiều lần để bao gói NVL mua vào
hoặc sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau mỗi lần sử dụng bao bì luân chuyển sẽ được thu
hồi lại.
12
- Đồ dùng cho thuê: Là những CCDC chỉ sử dụng cho hoạt động cho thuê.
 Xét về nguồn hình thành CCDC được chia thành:
- CCDC nhập mua ngoài
- CCDC tự sản xuất, gia công
 Căn cứ vào các phương pháp phân bổ thì CCDC được chia thành các loại
sau:
- CCDC loại phân bổ 1 lần
- CCDC phân bổ 2 lần
- CCDC phân bổ nhiều lần

1.2.2 Tính giá NVL, CCDC
1.2.2.1.Tính giá NVL, CCDC nhập kho
Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL, CCDC.
Tính giá NVL, CCDC là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng . Theo quy định của
chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho – Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá
trị thuần có thể thực hiện được, cụ thể:
- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi
phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng
thái hiện tại.
- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được
hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi
phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khâu
thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi
chi phí mua.
- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp
đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố
định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên,
vật liệu thành thành phẩm.
- Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm
các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán
NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế.
Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ
chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của
NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.
13
♦ Đối với NVL, CCDC mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế
là:
- Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có):

+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì
thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL, CCDC.
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế
GTGT được tính vào giá thực tế của NVL.
- Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… (cũng
được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn)
♦ Đối với NVL, CCDC gia công chế biến xong nhập kho thì thực tế bao gồm
giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
♦ Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL
là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận.
♦ Đối với NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho
được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.
♦ Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình từ quá trình sản xuất – kinh doanh của
doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị
trường.
1.2.2.2. Tính giá NVL, CCDC xuất kho
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất kho phải căn cứ vào đặc
điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất kho, trình độ
của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Việc tính giá
NVL, CCDC là cơ sở để xác định chi phí NVL trực tiếp. Do đó nó cũng là cơ sở để
kế toán tính giá thành sản phẩm và ghi giá vốn hàng bán. Với mọi doanh nghiệp việc
tính giá NVL, CCDC đều phải đảm bảo phương trình cân bằng sau:
NVL, CCDC tồn ĐK + nhập trong kì = NVL,CCDC tồn CK + xuất trong kì
Việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp giá thực tế đích danh
- Phương pháp nhập trước - xuất trước
- Phương pháp nhập sau - xuất trước
14
Giá thực tế của

NVL mua ngoài
=
Giá
mua
Chi phí
thu mua
+
Thuế
(không
hoàn lại)
CK thương
mại, giảm giá
+ -
- Phương pháp giá hạch toán
Các phương pháp sau đây được trình bày về tính giá NVL và các phương pháp
đó được áp dụng chung cho cả CCDC trong doanh nghiệp.
 Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp): Phương pháp này thích
hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL, nhập kho, vì
vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Với đặc điểm trên thì phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá được
thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL, xuất kho, kế toán có thể theo dõi
được thời hạn bảo quản của từng lô vật tư. Nhưng để áp dụng được áp dụng được
phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho
phép bảo quản riêng từng lô nhập kho. Có thể nói đây là phương pháp lý tưởng, giá
trị vật tư được phản ánh theo giá trị thực tế của nó, đồng thời phương pháp này tuân
thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán là chi phí thực tế phù hợp với
doanh thu thực tế.
Tuy nhiên phương pháp này còn có một số hạn chế là phương pháp này đòi
hỏi những điều kiện áp dụng rất khắt khe trong việc quản lý và phân lô sản phẩm.
Chính vì thế mà doanh nghiệp rất khó có thể áp dụng phương pháp này nếu như

không có bộ máy quản lý tốt.
Phương pháp này thường được áp dụng trong cấc doanh nghiệp có ít chủng loại
NVL, giá trị của mỗi loại lớn, dễ phân biệt giữa các chủng loại với nhau.
 Phương pháp nhập trước - xuất trước
Phương pháp này có đặc điểm là NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ
sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng
NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính giá thực tế của lần nhập đó. Nói cách khác,
giá thực tế của số hàng nhập trước sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế của số hàng
xuất trước và vì thế giá thực tế của số vật tư tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng
mua vào sau.
Như vậy phương pháp này là nó gần đúng với luồng tiền xuất nhập hàng trong
thực tế. Trong trường hợp vật tư được quản lý theo đúng hình thực nhập trước - xuất
trước thì phương pháp này gần giống như phương pháp giá thực tế đích danh. Do đó
sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị của vật tư xuất kho. Hơn nữa, giá trị vật tư
còn lại cuối kỳ là giá trị hàng mua vào sau nên nó được phản ánh gần đúng với giá trị
thị trường. Phương pháp này thích hợp với điều kiện hàng tồn kho luân chuyển
nhanh.
15
Tuy nhiên phương pháp nhập trước - xuất trước là phải tính theo từng danh
điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều
công sức. Ngoài ra phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp
không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.
Phương pháp nhập trước - xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có
ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
 Phương pháp Nhập sau - xuất trước
Phương pháp này có đặc điểm là NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở
giả định là lô NVL nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính gí
xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - xuất trước.
Như vậy so với phương pháp nhập trước - xuất trước thì phương pháp này có
ưu điểm là trước hết nó khắc phục được những nhược điểm của phương pháp Nhập

trước - xuất trước, nó đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí,
cụ thế là doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư mới được thu mua vào
ngày gần đó. Điều này dẫn đến việc kế toán sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ và
chính xác hơn về thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ. Phương pháp này đặc biệt
đúng trong thời kỳ lạm phát.
Thuế là nguyên nhân làm cho phương pháp này được áp dụng phổ biến. Khi giá
cả thị trường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giảm
được số thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
Tuy nhiên phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư trong thực tế. Vật tư
trong kỳ được quản lý gần như phương pháp nhập trước - xuất trước. Hơn nữa, với
phương pháp này chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải
mua thêm vật tư nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.
Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm
thiểu hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi chí quản lý NVL.
Phương pháp này dẫn đến thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong điều
kiện lạm phát. Các nhà quản lý trong doanh nghiệp dường như thích việc báo cáo
việc lãi thuần tăng hơn là thấy thuế phải nộp ít đi. Một nhược điểm khác đó là giá trị
NVL, trên Bảng cân đối kế toán có thể bị phản ánh thấp đi so với giá trị thực tế của
nó. Vì theo phương pháp này giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm vật tư được nhập vờ
đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời. Điều này làm cho vốn lưu động của
doanh nghiệp thấp hơn giá thực tế HTK.
Phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, số
lần nhập ít, vật tư không có thời hạn bảo quản.
16
 Phương pháp thực tế bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ, kế toán xác định được giá được gí bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ
vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất
trong kỳ.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL

nhưng số lần nhập - xuất của mỗi danh điểm nhiều.
Theo nguyên tắc trên ta có công thức:
Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân 1 đơn vị NVL × Lượng NVL
xuất kho.
Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức :
Phương pháp Giá đơn vị cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch
toán chi tiết NVL so với phương pháp Nhập trước - xuất trước và Nhập sau - xuất
trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL.
Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này thì dồn công việc tính giá NVL xuất
kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác,
đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm
NVL.
 Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân
của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho
giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho.
17
Gía bình quân
1 đơn vị
NVL
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
=
Gía bình quân
Sau mỗi lần nhập
Trị giá thực tế NVL, tồn trước lần nhập n + Nhập lần n
Số lượng NVL, tồn trước lần nhập n+ Số lượng NVL nhập lần n
=
Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời.
Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo

từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít
danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
 Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực
tế và lượng NVL, tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và
lượng NVL, xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL, CCĐC xuất kho
theo từng danh điểm.
Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán.
Tuy vậy trong phương pháp này, độ chính xác của công việc tính toán phụ thuộc
vào tình hình biến động giá cả NVL, CCDC, trường hợp giá cả thị trường NVL,
CCDC có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL, CCDC xuất kho theo phương pháp
này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).
Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ
Với các phương pháp trên, để tính giá thực tế của NVL, CCDC xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định được số lượng xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy
nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, CCDC với
mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có
điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp
phải tính giá cho số lượng NVL, CCDC tồn kho kỳ trước, sau đó mới xác định được
giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ:
Gtt NVL tồn cuối kỳ = SL tồn kho cuối kỳ × Đơn giá NVL nhập lần cuối
Gtt NVL xuất kho = Gtt NVL nhập kho + Gtt NVL tồn ĐK – GTT NVL tồn CK
 Phương pháp giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, giá cả thường xuyên biến động,
nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên
phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch
toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Phương pháp giá hạch toán là việc hạch toán chi tiết nhập xuất vật tư được sử
dụng theo đơn giá cố định. Giá đó gọi là giá hạch toán, cuối kỳ điều chỉnh giá hạch
toán theo giá thực tế. Giá thực tế chỉ có giá trị trong hạch toán chi tiết không có giá trị

trong hạch toàn tổng hợp. Giá hạch toán chỉ được sử dụng tạm thời và thường được
quy ước xấp xỉ với giá thực tế, ổn định trong một niên độ kế toán.
18
Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian
dìa để hạch toán nhập, xuất, tồn kho NVL trong khi chưa tính được giá thực tế của
nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thời điểm nào
đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch
toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán hàng ngày nhưng đến cuối tháng
phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn theo giá thực tế. Việc tính
chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL × Ght NVL xuất kho
Phương pháp giá hạch toán thực chất là phương pháp giá thực tế bình quân cả
kỳ dự trữ. Hai phương pháp này co kết quả tính toán giống nhau. Trừ trường hợp để
đơn giản doanh nghiệp thường tính hệ số giá chung cho nhiều chủng loịa vật tư thuộc
cùng nhóm, loại vật tư. Trong khi đó, giá thực ttế bình quân cả kỳ dự trữ thường tính
riêng cho từng chủng loại vật tư.
Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch
toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành
nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất
của mỗi loại nhiều hay ít.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL
và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
1.3.Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho NVL, CCDC
1.3.1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ/-BTC ngày 20/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật
tư bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT)
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL)
19
Hệ số giá
Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập trong kỳ
Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ
=
…….
Mỗi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự
và thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời
của các bộ phận.
1.3.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ
Chứng từ mua và nhập kho NVL, CCDC
Bộ phận luân
chuyển
Công việc
Bộ
phận KD
Thủ
trưởng
KTT
Bộ
phận
cung
ứng
Bộ
phận
kiểm
nghiệm
Thủ

kho
Kế
toán
1. Lập kế hoạch
vật tư
1
2. Ký kết hợp
đồng mua
2
3. Tổ chức mua
hàng, nhận-lập HĐ
3
4. Kiểm nghiệm
hàng
4a 4b
5. Lập phiếu NK 5 5
6. Nhập kho 6
7. Ghi thẻ kho 7
8. Ghi sổ kế toán 8
9. Lưu chứng từ 9
Quy trình lập phiếu nhập kho NVL, CCDC
20
Giải thích:
1. Người giao hàng đề nghị nhập kho vật tư
2. Ban kiểm nghiệm: kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, quy cách
3. Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho
4. Phụ trách phòng kí phiếu nhập kho sau đó phiếu nhập kho được chuyển cho
thủ kho
5. Thủ kho nhập kho số hàng, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đó
tiến hành ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán.

6. Kế toán hàng tồn kho sau khi nhận chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ và
thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đó bảo quản và lưu trữ.
21
Người
giao
hàng
Ban
kiểm
nghiệm
Bộ
phận
cung
ứng
Phụ
trách
phòng
Thủ
kho
Kế
toán
HTK
Đề nghị
nhập
kho
Lập BB
kiểm
nghiệm
Lập
phiếu
nhập

kho
Ký
phiếu
nhập
kho
Kiểm
nghiệm
nhập
kho
Ghi
sổ
Lưu
1 2 3 4
5
6
Người
giao
hàng
Ban
kiểm
nghiệm
Bộ
phận
cung
ứng
Phụ
trách
phòng
Thủ
kho

Kế
toán
HTK
Đề nghị
nhập
kho
Lập BB
kiểm
nghiệm
Lập
phiếu
nhập
kho
Ký
phiếu
nhập
kho
Kiểm
nghiệm
nhập
kho
Ghi
sổ
Lưu
NV
nhập
kho
Quy trình lập phiếu xuất kho
Giải thích:
1. Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư bằng cách viết giấy xin xuất vật tư

2. Thủ trưởng đơn vị, KTT ký duyệt lệnh xuất.
3. Bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
4. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất và phiếu xuất tiến hành kiểm giao vật tư xuất,
ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán.
5. Kế toán vật tư căn cứ giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất, định khoản,
ghi sổ tổng hợp và chi tiết bảo quản chứng từ và đưa vào lưu.
1.4. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC trong doanh nghiệp
1.4.1. Nhiệm vụ, yêu cầu hạch toán chi tiết NVL và các phương pháp hạch
toán
Tổ chức kế toán chi tiết vật tư có ý nghĩa quan trọng trong công tác bảo quản,
công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật tư. Mục tiêu chủ yếu của công tác
kế toán chi tiết vật tư là cung cấp thông tin cần thiết để quản lý từng danh điểm vật
tư, giá trị tồn kho, tồn bãi. Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn về mặt
hiện vật, không chỉ theo tưừngkho mà chi tiết cho từng loại và được tiến hành đồng
thời ở cấc kho và phòng kế toán.Các doanh nghiệp phải tổ chức hêệthống chứng từ,
mở các dổ kế toán chi tiết và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết cho phù hợp.
Hạch toán chi tiết phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
- Theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn theo chỉ tiêu hiện vật của từng
danh điểm vật tư.
22
Bộ
phận có
nhu cầu
sử dụng
Thủ
trưởng
KTT
Bộ
phận
cung

ứng
Thủ
kho
Kế
toán
Lập ctừ
xin xuất
Duyệt
lệch
xuất
Lập
phiếu
xuất
kho
Xuất
kho
Ghi sổ
Lưu
NV
xuất
kho
1 2 3
4 5
- Tổng hợp tình hình luân chuyển và tồn kho của từng danh điểm theo từng kho
và trên phạm vi toàn doanh nghiệp, tạo căn cứ để đối chiếu số liệu trên sổ cái
TK 152, TK 153.
Trong thực tế công tác kế toán nước ta hiện nay, các doanh nghiệp thường áp
dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư là:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp có hệ thống sổ sách riêng, trình tự ghi sổ khác nhau, và có
đặc điểm cũng như ưu nhược điểm riêng nên mỗi phương pháp có điều kiện áp dụng
khác nhau chỉ phù hợp với điều kiện áp dụng nhất định. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp
phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, căn cứ vào
đặc điểm NVL, CCDC để lựa chọn một phương pháp hạch toán thích hợp và hiệu
quả nhất.
1.4.2. Phương pháp thẻ song song
Công việc tiến hành song song giữa kho và phòng kế toán như sau:
Tại kho công việc cụ thể như sau: Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập -
xuất kho NVL, CCDC thủ kho phải kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ và
ghi lượng nhập - xuất vào Thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho,
định kỳ thủ kho chuyển các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại cho phòng kế
toán
Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán xuống kho để lấy chứng từ
nhập - xuất kho. Kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi căn cứ
vào đó ghi vào sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị
cho từng loại NVL, CCDC nhập xuất kho. Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết tương tự như
thẻ kho nhưng có thêm cột thành tiền.
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng kê
nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC dể lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho mỗi loại vật
tư.
Việc đối chiếu số liệu số lượng giữa phòng kế toán với thủ kho thông qua đối
chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho với sổ, thẻ chi tiết vật tư và đối chiếu số lượng
từng lần nhập - xuất. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
được thực hiện bằng việc đối chiếu chỉ tiêu thành tiền trên bảng tổng hợp nhập - xuất
- tồn với số liệu trên sổ cái TK 152, TK 153.
23
Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số
liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng

danh điểm vật tư kịp thời, chính xác.
Tuy nhiên việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán cũng trùng lặp về chỉ tiêu số
lượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán, ngoài việc kiểm tra đối chiếu số
lượng chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế tính chất kịp thời.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. Đối
với doanh nghiệp sử dụng kế toán thủ công thì chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có
ít danh điểm vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên.
Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song như
sau:

Ghi hàng ngày
Đối chiếu
Ghi cuối tháng
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Ta có mẫu sổ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
24
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Thẻ kế toán chi tiết vật
liệu
Bảng tổng hợp
nhập- xuất- tồn
Sổ kế toán tổng
hợp về vật liệu
THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ…… Số tờ……
Tên vật tư:………………………
Số danh điểm:…………………
Đơn vị tính:…………………… Kho:…………..

Chứng từ Trích
yếu
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
SH Ngày
tháng
SL TT SL TT SL TT
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU
Tháng…..năm……
Số
danh
Tên vật
tư
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
1.4.3. Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
Đặc điểm công việc tại phòng kế toán và tại kho:
Tại kho: Việc ghi chép tại kho của thủ kho được thực hiện trên thẻ kho như đối
với phương pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập, tồn kho của từng vật tư của từng kho cho cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần
vào cuối tháng. Trước đó kế toán phải lập cấc bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở
các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên.
Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về mặt chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Cuối tháng kế toán và thủ kho kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng nhập và tổng xuất giữa
sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho với số liệu tổng hợp.
Ưu điểm của phương pháp này làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán
do chỉ phải ghi một lần vào cuối tháng, tiết kiệm hơn công tác lập sổ so với phương
pháp thẻ song song.

Tuy nhiên phương pháp này lại dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào
cuối kỳ, nên trong nhiều trường hợp số lượng chứng từ nhập , xuất của từng danh
điểm vật tư nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa
ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
25