Đăng ký sử dụng hộp thư điện tử tổ chức, cá nhân ngành thuế

TỔNG CỤC THUẾ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CỤC THUẾ TỈNH TIỀN GIANG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 97 /CT-TH Mỹ Tho , ngày 06 tháng 02 năm 2009
“ V/v Đăng ký sử dụng hộp thư điện tử
tổ chức , cá nhân ngành thuế “
Kính gửi : - Chi cục thuế các huyện , Thị Xã Gò Công
và Thành Phố Mỹ Tho
- Các phòng trực thuộc Cục thuế
Thực hiện công văn số 4470/TCT-CNTT ngày 31/10/2007 của Tổng Cục
Thuế về việc Chỉ đạo nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị tin học và khai thác
thông tin trên mạng
Thực hiện chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của
cơ quan nhà nước
Nhằm tăng cường công tác chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ được
giao ,tạo điều kiện cho các Phòng , Đội thuế và các cá nhân có thể trao đổi thông
tin, hỏi đáp các vướng mắc nghiệp vụ qua mạng ngành thuế ,tạo điều kiện thuận
lợi cho người dân và doanh nghiệp có thể hỏi đáp chính sách thuế ,đồng thời từng
bước ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác quản lý thuế , Cục thuế sẽ tạo các
hộp thư điện tử cho tổ chức ,cá nhân ngành thuế Tiền Giang dùng để gửi và nhận
thư trong ngoài ngành và có thể gửi ra ngoài internet như sau :
1. Tạo hộp thư điện tử cho tổ chức cá nhân
a.Tại văn phòng Cục thuế :
- Tất cả CBCC Cục thuế có sử dụng máy tính để làm việc đều được tạo
riêng mỗi người 01 hộp thư điện tử
- Mỗi Phòng được tạo 01 hộp thư điện tử sử dụng chung cho cả phòng
- Tạo 01 hộp thư điện tử sử dụng chung cho Cục thuế để nhận và gửi thư
đến các tổ chức cá nhân
b. Tại các Chi Cục Thuế :
- Tất cả CBCC Chi cục thuế sử dụng máy tính và có nhu cầu trao đổi thư
điện tử đều được đăng ký

- Mỗi Đội thuế được tạo 01 hộp thư chung cho cả đội
- Tạo 01 hộp thư điện tử sử dụng chung cho Chi Cục Thuế ,để nhận và gửi
thư đến các tổ chức cá nhân
2. Sử dụng hộp thư điện tử
Gửi ,nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản : Lịch công tác cơ quan
, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc , tài liệu phục vụ hội họp , những văn bản
gửi đến cơ quan để biết ,để báo cáo (trừ các văn bản mật ) khuyến khích tận dụng
1
hệ thống thư điện tử để gửi ,nhận các loại văn bản : thơ mời ,công văn ,báo cáo
các cấp ,thông tin chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo ....
Khi phát hành văn bản giấy ,trừ những văn bản mật ,ngoài việc gửi văn bản
tới nơi nhận theo thông thường ,phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung ghi
trên văn bản giấy đã ban hành chính thức ) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan
có tên trong phần “ nơi nhận “ hoặc cung cấp địa chỉ có thể liên lạc ,nhận văn bản
điện tử để cơ quan nhận có thể nhận và xem xử lý trước
Lưu ý :
-Tất cả các hộp thư chung và cá nhân đều phải được mở kiểm tra hằng
ngày ít nhất 2 lần /ngày (sáng ,chiều )
- Thường xuyên dọn dẹp các thư cũ ,lưu ra ngoài ổ cứng
- Thay đổi mật khẩu khi cần thiết (liên hệ Phòng Tin Học Cục Thuế )
a.Hộp thư điên tử chung : Đối với hộp thư chung : như hộp thư Cục thuế ,Chi
cục thuế ,Phòng ,Đội thuế phải được giao cho 1 CBCC có nhiệm vụ mở nhận thư
thường xuyên kiểm tra để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan , người dân
và doanh nghiệp
+ Hộp thư Cục thuế : Giao Phòng Hành Chính Quản trị Tài Vụ Ấn Chỉ có nhiệm
vụ theo dõi nhận và in ra trình lãnh đạo Cục thuế ( giao cho văn thư )
+ Hộp thư Các phòng : Lãnh đạo phòng giao cho CBCC theo dõi và nhận in ra
trình Lãnh đạo phòng ( giao cho thư ký chất lượng của phòng )
+ Hộp thư Chi Cục thuế : Tuỳ Chi cục thuế có thể giao Đội HC-NS-TV-AC hoặc
Quản trị mạng Chi cục thuế có nhiệm vụ theo dõi nhận và in ra trình lãnh đạo Chi

Cục Thuế
+ Hộp thư của Đội thuế : Lãnh đạo đội phân công CBCC trong đội theo dõi
b. Đối với hộp thư cá nhân : Mỗi cá nhân có trách nhiệm mở hộp thư điện tử
hàng ngày (sáng ,chiều ) để nhận thư đến và giữ bí mật ,mật khẩu hộp thư của
mình ,của phòng ,đội .Đối với CBCC được giao nhiệm vụ kiểm tra hộp thư
chung ,có trách nhiệm in ra và trình lãnh đạo những thư liên quan đơn vị mình .
Cục thuế gửi kèm danh sách các hộp thư để các Phòng ban và Chi cục
thuế ,một số cá nhân biết để trao đổi thông tin (phụ lục kèm theo), đồng thời sẽ
gửi danh sách địa chỉ toàn ngành thuế Tiền Giang sau khi các Chi cục và các
Phòng đăng ký sử dụng
3. Cài đặt hộp thư
Sau khi được Cục thuế tạo và cấp địa chỉ ,mật khẩu Người sử dụng có thể
cài đặt hộp thư cho mình (Phòng Tin Học Cục thuế gửi kèm tài liệu hướng dẫn cài
đặt và sử dụng hộp thư để mỗi cá nhân có thể tự cài đặt và sử dụng tại địa chỉ trên
máy chủ Server 9)
ftp://programs/software/tailieu/HD cai dat su dung dien tu _Email.doc
2
- Riêng các Chi cục thuế , cán bộ tin học có trách nhiệm cài đặt hướng dẫn
cho lãnh đạo , các đội thuế và CBCC sử dụng hộp thư điện tử
4. Tổ chức thực hiện
- Các Phòng rà soát CBCC nào chưa đăng ký lập danh sách và liên hệ Cán
bộ quản trị mạng Cục thuế để được đăng ký , cấp địa chỉ hộp thư và mật khẩu
- Các Chi Cục Thuế lập danh sách CBCC đang sử dụng máy tính và có nhu
cầu sử dụng hộp thư điện tử để trao đổi thông tin gửi về Cục thuế (quản trị mạng
Cục thuế để được đăng ký , cấp địa chỉ hộp thư và mật khẩu )
Thời gian chậm nhất đến ngày 28/2/2009
Để giúp CBCC biết sử dụng máy tính đều có thể sử dụng hộp thư điện tử
trong năm 2009 . Cục thuế yêu cầu :
- Các Phòng lập danh sách CBCC chưa biết sử dụng gửi về Phòng Tin Học
để tổ chức tập huấn

- Các Chi Cục Thuế tự tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng cho CBCC
Cục thuế yêu cầu các Chi cục thuế ,các Phòng trực thuộc chỉ đạo CBCC sử
dụng hộp thư điện tử nhằm đem lại hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý thuế ,mọi vướng mắc liên hệ phòng Tin Học Cục Thuế để được
hỗ trợ ./
Nơi nhận : CỤC TRƯỞNG
- Như trên để thực hiện (T) KT CỤC TRƯỎNG
- Lưu VT ,TH PHÓ CỤC TRƯỞNG
(Đã ký)
Lâm Văn Hùng
3
PHỤ LỤC
DANH SÁCH ĐỊA CHỈ và QUI ĐỊNH ĐẶT TÊN HỘP THƯ
A. TẠI CỤC THUẾ
I . Hộp thư chung :Hộp thư chung của Cục thuế ,các phòng
a. Tên địa chỉ hộp thư : Tên phòng (cơ quan ) viết tắt
ví dụ : ;

b. Tên hiển thị : Khi gõ tên địa chỉ xong chương trình sẽ dịch sang tên hiển thị
để người sử dụng nhận ra có đúng địa chỉ cần gửi đến hay không
ví dụ : Phong Ke Khai va Ke Toan Thue (TGI) ;
Phong Hanh Chinh Quan Tri Tai Vu An Chi (TGI)
Cuc Thue Tien Giang (TGI)
Chú ý : Khi gõ địa chỉ phải gõ đúng có các dấu chấm theo qui định
stt Tên địa chỉ hộp thư Tên hiển thị tương ứng điạ chỉ
1 Phong Tuyen Truyen Ho Tro NNT (TGI)
2 Phong Ke Khai va Ke Toan Thue (TGI)
3 Phong Quan Ly No va Cuong Che Thue (TGI)
4 Phong Kiem Tra Thue So 1 (TGI)
5 Phong Kiem Tra Thue So 2 (TGI)

6 Phong Thanh Tra (TGI)
7 Phong Tong Hop Nghiep Vu Du Toan (TGI)
8 Phong Quan Ly Thue TNCN (TGI)
9 Phong Kiem Tra Noi Bo (TGI)
10 Phong Tin Hoc (TGI)
11 Phong Hanh Chinh Quan Tri Tai Vu An Chi (TGI)
12 Phong To Chuc Can Bo (TGI)
13 Cuc Thue Tien Giang (TGI)
Ngoài ra phòng ấn Chỉ còn duy trì hộp thư phục phụ cho công tác trao đổi thông
tin lĩnh vực ấn chỉ với TCT và các Chi cục cũng như các đơn vị mua hoá đơn
Phong An Chi (TGI)
II. Hộp thư cá nhân
Tên địa chỉ hộp thư : Họ và chữ lót viết tắt + Tên cá nhân +.tgi
Ví dụ:

Tên hiển thị : Trung, Nguyen Hieu Trung (TINHOC-TGI)
4
Gioi, Le Van Gioi (GoCongDong-TGI)
Tên hiển thị bắt đầu từ tên NSD , họ tên NSD (phòng hoặc chi cục –Tên tỉnh
viết tắt ) theo qui định của TCT để dễ tìm kiếm theo tên
III . Hộp thư nhóm phòng ban
Khi gửi thư đến 1 nhóm ,các thành viên trong nhóm sẽ cùng nhận được thư
Ví dụ : Gửi đến nhóm phòng Thanh Tra : các CBCC
của phòng Thanh Tra đều nhân được thư ,gửi đến Nhóm Văn Phòng Cục thuế tất
cả CBCC VP Cục thuế đều nhận được thư ...
stt Tên địa chỉ Tên hiển thị tương ứng điạ chỉ
1 Nhom phong Tuyen Truyen Ho Tro NNT(TGI)
2 Nhom phong Ke Khai va Ke Toan Thue(TGI)
3 Nhom phong Quan Ly No va Cuong Che Thue(TGI)
4 Nhom phong Kiem Tra Thue So 1(TGI)

5 Nhom phong Kiem Tra Thue So 2(TGI)
6 Nhom phong Thanh Tra(TGI)
7 Nhom phong Tong Hop Nghiep Vu Du Toan(TGI)
8 Nhom phòng Quản Lý Thuế TNCN(TGI)
9 Nhom phong Kiem Tra Noi Bo(TGI)
10 Nhom phong Tin Hoc(TGI)
11 Nhom phong To Chuc Can Bo(TGI)
12 Nhom phong Quan Ly No va Cuong Che Thue(TGI)
13 Nhom van Phong Cuc Thue(TGI)
Ghi chú : Tên nhóm hiển thị có đặc điểm tên có chữ Nhóm đứng trước
B . CÁC CHI CỤC THUẾ
I Hộp thư Chi cục thuế
stt Tên địa chỉ Tên hiển thị tương ứng điạ chỉ
1 Chi cuc thue Cai Be (TGI)
2 Chi cuc thue Cai Lay (TGI)
3 Chi cuc thue Chau Thanh (TGI)
4 Chi cuc thue Cho Gao (TGI)
5 Chi cuc thue Go Cong Tay (TGI)
6 Chi cuc thue Go Cong Dong (TGI)
7 Chi cuc thue Go Cong (TGI)
8 Chi cục thuế TP Mỹ Tho (TGI)
9 Chi cuc thue Tan Phuoc (TGI)
10 Chi cuc thue Tan Phu Dong (TGI)
Để gửi cho tất cả các Chi cục thuế thì chọn địa chỉ nhóm thì tất cả các chi
cục thuế đều nhận được
5