Quy trình Quản lý đào tạo bậc cao đẳng hệ chính qui theo hệ thống tín chỉ

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY TRÌNH
Quản lý đào tạo bậc cao đẳng hệ chính qui theo hệ thống tín chỉ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 304 ngày 27 tháng 7 năm 2010
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Thương mại)
Qui trình/Công việc Bộ phận đảm nhiệm Công việc cụ thể
1.Tuyển sinh
1.1.Triệu tập nhập
học
Phòng Đào tạo -Công bố danh sách thí sinh trúng tuyển
trên mạng Internet;
-Phát giấy báo nhập học theo danh sách thí
sinh trúng tuyển;
-Phát biểu mẫu đăng ký chuyên ngành cho
sinh viên không trúng tuyển nguyện vọng 1
và tổng hợp số liệu đăng ký;
+Quy định rõ số lượng cần tuyển thêm
của từng chuyên ngành;
+Điểm của từng chuyên ngành cần
tuyển thêm;
+Phương thức xét trúng tuyển vào từng
chuyên ngành;
-Lập danh sách sinh viên trúng tuyển từng
chuyên ngành (nguyện vọng 1 và đăng ký
của sinh viên không trúng tuyển nguyện
vọng 1);
-Chuyển dữ liệu triệu tập trúng tuyển cho
phòng công tác Học sinh – Sinh viên để tổ

chức đón tiếp Học sinh – Sinh viên nhập
học;
1.2.Tiếp nhận sinh
viên nhập học
Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên (chủ
trì và phối hợp với
phòng Đào tạo,
phòng Tài chính – Kế
toán)
-Tổ chức tiếp nhận sinh viên theo giấy báo
nhập học;
+Sinh viên nộp hồ sơ (phòng Công tác
Học sinh – Sinh viên);
+Sinh viên nộp học phí, lệ phí KTX
(phòng Tài chính – Kế toán);
+Sinh viên xem lịch sinh hoạt đầu khóa;
-Lưu hồ sơ nhập học đúng thời gian theo
qui chế tuyển sinh đại học và cao đẳng hệ
chính quy;
Trang 1
2.Đăng ký nhập học
2.1.Đặt mã sinh viên Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên
-Đặt mã sinh viên theo qui định của Bộ
GD&ĐT;
2.2.Thành lập lớp sinh
hoạt
Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên

-Lập quyết định thành lập lớp sinh hoạt;
-Lập quyết định thành lập ban đại diện lớp
sinh hoạt;
-Chuyển danh sách lớp sinh hoạt (có mã
số) và danh sách ban đại diện lớp cho văn
phòng Khoa;
-Chuyển danh sách lớp (có mã số) cho
phòng Đào tạo, phòng Tài chính - Kế toán,
phòng Quản trị - Đời sống;
-Phân công cố vấn học tập theo đơn vị lớp
sinh hoạt (danh sách cố vấn học tập do
Khoa và Phòng Công tác Học sinh – Sinh
viên thống nhất đề nghị)
2.3.Tổ chức sinh hoạt
đầu khóa và đầu năm
học
Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên
-Lập kế hoạch sinh hoạt đầu khóa, thông
báo cho các bộ phận liên quan và sinh viên
biết;
-Phối hợp với các bộ phận tổ chức thực
hiện kế hoạch sinh hoạt;
-Tổng hợp kết quả (loại khỏi danh sách
những sinh viên sinh hoạt đầu khóa không
đạt yêu cầu);
2.4.Tổ chức khám sức
khỏe đầu khóa
Bộ phận Y tế, phòng
Công tác Học sinh –

Sinh viên
-Lập kế hoạch khám sức khỏe đầu khóa và
thông báo cho sinh viên biết;
-Thống nhất với cơ quan y tế về kế hoạch
khám sức khỏe đầu khóa;
-Chuẩn bị phòng khám, bảng hướng dẫn;
phân công người quản lý, chuẩn bị cho việc
khám sức khỏe đầu khóa;
-Tổ chức thực hiện khám sức khỏe đầu
khóa;
-Lập hồ sơ sức khỏe và tổng hợp kết quả
khám sức khỏe; thanh toán tiền cho cơ
quan y tế;
-Đề nghị hướng xử lý những sinh viên có
vấn đề về sức khỏe; yêu cầu những sinh
viên đó viết cam kết (nếu tiếp tục học tập
tại trường);
Trang 2
2.5.Cấp thẻ sinh viên Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên
-Lựa chọn ngân hàng để làm thẻ sinh viên
đa năng (thẻ có chức năng quản lý sinh
viên ra vào cổng, thay thẻ mượn sách thư
viện, thẻ quản lý sinh viên ở ký túc xá, thẻ
nộp tiền học phí qua máy ATM);
-Lập danh sách làm thẻ sinh viên, có đầy
đủ thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà
trường và của ngân hàng làm thẻ;
-Kết hợp với ngân hàng, tổ chức làm thẻ;
cấp thẻ cho sinh viên; hướng dẫn sinh viên

sử dụng thẻ;
2.6.Cung cấp thông
tin nhập học cho sinh
viên
Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên
-Xây dựng sổ tay sinh viên giới thiệu cho
sinh viên bao gồm: thông tin chung về nhà
trường như cơ cấu tổ chức, chức năng
nhiệm vụ của các bộ phận; các chuyên
ngành và chương trình học tập của các
chuyên ngành đào tạo…; thông tin chi tiết
về kế hoạch đào tạo; qui trình và các qui
định đăng ký khối lượng học tập, lịch thi,
học phí phải nộp…;
-Cung cấp sổ tay sinh viên qua cố vấn học
tập;
-Cung cấp phiếu nhận cố vấn học tập cho
sinh viên;
2.7.Đăng ký học tập
theo hệ thống tín chỉ
Phòng Đào tạo -Phát đơn đăng ký học tập theo hệ thống
tín chỉ cho sinh viên và lưu đơn này vào hồ
sơ học tập của từng sinh viên;
2.8.Quyết định nhập
học
Phòng Đào tạo
(chủ trì và phối hợp
với phòng Công tác
Học sinh – Sinh viên)

-Trình Hiệu trưởng ra quyết định nhập học
(sau khi học tập chính thức 1 tháng);
-Báo cáo Bộ về quyết định nhập học theo
quy định;
Phòng Công tác Học
sinh – Sinh viên
-Trên cơ sở dữ liệu triệu tập trúng tuyển,
vào sổ đăng ký sinh viên, chuyển cho các
Khoa (vào cuối học kỳ đầu tiên) để vào
điểm từng học kỳ, năm học cho sinh viên
thuộc Khoa quản lý;
3.Đăng ký khối
lượng học tập
3.1.Dự thảo kế hoạch
giảng dạy
Phòng Đào tạo -Lập danh sách học phần dự kiến giảng dạy
(phân biệt học phần bắt buộc và học phần
tự chọn);
Trang 3
-Lập danh sách dự kiến lớp học phần;
-Phối hợp với Khoa/Bộ môn phân công
giảng viên giảng dạy;
-Lên lịch giảng dạy cho cả học kỳ, lịch thi
theo lớp học phần;
Yêu cầu: cung cấp dự thảo này 2 tháng
trước khi bắt đầu năm học mới;
3.2.Đăng ký khối
lượng học tập
Phòng Đào tạo
(chủ trì và phối hợp

với phòng Tài chính –
Kế toán)
-Học kỳ đầu tiên, sinh viên thực hiện khối
lượng học tập theo kế hoạch giảng dạy
chung của nhà trường;
-Các học kỳ tiếp theo, phát đơn đăng ký
khối lượng học tập cho sinh viên (qua văn
phòng Khoa, phòng Đào tạo, mạng
internet), 2 bản;
Sinh viên -Tham khảo kế hoạch học tập và ý kiến của
cố vấn học tập về dự kiến khối lượng đăng
ký;
-Viết đơn đăng ký và nộp trực tiếp tại
phòng Đào tạo sau khi đã có xác nhận của
cố vấn học tập;
Phòng Đào tạo -Nhận đơn đăng ký trực tiếp từ sinh viên;
-Kiểm soát tính hợp lệ của đơn đăng ký;
-Xác nhận đơn đăng ký hợp lệ;
-Cập nhật dữ liệu đăng ký;
-Lưu 1 bản đơn đăng ký, trả cho sinh viên
1 bản để nộp học phí;
Sinh viên -Nộp học phí qua máy ATM hoặc tại
phòng Tài chính - Kế toán;
Phòng Tài chính - Kế
toán
-Thu và xác nhận sinh viên đã nộp học phí
(kèm chứng từ);
-Trả 1 bản đơn đăng ký cho sinh viên;
-Cập nhật hồ sơ sinh viên nộp học phí;
Sinh viên -Nộp 1 bản phô tô biên lai nộp học phí cho

phòng Đào tạo. Lưu bản chính biên lai và
một bản đăng ký khối lượng học tập;
Phòng Đào tạo -Nhận 1 bản danh sách nộp học phí từ
phòng Tài chính – Kế toán;
-Cập nhật dữ liệu đóng học phí vào hồ sơ
Trang 4
đăng ký khối lượng học tập;
3.3.Xử lý dữ liệu
đăng ký khối lượng
học tập của sinh viên
và hoàn tất quá trình
đăng ký
Phòng Đào tạo -Thêm, hủy bớt lớp học phần không đủ
điều kiện mở lớp (nếu có);
-Lập danh sách lớp học phần (sinh viên
phải nộp học phí trước khi kết thúc đăng
ký khối lượng học tập 1 tuần. Nếu không
nộp học phí, sinh viên sẽ không có tên,
xem như chưa đăng ký khối lượng học tập
trong kỳ này);
-Làm thủ tục xác nhận để sinh viên rút học
phần không mở lớp để làm thủ tục rút học
phí (nếu có);
-Cập nhật hồ sơ đăng ký khối lượng học
tập của sinh viên;
4.Tổ chức đào tạo
4.1.Lập kế hoạch
giảng dạy chính thức
Phòng Đào tạo -Thành lập lớp học phần: chỉ định lớp
trưởng, lớp phó lớp học phần;

-Điều chỉnh kế hoạch dự thảo, lập kế hoạch
chính thức;
-Cung cấp thông tin kế hoạch giảng dạy
chính thức cho sinh viên;
-Chuyển kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thi
cho Khoa, cho Giảng viên (qua văn phòng
Khoa hoặc mạng Internet);
-Chuyển bảng vào điểm học phần, bảng
theo dõi lớp học phần cho giảng viên (qua
VP khoa hoặc mạng Internet);
-Lập kế hoạch thực tập cuối khóa, kế hoạch
làm và chấm khóa luận tốt nghiệp. Chuyển
kế hoạch này cho Khoa/ Bộ môn và các bộ
phận liên quan;
4.2.Tổ chức thực hiện
kế hoạch giảng dạy
Khoa/Bộ môn
(phối hợp với phòng
Quản trị - Đời sống
và phòng Đào tạo)
-Chuyển kế hoạch giảng dạy, danh sách lớp
học phần, từ phòng Đào tạo cho giảng
viên;
-Cung cấp Lịch giảng dạy trong tuần cho
giảng viên;
Trang 5