Xây dựng phân hệ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất & tính GTSX tại Công ty TNHH ống thép Hoà Phát

Mục lục
Mục lục............................................................................................................1
Lời nói đầu......................................................................................................3
.........................................................................................................................5
Chơng i.............................................................................................................5
i.Giới thiệu về công ty tnhh ống thép hòa phát ..........................................5
ii.giới thiệu đề tài nghiên cứu.......................................................................6
1.Khái quát đề tài.....................................................................................6
2.Tính cấp thiết của đề tài........................................................................6
Chơng II............................................................................................................7
Cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đề tài..................................8
i.Hệ thống thông tin quản lý........................................................................8
1.Hệ thống thông tin quản lý....................................................................8
2.Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý................................10
3.Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý.......................12
ii.Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.............17
1.Khái niệm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.............................17
2.Phân loại chi phí sản xuất....................................................................18
3.Phân loại giá thành..............................................................................18
4.Phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất ..................................................19
5.Các phơng pháp tính giá thành sản phẩm............................................25
Chơng iii........................................................................................................30
i.phân tích chi tiết.......................................................................................31
1.Vài nét về công tác kế toán nói chung tại công ty..............................31
2.Tóm tắt quy trình sản xuất và đối tợng tính giá thành........................32
3.Hiện trạng việc tính giá thành.............................................................33
4.Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống hiện tại........................................45
5.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại...........................................54
6.Vấn đề của hệ thống tính giá thành hiện tại........................................56
ii.thiết kế logic.............................................................................................58
1.Sơ đồ luồng dữ liệu mới.......................................................................58

2.Sơ đồ luồng thông tin mới...................................................................61
3.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic.................................................................62


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

iii.thiết kế vật lý ngoài................................................................................65
1.Các màn hình nhập số liệu:.................................................................65
2.Trình tự các thao tác tính giá thành.....................................................70
iv.thiết kế vật lý trong................................................................................71
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong.......................................................71
2.Sơ đồ cấu trúc dữ liệu của cơ sở dữ liệu vật lý trong...........................72
3.Cấu trúc các tệp...................................................................................74
4.Tích hợp vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán hiện tại....76
5.Sơ đồ phân rà chơng trình:...................................................................78
6. Các thuật toán chính của chơng trình.................................................81
Kết luận........................................................................................................85
Phụ lục...........................................................................................................86
tài liệu tham khảo...............................................................................115

Trang - 2 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Lời nói đầu

Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt đối với sự
thành công của doanh nghiệp trong thời đại thông tin ngày nay, đặc
biệt là những thông tin tài chính bởi vì chúng là cơ sở cho việc ra các
quyết định về sản xuất và kinh doanh. Chất lợng của những thông tin
này phụ thuộc vào chất lợng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệ
thống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính
trong doanh nghiệp. Đây chÝnh lµ lý do khiÕn cho viƯc tin häc hãa hệ
thống thông tin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các
doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay, phần mềm kế toán ngày càng đợc sử
dụng rộng rÃi. Thực tế này cũng là một trong những vấn đề về ứng
dụng tin học vào quản lý kinh tế mà các sinh viên chuyên ngành Tin
học kinh tế cần quan tâm.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần phần mềm kế toán
ASC (Accounting Software Company), em đà cùng một số nhân viên
của công ty này tiến hành nâng cấp phần mềm phần mềm kế toán tại
công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Không nằm ngoài thực tế nêu trên,
Hòa Phát cũng đang trong quá trình tin học hóa hoạt động quản lý
nói chung và công tác kế toán nói riêng. Đây là một doanh nghiệp sản
xuất điển hình và cũng nh các doanh nghiệp sản xuất khác, công tác
kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm luôn đợc
coi là trọng tâm của công tác kế toán tại công ty Hòa Phát. Tuy nhiên
phần mềm kế toán hiện tại cha có chức năng này và phơng pháp thủ
công không mang lại hiệu quả mong muốn, yêu cầu tin học hóa công
tác tính giá thành đang đợc đặt ra. Vì thế, em đà chọn đề tài cho
chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là Xây dựng phân hệ kế toán

Trang - 3 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất tại công ty TNHH
ống thép Hòa Phát. Mục tiêu của đề tài này là khắc phục hiện trạng
kém hiệu quả của công tác tính giá thành, tự động kết xuất các báo
cáo về chi phí và giá thành một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời,
nhờ đó, đồng bộ hóa việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán tại
công ty.
Nội dung chính của chuyên đề thực tập này bao gồm ba chơng:
Chơng I: Giới thiệu về công ty TNHH ống thép Hòa Phát và
đề tài nghiên cứu.
Chơng II: Cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đề tài, bao gồm:
cơ sở tin học - đó là hệ thống thông tin quản lý và
cơ sở kinh tế - đó là kế toán tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm.
Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tính giá
thành tại công ty TNHH Hòa Phát.
Do trình độ còn hạn chế nên bài viết của em không thể tránh
khỏi sai sót, em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy giáo,
cô giáo và các bạn để đề tài này ngày một hoàn thiện hơn.
Em rất cảm ơn thầy giáo Trơng Văn Tú vì sự hớng dẫn của thầy.
Em rất cảm ơn anh Phạm Trung - Giám đốc Công ty phần mềm
kế toán ASC và các anh chị khác trong công ty vì sự giúp đỡ của các
anh chị trong quá trình em thực tập tại công ty.
Em rất cảm ơn chị Nguyễn Thị Thảo Nguyên - Kế toán trởng
Công ty ống thép Hòa Phát - vì đà tạo điều kiện cho em hoàn thành đề
tài này.
Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2001
Tác giả

Trang - 4 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Nguyễn Mạnh Tuân
Chơng i.

Giới thiệu về công ty tnhh ống thép
hòa phát và đề tài nghiên cứu
i.Giới thiệu về công ty tnhh ống thép hòa phát
Công ty TNHH ống thép Hòa Phát là một thành viên của Công ty Hoà Phát,
bao gồm ống thép Hòa Phát, nội thất Hòa Phát, máy xây dựng Hòa Phát Ngành
nghề kinh doanh của Công ty ống thép Hòa Phát là sản xuất các loại sản phẩm
thép ống. Văn phòng công ty đặt tại số 18 Hàng Chuối, các xởng sản xuất và các
kho đặt tại huyện Gia Lâm
Phòng Kế toán Tài chính
Phòng có chức năng kiểm tra và hạch toán, xác định tình trạng tài chính
hiện tại của Công ty và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hạch toán chi tiết chi phí mua sắm, xác định kết quả sản xuất kinh doanh,
thanh toán với ngời mua, đồng thời theo dõi các nguồn hình thành tài sản.
Giải quyết các vấn đề về tiền lơng, tiền thởng, y tế và bảo hiểm xà hội của
cán bộ công nhân viên trong Công ty
Lập các báo cáo đầy đủ và kịp thời cho ban giám đốc
Phòng Kỹ thuật
Quản lý kỹ thuật và phát triển kỹ thuật sản phẩm từ các khâu thiết kế, công
nghệ đến việc khảo sát nắm bắt các thông tin kỹ thuật mới nhằm mở rộng phơng

hớng phát triển về mặt kỹ thuật sản phẩm. Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật:
Quản lý về mặt kỹ thuật đối với tất cả các sản phẩm
Thiết kế và tổ chức chỉ đạo kỹ thuật việc chế tạo các sản phẩm mới, cải tiến
các sản phẩm hiện
Nghiên cứu các công nghệ mới.
Xây dựng các chỉ tiêu thông số kỹ thuật cho các sản phẩm và hớng dẫn thực
hiện.
Phụ trách công tác tiêu chuẩn hoá, công tác bảo quản các tài liệu kỹ thuật
và công tác cung cấp các bản vẽ thiết kế cho sản xuất.
Thẩm định, kiểm tra các thông số kỹ thuật của s¶n phÈm.

Trang - 5 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Định kỳ tập hợp báo cáo với Giám đốc về tình hình thực hiện kế hoạch sản
xuất hàng tháng.
Giao kế hoạch sản xuất cho các phân xởng.
Phòng Hành chính
Tổ chức quản lý công tác văn th, tiếp đón khách, tổ chức các cuộc họp.
Nhiệm vụ chính của phòng hành chính :
Tiếp khách cho Giám đốc
Đóng dấu, tiếp nhận công văn th báo, bảo mật văn bản.
Phân loại công văn trình Giám đốc, trực điện thoại, phục vụ hội họp.
ii.giới thiệu đề tài nghiên cứu
1.Khái quát đề tài
Đề tài là Xây dựng phân hệ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá

thành sản xuất tại Công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Những nội dung chính bao
gồm:
Phân tích chi tiết hệ thống tính giá thành hiện tại ở Công ty Hòa Phát, xác
định các vấn đề và nguyên nhân của chúng, từ đó đề ra các giải pháp tổng thể giải
quyết các vấn đề.
Trên cơ sở của việc phân tích chi tiết, thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống
mới và tích hợp vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán hiện tại.
Thiết kế các xử lý, các giao diện và lập trình.
2.Tính cấp thiết của đề tài
Công ty TNHH ồng thép Hòa Phát là một doanh nghiệp sản xuất điển hình
với nhiều công đoạn sản xuất, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó cung cấp những thông tin phản ánh hiệu
quả của công tác quản lý và chất lợng của quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cơ sở
cho việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh, hoạch định các chiến lợc dài hạn.
Thực tế cho thấy, hạch toán giá thành là khâu phức tạp nhất trong toàn bộ công tác
kế toán ở doanh nghiệp. Hạch toán giá thành liên quan đến hầu hết các yếu tố đầu
vào và đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Đảm bảo việc hạch toán giá
thành chính xác, kịp thời, phù hợp với đặc điểm hình thành và phát sinh chi phí ở
doanh nghiệp là yêu cầu có tính xuyên suốt trong quá trình hạch toán ở doanh
nghiệp.

Trang - 6 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Hiện nay, phòng kế toán của Công ty đà đợc trang bị phần mềm kế toán tuy
nhiên phần mềm này cha có chức năng tính giá thành. Do đó, ngời chịu trách

nhiệm phần kế toán sản xuất vẫn phải tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm theo phơng pháp thủ công. Quy trình sản xuất gồm nhiều công đoạn, đối
tợng tính giá thành nhiều và khá phức tạp , số lợng chứng từ lớn là những nguyên
nhân khiến cho việc hạch toán giá thành theo phơng pháp thủ công kém hiệu quả,
thờng chậm và thiếu chính xác, cha đáp ứng đợc yêu cầu Chính vì thế, tin học hóa
công tác hạch toán giá thành đang là yêu cầu cấp thiết thiết hiện nay tại Công ty.

Chơng II

Trang - 7 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đề tài
i.Hệ thống thông tin quản lý
1.Hệ thống thông tin quản lý
Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tợng
đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Có thể mô tả thông tin
theo hình dới đây:
Phản ánh

Đối tượng

Chủ thể
Tri thức hóa

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý

Trang - 8 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, l u trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trờng. Dới đây là mô hình hệ
thống thông tin:

Nguồn

Đích

Thu thập

Xử lý và lưu giữ

Phân phát

Kho dữ liệu

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động
quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều
khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc.
Cùng một hệ thống thông tin có thể mô tả theo các mức khác nhau: mô hình

logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mỗi mô hình là kết quả của
một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình
vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là kết quả của
góc nhìn kĩ thuật. Ba mô hình này có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn
định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
Mô hình ổn
định nhất

Cái gì ? Để làm gì ?

Cái gì ?

Mô hình
hay đổi nhất

ở đâu ? Khi nào ?

Như thế nào ?

Mô hình logic
(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kÜ thuËt)

Trang - 9 -

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó
phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì ? và
Để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm và
thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu
vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,
con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh yếu
tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng.
Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời
điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi Cái gi ?
Ai ? ở đâu ? và Khi nào ?
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy
nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Chẳng
hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị ®ỵc dïng ®Ĩ thùc hiƯn
hƯ thèng, dung lỵng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chøc vËt lý cđa d÷
liƯu trong kho chøa, cÊu tróc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Nó trả lời
câu hỏi Nh thế nào ?
Hình vẽ dới đây minh häa mét hƯ thèng th«ng tin theo ba m« hình trên:
Lưu trữ dữ liệu
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong

Nguồn tin

Thông tin vào

Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong

Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong

Thông tin ra

Đích tin

Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong

2.Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Trang - 10 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Việc đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin thực chất là việc

nghiên cứu xác định lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tổ chức bởi vì phần chi
phí bằng tiền cho nó đợc xác định xác định dễ dàng.
Lợi ích của hệ thống thông tin
Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi phơng án
quyết định do thông tin đó tạo ra. Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện
bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những thuận lợi mà tổ chức
có đợc nhờ hệ thống thông tin.
Lợi ích tránh rủi ro là:

PR = (Ai. Pi . Ri)

Với Ai: thiệt hại do rủi ro thứ i gây ra
Pi: xác suất xảy ra các rủi ro thứ i
Ri: tỷ lƯ gi¶m bít rđi ro thø i nhê cã hƯ thống thông tin
Lợi ích tận dụng cơ hội: CR = ∑(Ci. Pi . Ri)
Víi Ci: Lỵi Ých khi tËn dơng cơ hội thứ i
Pi: Xác suất xảy ra cơ hội thø i
Ri: tû lƯ tËn dơng c¬ héi cđa hƯ thống
Lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin: PR + CR
Chi phÝ cho hƯ thèng th«ng tin
Chi phÝ cè định cho hệ thống thông tin bao gồm các khoản sau:
1) Chi phí phân tích và thiết kế
2) Chi phí xây dựng (thực hiện)
3) Chi phí máy móc tin học
4) Chi phí cài đặt
5) Chi trang bị phục vụ
6) Chi cố định khác

Cpttk
Cxd

Cmm
Ccđ
Ctbpv
Ccđk

Chi phí cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Cc® + Ctbpv + Cc®k
Chi phÝ biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống, bao gồm
những khoản chi thờng xuyên và đột xuất trong thời kì khai thác. Đây là chi phí
theo thời gian nên sẽ đợc tính theo các kì, chủ yếu là năm. Đó là các khoản:
1) Chi phí thù lao nhân lực
Ctl
2) Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩmCđv
3) Chi phí tiền điện, truyền thông
Cđtt

Trang - 11 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

4) Chi phí bảo trì, sửa chữa
5) Chi phí biến động khác

Cbtsc
Cbđk

Chi phí biến động của năm thứ i sẽ là:
CPBĐ(i) = Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i)

Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin
Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tơng đối của hệ thống thông tin đợc tính
giống nh các loại đầu t khác. Gọi n là số năm sử dụng hệ thống thông tin và
chuyển hết giá trị tiền tệ theo thời gian về tơng lai thì tổng chi phí sẽ là:
TCP = CPCĐ. (1 + lÃi suất)n + CPBĐ(i).(1 + l·i st)(n-i)
Vµ tỉng thu nhËp sÏ lµ:
TTN = ∑ TN(i).(1 + lÃi suất)(n-i)
Cần phải xây dựng hệ thống thông tin sao cho TTN > TCP
Phơng pháp phân tích điểm cân bằng chi phí
Phơng pháp này so sánh chi phí cđa viƯc dïng hƯ thèng cị víi viƯc dïng hƯ
thèng mới. Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng hệ
thống cũ.
Phơng pháp phân tích tiền d
Phơng pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ và lợi ích tích luỹ.
Hiệu của chúng gọi là tiền d trong kì.
Tiền d = (Thu – Chi). (HƯ sè)
NÕu tỉng tiỊn d íc lỵng đợc là dơng thì việc đầu t là thoả đáng. Phơng pháp
này còn cho phép lựa chọn phơng án tối u trong các phơng án đề xuất
Phơng pháp kinh nghiệm
Phơng pháp này dựa vào ý kiến của các chuyên gia hoặc những ngời có khả
năng
Phơng pháp so sánh
Phơng pháp này đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với một
hệ thống thông tin tơng tự hoặc một hệ thống trừu tợng đợc chọn làm mẫu.
3.Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển

Trang - 12 -

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một
hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ
việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực
tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của
hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật
lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt
một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên đặt ra của
việc phát triển một hệ thống thông tin mới là Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến
hành phát triển hệ thống thông tin ?
Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Sự thay đổi của công nghệ
Sự thay đổi sách lợc chính trị
Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý
Phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn. Dới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát
triển một hệ thống thông tin:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích
và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Các công đoạn của phát triển hệ thống
Có thể chia quá trình phát triển một hệ thống thông tin quản lý thành 7 giai

đoạn, cuối mỗi giai đoạn luôn phải ra quyết định vỊ viƯc tiÕp tơc hay chÊm døt sù
ph¸t triĨn hƯ thống. Quyết định này đợc trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà
phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển
hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi
khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót.
Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho
giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đà hoàn thành, đánh giá hệ thống và lập

Trang - 13 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

tài liệu về hệ thống. Dới đây là mô tả sơ lợc 7 giai đoạn của việc phát triển một hệ
thống thông tin.
Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lÃnh đạo của tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
2.Làm rõ yêu cầu
3.Đánh giá khả năng thực thi
4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định

những đòi hỏi và những ràng buộc áp dụng đối với hệ thống và xác định mục tiêu
mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi
tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm
những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây.
1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại
3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
4.Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
5.Đánh giá lại tính khả thi.
6.Thay đổi đề xuất của dự án
7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3. Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những
mục tiêu đà đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh, nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp,
các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ

Trang - 14 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

liệu sẽ đợc nhập vào. Mô hình logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và
chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu.
2.Thiết kế xử lý
3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào

4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
5.Hợp thức hóa mô hình logic.
Giai đoạn 4. Đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô
hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm
phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thôngs này. Đó là
việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phơng án
là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả
chi tiết. Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn đợc dựa trên
những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra
chúng là rất lớn.
Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mÃn tốt hơn các
mục tiêu đà định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi
ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phơng án và phải có những khuyến nghị cụ thể.
Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng và một buổi trình bày sẽ đợc
thực hiện. Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất
các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các
công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp:
1.Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
2.Xây dựng các phơng án của giải pháp
3.Đánh giá các phơng án của giải pháp
4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp
Giai đoạn 5. Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi có một phơng án giải pháp đợc lựa
chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trớc hết là tài liệu chứa
tất cả các đặc trng của hệ thống míi sÏ cÇn cho viƯc thùc hiƯn kÜ tht; tiÕp đó là
tài liệu dành cho ngời sử dụng mô tả phần thủ công và những giao diện với những
phần tin học hóa. Những công đoạn chính của giai đoạn thiết kÕ vËt lý ngoµi lµ:

Trang - 15 -

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A
1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

2.Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
3.Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hóa
4.Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6. Triển khai kĩ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng, các thao tác
cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công việc phải thực hiện trong giai
đoạn này là nh sau:
1.LËp kÕ ho¹ch thùc hiƯn kÜ tht
2.ThiÕt kÕ vËt lý trong
3.Lập trình
4.Thử nghiệm hệ thống
5.Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong ®ã viƯc chun tõ hƯ thèng cị sang hƯ thống mới
đợc thực hiện. Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần
phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
1.Lập kế hoạch cài đặt
2.Chuyển đổi
3.Khai thác và bảo trì
4. Đánh giá

Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống
thông tin và tài liệu về hệ thống.
Các kí pháp dùng trong phân tích và thiết kế
Đối với sơ đồ luồng thông tin:
Xử lý:

Thủ công

Giao tác người - máy

Trang
Tin häc hãa hoµn toµn - 16 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A
Kho lu trữ dữ liệu:

Dòng thông tin

Thủ công
Đối với sơ đồ luồng dữ liệu:
Tên người/bộ phận
phát/nhận tin

Tên dòng dữ liệu

Tên tiến
trình xử lý

Tin học hóa

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu

Kho dữ liệu

ii.Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm
1.Khái niệm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Chi phí sản xt lµ biĨu hiƯn b»ng tiỊn cđa toµn bé hao phí về lao động
sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đà chi ra để tiến hành các hoạt động
sản xuất kinh doanh trong một thời kì.
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho một khối lợng hoặc đơn vị sản phẩm
do doanh nghiệp đà sản xuất hoàn thµnh.

Trang - 17 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.Phân loại chi phí sản xuất

Phân loại theo mối quan hệ trong sản xuất sản phẩm:
Chi phí trực tiếp là những chi phí sản xuất quan hệ trực tiếp với việc sản
xuất ra một loại sản phẩm, một công việc nhất định, những chi phí này kế toán có
thể căn cứ vào số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tợng tính
giá thành
Chi phí gián tiếp là những chi phí sản xuất có liên quan đến việc sản xuất
nhiều loại sản phẩm, nhiều công việc, những chi phí này kế toán phải tiến hành
phân bổ cho các đối tợng tính giá thành có liên quan theo một tiêu chuẩn thích
hợp.
Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí:
Yếu tố nguyên liệu và vật liệu
Yếu tố nhiên liệu và động lực
Yếu tố tiền lơng và phụ cấp
Yếu tố kinh phí công đoàn, bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế
Yếu tố khấu hao tài sản cố định
Yếu tố dịch vụ mua ngoài
Yếu tố chi phí khác bằng tiền
Phân loại theo phạm vi phát sinh chi phí
Các chi phí phát sinh trong sản xuất sản phẩm, bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí sản xuất chung
Các chi phí phát sinh ngoài bộ phận sản xuất, bao gồm:
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý
3.Phân loại giá thành
Phân loại theo nguồn số liệu và thời điểm tính toán
Giá thành kế hoạch: là giá thành sản phẩm đợc tính trên cơ sở chi phí sản
xuất kế hoạch và sản lợng kế hoạch. Việc tính toán giá thành kế hoạch do bộ phận
kế hoạch của doanh nghiệp thực hiện và đợc tính trớc khi bắt đầu quá trình sản

Trang - 18 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành kế hoạch của sản phẩm là mục tiêu phấn đấu
của doanh nghiệp, là căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch giá thành và kế hoạch hạ giá thành của doanh nghiệp.
Giá thành định mức: là giá thành của sản phẩm đợc tính trên cơ sở các định
mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm. Việc tính giá thành định
mức cũng đợc thực hiện trớc khi tiến hành quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Giá thành định mức là công cụ quản lý định mức của doanh nghiệp, là thớc đo
chính xác để xác định kết quả sử dụng tài sản, vật t, lao động trong sản xuất, giúp
cho đánh giá đúng đắn các giải pháp kinh tế kĩ thuật mà doanh nghiệp đà thực
hiện trong quá trình hoạt động sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Giá thành thực tế: là giá thành sản phẩm đợc tính trên cơ sở số liệu chi phí
sản xuất thực tế đà phát sinh và tập hợp đợc trong kì và sản lợng thực tế sản phẩm
đà sản xuất ra trong kì. Giá thành thực tế chỉ có thể tính toán đợc sau khi kết thúc
quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành thực tế sản phẩm là chỉ tiêu kinh
tế tổng hợp, phản ánh kết quả phấn đấu của doanh nghiệp trong việc sử dụng các
giải pháp kinh tế kĩ thuật để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở để xác
định kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại theo phạm vi tính toán
Giá thành sản xuất: (còn gọi là giá thành công xởng) bao gồm các chi phí
sản xuất: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí
sản xuất chung tính cho những sản phẩm đà hoàn thành. Giá thành sản xuất của
sản phẩm đợc sử dụng cho việc ghi sổ các sản phẩm đà hoàn thành nhập kho hoặc

giao cho khách hàng. Giá thành sản xuất của sản phẩm cũng là căn cứ để tính giá
vốn hàng bán và lÃi gộp ở các doanh nghiệp sản xuất.
Giá thành toàn bộ: bao gồm giá thành sản xuất cộng thêm chi phí bán hàng
và chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp tÝnh cho s¶n phÈm đó. Giá thành toàn bộ của sản
phẩm chỉ đợc tính khi sản phẩm đà đợc tiêu thụ. Giá thành toàn bộ của sản phẩm
là căn cứ để xác định lÃi trớc thuế của doanh nghiệp.
4.Phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất
Các tài khoản sử dụng
Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này đợc sử
dụng để tập hợp tất cả các khoản chi phí về nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu đợc sử
dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm. Tài khoản này phải đợc mở chi tiết
theo từng đối tợng hạch toán chi phí hoặc đối tợng tính giá thành ( nếu đợc). Kết
cấu của tài khoản 621 nh sau:

Trang - 19 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Bên nợ: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh
Bên có: Giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết trả lại kho; kết chuyển
chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vao tài khoản tính giá thành.
Tài khoản 621 không có số d
Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này đợc sử dụng
để tập hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến bộ phận lao động trực tiếp sản
xuất sản phẩm (tiền lơng, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lơng). Tài khoản này mở chi tiết theo từng đối tợng hạch toán chi phí hoặc đối tợng
giá thành (nếu đợc).
Bên nợ: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh

Bên có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản tính giá
thành.
Tài khoản 622 không có số d
Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. Tài khoản này đợc sử dụng để
tập hợp tất cả các khoản chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở phân xởng, bộ phận
sản xuất kinh doanh và phân bổ các chi phí này vào các đối tợng hạch toán chi
hoặc đối tợng tính giá thành. Tài khoản này phải mở chi tiết theo từng phân xởng
hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh.
Bên nợ: Tập hợp chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh
Bên có: Các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung
Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá thành
Tài khoản 627 không có số d.
Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này đợc
sử dụng để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tài khoản 154
phải mở chi tiết cho từng đối tợng hạch toán chi phí sản xuất hoặc đối tợng tính
giá thành (nếu đợc)
Bên nợ: Tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh
Bên có: Các khoản làm giảm chi phí sản xuất
Giá thành sản phẩm hoàn thành
D nợ: Giá trị dở dang lúc đầu kì và cuối kì
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi xuất nguyên vật liệu để trực tiếp sản xuất,chế tạo sản phẩm, ghi:

Trang - 20 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A
Nợ TK 621

Có TK 152

Đối với vật liệu mua ngoài không nhập kho mà xuất ngay để trực tiếp sản
xuất sản phẩm, ghi:
Nợ TK 621
Nợ TK 1331: VAT đợc khấu trừ
TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán

Có

Nếu tự sản xuất và đa vào sử dụng ngay, ghi:
Nợ TK 621
Có TK 154
Đối với vật liệu dùng không hết trả lại kho, ghi:
Nợ TK 152
Có TK 621
Cuối kì, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản tính giá
thành, ghi:
Nợ TK 154
Có TK 621
Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phÝ nguyªn vËt liƯu trùc tiÕp
621

152
Xt kho sư dơng

152
VËt liƯu còn thừa trả lại kho

111,112,331

Mua về đưa vào dùng ngay
154
Kết chuyển vào TK tính giá thành
154
Sản xuất phụ
Tự sản xuất ®­a vµo sư dơng

Trang - 21 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A
Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Tính ra tiền lơng phải trả công nhân trực tiếp sản xuất, ghi:
Nợ TK 622
Có TK 334
Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế theo tỉ lệ quy
định phần tính vào chi phí sản xuất là 19% của tiền lơng, ghi:
Nợ TK 622
Có TK 338
Khi trích trớc lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, ghi:
Nợ TK 622
Có TK 335
Các khoản chi phí bằng tiền thanh toán cho lao động trực tiếp, ghi:
Nợ TK 622
Có TK 111,141
Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp:
622

334
Tiền lương chính

335

154
Trích trước lương nghỉ phép

Kết chuyển vào TK tính giá thành

338
Trích KPCĐ, BHXH, BHYT

111,141
Thanh toán trực tiếp b»ng tiÒn

Trang - 22 -


Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tập hợp chi phí sản xuất chung
Chi phí về tiền lơng của nhân viên phân xởng, ghi:
Nợ TK 627
Có TK 334
Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế tơng ứng, ghi:
Nợ TK 627

Có TK 338
Chi phí về vật liệu sử dụng cho phân xởng, ghi:
Nợ TK 627
Cã TK 152
Chi phÝ vỊ c«ng cơ dơng cơ, ghi:
Nợ TK 627
Có TK 153
Chi phí về khấu hao tài sản cố định:
Nợ TK 627
Có TK 214
Các chi phí khác:
Nợ TK 627
Có TK 331,111,112,141,
Cuối kì, phân bổ chi phí sản xuất chung và kết chuyển vào tài khoản tính
giá thành, ghi:
Nợ TK 154
Có TK 627
Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phÝ s¶n xuÊt chung:

Trang - 23 -


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A
627

334,338
Chi về nhân viên phân xưởng

152,153

154
Chi phí về công cụ, dụng cụ

Kết chuyển vào TK tính giá thành

214
Khấu hao TSCĐ

331,111...
Các chi phí khác

Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành
Vào cuối mỗi kì, kế toán phải tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi
phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh để kết chuyển
về tài khoản tính giá thành.
Nợ TK 154
Có TK 621, 622, 627
Đối với các khoản làm giảm chi phí sản xuất, ghi:
Nợ TK 152, 111,
Có TK 154
Khi xác định đợc giá thành sản phẩm hoàn thành, ghi:
Nợ TK 155: nếu nhập kho thành phẩm
Nợ TK 157: nếu gửi bán
Nợ TK 632: nếu bán luôn
Có TK 154: Giá thành sản phẩm hoàn thành
Sơ đồ tổng hợp về hạch toán giá thành:

Trang - 24 -

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Mạnh Tuân - Tin 39A
154

621
Kết chuyển

152,111...
Các khoản giảm chi phí

155

622
Nhập kho thành phẩm

Kết chuyển

157

627
Gửi bán

Kết chuyển

632
Bán thẳng

5.Các phơng pháp tính giá thành sản phẩm
Phơng pháp trực tiếp
Đây là phơng pháp hạch toán giá thành theo sản phẩm áp dụng cho những
doanh nghiệp có quy trình sản xuất giản đơn nh các doanh nghiệp khai thác và sản
xuất động lực Đặc điểm của các doanh nghiệp có quy trình sản xuất giản đơn là
chỉ sản xuất một hoặc một số ít mặt hàng với số lợng lớn, chu kì sản xuất ngắn, có
thể hoặc không có sản phẩm dở dang.
Công thức tính giá thành:
Tổng giá
thành sản
phẩm hoàn
thành
trong kì

Chi phí
sản xuất
dở dang
đầu kì

=

Giá thành
đơn vị
sản phẩm

=

+

Chi phí

sản xuất
phát
sinh
trong kì

-

Các
khoản
làm
giảm chi
phí

-

Chi phí
sản xuất
dở dang
cuối kì

Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành trong kì
Số lượng sản phẩm hoàn thành trong kì

Phơng pháp loại trừ giá trị sản phẩm phô

Trang - 25 -