Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụ pot

Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụ
Gần đây, trong khóa giảng dạy lớp thạc sỹ về phương thức
lãnh đạo tại trường Wharton, thày trò tôi đã phải đánh vật
với câu hỏi làm thế nào để tìm ra phương thức giao tiếp hữu
hiệu và phù hợp với từng đối tượng mình vẫn giao tiếp hàng
ngày.
Chúng tôi đã liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày này
đó là gặp mặt (bao gồm hình thức dùng và không dùng lời nói),
điện thoại, thư điện tử, thư tay, tin nhắn ký tự và video, blog, diễn
đàn trực tuyến, thậm chí cả chia sẻ âm nhạc và trò chơi trực
tuyến
Mười năm trước, một vài trong số những phương thức kể trên
thậm chí còn chưa ra đời. Thực tế này nói lên một điều: xét về
nguyên tắc xã hội và tâm lý, với một số phương thức, chúng ta
mới chỉ ở bước học cách sử dụng và chính vì thế, chúng ta càng
cần tận dụng được nguồn sức mạnh vô tận tới kinh ngạc từ
những công cụ đang có trong tay.
Công nghệ kỹ thuật số đem lại sự tiện dụng cho cuộc sống của
chúng ta nhưng đồng thời cũng khiến chúng ta đau đầu. Nhờ
những công cụ này, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng liên
lạc với người mà mình đang cần giao tiếp một cách hiệu quả hơn
bao giờ hết. Tuy nhiên, thay vì khai thác được mọi lợi ích từ
chúng, hầu hết mọi người còn cảm thấy mình bị ngập trong hàng
núi thông tin cần truyền tải trong suốt 24 tiếng/7 ngày. Hãy thử
nghĩ bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu một ngày, ai đó yêu cầu
bạn phải từ bỏ mọi thiết bị kỹ thuật số quen thuộc? Nhẹ nhõm ư
hay bạn sẽ hốt hoảng? Qua thời gian, chúng ta đã quá lệ thuộc
vào các công cụ giao tiếp hiện đại nhưng lại chưa khi nào dành
thời gian để tìm ra cách tận dụng tối đa những lợi ích do công
nghệ đem lại để phục vụ đời sống và đồng thời giảm bớt tác động
tiêu cực của chúng đến cuộc sống của mình.

Một số người phàn nàn rằng việc lạm dụng các công nghệ hiện
đại đã khiến các giao tiếp xã hội và ý thức cộng đồng giảm dần.
Trong khi, những người hoạt động trong các ngành nghề đòi hỏi
sự phản hồi, ứng phó liên tục lại hoan hỉ bởi nhờ những công
nghệ này, họ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc trong suốt
24 giờ/7 ngày. Dù người ta hứa hẹn công nghệ mới sẽ đem lại tự
do, sự lựa chọn phong phú và sự kiểm soát cao thì thực tế vẫn
chứng minh con người dường như lại đang bị quá tải với những
phương tiện đó.
Trên quan điểm nhà quản lý, họ băn khoăn liệu nhân viên có thực
sự làm việc theo đúng nghĩa không khi họ có sẵn quá nhiều
phương tiện liên lạc với bên ngoài đến vậy. Thứ hai, họ lo ngại
tình thần làm việc nhóm sẽ bị mai một dần khi các thành viên
hiếm khi gặp mặt nhau. Cuối cùng, đến chừng nào kết quả công
việc vẫn được đánh giá theo phương pháp xưa cũ (dựa trên thời
gian ngồi tại văn phòng) thay vì kết quả công việc thực tế (cho dù
nhân viên làm việc ở đâu và khi nào) thì những công nghệ kỹ
thuật số chỉ góp phần làm giảm sút năng suất công việc.
Tuy nhiên, mọi việc sẽ thế nào nếu bạn sử dụng các phương
thức giao tiếp này để gây dựng lòng tin và đạt đến sự linh hoạt
trong công việc? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đạt được điều này mà
không bị những công nghệ kia biến mình thành nô lệ và không bị
những Blackberry, ịPhone, laptop vây hãm mãi không thôi? Bạn
sẽ thấy cuộc sống trọn vẹn hơn và có thể ghép nối mọi mảnh
ghép trong cuộc sống muôn màu của mình.
Bạn có thể học cách sử dụng các phương thức giao tiếp hiện đại
để cân đối khung thời gian và địa điểm dành cho mọi đối tượng
bao gồm chính mình. Hãy ghi nhớ việc sử dụng các công cụ giao
tiếp có khôn khéo hay không không thể được giải quyết bằng

bằng việc tạo ra các phương thức hiện đại hơn nữa mà nằm ở
cách thức phân bổ thật hợp lý tỷ lệ sử dụng từng phương tiện
trong cuộc sống, phù hợp với từng đối tượng. Ví dụ, với những
người cần sự tin tưởng, bạn nên đặt việc gặp mặt trực tiếp lên
hàng đầu và giảm bớt các giao tiếp qua công nghệ. Cách thức
phân bổ từng phương tiện ra sao hoàn toàn phụ thuộc vào nhu
cầu và lợi ích tối đa mà chúng có thể đem lại cho bạn và đối
tượng giao tiếp.
Nghiên cứu về các phương thức giao tiếp sẽ gợi ý cho bạn về
cách thức tận dụng tối đa mọi lợi ích ở mỗi hình thức (ví dụ: gặp
mặt trực tiếp là cần thiết khi các bên cần tạo dựng sự tin tưởng ở
nhau) và giảm bớt những hạn chế từ chúng (ví dụ: khi giao tiếp
qua thư điện tử, bạn không thể nắm bắt được sắc thái tình cảm
của người khác như khi gọi điện hay gặp mặt). Việc phân bổ lại
cách sử dụng này đồng nghĩa với việc bạn sẽ dành nhiều thời
gian hơn cho người này (ví dụ: gia đình hay khách hàng) và giảm
bớt thời gian cho người khác (với sếp hay với nhân viên) để từ
đó, bạn sẽ tận dụng được sự linh hoạt của từng hình thức và biến
chúng thành phương tiện kết nối thường xuyên với mọi người.
Dưới đây là một trong những gợi ý giúp bạn tìm ra cách sử dụng
các hình thức giao tiếp khác nhau một cách hữu ích nhất. Trước
hết, hãy nghĩ về phương thức bạn thường dùng để giao tiếp với 5
người quan trong nhất trong các mối quan hệ xã hội của bạn tại
công sở, ở nhà và ngoài xã hội. Với mỗi đối tượng này, hãy ước
tính tỷ lệ của những lần bạn giao tiếp với họ qua mỗi hình thức
sau đây: gặp mặt, dịch chuyển đồng bộ (dịch chuyển địa điểm,
không dịch chuyển thời gian: như dùng điện thoại, tin nhắn trực
tuyến và hội đàm vô tuyến) và dịch chuyển không đồng bộ (dịch
chuyển cả không gian và thời gian: như dùng thư tiếng và thư
điện tử).

Ví dụ, với đối tượng cụ thể là sếp của bạn, bạn dành tới 50% quỹ
thời gian để gặp mặt trực tiếp, 20% nói chuyện qua điện thoại và
30% qua email và thư âm thanh. Sau khi phân tích, hãy tìm ra
khuôn mẫu. Hãy cân nhắc xem việc sử dụng các phương thức
giao tiếp khác nhau sẽ ảnh hưởng đến khả năng bạn đạt được
mục tiêu của mình ra sao trong mỗi thời điểm khác nhau và kết
hợp chúng tốt hơn trong tương lai bằng việc tìm ra lời giải đáp
cho những câu hỏi dưới đây:
- Bạn có những cơ hội nào để sử dụng kết hợp nhiều phương
thức giao tiếp hiệu quả hơn?
- Với đối tượng nào bạn cần dành nhiều hơn hay giảm bớt thời
gian gặp mặt trực tiếp?
- Với đối tượng nào thì bạn nên dùng phương thức giao tiếp ảo
sẽ tốt hơn?
Qua phân tích này, bạn sẽ ý thức rõ ràng hơn về ưu tiên trong
việc sử dụng các phương thức khác nhau (của bạn và người
khác) và sẽ biết cách làm thể nào để đạt được mục đích giao tiếp
khi sử dụng một phương thức nhất định. Hãy luôn tìm kiếm cơ
hôi giải thích với những đối tượng giao tiếp tại sao bạn lại ưu tiên
sử dụng một phương thức nhất định thay vì một phương thức
khác trong những trường hợp cụ thể.
Ví dụ, nếu bạn thích sử dụng email và có thể thuyết phục bạn bè,
gia đình, đồng nghiệp hiểu được sự lựa chọn của mình thì chắc
chắn, quá trình giao tiếp của bạn qua phương thức đã chọn sẽ
trở nên hiệu quả hơn. Việc quyết định lựa chọn một công nghệ
nào đó cần dựa trên sự tương đồng và thông cảm của các bên về
lý do, cách thức và thời điểm dự định bất kỳ quá trình giao tiếp
nào.
Khi thuyết phục người khác hiểu mình, bạn cũng cần cân nhắc
đến sở thích của họ về việc lựa chọn phương thức giao tiếp để

hai bên có thể cùng nhau tìm ra cơ hội nói về thời gian, địa điểm
và cách thức mọi người sử dụng các phương thức liên lạc khác
nhau và luôn duy trì liên lạc ngay cả lúc bạn vắng mặt. Ví dụ, bạn
có thể đề xuất mọi người cùng ngưng sử dụng các công cụ kỹ
thuật số trong một khoảng thời gian nhất định - kể cả chỉ trong
một hay hai giờ - để dồn trọn vẹn tâm sức cho một vấn đề khác.
Với nhiều sự lựa chọn, bạn có vô số cơ hội để thử nghiệm dù là
chỉ trong 1 tuần để tìm ra cách sử dụng một phương tiện nhất
định. Hãy thử dùng một phương tiện hoàn toàn khác, đặt ra mục
tiêu kiên quyết phải sử dụng nó hiệu quả hơn trong cuộc sống và
chờ đợi kết quả.