Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty kinh doanh & chế biến lương thực Việt Tiến

Chơng i
Cơ sở lý luận cơ bản về hạch toán
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất .
I. ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán Nguyên vật liệu.
1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể
hiện dới dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi
trong doanh nghiệp Dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh
nghiệp may mặc Vì vậy , vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm
Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo
ra,nên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất
và giá trị thành phẩm ở các doanh nghiệp. Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động
nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất
của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm , chỉ tiêu doanh
thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận.
Doanh nghiêp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn
tại đợc. Vì vậy, đảm bảo cung ứng vật t, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác
nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Hơn nữa để đảm bảo cho cung ứng nguyên vật
liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện để nâng cao chất lợng sản phẩm góp phần sử
dụng tiết kiệm nguyên vật liệu , tăng năng xuất lao động.
Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảo
quản, sử dụng và lu trữ.
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động. Các doanh
nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá
trình sản xuất chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp . ở
khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng
loại, giá mua và chi phí thu theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .

Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo,
thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất
1
mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật
liệu.
Vật liệu đợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoán
chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm ,
tăng thu nhạp tích luỹ cho doanh nghiệp . Do vậy, trong khâu này cần tổ chức
tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vật liệu trong
quá trình sản xuất kinh doanh .
Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc
định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu đảm bảo cho quá trình
sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung
ứng thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạn ứ đọng vốn do dự trữ quá
nhiều.
2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tờng hiện nay, công tác quản lý
nguyên vật liệu ngày càng đợc coi trọng và phát huy tác dụng.
Nguyên vật liệu các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu đợc quản lý ở các
khâu: khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ.
ở khâu thu mua: quản lý về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, phơng
thức thanh toán
ở khâu bảo quản: cần có hệ thống kho tàng bến bãi tốt, bảo quản theo
đúng chế độ quy định, sắp xếp vật t theo đúng thứ tự quy đinh, hợp lý.
ở khâu sử dụng: phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức, dự toán
chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành.
ở khâu dự trữ: phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại
nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh.
3. Phân loại vật liệu:
Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ

có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh . Trong
điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới
tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu .
Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc
trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng
của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trng này,
nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây:
2
.Nguyên liệu và vật liệu chính:
Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao
gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất,
chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh ngiệp dệt
cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.
.Vật liệu phụ
Là nhũng loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu
thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm
thay đổi màu sắc, mùi vị,hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện và
nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, tạo diều kiện cho quá trình chế tạo
sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu, kỹ thuật, phục
vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm,
thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau..)
- Nhiên liệu:
Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng nó đợc tách ra thành một loại
riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong nền
kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn
khác với vật liệu phụ thông thờng. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt l-
ợng trong qúa trình sản xuất, kinh danh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản
phẩm có thể diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và
thể khí.

. Phụ tùng thay thế
Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết
bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.
.Vật liệu và thiết bị xây dng cơ bản:
Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công
cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ
bản.
. Phế liệu:
Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt)
. Vật liệu khác:
Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật
đóng gói, các loại vật t đặc chủng.
3
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh
tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận
tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị
đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng
của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên
Sổ danh điểm vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy
cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu .
4. Tính giá vật liệu:
Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của
chúng. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh
chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới à độ lứn của dự trữ
vật liệu ngày cuối kỳ. Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu
của tổ chức hạch toá, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về
vật liệu tiêu dùng và dự trữ.
Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế ( giá gốc). Tuỳ theo

doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong
giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp
) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).
a. Giá thực tế nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xác
định theo từng nguồn thu nhập:
. Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán hàng ( nếu là vật
liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực
tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ của liên ngân hàng do
ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập
khẩu và các khoản phụ thu, nếu có) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp,
phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi,
phí gia công trớc khi nhập kho ( nếu có0, phí chon lọc, tái chế, trừ đi các
khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.
. Đối với vật liệu gia công xong nhập kho:
Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gí công chế biến.
Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
4
Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho
đem gia công cộng với chi phí gia công nh chi phí vận chuyển, phí bốc xếp,
phí bảo hiểm và tiền trả cho ngời gia công.
. Đối với vật liêụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:
Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến
Liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận ( nếu có)
. Đối với vật liệu nhận tặng, thởng, viện trợ:
Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên
liêụ nhập kho trên cơ sở giá thị trờng quan(nếu có)
. Đối với phế liệu thu hồi:
Giá thực tế là giá ớc tính, giá thực tế có thể sử dụng đợc hay giá bán thu hồi.

Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo
quản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ
Tài Chính. Trờng hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của ngời
trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì ngời mua hàng phải lập bảng kê mua
hàng ghi rõ họ tên địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ
ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi.
b. Giá thực tế xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cả cán bộ kế toán, có
thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong
hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
. Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn
cứ vào lợng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực
tế xuất trong kỳ.
Giá thực tế xuất kho =Lợng vật liệu xuất kho x Giá bình quân đơn vị vật liệu
Phơng pháp này giảm nhẹ hạch toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật
liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ.
Tuy nhiên, chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kì hạch toán, dồn công
việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác,
5
Giá bình quân
đơn vị vật liệu
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Giá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
=
đồng thời phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm
vật liệu.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật

liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
. Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình
quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật
liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu
xuất kho.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhập
bình quân sau = -----------------------------------------------------------------
mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập
Theo phơng pháp này việc tính gía chính xác, phản ánh kịp thời sự biến
động của giá cả. Việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ.
Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Phơng pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với những
doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực hiện
kế toán bằng máy vi tính.
. Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên thực
tế và lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên
và lợng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất
kho theo từng danh điểm.
Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán, đơn
giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
Nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến
động giá cả vật liệu, trờng hợp giá cả thi trờng vật liệu có sự biến động lớn
thì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác
và có trờng hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm).
. Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO):
Theo phơng pháp này vật liệu đợc tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vật
liệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc
lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trớc

mới đến thứ nhập sau theo giá trị tơng ứng của từng lần nhập.
6
Việc tính giá theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đơn giản, dễ làm, cho
phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời.
Tuy nhiê, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạch
toán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
. Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO):
Phơng pháp này tính gía vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập
kho sau thì xuất trớc, xuất hết thứ nhập sau rồi mới đến thứ nhập trớc.
Về cơ bản, u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này cũng
giống nh phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
- Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì tính theo giá thực tế
nhập kho đích danh của lô đó.
Nh vậy, công tác tính giá vật liệu đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc
tính giá vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của
từng lô vật liệu.
Phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
Phong pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo
quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.
. Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ:
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất.
Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậ liệu với
mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không
có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho.Trong điều kiện đó,doanh
nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ , sau dó mới xác dịnh
dợc giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật Giá thực tế vật
Liệu xuất kho liệu nhập kho liệu tốn đầu khỳ liệu tốn cuối kì
Phơng pháp giá hạch toán :
Đối với các doanh nghiêp có nhiều loai vật liệu, giá cả thờng xuyên biến
động , nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thớng xuyên thì việc hạch toán
7
Giá thực tế vật
liệu tồn kho
cuối kỳ
Số lượng tồn kho
cuối kỳ
Đơn giá vật liệu
nhập kho lần cuối
=
x
theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức vaf nhiều khi khoong
thực hiện dợc . Do đó , việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá ổn định , doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời
gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá
thực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu ở
một thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch
toán . Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng trong công tác kế toán
nhập, xuất vật liệu hàng ngàynhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán
của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc chuyển dựa trên cơ sở hệ số
giữa giá thuực tế và giá hạch toán.
Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ
Hệ số giá vật liệu=______________________________________________
Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ
Gtt vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu * Gtt vật liệu xuất kho.
Phơng pháp này kết hợp dợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng

hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toían tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn
nhiều vào cuối kỳ hạch toán , phải xây dựng dợc giá hạch toán khoa học.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm
vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
5. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong
các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên
tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh
nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp
kế toán hàng tồn kho áp dụng cho các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong
quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, scung cấp số liệu kịp thời để tập hợp
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua
thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
II. Hạch toán chi tiết vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh về cả giá trị, số lợng , chất l-
ợng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ
8
trách vật chất. Trong thực tế hiện nay, có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật
liệu sau:
1.Phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và
tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt khối lợng và ở
phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiêt vật liệu ghi chép về mă số lợng và
giá trị.
Thẻ kho do kế hạch toán lập theo mẫu quy dịnh thống nhất ( mẫu 06-V)

Cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào
sổ đang ký thẻ kho.
Tại kho:
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập và thực xuất
vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính
ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải
ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi
một lần.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu
thực tế còn lại ở kho để dảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng
ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập,
xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán:
Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng
với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi
chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu còn có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác là theo
dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khi nhận
đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu
phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có
liên quan (nh các hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển) ghi
đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các
chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các
nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan
giống nh trình tự ghi thẻ thủ kho.
9
Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho.
Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp

số liệu kế toán chi tiết từ các số kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
kho vật liệu cả về giá trị số lợng theo từng nhóm loại vật liệu .
Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ
song song theo sơ đồ sau :


Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo
cho sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho
quản trị hàng tồn kho.
Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đôí chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối
tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật
liệu. Khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và
trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán cha cao.
2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến
một bớc phơng pháp thẻ song song.
. Tại kho:
10
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kế toán chi
tiết vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp về vật
liệu (bảng kê tính giá)

Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật liệuThẻ kho
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở
thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng
pháp thẻ song song.
. Tại phòng kế toán:
Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán
thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối
chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi
một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong
tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một
dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập,
bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới.
Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân
chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền cuả từng loại vật liệu
trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.
Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu
luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Phơng pháp naỳ đơn giản, dễ làm, -khối lợng ghi chép giảm bớt so với ph-
ơng pháp ghi thẻ song song.
11
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê nhập
vật liệu
Kế toán tổng
hợp vật liệu
Bảng kê xuất VL
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Tuy nhiên phơng pháp này còn có một số nhợc điểm sau:
.Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.
.Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến
hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
.Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ
nhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm
lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.
.Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì
các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo
nhanh hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này,
vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp
vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
3.Phơng pháp sổ sổ d:
Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc
hạch toán nghiệp vụ của thủ kho vơí việc ghi chép của phòng kế toán và trên
cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch
toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ đợc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng
kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế
toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phơng

pháp này, công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:
. Tại kho:
Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các ph-
ơng pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 lần ngày ( theo quy định của
doanh nghiệp ). Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng
từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ ) theo từng
nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao
nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập
riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong đợc
đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Ngoài công việc hàng ngày nh trên, thủ kho còn phải ghi chép số lu kho
cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng vào sổ số d.
Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗt tháng, sổ số
d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ các
12
thẻ kho. Trên sổ số d, vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có
dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại.
.Tại phòng kế toán:
Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc
ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất
kho. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ
( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận
chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu ( nhập
riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này đợc
mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận
chứng từ nhập, xuất vật liệu.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để
tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số d này đợc dùng để đối chiếu
với số d trên sổ số d ( trên sổ số d tính bằng cách lấy số lợng tồn kho giá
hạch toán ).

Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợc khái
quát qua sơ đồ sau:
13
Ghi trong tháng
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán NVL theo phơng pháp sổ số d
Phơng pháp này tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,
giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.
Kế toán thực hiện kiểm tra đơc thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho
trên thẻ kho va kiểm tra thờng xuyên việc baỏ quản hàng trong kho của thủ
kho.
Nhng do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và
tình hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số
liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra,phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho
và phòng kế toán còn gặp khó khăn.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ
nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và voái điều kiện
doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng
danh điểm vật liệu, và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng.
III. Kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép,
phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho
các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ tổng hợp trên cơ sở chứng từ
14
Phiếu nhập
kho
Phiếu giao nhận
chứng từ
Thẻ

kho
Sổ số
d
Bảng luỹ kế nhập
xuất tồn kho NVL
Sổ kế
toán
tổng
hợp về
vật
liệu
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Phiếu xuất
kho
nhập xuất. Phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc áp dụng phần lớn trong các
doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp Thơng mại có những mặt hàng có giá
trị lớn nh: máy móc, thiết bị,
+ Định kỳ cần kiểm kê hàng tồn kho và kết quả kiểm kê tồn khod dể điều
chỉnh chênh lệch giữa số tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán.
+ Lần kiểm kê bắt buộc và điều chỉnh số liệu tại thời điểm kết thúc niên
độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính năm.
* Ưu điểm: xác định đợc số tồn kho vào bất cứ thời điểm nào trên các tài
khoản tồn kho, các nghiệp vụ kinh tế gắn liền với chứng từ gốc.
* Nhợc điểm: ghi chép nhiều, tốn nhiều thời gian, trị giá xuất kho có thể
không chính xác và số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán sẽ phát sinh
chênh lệch nếu không kiểm kê và điều chỉnh cuối kỳ.
* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.
1. Tài khoản kế toán sử dụng.
- Tài khoản 152 nguyên liệu, vật liệu, tài khoản dùng để ghi chép số liệu

và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Tài khoản 152 có thể đợc mở thành các tài khoản cấp hai để kế toán chi
tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung
kinh tế và yêu cầu kế toán của doanh nghiệp.
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Vật liệu phụ
+ TK1523: Nhiên liệu
+ TK 1524: Phụ tùng thay thế
+ TK 1525: thiết bị xây dựng cơ bản
+ TK 1528: vật liệu khác
- TK 151 hàng mua đang đi đờng phản ánh giá trị các loại vật t hàng hoá
mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với ngời bán, ngời nhận thầu
nhng nguyên vật liệu cha về nhập kho và tình hình đang đi đờng đã về nhập
kho.
- TK 331 Phải trả ngời bán đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán
giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu và các khoản vật t, hàng hoá,
dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký.
TK này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng cụ thể: từng ngời bán, ngời
nhận thầu.
- TK 133 thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ dùng để phản ánh số thuế giá
trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.
15
TK 133 cã hai tµi kho¶n cÊp hai:
- TK 1331: ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ cña hµng ho¸ dÞch vô.
- TK 1332: ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ cña TSC§.
16
2. Sơ đồ kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
17
TK 111, 112, 331, 151 TK 152 TK 621, 627, 641, 642, 241

TK 111, 112, 331
TK 3333
TK 311
TK 154
TK 411
TK 222
TK 3381
TK 331
TK 154
TK 128, 222
TK 338
TK 138, 338, 334, 642
NVL mua ngoài (cơ sở KD nộp thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp)
TK 133
Chi phí vận chuyển
NVL nhập kho
Xuất kho NVL dùng cho
SXKD và XDCB
Chiết khấu mua hàng
được hưởng giảm giá
hàng mua
TK 133
Mua NVL (*)
Vay ngắn hạn mua NVL
(Giá có thuế GTGT)
Trả lại NVL cho người bán
TK 133 Xuất NVL thuê ngoài gia
công
NVL góp vốn liên doanh

NVL thuê ngoài gia công, tự chế,
phế liệu thu hồi
nhập kho
TK 4112
Nhận vốn góp liên doanh
Vốn cổ phần bằng NVL
Nhận lại vốn góp liên doạnh
bằng NVL
NVL thừa phát hiện
Trong kiểm kê
NVL thiếu phát hiện
Trong kiểm kê
Xuất NVL trả nợ vay
đơn vị khác
Giá đánh giá
nhỏ hơn giá
ghi sổ
Giá đánh giá
lớn hơn giá
ghi sổ
3. Hệ thống sổ kế toán
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn bán hàng
-Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá
- Biên bản đánh giá lại vật t, hàng hoá
- Các chứng từ phản ánh chi phí bốc dỡ hàng hoá
IV. Đặc điểm kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo
phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho không theo dõi thờng xuyên,
liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theo

dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Căn cứ vào số liệu kiểm
kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên TK, kế
toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị
thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối
kỳ để tính. Chính vì vậy trên TK tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu
xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tợng các nhu cầu khác nhau: sản xuất
hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm. Hơn nữa trên TK kế toán tổng hợp
cũng không thể biết đợc số mất mát, h hỏng, tham ô (nếu có).
Phơng pháp này có quan điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc
hạch toán nhng độ chính xác của phơng pháp này không cao, chỉ thích hợp với
các đơn vị doanh nghiệp những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị
thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
Chơng ii
18
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
kinh doanh và chế biến lơng thực việt tiến
I. đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty kinh doanh và
chế biến lơng thực việt tiến.
1. Quá trình thành lập và phát triển.
Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực ViệtTiến đợc thành lập ngày
23/6/1992 theo điều lệ công ty TNHH đợc thông qua với số vốn xác định là
600.000.000 đồng bởi hai anh em ruột là Ông Nguyễn Ngọc Tiến và Ông
Nguyễn Hữu Lộc, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất kinh
doanh mì ăn liền cung ứng cho thị trờng miền Bắc, nguồn vốn huy động trong
gia đình đạt 1,6 tỷ đồng.
Thiết bị sản xuất đợc thiết kế và sáng tạo trong nớc thông qua quan hệ
gia đình tại Thành Phố HCM theo mẫu thiết kế của Nhật Bản. Công ty là
doanh nghiệp đầu tiên ở miền bắc sản xuất mỳ ăn liền trên dây chuyền công
nghiệp. Tỷ lệ góp vốn trên danh nghĩa là 60/40, Ông Nguyễn Ngọc tiến là
Giám đốc, Ông Nguyễn Hữu Lộc là Phó giám đốc phụ trách vật t bán hàng.

Công ty có trụ sở chính và cơ sở sản xuất đặt tại thôn Kiên Thành - xã
Trâu Quỳ - Huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội.
- Cơ cấu lao động của Công Ty
Công Ty Kinh doanh & Chế biến lơng thực Việt Tiến gồm 150 cán bộ
công nhân viên, trong đó 105 nhân viên ký hợp đồng lao động dài hạn, 45
nhân viên ký hợp đồng lao động thời vụ với Công Ty. Trong 150 cán bộ nhân
viên đó có30 cán bộ có trình độ đại học,40 nhân viên có trình độ trung cấp 80
nhân viên có trình độ lớp 12.
*. Chức năng và nhiệm vụ của công ty kinh doanh và chế biến lơng
thực Việt Tiến.
Công Ty KD & CBLT Việt Tiến. Chuyên sản xuất kinh doanh lơng
thực, thực phẩm: Mỳ ăn liền,phở ăn liền, bột canh, vì thế CôngTy phải xây
dựng đợc kế hoạch sản xuất kinh doanh củamình và đề ra phơng hớng để thực
hiện kế hoạch đó.
Đảm bảo, bảo toàn và tăng trởng vốn trong suốt quả trình hoạt động sản
xuất qua hình thức tín dụng ngắn hạn sao cho có hiệu quả và phù hợp với quy
định của pháp luật.
19
Thực hiện nghĩa vụ đốivới Nhà Nớc qua hình thức nộpthuế: Thuế
GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại phí và lệ phí.
Thờng xuyên đổi mới, nâng cấp tài sản cố định, nhằm ngày càng hoàn
thiện về kỹ thuật, năng cao chất lợng của sản phẩm để đáp ứng ngaỳ càng tốt
nhu cầu của thị trờng.
*. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty kinh doanh &
Chế biến lơng thực Việt Tiến.
Công ty Kinh doanh & Chế biến lơng thực ViệtTiến là Công Ty TNHH
nên vốn hoạt động ban đầu là do các cổ đông đóng góp.
Trong quá trình hoạt động có nhu cầu về vốn thì Công Ty có thể bổ
sung bằng hình thức vay ngân hàng và sử dụng nguồn vốn có đợc từ việc mua
hàng trả chậm do các nhà cung ứng nguyên vật liệu trong thời hạn cho phép.

Năm tài chính của Công Ty đợc xác định từ 01/01đến 31/12 hàng năm.
Lợi nhuận đợc chia ra làm hai lần trong năm theo nguyên tắc 40% bổ sung
vốn kinh doanh;10% lập quỹ dự trữ, số sự trữ cònlại chia cho các cổ đông theo
tỉ lệ góp vốn.
2. Đăc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh
Công ty KD & CBLT Việt Tiến tổ chức bộ máy quả lý theo hình thức
tập trung do Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành các công việc trong Công
ty. Mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh cũng nh kế hoạch tài chính đều
do Giám đốc quyết định thông qua Phòng kế toán hành chính duy trì sự phát
triển quan hệ với các đại lý kiểm tra và giám sát các hoạt động của toàn Công
ty. Phân tích phơng hớng và chiến lợc phát triển cho Công ty.
Để điều hành Công ty một cách linh hoạt, thống nhất là một vấn đề
phức tạp đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. không phải bất cứ
Công ty nào cũng có cơ cấu hợp lý và gọn nhẹ ngay từ đầu mà phải qua thời
gian hoạt động mỗi Công ty sẽ tự tìm cho mình một cơ cấu phù hợp nhất.
20
Bộ máy quản lý của Công ty đợc xếp nh sau :
GIáM ĐốC
PHó GIáM Đốc
kinh doanh
Phó giám dốc
Phòng kế toán
Phòng kinh
doanh
Phòng kỹ
thuật
Bán hàng Tiếp thị
ptsp mới
Xởng sản

xuất
Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty KD và CBLT Việt Tiến
Giám đốc : Là ngời có thẩm quyền cao nhất có trách nhiệm quản lý
điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách
nhiệm trớc
các cơ quan Nhà Nớc về các hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc sản xuất :Giúp việc cho giám đốc và phụ trách các công
việc và bồi dỡng nâng cao trình độ công nhân.
Phó giám đốc Công ty : Giúp việc cho giám đốc và phụ trách công tác
kinh doanh nh: xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về đầu t xây
dựng cơ bản và tiêu thụ của Công ty.
21
Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tham vấn cho giám đốc về các chính
sách, chế đô tài chính, quản lý chi thu tài chính theo các quy định tài chính kế
toán hiện hành.... Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của Công
ty. Tổ chức giám sát phân tích các hoạt động kinh tế từ đó giúp giám đốc nắm
bắt tình hình cụ thể của Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.... Trực tiếp các phòng ban chức năng khác quản lý
giám sát mọi quá trình liên quan đến sản xuất tiêu thụ sản phẩm.
Phòng kinh doanh : Xây dựng kế hoạch, tham mu cho giám đốc về các
biện pháp tiêu thụ sản phẩm.
Phòng kỹ thuật: Có chức năng theo dõi toàn bộ quy trình công nghệ
sản xuất, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới, kiểm tra chất lợng đánh giá
thành phẩm nhập kho.
Xởng sản xuất : Có nhiệm vụ sản xuất gia công và bảo quản sản phẩm
xuất nhập hàng hoá.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Xuất phát từ đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty, căn cứ vào trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế
toán của Công ty, căn cứ vào khối lợng công việc, tính chất công việc kế tóan,

Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến đã xây dựng bộ máy kế
toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Theo mô hình này, Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán làm nhiệm
vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt
động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Công ty. ở các bộ phận học
thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm
tra và sử lý sơ bộ chứng từ, gửi các chứng từ về Phòng Kế toán của Công ty
theo định kỳ. Các nhân viên hạch toán ở đơn vị phụ thuộc chịu sự hớng dẫn về
nghiệp vụ của Phòng Kế toán của Công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ :
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán và kiểm tra việc thực hiện công
tác kế toán trong phạm vi toàn Công ty, phân tích hoạt động kinh tế và cung
cấp các thông tin chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo Công ty ra các quyết định
quản lý tối u.
- Vận dụng một cách hợp lý các chính sách chế độ tài chính của Nhà N-
ớc vào tình hình hoạt động của Công ty.
22
- Có kế hoạch huy động vốn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh,
mang hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn.
- Tham gia xây dựng kế hoach sản xuất kinh doanh và các phơng án sản
xuất.
- Lập các kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn khác nhằm đảm
bảo vốn cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp
với yêu cầu quản lý.
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ trên, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo
tập trung, thống nhất và trực tiếp của Kế toán trởng, Phòng kế toán của Công
ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán
Phòng kế toán của Công ty gồm 7 ngời, mỗi ngời phụ trách một phần

hành kế toán.
Kế toán trởng.
Là ngời có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Công ty.
Với chức năng này, kế toán trởng là ngời giúp việ trong lĩnh vực chuyên môn
kế toán, tài chính do Giám đốc, Kế toán trởng là ngời chịu sự lãnh đạo trực
tiếp của Giám đốc về mặt hành chính đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của
Kế toán trởng cấp trên.
Nhiệm vụ của Kế toán trởng là : Tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách
nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty. Trực tiếp
tham mu giúp Giám đốc về các hoạt động tài chính đồng thời nghiên cứu vận
23
Kế toán trưởng
KT tổng hợp
Kế toán
kho
Kế toán
TSCĐ+ Lg
Kế toán
Giá thành
Kế toán
P/xưởng
Kế toán
thanh toán
dụng chế độ chính sách của Nhà Nớc vào điều kiện cụ thể của Công ty, xây
dựng thành quy chế về tài chính cho Công ty.
. Kế toán tổng hợp .
- Theo dõi các tài khoản về nguồn vốn và quỹ nh : nguồn vốn kinh
doanh, lãi cha phân phối, chênh lệch tỷ giá, quỹ đầu t phát triển, quỹ khen th-
ởng phúc lợi ...
- Từ các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp rồi

cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của các phần hành cụ thể khác.
- Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả của các hoạt động
kinh doanh báo cáo kế toán trởng.
- Định kỳ hàng tháng, lập các báo cáo tài chính theo quy định, bao
gồm :
+Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn lập các báo cáo tài chính theo yêucầu
quản lý của các cơ quan chức năng Nhà Nớc nh cơ quan thuế, cơ quan thống
kê ... gồm :
+Bảng cân đối kế toán .
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính .
Sổ kế toán sử dụng gồm:
+ Nhật ký chung
+ Sổ cái các tài khoản sử dụng trong Công ty.
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ.
- Lập phiếu thu, phiếu chi
- Theo dõi và hạch toán ( mở sổ chi tiết ) toàn bộ các nghiệp vụ liên
quan đến quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan đến ngân hàng nh :tiền
gửi, tiền vay, ký quỹ ...
- Theo dõi và kiểm tra các khoản phải thu, phải trả nh : Phải thu của
khách hàng, phait trả ngời bán, tạm ng, thanh toán với ngân sách, phải tra,
phải nộp khác...
- Tiến hành phân tích tuổi nợ của từng đối tợng thanh toán, hàng tháng
báo cáo tình hình thanh toán của những khách hàng truyền thống, những
khoản nợ quá hạn, các khoản vay đến hạn trả với kế toán trởng.
24

- Làm công tác giao dịch với Ngân hàng.
Các sổ kế toán sử dụng.
- Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 113, 131, 141, 331, 333, 311, 138,
338 ( theo dõi cho từng đối tợng, từng ngân hàng).
Kế toán kho NVL & TP hàng hoá, công cụ dụng cụ.
- Lập phiếu nhập, xuất kho NVL, TP, hàng hoá và công cụ dụng cụ.
- Theo dõi số lợng và giá cả hàng nhập, xuất kho trong kỳ.
- Tính giá hàng xuất kho trong từng kỳ.
- Lập báo cáo hàng tồn kho theo từng tháng và cuối năm.
Số kế toán sử dụng gồm:
- Sổ hạch toán chi tiết tài khoản 152, 153, 155, 1561, 1562, 157.
- Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn.
Kế toán tài sản cố định, tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
+ Kế toán tài sản cố định.
- Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định của Công ty, của từng bộ
phận trong Công ty.
- Làm các thủ tục cần thiết khi tăng, giảm TSCĐ.
- Giám sát việc sửa chữa TSCĐ.
- Tham gia nhiệm thu những TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn
giao.
- Hàng tháng tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao.
Sổ kế toán sử dụng bao gồm :
- Thẻ TSCĐ : Theo dõi từng TSCĐ
- Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng
- Sổ chi tiết các tài khoản : 211, 214, 241.
+ Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
- Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến lơng và các khoản
trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ)
- Cuối tháng lập bảng thanh toán lơng.
- Hàng tháng lập bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng.

- Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338
- Bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng
* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:
Căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh đợc tập hợp (các bảng phân bổ,
bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho NVL và công cụ, bảng tính lơng của kế
25