Công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Xây lắp điện

Lời nói đầu
Hiện nay trong nền điều kiện kinh tế thị trờng, các đơn vị sản xuất kinh
doanh muốn sản xuất ngày càng phát triển thì một trong các biện pháp quan trọng
là phải quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí
nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hởng đến thu nhập
của doanh nghiệp. Từ đó, các doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc chi phí tiết
kiệm nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất trên cơ sở
đảm bảo chất lợng sản phẩm.
Vì vậy kế toán nói chung và phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng là
công cụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Hạch
toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu dựa vào sản xuất là yếu tố quan trọng giúp
cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành đợc chính xác. Đồng thời là
căn cứ để đề ra các biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ thấp giá thành sản
phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp xí nghiệp Xây Lắp Điện với đặc thù là một doanh
nghiệp kinh doanh dịch vụ nên nguyên vật liệu mua về không tham gia vào quá
trình sản xuất sản phẩm. Nhng các chi phí về nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến
giá thành sản xuất. Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp cũng
đợc cải tiến và hoàn thiện.
Sau một thời gian đi thực tập tại xí nghiệp Xây Lắp Điện, em nhận thấy công
tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công
tác kế toán. Với sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản cùng các bác, các cô,
các chú ở xí nghiệp với những lý luận trong thực tế và bẵng những kiến thức của
mình trong quá trình học tập rèn luyện. Em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:
"Công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện".
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài viết này đợc chia thành ba phần nh sau:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác kế toán nguyên vật
liệu ở doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện.

Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật
liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện .
Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản
trong công tác kế toán nguyên vật liệu
ở doanh nghiệp sản xuất
I. Vai trò, đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
1. Khái niêm, vai trò của nguyên vật liệu.
Vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá.
Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật
chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao và chuyển toàn bộ giá trị
một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2. Đặc điểm của vật liệu.
Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn
bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Việc tổ chức bến bãi, kho tàng phải đợc thực hiện tốt để độ bảo quản đối
với từng loại vật liệu, tránh h hỏng, mất mát hao hụt. Đảm bảo là một trong những
yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức và dự
toán chi phí.
Trong khâu dự trữ, đòi hỏi phải xác định đợc mức dự trữ tối đa và tối thiểu.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu sử dụng ở mọi khâu từ khâu mua,
bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ.
3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp đồng thời là
một yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một
số điểm sau:
Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ những thông tin tổng hợp vật liệu cũng

nh từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị về tình hình nhập, xuất, tồn
kho.
Từng kho, từng ngời bảo quản đảm bảo an toàn cho vật t. Phát hiện ngăn
ngừa những vi phạm làm thất thoát vật t, tài sản.
Cần phải quản lý vật liệu cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng sử
dụng nh: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng theo từng đối tợng
tập hợp chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ, tránh tình trạng ứ
đọng hoặc khan hiếm vật t, ảnh hởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất
kinh doanh.
II. Nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất.
1. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.
Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nớc và của doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán
hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình
hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
Tiến hành việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
2. Phân loại vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vật liệu đợc chia thành các loại
sau:
Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu khi sử dụng vào quá trình sản xuất thì
nó tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Trong những doanh
nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau. Nguyên vật liệu chính
dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.
Nguyên vật liệu phụ: là khi tham vào quá trình sản xuất thì nó kết hợp với

vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng để góp phần nâng cao chất
lợng sản phẩm, mẫu mã phong phú...
Nhiên liệu: là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: than đá, củi, xăng, dầu...
Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện
vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Bao bì đóng gói: là những thứ vật liệu dùng để đóng gói những sản phẩm đã
làm ra.
Phụ tùng thay thế: là phụ tùng thay thế một số bộ phận của dụng cụ, máy
móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải và tài sản cố định nh: săm lốp...
Thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị dùng để đầu t cho xây dựng cơ bản,
bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ...
Phế liệu: là những thứ loại ra trong quá trình sản xuất, có thể sử dụng lại
hoặc bán ra ngoài. Phế liệu còn có thể thu hồi đợc khi thanh lý tài sản cố định hay
công cụ dụng cụ khi có sản phẩm hỏng không thể thay thế đợc.
3. Nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu.
3.1. Cách tính giá thành thực tế vật liệu.
a) Giá thành thực tế nhập kho.
Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thành thực tế là giá mua
ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu( Nếu có) cộng với các chi phí thu
mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc rỡ, bảo quản, phân loại...) từ khi mua về đến
kho của doanh nghiệp.
Đối với nguyên vật liệu, công cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực
tế là giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí vận chuyển và số tiền phải trả cho
bên nhận gia công chế biến.
Đối với nguyên vật liệu tự chế thì giá thực tế là giá xuất kho cộng với các
chi phí về chế biến.
Đối với nguyên vật liệu đơn vị khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật
liệu là giá do hội đồng liên doanh quyết định.
b) Giá thực tế xuất kho
Để tính giá thực tế xuất kho kế toán áp dụng các phơng pháp sau:

hớng pháp Giá thực tế bình quân gia quyền:
=

hơng pháp Giá thực tế nhập trớc xuất trớc:
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng
lần nhập. Sau đó, căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên
tắc: tính theo đơn giá nhập trớc xuất trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập tr-
ớc, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Nh vậy, giá thực tế
của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu thuộc lần mua sau cùng.

hơng pháp Giá thực tế nhập sau xuất trớc:
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập. Nhng khi xuất sẽ
căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lợt
đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho. Nh vậy giá thực tế của vật liệu
tồn cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ.

hơng pháp Giá thực tế bình quân kỳ trớc:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số l-
ợng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất Đơn giá đầu kỳ.
Đơn giá đầu kỳ =

hớng pháp Giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các
loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh
lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức:
= x
=
3.2. Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu.

Kế toán sử dụng TK 152: hạch toán nguyên vật liệu.
Bên Nợ TK 152:
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, gia công,
nhận góp hoặc đợc cấp.
Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê.
Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phơng
pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có TK 152:
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài
gia công chế biến hoặc góp vốn.
Trị giá nguyên vật liệu trả lại ngời bán hoặc giảm giá.
Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê.
Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phơng
pháp kiểm kê định kỳ).
D Nợ TK 152: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ.
3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
a) Chứng từ sử dụng.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐTC/ QĐ ngày 1/
11/ 1995 của Bộ Trởng Bộ Tài Chính, các chứng từ bao gồm:
Phiếu nhập kho: Mẫu 01- VT.
Phiếu xuất kho: Mẫu 02- VT.
Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm- hàng hoá: Mẫu 08- VT.
Hoá đơn kiểm kê phiếu xuất kho: Mẫu 02- BH.
Hoá đơn cớc vận chuyển: Mẫu 03- BH.
Hoá đơn giá trị gia tăng.
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy
định của nhà nớc, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán
hớng dẫn nh:
Phiếu xuất vật t hạn mức: Mẫu 04- VT.
Biên bản kiểm nghiệm vật t: Mẫu 05- VT.

Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ: Mẫu 07- VT.
b) Ph ơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hiện nay trong các doanh nghiệp, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và
phòng kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo ba phơng pháp:
Phơng pháp ghi thẻ song song.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ số d.
Mỗi phơng pháp hạch toán đều có u, nhợc điểm riêng trong việc ghi chép,
phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ
kho và kế toán trong việc phát huy vai trò trong công tác quản lý vật liệu.
Phơng pháp ghi thẻ song song:
ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu do
thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lợng.
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, thủ kho
thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, tiến hành nhập xuất kho vật
liệu, ghi số lợng thực tế vật liệu nhập xuất kho vào chứng từ.
Phân loại chứng từ: cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ nhập xuất vật
liệu ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại
từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ kho hay ghi sổ chi tiết vật
liệu ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu
số lợng và giá trị.
+ Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán
thực hiện kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Sau đó tiến hành ghi thẻ
hoặc ghi sổ chi tiết vật liệu, tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào thẻ hoặc
sổ chi tiết vật liệu.
+ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ
kho nhằm quản lý vật liệu chặt chẽ hơn. Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu phải
tổng hợp số liệu từ các thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để lập bảng kê nhập xuất tồn
kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại để có số liệu đối chiếu với số liệu của kế

toán tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1 : Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:
Chú thích:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Kiểm tra đối chiếu.
Ưu điểm: Ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và
phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ sự biến động về số liệu hiện
có của từng thứ vật liệu theo số lợng và giá trị.
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
vật liệu
Chứng từ
xuất
Bảng kê tổng
hợp nhập -
xuất - tồn
Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do
vậy hạn chế về chức năng kiểm tra của kế toán.
Phơng pháp ghi thẻ song song thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng
loại vật liệu, khối lợng các chủng loại nhập xuất ít, không thờng xuyên, trình độ
nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình

nhập xuất tồn vật liệu giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.
ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép
phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng, tổng hợp số nhập, tổng hợp
số xuất trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số
lợng và chỉ tiêu giá trị.
+ Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở dùng cho cả năm theo từng thứ vật liệu,
từng ngời chịu trách nhiệm, vật chất đợc ghi vào một dòng trong sổ.
+ Số liệu để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển là các bảng kê nhập, bảng kê
xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên.
+ Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối
chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung trình tự hạch
toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo
sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển

Chú thích:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Kiểm tra đối chiếu.
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng.
Nhợc điểm: Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra
số liệu giữa kho và phòng kế toán không tiến hành đợc do trong tháng kế toán
không tiến hành ghi sổ, việc ghi sổ của kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số l-
ợng.
Phơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ
xuất nhập không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do
vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất trong ngày.
Phơng pháp sổ số d:

ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu về
mặt số lợng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã đợc tính trên thẻ kho (số lợng) vào
sổ số d trên cột số lợng.
Sổ, thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ
xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê
nhập
Bảng kê
xuất
ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho và dùng cho cả năm để
ghi chép số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị.
Trớc hết căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, kế toán lập bảng kê nhập xuất để ghi
chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ.
+ Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất.
Rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng
nhóm từng loại và theo chỉ tiêu giá trị.
+ Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số d tồn
kho về số lợng mà thủ kho đã ghi ở sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho
trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.
Nội dung, trình tự hạch toán của phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
Chú thích:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Kiểm tra đối chiếu.

Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong
tháng.
Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị, nên qua số liệu kế toán không
thể biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem
Chứng từ
nhập
Bảng kê
nhập
Bảng luỹ
kế nhập
Thẻ kho
Sổ số dư
Bảng kê tổng
hợp nhập xuất
tồn vật liệu
Chứng từ
xuất
Bảng kê
xuất
Bảng luỹ
kế xuất
số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ gặp khó
khăn.
Phơng pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh
tế diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, xây dựng đợc hệ thống danh
điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn
kho vật liệu, yêu cầu về trình độ của cán bộ kế toán cao.
c. Sổ sách kế toán:
Để kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch
toán kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( thẻ) kế toán

chi tiết sau:
Sổ(Thẻ) kho.
Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.
Sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ số d.
4. Kế toán tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu.
4.1. Sơ đồ kế toán tổng quát vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng
xuyên.
TK 311,111,112 TK 152 TK 621
Mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm
TK 151 TK 641, 642, 627
Hàng mua đang đi Xuất vào sản xuất
trên đờng kỳ trớc
TK 338, 621,627 TK 128, 222
Thừa phát hiện Góp vốn liên doanh
khi kiểm kê
TK 228,128 TK 154
Nhận lại vốn góp Xuất thuê gia công
TK 154 TK 1381, 621,627
Gia công chế biến Thừa phát hiện
khi kiểm kê
TK 621 TK 632
Dùng không hết Xuất bán
nhập lại kho
TK 411 TK 412
Cấp phát, tặng thởng Đánh giá giảm
góp vốn liên doanh
TK 412
Đánh giá tăng
4.2. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê

định kỳ.
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152
Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu
tồn kho đầu kỳ. tồn kho cuối kỳ.
TK 111, 112, 311 TK 111, 112
Giá trị vật liệu Chiết khấu giảm giá
nhập kho trong kỳ. đợc hởng và giá trị
hàng hoá trả lại.
TK 411 TK 138, 334, 821
Nhận góp vốn Giá trị thiếu hụt,
liên doanh. mất mát.
TK 331, 341, 336, 338 TK 621, 627, 642
Vay cá nhân, đơn vị Giá trị vật liệu xuất dùng
và các đối tợng khác.
TK 412 TK 412
Đánh giá tăng vật liệu. Đánh giá giảm vật liệu.
5. Vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện và yêu cầu quản lý.
Xí nghiệp Xây Lắp Điện là một trong những xí nghiệp thành viên thuộc
Tổng Công Ty Điện Lực Việt Nam., với những sản phẩm dịch vụ mang tính chất
cung cấp, phục vụ nhu cầu của xã hội nh: cung cấp điện năng, truyền tải...
Nó có đặc điểm cơ bản giống nh các doanh nghiệp quốc doanh khác, là đơn
vị sản xuất kinh doanh có kế hoạch phục vụ có kế hoạch phục vụ cho công tác
quản lý và vận hành lới điện cho các đơn vị trong công ty Điện Lực .
Có t cách pháp nhân và hạch toán kinh tế nội bộ trong sự phân cấp của công
ty Điện Lực .
Xí nghiệp Xây Lắp Điện là nơi tập thể lao động thực hiện quyền làm chủ
của mình trong quản lý xí nghiệp. Thực hiện và kiểm tra thực hiện các chủ trơng
chính sách kinh tế của Đảng và Nhà Nớc. Đây là một trong những ngành trọng
điểm của Đất Nớc, vì vậy chúng ta cần quản lý chặt chẽ, hợp lý tránh gây ra tình
trạng cung cấp chỗ thừa, chỗ thiếu.

Từ những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán kế toán về vật liệu
trong doanh nghiệp công nghiệp. Từ sự khác biệt trong cách hạch toán ở mỗi
doanh nghiệp, do đặc thù riêng của từng ngành. Nên em đã chọn đề tài: "Hạch
toán kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện ", và đây là nội dung của
phần II.

Phần II Tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu
ở xí nghiệp Xây Lắp Điện
I. Đặc điểm tình hình chung của doanh nghiệp.
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Xí nghiệp Xây Lắp Điện là một xí nghiệp trực thuộc Công Ty Điện Lực .
Căn cứ vào nghị định 47 - HĐBT ngày 5/ 3/ 1987 của Hội Đồng Bộ Trởng quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy năng lợng. Thực hiện QĐ
- 315/ HĐBT ngày 1/ 9/ 1990 của Hội Đồng Bộ Trởng về chấn chỉnh tổ chức lại
sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Xét đề nghị của giám đốc
công ty Điện Lực trong văn bản 1989 - HL/ ĐL 1 -3 ngày 10/ 7/ 1992 và Vụ Tr-
ởng Vụ Tổ Chức Cán Bộ Lao Động, nên đã có quyết định sát nhập hai xí nghiệp
Xây Lắp Điện và xí nghiệp Lắp Đặt Điện Hạ Thế trực thuộc Sở Điện Lực Hà
Nội(Công ty Điện Lực ) để thành lập xí nghiệp Xây Lắp Điện trực thuộc Công Ty
Điện Lực .
Để phục vụ cho công cuộc Công Nghiệp Hoá - Hiện Đaị Hoá Đất Nớc, xí
nghiệp Xây Lắp Điện ra đời, góp một phần không nhỏ nhằm phục vụ cho ngành
điện cũng nh cho quốc gia:
Xây lắp đờng dây, trạm điện 35KW trở xuống.
Đại tu, sửa chữa lới điện theo kế hoạch của Công Ty Điện Lực giao.
Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng trong phạm vi công ty.
Thực hiện luật doanh nghiệp nhà nớc, xí nghiệp Xây Lắp Điện tiến hành
đăng ký nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo luật định, xí nghiệp có các nhiệm vụ
sau:
Xây dựng và thực hiện kế hoạch, pháp lệnh công ty giao. Không ngừng phát

triển sản xuất kinh doanh ngày càng tăng và có hiệu quả. Làm tròn nghĩa vụ với
công ty và với nhà nớc.
Thực hiện tốt kế hoạch xây dựng lới điện cao, trung và hạ áp.
Thực hiện tốt kế hoạch cải tạo và hoàn thiện lới điện theo kế hoạch của
công ty và các yêu cầu của sở điện.
Phân phối theo lao động, tổ chức tốt đời sống, không ngừng nâng cao trình
độ văn hoá, trình độ nghề nghiệp, nghiệp vụ cho công nhân viên chức. Bảo vệ an
toàn sản xuất, giữ gìn an ninh trật tự xã hội, làm nghĩa vụ quốc phòng, tuân thủ
pháp luật và các quy định của Thành Phố Hà Nội.
2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý
của xí nghiệp.
2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh.
Tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đợc chuyên hoá theo từng mặt hàng, từng
khu vực nhằm khai thác triệt để và phát huy tinh thần trách nhiệm của cán bộ công
nhân viên. Tổ chức theo khu vực của xí nghiệp gồm hai khu vực chính, đó là: tại
số 1 An Dơng Tây Hồ Hà Nội và khu vực phụ tại các tỉnh khác.
Nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính, các đơn vị phải tiến hành thực hiện
nhiệm vụ cho sản xuất chính bao gồm các đơn vị sửa chữa cơ khí, sửa chữa các
hạng mục công trình. Tình hình sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các đơn vị
sau:
Đội xây lắp điện I.
Đội xây lắp điện II.
Đội xây lắp điện III.
Đội xây lắp điện IV.
Đội xây lắp điện V.
Đội xây lắp điện VI.
Đội xây lắp điện VII.
Đội xây lắp điện VIII.
Đội xây lắp điện IX.
Đội xây lắp điện X.

Đội xây lắp điện XI.
Đội xây lắp điện XII.
Đội xây dựng.
Xởng cơ khí.
2.2. Tổ chức bộ máy quản lý.
Tổ chức sản xuất của xí nghiệp mang đặc điểm đa dạng hoá đa phơng thức
sản xuất, đa dạng hoá khu vực làm việc. Đặc điểm này làm cho doanh nghiệp xí
nghiệp Xây Lắp Điện phải tiến hành công tác theo từng khu vực, tiến hành công
tác kiểm tra theo từng nghiệp vụ kinh tế rồi mới tập hợp trên báo biểu kế toán
chung của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý quản lý hiện nay của xí nghiệp Xây Lắp Điện bao gồm giám
đốc, các phó giám đốc theo chức danh, 6 phòng ban và 14 đơn vị sản xuất thể hiện
ở sơ đồ sau: ( Sơ đồ 4)
Nhiệm vụ chức năng cơ bản của bộ máy quản lý nh sau:
Phòng tài chính- kế toán: có chức năng tham mu giúp giám đốc về quản lý
kinh tế tài chính và tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán của xí nghiệp và
có các nhiệm vụ sau:
Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính kế toán
trong xí nghiệp.
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của xí nghiệp, thực hiện các biện pháp đảm
bảo yêu cầu cân bằng thu chi, ổn định nguồn tài chính cho hoạt động của xí
nghiệp.
Tham mu giúp giám đốc giải quyết việc cấp kinh phí cho các đơn vị theo
quy chế của xí nghiệp, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện sử dụng kinh phí đó theo
nguyên tắc tài chính hiện hành.
Phân phối các loại quỹ từ lợi nhuận, lập kế hoạch sử dụng các loại quỹ đó
một cách hợp lý. Riêng quỹ khen thởng, phúc lợi và các khuyến khích vật chất
phối hợp với phòng tổ chức lao động và có sự tham gia của công đoàn để thực
hiện.
Kiểm tra trình giám đốc duyệt và chi trả các chế độ lơng thởng cho ngời lao

động.
Có kế hoạch kiểm tra tài chính định kỳ và đột xuất ở các đơn vị theo đúng
chức năng phân phối và giám đốc đông thời tiến hành.
Hớng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp thực hiện các yêu cầu, nguyên tắc tài
chính, kiểm tra các chứng từ, tham mu giúp giám đốc giải quyết các thanh quyết
toán với khách hàng và cho các đơn vị trong xí nghiệp đảm bảo nhanh chóng kịp
thời.
Thực hiện chế độ quản lý tài sản, tập hợp chi phí sản xuất để hạch toán đảm
bảo đúng nguyên tắc tài chính hiện hành.
Nghiên cứu áp dụng các phơng pháp hạch toán tiên tiến, áp dụng công nghệ
tin học nhằm nâng cao hiệu quả và chất lợng hạch toán ở xí nghiệp.
Phòng hành chính: có chức năng tham mu cho giám đốc trong công tác tổng
hợp hành chính, quản trị, văn th bảo mật, tuyên truyền, lu trữ trong xí nghiệp.
Phòng hành chính có các nhiệm vụ sau:
Là đầu mối giải quyết công tác hành chính, văn th, lu trữ, ấn loát, thông tin
liên lạc trong xí nghiệp theo pháp chế hành chính và quy định của xí nghiệp.
Phục vụ lễ tân, tiếp khách, giao dịch đối nội , đối ngoại của xí nghiệp.
Tổ chức trang trí các hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, tuyên truyền...
Xem xét tham gia ý kiến các văn bản liên quan trớc khi gửi ra ngoài xí
nghiệp cho đúng pháp chế hành chính, luật pháp hiện hành.
Tổ chức, quản lý bảo dỡng sửa chữa và điều động xe con phục vụ công tác
chung trong xí nghiệp.
Quản lý toàn bộ tài sản công cộng của xí nghiệp: đất đai, nhà xởng, các văn
phòng và thiết bị văn phòng trong xí nghiệp.
Quản lý công tác trật tự trị an, thờng trực bảo vệ trong xí nghiệp 24/ 24 giờ.
Lập và thực hiện phơng án bảo vệ, phơng án phòng chống cháy nổ, phòng chống
bão lụt, phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phơng bảo vệ xí nghiệp trong
những ngày lễ tết.
Xây dựng kế hoạch mua sắm, sử dụng, bảo quản, xây dựng kiến trúc đáp
ứng nhu cầu làm việc của xí nghiệp.

Quản lý, huấn luyện lực lợng quân nhân dự bị, lực lợng dân quân tự vệ,
khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quan tâm các gia đình chính sách thơng binh liệt sỹ,
tai nạn lao động.
Phòng kế hoạch: có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong việc
chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: kế hoach sản xuất kinh
doanh, công tác chuẩn bị đầu t, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và
thực hiện thanh quyết toán các công trình. Phòng có các nhiệm vụ cơ bản sau:
Là đầu mối giải quyết công tác kế hoạch của xí nghiệp.
Lập kế hoạch sản xuất, tài chính, tiền lơng ngắn hạn trung hạn và dài hạn
của xí nghiệp.
Triển khai kế hoạch sản xuất của Công Ty Điện giao.
Chủ trì việc ký các hợp đồng kinh tế giữa xí nghiệp với khách hàng và
chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Là đầu mối tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác đấu thầu trong xây dựng
của xí nghiệp.
Tổ chức thanh quyết toán công trình với khách hàng.
Phòng tổ chức lao động tiền lơng: có chức năng tham mu giúp giám đốc
quản lý công tác tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo bồi d-
ỡng cán bộ, công tác thi đua khen thởng, công tác lao động tiền lơng và thực hiện
các chế độ chính sách về lao động tiền lơng. Phòng có các nhiệm vụ sau:
Công tác tổ chức bộ máy:
Nghiên cứu xây dựng công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí
nghiệp phù hợp với trình độ phát triển của xí nghiệp và yêu cầu của công ty.
Theo dõi, nghiên cứu, phân tích các hoạt động quản lý của các đơn vị nhằm
phát hiện những u khuyết điểm và đề xuất phơng án trình giám đốc điều chỉnh, sửa
đổi kịp thời.
Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm
quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của
xí nghiệp.
Về công tác cán bộ:

Xây dựng quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ đủ về số lợng, phù hợp với cơ
cấu có đủ phẩm chất chính trị và năng lực công tác.
Xây dựng, quản lý quy hoạch cán bộ của xí nghiệp và cán bộ thuộc công ty
quản lý theo tiêu chuẩn của đảng.
Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật hồ sơ cán bộ.
Công tác thi đua, khen thởng, kỷ luật:
Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen thởng
ở xí nghiệp.
Phát hiện bồi dỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thởng vật
chất và tinh thần kịp thời.
Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của
pháp luật.
Công tác lao động tiền lơng:
Xây dựng các hình thức, phơng pháp quản lý lao động khoa học, xây dựng
các hình thức phơng pháp trả lơng, thởng theo đúng nguyên tắc.
Là đầu mối giải quyết công tác cấp và thực hiện đơn giá tiền lơng, thực hiện
chính sách của ngời lao động.
Lập kế hoạch hàng năm và dài hạn nhu cầu lao động và chất lợng lao động.
Soạn thảo nội quy lao động, ký kết hợp đồng lao động, hớng dẫn, duyệt và
bảo quản sổ lao động sổ bảo hiểm xã hội theo quy định.
Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi.
Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế
hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của xí nghiệp.
Công tác thanh tra:
Là đầu mối thanh tra thực hiện các chế độ chính sách, pháp luật, nội quy,
quy định của công ty và xí nghiệp.
Xem xét đề xuất với giám đốc các đơn th khiếu nại, tố cáo trong xí nghiệp
và bên ngoài liên quan đế xí nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của giám đốc.
Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mu giúp giám đốc về công tác quản lý,
xây dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết

kế đợc duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lợng, hiệu
quả kinh tế. Phòng có các nhiệm vụ sau:
Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng
của xí nghiệp.
Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ
thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch.
Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào
các mặt quản lý công tác ở xí nghiệp.
Ban an toàn và bảo hiểm lao động có nhiệm vụ:
Lập kế hoạch bảo hiểm lao đông hàng năm trình giám đốc duyệt để báo
cáo công ty và tổ chức thực hiện kế hoạch đó ở xí nghiệp.
Tổ chức, quản lý thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, bảo hiểm lao động,
PCCN ở xí nghiệp.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp, phát hiện những bất hợp
lý, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích
luỹ cho xí nghiệp và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
Quản lý, đào tạo, hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công
tác tài chính kế toán từ xí nghiệp đến các đội.
Thực hiện công tác báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của công ty.
Tổ chức bảo quản, lu trữ chứng từ tài liệu phòng tài chính kế toán theo quy định
của nhà nớc.
Phòng vật t: có chức năng tham mu cho giám đốc quản lý, tổ chức cung ứng
vật t thiết bị, bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả các vật t thiết bị của xí nghiệp.
Phòng vật t có các nhiệm vụ sau:
Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực vật t thiết bị của xí nghiệp, tìm nguồn
hàng, hợp đồng mua sắm, cung ứng sử dụng vật t.
Tổ chức cung ứng vật t thiết bị tuỳ theo mỗi công trình, đảm bảo số lợng,
chất lợng và sự đồng bộ, giám sát việc sử dụng vật t thiết bị đó.
Nắm chắc thị trờng vật t thiết bị và giá cả, đảm bảo chủ động điều hoà vật t
thiết bị trong xí nghiệp. Dự trù nguồn vật t thiết bị hợp lý để khắc phục nhiệm vụ

đột xuất của xí nghiệp theo nguyên tắc không bị tồn đọng.
Hớng dẫn các đơn vị tiếp nhận, quản lý vật t thiết bị. Đối chiếu quyết toán
vật t thiết bị của công trình khi công trình đã hoàn thành.
Bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác qản lý, cung ứng vật t thiết bị
cho các đơn vị trong toàn xí nghiệp để đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất.
Quản lý phơng tiện vận tải an toàn, đảm bảo phục vụ sản xuất đạt hiệu quả
cao.
Thực hiện chế độ thống kê báo cáo về vật t thiết bị theo quy định của công
ty và của nhà nớc.
Bảo quản lu trữ chứng từ, tài liệu của phòng theo quy định.
3. Tình hình chung công tác kế toán của đơn vị.
3.1. Hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán.
a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
Do tính phức tạp của công tác tổ chức sản xuất, đa dạng hoá khu vực sản
xuất, đa dạng hoá sản phẩm nên công tác quản lý tài chính đợc tiến hành theo chế
độ chuyên quản từng khu vực.
Bộ máy kế toán đợc thực hiện theo nguyên tắc chuyên môn hoá theo các khu
vực nhằm phát huy tính quản lý toàn diện. Cụ thể năm 2000 công tác kế toán ở xí
nghiệp đã thực hiện có hiệu quả và hợp lý.
Phòng kế toán ở xí nghiệp đợc thực hiện theo chế độ kế toán trởng kiêm kế
toán tài sản cố định.Các nhân viên kế toán đợc bố trí chuyên môn hoá theo từng
khu vực nh sau:
Kế toán đầu ra: khu vực này giữ một vị trí rất quan trọng để cân đối thu chi,
lỗ - lãi.
Kế toán tổng hợp: Trên cơ sở toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, các
lao vụ ... để tập hợp trên bảng kê, nhật ký báo cáo.
Kế toán đầu vào: tập hợp các chi phí nh: mua bán hàng hoá, nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ...
Kế toán đầu t.
Bốn khu vực kế toán này đều đợc tiến hành trên cơ sở uỷ quyền cho một ngời

phụ trách để nâng cao tính trách nhiệm theo pháp luật, kiểm tra thờng xuyên, hàng
ngày của kế toán trởng.
Phơng thức hạch toán:
Đợc thực hiện theo đúng quyết định 1191/ QĐTC ngày 1/ 1/ 1996 của Bộ Tài
Chính mà doanh nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán theo hình thức nhật
ký chứng từ. Nguyên tắc hạch toán nh sau:
Toàn bộ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính đều đợc hạch toán và
quản lý chặt chẽ từ đầu ra đến đầu vào trên các sổ sách chi tiết của doanh nghiệp.
Các đơn vị sản xuất khác thực hiện cơ chế tự trang trải sẽ đợc kiểm toán
hàng tháng, quý. Trên cơ sở văn bản kiểm toán sẽ đợc phản ánh tổng hợp trên sổ
sách của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu chủ yếu trên các tài khoản tổng hợp nh:
doanh thu, tổng chi phí trên các tài khoản chi phí, tổng lãi lỗ trớc thuế, tổng các
khoản phải nộp ngân sách nhà nớc.
Khi hết niên độ kế toán, sau 30 ngày doanh nghiệp phải thực hiện chế độ
công khai tài chính trớc đại hội công nhân viên.
b. Cơ cấu bộ máy kế toán:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Thực hiện chế độ một thủ trởng, kế toán trởng có chức năng giúp giám đốc
xí nghiệp tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác quản lý kế toán, thống kê,
thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở xí nghiệp. Đồng thời kiểm sát kinh tế tài
chính của nhà nớc tại xí nghiệp. Kế toán trởng chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp
của giám đốc và sự kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên. Kế táon
trởng chỉ đạo trực tiếp và hớng dẫn công nhân viên dới quyền thuộc phạm vi và
Kế toán trưởng
Kế toán tổng
hợp
Kế toán giá
thành, thanh toán

Kế toán vốn
bằng tiền
Bộ phận kế toán
đội trực thuộc