Tiểu luận: Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (983.38 KB, 36 trang )
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Trang 0 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
MỤC LỤC
CHƢƠNG I...................................................................................................................... 3
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......................................... 3
1.1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ........................ 3
1.1.1.
Khái niệm chung ......................................................................................... 3
1.1.2.
Một số mơ hình hệ thống thơng tin quản lý ................................................ 6
1.2.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG .................. 7
CHƢƠNG II .................................................................................................................... 8
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ......................................................................... 8
2.1.
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY .............................................................. 8
2.1.1.
Cơ cấu ......................................................................................................... 8
2.1.2.
Sơ đồ tổ chức ............................................................................................ 10
2.2.
NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ..................................................................... 10
CHƢƠNG III ................................................................................................................ 11
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG........................................................ 11
3.1.
MỘT SỐ U CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG ......................................... 11
3.2.
MƠ HÌNH HĨA NGHIỆP VỤ ........................................................................ 11
3.2.1.
Nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty ................................................................ 11
3.2.2.
Biểu đồ ngữ cảnh ........................................................................................ 0
3.2.3.
Biểu đồ phân rã chức năng.......................................................................... 0
3.2.4.
Mô tả chi tiết chức năng lá ........................................................................ 16
3.3.
MƠ HÌNH HĨA LOGIC Q TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ....................... 18
3.3.1.
Biểu đồ luồng dữ liệu Logic mức 0 .......................................................... 18
3.3.2.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1..................................................................... 19
3.4.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU ........................................................ 23
Trang 1 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
3.4.1.
Các thực thể .............................................................................................. 23
3.4.2.
Mơ hình E-R ............................................................................................. 26
3.4.3.
Mô hì nh quan hê ....................................................................................... 27
̣
3.5.
MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG .......................................................... 33
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 35
Trang 2 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1.1. Khái niệm chung
1.1.1.1.
Hệ thống thông tin
Khái niệm
Hệ thống: là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn
nhau để đạt đƣợc một mục đích.
Thơng tin: đƣợc hiểu theo nghĩa thông thƣờng là một thông
báo hay tin nhận đƣợc làm tăng sự hiểu biết của đối tƣợng
nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ
giữa các sự kiện và hiện tƣợng.
Hệ thống thông tin: là một nhóm các thành tố tác động lẫn
nhau để tạo ra thông tin.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con ngƣời, quá trình
và dữ liệu.
Con ngƣời theo các q trình để xử lý dữ liệu tạo ra thơng
tin.
Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát; dữ liệu
đƣợc xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào
đó.
Phân loại hệ thống thơng tin trong một tổ chức
Có 2 cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức
hay đƣợc dùng:
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
Mặc dù các hệ thống thƣờng sử dụng các công nghệ khác
nhau nhƣng chúng phân biệt nhau trƣớc hết bởi loại hoạt
động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại:
Trang 3 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction
proccessing System)
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management
Information System)
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision
Support System)
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Hệ thống thông tin tăng cƣờng khả năng cạnh tranh
ISCA (Information System Competitive Advantage)
Phân loại hệ thống thông tin theo tổ chức trong doanh
nghiệp: Các thông tin trong tổ chức đƣợc phân chia theo cấp
quản trị và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đƣợc chia theo
nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một
doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này.
Tài chính
Maketing
Nhân lực
chiến lƣợc
chiến lƣợc
chiến lƣợc
Tài chính
Maketing
Nhân lực
chiến thuật
chiến thuật
chiến thuật
Tài chính
Maketing
Nhân lực
tác nghiệp
tác nghiệp
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lƣợc
Kinh doanh
Hệ thống
và sản xuất
thông tin
chiến thuật
văn phịng
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
1.1.1.2. Hệ thống thơng tin quản lý
Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin nhằm
cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết
định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý.
Trang 4 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Thông tin không phải là vật chất, nhƣng khơng tồn tại
ngồi vật chất, tức là vật mang tin đó là: tài liệu, số liệu, sách
báo, hình ảnh …
Thơng tin trong quản lý có số lƣợng lớn, có nhiểu mối
quan hệ; vì vậy mỗi ngƣời, mỗi hệ thống đều có thể trở
thành trung tâm thu phát thơng tin.
Thơng tin phản ánh trật tự và cấp quản lý
Thông tin mang tính hội nhập thơng qua các siêu xa lộ
thơng tin: các mạng thông tin lớn của các nƣớc, các tập đồn
…
Vai trị của hệ thống thơng tin quản lý trong doanh nghiệp
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào
để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho
quá trình quản lý. Thơng tin quản lý có ảnh hƣởng rất lớn
đến hoạt động của doanh nghiệp từ giai đoạn lập kế hoạch,
q trình tổ chức, đến q trình kiểm sốt.
Trong giai đoạn lập kế hoạch:
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hiện
tại của doanh nghiệp, các thơng tin này kết hợp với kiến
thức, trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý, từ đó nhà quản
lý đƣa ra dự báo cho tƣơng lai.
Hệ thống thông tin quản lý cịn có thể giúp lập kế
hoạch tối ƣu, làm thế nào để đạt đƣợc các mục tiêu …
Trong q trình tổ chức:
Hệ thống thơng tin quản lý giúp cho việc tổ chức, phân
cơng cơng việc cho các nhóm ngƣời; thiết lập một tiến độ
thực hiện chung nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, tối ƣu
nhất.
Trong quá trình kiểm sốt:
Hệ thống thơng tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa
thông tin thực hiện thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế
Trang 5 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
hoạch đã đƣa ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thơng tin về độ
lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch,
bản thân kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa
chữa và uốn nắn kịp thời.
1.1.2. Một số mơ hình hệ thống thơng tin quản lý
1.1.2.1. Mơ hình Logic
Mơ tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ
liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống
sản sinh ra. Mơ hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và
“Để làm gì?”. Nó khơng quan tâm tới phƣơng tiện đƣợc sử
dụng cũng nhƣ địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đƣợc xử
lý. Mơ hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách
hàng do giám đốc dịch vụ mơ tả thuộc mơ hình logic này
1.1.2.2.
Mơ hình vật lý ngồi
Mơ hình vật lý ngồi chú ý tới những khía cạnh nhìn
thấy đƣợc của hệ thống nhƣ là các vật mang dữ liệu và vật
mang kết quả cũng nhƣ hình thức của đầu vào và của đầu ra,
phƣơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ
phận, con ngƣời và vị trí cơng tác trong hoạt động xử lý, các
thủ tục thủ công cũng nhƣ những yếu tố về địa điểm thực
hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đƣợc sử
dụng. Mơ hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ
thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý
dữ liệu khác nhau xảy ra.
1.1.2.3.
Mơ hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy
nhiên khơng phải là cái nhìn của ngƣời sử dụng mà là của
nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thơng tin liên
quan tới loại trang thiết bị đƣợc dùng để thực hiện hệ thống,
dung lƣợng kho lƣu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức
vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chƣơng
trình và ngơn ngữ thể hiện. Mơ hình này giải đáp câu hỏi:
“Như thế nào?”
Trang 6 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Mỗi mơ hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau,
mơ hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mơ hình vật
lý ngồi là của góc nhìn sử dụng, và mơ hình vật lý trong là
của góc nhìn kỹ thuật. Ba mơ hình trên có độ ổn định khác
nhau, mơ hình logic là ổn định nhất và mơ hình vật lý trong
là hay biến đổi nhất.
1.2.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Trong nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng XHCN, các doanh nghiệp
tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung
cấp dịch vụ nhằm thỏa mãm nhu cầu của thị trƣờng với mục tiêu là lợi
nhuận. Để đạt đƣợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện đƣợc giá trị
sản phẩm, hàng hóa thơng qua hoạt động bán hàng.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với
phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đƣợc khách hàng
thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối của quá
trình sản xuất – kinh doanh, đây là q trình chuyển hóa vốn từ hình thái
vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh
tốn. Vì vậy, đẩy nhanh q trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn
chu kỳ kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Trang 7 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
CHƯƠNG II
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
2.1.1. Cơ cấu
Bộ phận lãnh đạo gồm có:
Đại hội cổ đơng
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Ban kiểm soát
Các bộ phận khác:
Trụ sở chính:
Đây là nơi làm việc của Giám đốc, Phó Giám đốc, các
phịng nghiệp vụ: Văn phịng Cơng ty, Phịng Kế hoạch Đầu tƣ, Phịng Tổ chức hành chính, Phịng Kế tốn - Tài
chính, Phịng Kỹ thuật, Phịng vận tải, Phịng Đầu tƣ Xây
dựng,.
Văn phịng Cơng ty:
Là đơn vị quản lý cơng tác, hành chính quản trị; hậu
cần an ninh; an toàn cơ quan; mua sắm và quản lý các tài sản
thuộc cơ quan công ty; phục vụ và chăm lo điều kiện làm
việc, sinh hoạt cho cán bộ cơng nhân viên trong tồn Cty
Phịng Kỹ thuật:
Hỗ trợ ban Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác
quản lý về chất lƣợng sản phẩm hàng hóa, quản lý kỹ thuật
xe máy, thiết bị máy móc; quy định giao nhận, hao hụt vật
tƣ, định mức sử dụng nguyên nhiên vật liệu, vật tƣ; nghiên
cứu cải tiến kỹ thuật, công nghệ trong sản xuất kinh doanh.
Trang 8 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Phịng Kế tốn - Tài chính:
Hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc ban Giám
đốc Cơng ty trong việc tổ chức chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế
tốn – tài chính của tồn cơng ty.
Phòng Kế hoạch – Đầu tư:
Hỗ trợ cho Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và tổ chức
thực hiện các quyết định về cơng tác kế hoạch hóa, cơng tác
quản lý sản xuất kinh doanh phù hợp với chiến lƣợc phát
triển của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tổng hợp
thơng tin về tình hình sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện
pháp điều hành hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Phịng vận tải:
Hỗ trợ ban Giám đốc về công tác vận tải và kinh doanh
vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công
ty; tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh vận tải.
Phòng Tổ chức lao động:
Hỗ trợ ban Giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản
lý của công ty, công tác lao động tiền lƣơng và thực hiện chế
độ chính sách đối với ngƣời lao động theo quy định của Nhà
nƣớc và Công ty.
Trang 9 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
2.1.2. Sơ đồ tổ chức
Đại hội đồng cổ đơng
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phịng
Ban kiểm sốt
Phó Giám đốc
Phịng
Phịng
Phịng
vận tải
kỹ
thuật
kế
tổ
tốn
tài
chức
lao
chính
động
2.2.
Phịng
Văn
kinh
kế
phịng
doanh
phụ
hoạch,
cơng
đầu tƣ
ty
Phịng
gia
NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Kinh doanh các loại vật tƣ, vật liệu dùng trong xây dựng và thiết
kế mỹ thuật: gạch hoa, xi măng, sắt xây dựng …
Trang 10 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG
3.1.
MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG
Hệ thống phải đảm bảo đƣợc một số yêu cầu sau:
Quản lý đƣợc danh mục hàng hóa, KH, kho, đơn vị sản xuất ...
Quản lý đƣợc doanh thu bán hàng
Quản lý đƣợc công nợ phải thu cũng nhƣ phải trả khách hàng
Quản lý đƣợc giá vốn hàng bán
Quản lý đƣợc việc nhận hàng và giao hàng của khách hàng
Đƣa ra đƣợc các báo cáo cần thiết :
In đƣợc các chứng từ nhƣ phiếu thu chi, hóa đơn GTGT, phiếu
nhập xuất
Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
Báo cáo tổng hợp doanh thu
Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng
Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng
Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng
Bảng kê các chứng từ phát sinh theo thời gian
Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng
Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng
Đảm bảo tính bảo mật và an tồn dữ liệu của hệ thống.
3.2.
MƠ HÌNH HĨA NGHIỆP VỤ
3.2.1. Nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Công ty cổ phần thƣơng mại - dịch vụ là công ty chuyên cung
cấp các loại vật tƣ, vật liệu dùng cho xây dựng và thiết kế mỹ thuật.
Trang 11 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Khi công ty nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách dƣới
nhiều hình thức: trực tiếp, gián tiếp (điện thoại, fax, email, …) Bộ
phận bán hàng xem xét các yêu cầu cầu của khách hàng và xác định
yêu cầu của công ty nhƣ chủng loại, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức
thanh toán…, đồng thời xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu đặt
hàng của khách thông qua báo cáo nhập xuất tồn hàng. Nếu số
lƣợng hàng tồn của công ty không đáp ứng đƣợc yêu cầu đặt hàng
của khách, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng.
Ngƣợc lại, bộ phận bán hàng sẽ gửi báo giá cho khách hàng.
Sau đó, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành đàm phán với khách để đi
đến quyết định có mua hàng hay khơng. Khi xuất hàng bán cho
khách, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT kèm theo phiếu
xuất kho hàng bán (phiếu xuất kho kiêm biên bản giao hàng). Hóa
đơn GTGT gồm 3 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên giao cho
khách làm căn cứ hạch tốn cịn 1 liên giao cho cơ quan thuế. Phiếu
xuất kho gồm 3 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên thủ kho
giữ còn 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán.
Trƣờng hợp khách hàng đƣợc hƣởng chiết khấu thƣơng mại
(giảm giá) do mua hàng với số lƣợng lớn theo đúng chính sách
chiết khấu thƣơng mại của công ty đã quy định thì giá bán cho
khách sẽ là giá sau khi chiết khấu và đƣợc phản ánh trên hóa đơn
GTGT bán hàng.
Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc thơng qua
chuyển khoản. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán tiền mặt sẽ
tiến hành lập phiếu thu tiền. Nếu quá hạn thanh tốn, bộ phận kế
tốn sẽ gửi thơng báo về khoản nợ quá hạn cho khách hàng. Khách
hàng sẽ chịu phạt với lãi suất 0,1% /ngày trên tổng số tiền thanh
tốn chậm nhƣng khơng q 30 ngày. Nếu q 30 ngày, cơng ty có
thể đƣa ra xử lý trƣớc pháp luật.
Đến cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ, kế tốn hàng hóa sẽ
tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu. Kế tốn
cơng nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng và phiếu thu chi tiền
để ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng. Khi kết thúc 1 niên độ kế
Trang 12 / 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
tốn, Kế tốn hàng hóa căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong
năm để tiến hành tính giá vốn hàng xuất bán.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có u cầu của ban giám đốc, bộ
phân kế tốn căn cứ vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ chi tiết
doanh thu, Sổ theo dõi công nợ khách hàng lập báo cáo nhập xuất
tồn hàng, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng
để ban giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và
đạt hiệu quả cao.
Trang 13 / 36
3.2.2. Biểu đồ ngữ cảnh
3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
3.2.4. Mô tả chi tiết chức năng lá
(1.1) Nhận yêu cầu của khách hàng: Đây là bộ phận tiếp nhận các
yêu cầu về mặt hàng mà khách hàng muốn mua
(1.2) Kiểm tra khả năng cung ứng: Khi nhận đƣợc yêu cầu mua
hàng của khách hàng sẽ tiến hành đọc báo cáo nhập xuất tồn hàng
để kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng
(1.3) Thu nhận thông tin phản hồi: Đây là bộ phận tiếp nhận
những phản hồi của khách hàng về các vấn đề nhƣ dịch vụ bán
hàng, vận chuyển, báo giá…
(1.4) Đàm phán ký hợp đồng với khách hàng: Khi đã xác nhận
khả năng cung ứng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, bộ phận
này sẽ tiếp xúc với khách để báo giá và đàm phán ký hợp đồng với
khách hàng
(2.1) Xử lý phiếu nhập kho: Khi công ty nhập kho hàng hóa mới
mua về hoặc nhập kho thành phẩm, bộ phận này sẽ tiến hành lập
phiếu nhập kho
(2.2) Viết hóa đơn GTGT: Sau khi khách hàng đã ký hợp đồng
mua hàng, bộ phận này sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT để đƣa cho
khách hàng đến các bộ phận khác nộp tiền và nhận hàng
(2.3) Viết phiếu thu: Khi khách hàng đem hóa đơn GTGT đến, bộ
phận này sẽ tiến hành nhận tiền từ khách hàng và viết phiếu chi để
khách hàng đến bộ phận khác nhận hàng
(3.1) Ghi sổ chi tiết doanh thu: Cuối mỗi tháng căn cứ vào các
chứng từ phát sinh trong tháng, kế tốn hàng hóa sẽ tiến hành ghi
sổ chi tiết doanh thu bán hàng
(3.2) Ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng: Cuối mỗi tháng căn cứ
vào các chứng từ phát sinh trong tháng: phiếu thu chi tiền, hóa đơn
GTGT bán hàng, kế tốn cơng nợ sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết công
nợ khách hàng
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
(3.3) Ghi sổ giá vốn thực tế hàng bán
(3.4) Ghi sổ chi tiết hàng hóa
(4.1) Lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn: Dựa vào sổ chi tiết hàng
hóa, sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận
kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
(4.2) Lập báo cáo doanh thu: Dựa vào sổ chi tiết doanh thu bán
hàng, sau một tháng hoặc có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế
toán sẽ tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng
(4.3) Lập báo cáo công nợ: Dựa vào sổ theo dõi công nợ khách,
sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế
tốn sẽ tiến hành lập báo cáo cơng nợ khách hàng.
Trang 17 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
3.3.
MƠ HÌNH HĨA LOGIC Q TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ
3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu Logic mức 0
Báo cáo N-X-T
f
a
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
b
d
Phiếu thu
Yêu cầu mặt hàng
3.0
1.0
Thông tin yêu cầu
Tiếp xúc
về hàng giảm giá
Ghi sổ
khách hàng
h
Phiếu nhập kho
b
Phiếu xuất kho
d
Trả lời khách
Khách
Hóa đơn GTGT
a
Ký hợp đồng
Phiếu thu
Sổ Cái, Sổ Chi tiết
e
Báo giá
hàng
Hóa đơn GTGT
f
Báo cáo N-X-T
i
Thanh toán
2.0
Phiếu thu
Xử lý
Phiếu xuất kho hàng bán
4.0
j
g
Báo cáo bán hàng
Báo cáo
Bảng kê khác
chứng từ
Phiếu
nhập
kho
Bộ
phận
quản lý
Bảng kê công nợ KH
Báo
cáo
theo
yêu
cầu
Phiếu xuất kho
Báo cáo
định kỳ
Yêu
cầu
báo
cáo
Ban
lãnh
đạo
kho
Trang 18 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.3.2.1. Tiến trình tiếp xúc khách hàng
1.1
Yêu cầu mặt hàng
Nhận yêu cầu
1.2
Kiểm tra thông tin
mặt hàng khách y/c
Kiểm tra
khả năng
của Khách
cung ứng
f
Khách
Báo cáo N-X-T
Ký hợp đồng
hàng
Trả lời Khách - Báo giá
1.3
Thông tin yêu cầu
về hàng giảm giá
1.4
Thu nhận
thông tin
Đàm phán
ký hợp đồng
phản hồi
với Khách
Trang 19 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
3.3.2.2.
Tiến trình xử lý chứng từ
h
Hóa đơn GTGT
2.2
hàng
Phiếu nhập kho
Viết hóa đơn
GTGT
Khách
a
b
Phiếu xuất kho
Hóa đơn GTGT
Phiếu xuất kho hàng bán
2.1
Thanh toán
Xử lý Phiếu
nhập xuất kho
Phiếu
nhập
2.3
Phiếu thu
d
Phiếu thu
kho
Viết phiếu
thu chi
Bộ phận
Quản lý
kho
Phiếu xuất kho
h
Hóa đơn GTGT
Trang 20 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
3.3.2.3.
Ghi sổ
b
Hóa đơn GTGT
Phiếu xuất kho
a
h
Phiếu nhập kho
3.1
Ghi sổ Chi tiết
Ghi sổ Chi tiết
doanh thu
b
3.4
hàng hóa
Phiếu xuất kho
Sổ Cái, Sổ Chi tiết
e
3.2
3.3
Ghi sổ Theo dõi
công nợ
Khách hàng
Ghi sổ Giá vốn
thực tế bán
hàng
a
Phiếu nhập kho
d
Phiếu thu
h
Hóa đơn GTGT
Trang 21 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
3.3.2.4.
f
Báo cáo
Báo cáo N-X-T
j
e
4.1
Lập Báo cáo
Nhập - Xuất - Tồn
Sổ Cái, Sổ Chi tiết
j
Bảng kê khác
Bảng kê khác
Yêu cầu báo cáo
N-X-T
4.3
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo N-X-T
e
công nợ
Sổ Cái, Sổ Chi tiết
Ban
Báo cáo doanh thu
lãnh đạo
4.2
Lập Báo cáo
doanh thu
Lập Báo cáo
công nợ
Báo cáo công nợ
i
Bảng kê công nợ KH
Yêu cầu báo cáo
doanh thu
j
Bảng kê khác
Trang 22 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
3.4.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU
3.4.1. Các thực thể
(1) Tên hàng hóa
HÀNG HĨA
Mahh (Mã hàng hóa)
Tenhh (Tên hàng hóa)
Dvt (Đơn vị tính)
Ts (Thuế suất)
(2) Tên khách hàng
KHÁCH HÀNG
Makh (Mã khách hàng)
Tenkh (Tên khách hàng)
Diachi (Địa chỉ)
Sdt (Số điện thoại)
Masothue (Mã số thuế)
Nguoidaidien (Ngƣời đại diện)
Sotk (Số tài khoản)
Tennhom (Tên của nhóm khách hàng)
(3) Tên kho
KHO
Makho (Mã kho)
Tenkho (Tên kho)
Diachi (Địa chỉ)
Sdt (Số điện thoại)
Manv (Mã thủ kho)
Phongban (Phòng ban)
(4) Tên nhân viên
NHÂN VIÊN
Manv (Mã nhân viên)
Tennv (Tên nhân viên)
Diachi (Địa chỉ)
Sdt (Số điện thoại)
Phongban (Phòng ban)
Trang 23 / 36
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Chucvu (Chức vụ)
(5) Nhà cung cấp
CUNG CẤP
TenNCC (Tên nhà cung cấp)
Diachi (Địa chỉ)
Sdt (Số điện thoại)
SoTK (Số tài khoản)
(6) Nhóm chức vụ
MaNCC (Mã nhà cung cấp)
MaSoThue (Mã số thuế)
NHÓM CHỨC VỤ
Machucvu (Mã chức vụ)
Chucvu (Chức vụ)
(7) Nhóm đơn vị tính
NHĨM DVT
Madvt (Mã đơn vị tính)
Dvt (Đơn vị tính)
(8) Nhóm phịng ban
NHĨM PHỊNG BAN
Maphongban (Mã phịng ban)
Phongban (Phịng ban)
(9) Nhóm khách hàng
NHĨM KHÁCH HÀNG
Manhomkh (Mã nhóm khách hàng)
Nhomkh (Nhóm khách hàng)
(10) Nhóm loại tài khoản
NHÓM LOẠI TK
Maloaitk (Mã loại tài khoản)
Loaitk (Loại tài khoản)
(11) Đơn vị sản xuất
ĐƠN VỊ SX
Madv (Mã đơn vị sản xuất)
Tendv (Tên đơn vị sản xuất)
Diachi (Địa chỉ)
Sdt (Số điên thoại)
(12) Tồn đầu kỳ
TỒN ĐẦU KỲ
Mahh (Mã hàng hóa)
Soluong (Số lƣợng)
Thanhtien (Thành tiền)
(13) Nợ đầu kỳ
NỢ ĐẦU KỲ
Trang 24 / 36
