Kế toán thu mua thực tế, nhập xuất & dự trữ vật liệu, Cổ phần vật liệu trong sử dụng tại Công ty Giống cây trồng Hải Dương...

Lời nói đầu
Sau 15 năm, chuyển đổi từ cơ chế nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp
sang cơ chế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của
nhà nớc, Ngành Nông nghiệp nớc ta cũng nh nhiều ngành khác phát triển
nhanh chóng, từ chỗ lơng thực không đủ ăn, nay không những đủ cung cấp
cho nhu cầu mà còn là một nớc đứng thứ 2 trên thế giới về xuất khẩu lơng
thực. Cơ chế thị trờng giúp cho nền nông nghiệp nớc ta tiếp thu mạnh mẽ
các thành tựu về khoa học công nghệ giúp các nhà quản lý mở mang phát
triển t duy kinh tế, làm cho sản xuất ngày càng phát triển và có hiệu quả.
Trong sản xuất nông nghiệp để đảm bảo năng suất ngày càng cao, chất lợng
sản phẩm ngày càng tốt đủ sức cạnh tranh với cơ chế thị trờng, việc chọn
tạo, phục tráng, sản xuất ra nhng cây, con giống có năng suất cao, chất lợng
tốt, tính thích ứng và thích nghị rộng là một yếu tố cực kỳ quan trọng.
Trong cơ chế thị trờng bên cạnh việc đầu t, phát triển công nghệ, các đơn
vị, cá nhân sản xuất kinh doanh còn phải đặc biệt quan tâm đến lợi nhuận,
vì đó là yếu tố thiết thực đến sự sống còn, tồn tại và phát triển của mình. Để
làm đợc điều đó việc hạch toán chi tiết có hiệu quả tất cả các khâu từ sản
xuất đến tiêu thụ là vấn đề thiết yếu. Trong đó chi phí sản xuất là một nội
dung quan trọng trong hạch toán kế toán. Nó đòi hỏi phải đợc hạch toán
chính xác, đúng, kịp thời vì chí phí sản xuất phản ánh tổng hợp nhiều mặt
của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, nó đa ra đợc những số liệu
quan trọng. Dựa vào đó doanh nghiệp biết đợc đã chi bao nhiêu ? Sản xuất
đợc gì ? và hiệu quả của chí phi đó ra sao ? Đó chính là cơ sở để phân tích
rút ra đợc những nguyên nhân thành công hay thất bại, lựa chọn phớng h-
ớng, biện pháp sản xuất kinh doanh trong thời gian tới tốt hơn, thu nhập
nhiều hơn.
Chi phí sản xuất trong nông nghiệp cũng nh các ngành sản xuất khác bao
gồm:
- Chí phí nguyên vật liệu: Giống, cây con, thuốc trừ sâu, phân bón.......
- Chi phí nhân công: Tiền lơng, các khoản phụ cấp theo lơng, các khoản
bồi dỡng và phụ cấp.

- Chi phí sản xuất chung.
Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ đề cập đến một trong ba nội dung của chi
phí sản xuất với tiêu đề Kế toán thu mua thực tế, nhập xuất và dữ trữ vật
liệ, chi phí vật liệu trong sử dụng Tại Công ty giống cây trồng Hải Dơng
( Xí nghiệp giống lúa Lai Cách ).
Nội dung của bài viết bao gồm: 5 phần
Phần I: Đặc điểm phân loại yêu cầu quản lý và sự cần thiết phải tổ chức hợp
lý quá trình thanh toán vật liệu.
Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu.
Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các doanh
nghiệp.
Phần IV: Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp
giống lúa Lai Cách - công ty giống cây trồng Hải Dơng.
Phần V: Một số ý kiến đóng góp về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí
nghiệp giống lúa Lai Cách.
Mục đích của đề tài là vận dụng lý luận về hạch toán vật liệu, công cụ đã đ-
ợc trang bị ở trờng vào việc nghiên cứu thực tế tại xí nghiệp từ đó phân tích
những điểm còn tồn tại nhằm góp một phần nhỏ bé cho việc hoàn thiện
công tác kế toán của Xí nghiệp.
Phơng pháp sử dụng:
- Phơng pháp lý thuyết kết hợp với thực tiễn.
- Phơng pháp kế toán chung.
- Phơng pháp kế toán vật liệu.
- Phơng pháp tài khoản.
- Phơng pháp tổng hợp.
Chuyên đề đợc hoàn thành với sự giúp đỡ nhiệt tình của:
- Thầy giáo Phan Văn Niệm.
- Ông: Phan Văn Bộc Giám đốc Công ty giống cây trồng Hải Dơng.
- Bà: Đào Thị Tâm Kế toán trởng Công ty giống cây trồng Hải Dơng
Cùng anh Phạm Văn Côi và các phòng chức năng của Công ty giống cây

trồng Hải Dơng.
- Viện Đại học mở Hà Nội cùng các giáo s, tiến sĩ, giảng viên của trờng.
Do nhận thức còn hạn chế nội dung chuyên đề rộng cho nên bài viết này
chỉ mang tính khái quát và không sao tránh khỏi khiếm khuyết, vì vậy tôi
rất mong đợc sự đóng góp giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Viện Đại học
Mở Hà Nội cùng các anh chị thuộc các chức năng của Công ty giống cây
trồng Hải Dơng giúp cho chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hải Dơng, tháng 6 năm 2001
Phần I
Lý luận chung về kế toán thu mua, nhập xuất và dự trữ vật liệu, chi phí vật
liệu trong sử dụng.
1. Khái niệm và đặc điểm của vật liệu:
Vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất, đó là:
- Thiết bị nhà xởng: T liệu sản xuất
- Nhân công lao động: Sức lao đông
- Vật liệu: Đối tợng lao đông
Vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh,
toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh
doanh, dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay
đổi hình thái vật chất ban đầu.
2. Phân loại vật liệu
Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác
nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại
vật liệu. Căn cứ vào những đặc trng chung giống nhau ngời ta phân loại vật
liệu thờng theo những cách sau:
Cách 1: Phân loại theo vai trò, tác dụng của vật liệu. Đây là cách đợc sử
dụng phổ biến. Theo cách này vật liệu đợc chia làm các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Giống, phân bón ( Đối với doanh nghiệp
nông nghiệp). Xi măng, cát sỏi, sắt thép ( Đối với doanh nghiệp xây
dựng ).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ phụ trợ trong sản xuất: Thuộc trừ
sâu, thuốc sử lý mầm. ( Đối với doanh ngiệp nông nghiệp ).
- Nhiên liệu: Than, củi, xăng dầu.
- Phụ tùng thay thế, sử chữa: Dùng cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận
tải.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Vật liệu và thiết bị dùng cho xây
dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là vật liệu thu hồi đợc sau quá trình sản xuất hay xây dựng cơ
bản.
- Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu ngoài các loại trên nh: Bao bì, vật
đóng gói, vật t đặc chủng.
Cách 2: Phân loại theo mối quan hệ và môi trờng sinh thái bao gồm:
- Loại bình thờng: Loại ít gây tác hại
- Loại nguy hiểm: Loại gây hại nhiều cho môi trờng sinh thái nh: Thuốc
trừ sâu. . .
Cách 3: Phân loại theo đặc trng của vật chất bao gồm:
- Vật liệu lỏng: Rợu, cồn, xăng dầu..........
- Vật liệu rắn: Xí măng, sắt, thép. . . . .
- Vật liệu khí: Khí ôxy, Cacbonic. . . . .
Cách 4: Phân loại theo nguồn gốc bao gồm:
- Vật liệu sản xuất trong nớc
- Vật liệu mua từ nớc ngoài
hoặc
- Vật liệu tự sản xuất
- Vật liệu mua ngoài
Cách 5: Phân loại theo phơng thức tính thuế
- Loại vật liệu tính theo phơng pháp khấu trừ thuế:

Theo phơng pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập
- Loại vật liệu tính theo phơng pháp trực tiếp
Theo phơng pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập + Thuế giá trị
gia tăng.
3. Phơng pháp tính giá vật liệu:
Thực chất là phơng pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành và phát sinh có
liên quan đến tình loại vật liệu
Trong kinh tế thị trờng nhờ sử dụng phơng pháp này mà kế toán theo dõi,
phản ánh, kiểm tra đợc các đối tợng hạch toán kế toán bằng tiền. Đồng thời
nhờ có tính giá kế toán tính toán và xác định đợc chi phí có liên quan đến
việc thu mua, sản xuất, chế tạovà tiêu thụ từng loại vật t , sản phẩm, hàng
hoá từ đó so sánh với kết quả thu đợc để đánh giá hiệu quả sản xuất và kinh
doanh.
Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng nguyên tắc giá phí theo quy định
của Bộ Tài chính để đanhs giá vật liệu. Nguyên tắc đó là:
Giá trị ghi sổ của vật liệu= Giá thực tế thu mua, hay giá thành thục tế sản
xuất ( Giá gốc ).
Tuỳ từng phát sinh trong quá trình thu mua, sản xuất cụ thể từng trờng hợp
đợc tính giá nh sau:
a/ Vật liệu mua ngoài:
- Trờng hợp áp dụng theo phơng pháp khấu trừ thuế:
Giá vật liệu = giá mua trên hoá đơn ( không có thuê giá trị gia tăng ) + Chi
phí thu mua thực tế + Thuế suất nhập khẩu ( Nếu có ) Giảm giá hàng
mua nếu có Triết khấu đợc hởng ( Nếu có ).
- Trờng hợp doanh nghiệp cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán,
hoá đơn, chứng từ hay vẫn còn áp dụng phơng pháp trực tiếp hoặc
Doanh nghiệp sản xuất, chế biến, thu mua nông lâm thuỷ sản . . . Không
có hoá đơn VAT ( Theo quy định của Bộ Tài chính ). Giá vật liệu đợc
tính cũng nh trên chỉ riêng giá trị trên hoá đơn là giá có cả thuế giá trị
gia tăng.

- Trờng hợp giá bán ghi trên hoá đơn của ngời bán không ghi thuế VAT
thì :
Giá bán thuần = Giá ghi trên hoá đơn ( có cả VAT ) / 1 + Thuế suất
b/ Vật liệu tự sản xuất:
Giá vật liệu = giá thành sản xuất thực tế
c/ Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến
Giá vật liệu thực tế = Giá trị vật liệu chế biến + Chi phí liên quan ( ( Thuê
gia công, chế biến, chi phí vận chuyển và bốc dỡ ).
d/ Vật liệu đợc tặng thởng, viện trợ
Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế thị trờng tơng đơng ( Do hội đồng giao
nhận xác định )
e/ Vật liệu nhận đóng góp liên doanh
Giá thực tế vật liệu = giá thoả thuận do các bên xác định
f/ Phế liệu:
Giá thực tế vật liệu = Giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay thu hồi tối thiểu.
* Phơng pháp đánh giá vật liệu dùng trong kỳ:
Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ theo từng yêu cầu quản lý và
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán ta có thể sử dụng một trong các ph-
ơng pháp sau đây để xác định giá vật liệu xuất dùng, nhng phải đảm bảo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải ghi chú rõ ràng
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Giá thực tế xuất dùng = Số lợng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân
vật liệu.
Nếu tính theo cả kỳ dự trữ thì
Giá thực tế vật liệu xuất dùng bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ +
Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ / Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng
vật liệu nhập trong kỳ
Nếu tính theo mỗi lần nhập thì
Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu trớc + Giá sau mỗi lần nhập / Số
lợng vật liệu trớc + Số lợng vật liệu sau mỗi lần nhập

Nếu tính theo bình quân cuối kỳ trớc ( Hay đầu kỳ này )
Giá đơn vị binh quân = Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trớc ( Hay đầu kỳ
này ) / Số lợng vật liệu tồn cuối kỳ trớc ( Hay đầu kỳ này )
2* Phơng pháp nhập vật liệu nhập trớc xuất trớc
Xuất trớc lô vật liệu nhập trớc: Giá tính theo thực tế của từng lô sau đó mới
xuất lô vật liệu nhập sau.
Giá tồn cuối kỳ = Giá của lô vật liệu nhập cuối kỳ trong kỳ
3* Phơng pháp nhập sau xuất trớc
Tính ngợc với phơng pháp nhập trớc xuất trớc
4* Phơng pháp trực tiếp ( Phơng pháp đích danh )
Giá vật liệu xuất dùng = Giá đơn chiếc hay từng lô khi nhập
5* Phơng pháp giá hạch toán: Để hạch toán nhanh ngời ta dùng phơng này.
Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán bằng giá thực tế.
Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ ( Hay tồn cuối kỳ ) = Giá hạch toán
vật liệu xuất trong kỳ ( Hoặc tồn cuối kỳ ) x Hệ số giá vật liệu.
Trong đó
Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ / Giá
hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
4. Phơng pháp hạch toán vật liệu
Để hoạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung. Hiện
nay theo quy định thì doanh nghiệp chỉ đợc lựa chọn một trong hai phơng
pháp: Kê khai thờng xuyên và kiêm kê định kỳ.
Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu là
- Phản ánh kịp thời chính xác số lợng, chất lợng và giá cả vật liệu tăng,
giảm, tồn kho từng loại, từng thứ.
- Xác định chính xác số lợng, giá trị vật liệu tiêu hao giúp cho việc tập
hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Kiểm tra chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu.
Phát hiện và ngăn ngừa sử dụng vật liệu lãng phí, hay thất thoát . . . . để
có biện pháp xử lý kịp thời.

Để giảm bớt khối lợng ghi chép không cần thiết, phục vụ kịp thời cho việc
tập hợp chi phí, báo cáo thông tin cho quản lý. Cuối tháng ( Cho dùng ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiêm kê định kỳ ) Kế toán căn cứ vào
phiếu xuất kho trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ và phân
bổ vật liệu, dụng cụ và để ghi vào tài khoản 152, 153.
Kế toán lập bảng nh sau:
VD: Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ
Tháng 1 năm 2000

TT TK ghi có
TK ghi nợ
TK 152 ( VLC)
Hệ số giá:
TK 152 ( VLP)
Hệ số giá:
. . . . . . TK 153
Hệ số giá:
HT TT HT TT HT TT HT TT
1 TK 621 18.000 800 500
- Đội 1 10.000 500 300
- Đội 2 8.000 300 200
2 TK 627 9.000 9.000 800
- Đội 1 4.000 6.000 350
- Đội 2 5.000 3.000 450
Tổng cộng 27.000 9.800 1.300
Ngày. . . tháng. . . năm
Kế toán trởng
( ký, họ tên )
4.1 Hạch toán tình hình biến động vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên

4.11Thủ tục chứng từ và tài khoản:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng ( Hay ngời mua hàng báo ) Nếu thấy cần
thiết kế toán có thể lập biên bản kiểm nhận vật liệu thu mua về số lợng,
chất lợng, quy cách. . .vv. . Sau đó ngời mua hàng làm phiếu nhập kho trên
cơ sở hoá đơn mua hàng hoặc giấy báo nhận hàng biên bản kiêm kê vật t
( Nếu cần ). Thủ kho nhập vào kho ghi sổ vật liệu số lợng thực nhập vào
phiếu, ký tên vào phiếu nhập giữ lại một liên ( Phiếu nhập cần lập 3 bản )
rồi chuyển cho phòng kế toán.
Trờng hợp phát hiện vật liệu thiếu, thừa, sai quy cách . . . Thủ kho phải báo
cho ngời mua hàng biết và cùng ngời mua hàng lập biên bản chuyển cho
ngời có thẩm quyền giải quyết.
Các chứng từ đợc dùng trong hạch toán vật liệu gồm:
+ Hoá đơn giá trị gia tăng của ngời bán ( Theo mẫu số 01CTKL- 3LLdo Bộ
Tài chính quy định ) hoặc hoá đơn bán hàng theo mẫu sau:
Đơn vị bán:. . . . . . . Mẫu số. . . . . . .
Địa chỉ: ( Ban hành. . . . .
Quyển số:
Số:
Hoá đơn bán hàng Liên 2
( Bán hàng, vận chuyển, dịch vụ )
Họ tên ngời mua:. . . .
Địa chỉ:
Hình thức thanh toán:
TT Tên quy cách sản phẩm
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lợng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú

A B C 1 2 3 = 1 x 2 D
Cộng
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ):
Ngời mua Ngời bán Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
2- Phiếu nhập kho theo mẫu sau:
Mẫu số: 01- VT
Ban hành: 1141TC/QĐ/CĐKT
ngày 1 / 11 / 1995
Quyển số:
Số:
Phiếu nhập kho
Ngày. . . tháng. . . . năm Nợ. . . . .
Họ và tên ngời nhâp: . . . . . . . . . . . . Bộ phận:. . . . . . . có. . . . .
Lý do nhập:
Nhập vào kho:. . . . . . .
TT Tên quy cách vật t, sản
phẩm, hàng hoá
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn
giá
Thành tiền Ghi chú
Theo
Ctừ số
Thực
nhập
A B C 1 2 3 4= 2x3
Cộng
Tổng số tiền ( Ghi bằng chữ ):

Thủ trởng đơn vị Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
3- Phiếu xuất kho theo mẫu
Đơn vị: Mẫu số02-VT
Địa chỉ: Số: QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1 / 11 /1995 của
BTC
Phiếu xuất kho
Ngày. . . tháng. . . năm. . . .
Nợ. . . .
Có. . . . .
Họ và tên ngời nhận hàng: Bộ phận:
Lý do xuất hàng:
Xuất tại kho:
TT Tên quy cách vật t, sản
phẩm, hàng hoá
Mã số Số lợng Đơn vị
tính
Đơn giá Thành
tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C 1 2 3 4 5 = 2 x 4
Cộng
Tổng số tiền ( Ghi bằng chữ ):
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung
tiêu
Ngời nhận Thủ kho
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )

Hoặc có thể dùng phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu
xuất, Phiếu xuất vật t theo hạn mức. Cùng với các văn bản cần thiết kèm
theo. Tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể mà doanh nghiệp vận dụng.
Trình tự thủ tục mua, nhập, xuất vật liệu nh sau:
4.1.1.1Thủ tục mua hàng, phơng pháp kiểm tra hoá đơn
Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch vật liệu hàng tháng , quý, năm hoặc
theo yêu cầu của ngời quản lý có thể mua theo nhiều hình thức:
- Nếu trả tiền ngay ( Tiền mặt ) Kế toán lập bảng tạm ứng ( Theo mẫu
quy định ) trình thủ trởng đơn vị duyệt chi, chuyển cho kế toán phụ
trách về lập phiếu chi và lĩnh tiền tại thủ quỹ, sau khi mua hàng kế toán
căn cứ vào hoá đơn mua hàng ( Biên bản giao nhận vật t nếu cần ) , lập
phiếu nhập sau đó lập phiếu chi đồng thời thu hồi tạm ứng.
- Nếu trả tiền chậm: Cán bộ cung tiêu phải nộp toàn bộ chứng từ cho kế
toán: Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, Hợp đồng mua bán hàng hoá . . . .
. . để kế toán vào sổ nợ tài khoản 331 phải trả ngời bán.
- Nếu trả bằng chuyển khoản
Phơng pháp lập hoá đơn: Hoá đơn do ngời bán hàng lập khi bán, hoá đơn
dùng hết phần nào phàn còn lại gạch, hoá đơn ghi rõ địa chỉ, họ tên ngời
mua, phơng pháp thanh toán, ghi rõ quy cách loại vật liệu. Nếu không ghi
hết gạch bỏ phần thừa. Hoá đơn phải đợc ghi rõ, hoá đơn đã nộp tiền phải
có dấu Đã thanh toán của ngời bán. Nếu chuyển khoản phải ghi rõ số
séc, ngày tháng, họ tên ghi trên séc.
4.1.1.2 Phơng pháp lập phiếu xuất
Phiếu xuất đợc ghi làm hai liên ( 1 gốc, 1 cho ngời nhận vật liệu trao thủ
kho ) có đủ chữ ký ghi trên phiếu.
* Tài khoản sử dụng trong hạch toán vật liệu bao gồm:
Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng ( Chi tiết từng loại theo tài khoản cấp II )
Tài khoản 152: Vật liệu nhập kho ( Chi tiết từng loại vật liệu theo tài khoản
cấp II )
Các tài khoản liên quan

Tài khoản 111: Tiền mặt
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 621, 627,641,642: Kết chuyển chi phí
Tài khoản 133: Thuế VAT đợc khấu trừ
Tài khoản 412: Đánh giá tăng, giảm vật liệu
Tài khoản 411: Nhận vốn kinh doanh
Tài khoản 128, 222: Nhận lại góp vốn liên doanh
Tài khoản 331: Phải trả ngời bán
Sơ đồ 1: Hạch toán tổn quát vật liệu
( Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ )
TK 311,111,112 TK 152 TK 621
141,331. . .
Mua vật liệu Xuất dùng cho SX tại kho
hoặc trực tiếp không qua kho
TK 133
TK 641,642,627
Thuế VAT
đợc khấu trừ Xuất dùng cho SX chung
bán hàng, quản lý
TK 411
Nhận cấp vốn liên doanh TK 154
bằng vật liệu
Vật liệu thuê ngoài gia
công, chế biến
TK 642,338
Xử lý vật liệu thừa qua TK 138,642
kiêm kê
Xử lý vật liệu thiếu
qua kiêm kê
TK 128,222

Nhận lại vật liệu từ đầu t TK 421
góp vốn liên doanh
Đánh giá giảm giá trị VL
TK 412
Đánh giá tăng giá trị vật liệu
Sơ đồ 2 Hạch toán vật liệu
( Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp )
TK 331,111,112 TK 152 TK 621
141,311
Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để sản xuất
( tổng giá trị thanh toán có cả VAT)
TK 151,411,222 TK 627,641,642
Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho nhu nhầu khác
ở PX, phục vụ bán hàng
quản lý, XDCB
ở sơ đồ 1 ( Phơng pháp khấu trừ thuế ) kế toán định khoản nh sau:
Khi nhập: - Khi nhập vật liệu mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 331,111,112,311,141: Tổng giá trị thanh toán
Nếu đợc hởng triết khấu
Nợ TK 331: Triết khấu trừ vào tiền hàng phải trả
Nợ TK 111,112: Triết khấu đợc ngời bán trả
Nợ TK 1388: Triết khấu đợc ngời bán chấp nhận nhng thừa trả
Có TK 152: Số triết khấu mua hàng đợc hởng
Có TK 1331: Số VAT không đợc khấu trừ
Nếu hàng thừa so với hoá đơn ( Có biên bản và văn bản báo cáo )
+ Nhập vào kho toàn bộ
Nợ TK152: Giá trị vật liệu cha có thuế
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331: Giá trị toàn bộ theo hoá đơn
Có TK 3381: Giá trị thừa cha biết nguyên nhân
Khi có quyết định xử lý thừa:
Trả lại ngời bán
Nợ TK 3381
Có TK 152
Chấp nhận mua số thừa
Nợ TK 1331
Nợ TK 3381
Có TK 331
Thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập
Nợ TK 3381
Có TK 721
Trờng hợp không nhập hàng thừa mà chỉ nhập theo hoá đơn
Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 331,112,111: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn
( Vật liệu thừa đợc ghi nhận ngoài sổ )
Khi xử lý vật liệu thừa trong các trờng hợp nh trên thì kế toán cũng định
khoản nh trên song chỉ khác trong tài khoản 3381bằng taig khoản 152
( Nếu trả ngòi bán thì không định khoản ).
Nếu vật liệu thiếu so với hoá đơn
Khi nhập:
Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập kho
Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu cha rõ nguyên nhân
Nợ TK 1331:
Có TK 331,111,112:
Ngời bán chấp nhận lỗi thiếu giao tiếp hàng
Nợ TK 152: Giá trị vật liệu giao thêm
Có TK 1381: Giá trị vật liệu thiếu

Ngời bán chấp nhận nhng không còn hàng
Nợ TK 331, 111 ,112
Có TK 1381
Có TK 1331
Thiếu do cá nhân gây nên
Nợ TK 1388,334
Có TK 1381
Có TK 1331
Thiếu không rõ nguyên nhân ( Không xác định )
Nợ TK 821
Có 1381
Nếu hàng về cha có hoá đơn: Ghi sổ tạm tính
Nợ TK 152
Có TK 331
Khi hoá đơn về dùng nghiệp vụ kế toán điều chỉnh theo giá thực tế.
Trờng hợp hoá đơn về nhng cha có hàng
Nợ TK 151: Giá trị hàng đi đờng
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 331,111,112 Tổng giá thanh toán
Khi hàng về
Nợ TK 152: Giá trị hàng nhập kho
Nợ TK 621,627: Xuất dùng ngay không qua kho
Có TK 151: Giá trị hàng đi đờng
Trờng hợp vật liệu tự chế nhập kho
Nợ TK 152: Chi tiết vật liệu
Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công
Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất
Trờng hợp nhập vật liệu do các trờng hợp khác
Nợ TK 152: ( Chi tiết vật liệu ) Giá trị thực tế vật liệu tăng
Có TK 411: Cấp vốn bằng vật liệu

Có TK 3388: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK 311: Vay ngắn hạn bằng vật liệu quy thành tiền
Có TK 642: Vật liệu thừa trong định mức tại kho
Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621, 627,641, 642: Dùng không hết thu hồi phế liệu
Có TK 222,128: Nhận góp vốn liên doanh bằng vật liệu
Có TK 241 Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB hoặc từ
sửa chữa lớn.
Khi xuất vật liệu
Vật liệu trong doanh nghiệp xuất chủ yếu cho sản xuất, phần còn lại thừa
hoặc không có nhu cầu sử dụng nữa có thể xuất bán, góp vốn liên doanh . . .
giá xuất trong mọi trờng hợp đều theo giá thực tế của bên có tài khoản 152
a. Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh
Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đối tợng ) Xuất cho SX
Nợ TK 641, 642: ( Chi tiết cho từng đối tợng ) Xuất cho tiêu thụ và quản lý
Nợ TK 241: ( Chi tiết từng đối tợng ) Cho XDCB hoặc sửa chữa lớn
Có TK 152: Giá trị thực tế vật liệu xuất
b. Xuất góp vốn liên doanh
Nợ TK 222: Góp vốn dài hạn
Nợ TK 128: Góp vốn ngắn hạn
Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá giảm giá trị vật liệu
Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất
Có TK 412: Chênh lệch do đánh giá tăng giá trị vật liệu
c. Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Nợ TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang
Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất
d. Giảm do cho vay tạm thời
Nợ TK 1388, 1368:
Có TK 152:

e. Giảm ( Xuất ) cho các yêu cầu khác
Nợ TK 632: Nhợng bán vật liệu
Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho
Nợ TK 1381: Thiếu chờ xử lý
Nợ TK 1388,334: Cá nhân phải bồi thờng khi xác định xử lý
Có TK 152: Giá trị vật liệu giảm ( Xuất )
5. Kế toán vật liệu trong đơn vị sản xuất kinh doanh nông nghiệp
a. Đặc điểm của vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp
Vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp rất đa dạng trong đó có một số vật
liệu mang tính đặc thù nh hạt giống, phân bón, các loại thuốc phòng trừ sâu
bệnh .. . . Các loại vật liệu này một phần đợc tạo ra ngay trong quá trình sản
xuất, sản phẩm kỳ trớc đợc dùng làm vật liệu cho kỳ này hoặc vật liệu của
kỳ này đợc giữ làm vật liệu cho kỳ sau, Sản phẩm của ngành này đợc làm
vật liệu cho ngành khác.
b. Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nông nghiệp
Phơng pháp hạch toán về cơ bản giống nh các ngành khác song riêng về vật
liệu luân chuyển nội bộ đợc tính theo giá thành thực tế sản xuất. Kế toán sử
dụng tài khoản 152 Nguyên vật liệu và tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2
nh tài khoản 1521-1: Hạt giống,
Tài khoản 1521-2: Phân bón
Tài khoản 1521-3: Thức ăn gia súc
Tài khoản 1522-1: Thuốc dùng cho cây trồng
Tài khoản 1522-2: Thuốc thú y
- Khi nhập vật liệu do sản xuất tạo ra đợc định khoản nh sau: ( Căn cứ vào
giá thành sản phẩm để ghi )
Nợ TK 152: ( Chi tiết từng đối tợng ) Vật liệu, nguyên liệu
Có TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
- Khi xuất vật liệu cho các đối tợng sử dụng
Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đội ) Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 627: ( Chi tiết từng đối tợng ) Chi phí quản lý đội, Sản xuất chung

Nợ TK 641,642: Chi phí tiêu thụ, quản lý
Có TK 152: Giá vật liệu, nguyên liệu
Trờng hợp vật liệu luân chuyển nội bộ đợc doanh nghiệp phản ánh theo giá
tiêu thụ nội bộ để phục vụ cho yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ và phản
ánh phù hợp chi phí đầu vào của sản phẩm sản xuất thì kế toán phản ảnh
nh sau:
+ Căn cứ vào giá thành sản xuất để ghi
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang
+ Căn cứ vào giá tiêu thụ nội bộ
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 512: Doanh thu nội bộ
6. Kế toán vật liẹu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Theo quy định hiện hành vật liệu tồn kho phải đợc hạch toán một trong hai
phơng pháp kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.
Đặc trng của phơng pháp hạch toán vật liệu kiểm kê định kỳ là:
Kế toán không theo dõi biến động vật liệu thờng xuyên tức là không ghi
phiếu nhập phiếu xuất, không cung cấp thờng xuyên về giá trị vật liệu, hàng
hoá tồn kho mà phải chờ đến cuối kỳ hạch toán căn cứ vào biên bản kiểm
kê mới xác định đợc giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ.
Theo quy định ở phơng pháp này để phản ánh hàng tồn kho kế toán vẫn sử
dụng các tài khoản: 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157 nhng không phản
ánh nhập xuất vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị kết chuyển tồn kho đầu và
cuối kỳ còn kế toán sử dụng tài khoản 611: mua hàng, tài khoản này chỉ đ-
ợc hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, cấm dùng
trong phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ
Theo phơng pháp kiêm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ )
TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153
Giá trị VL tồn đầu kỳ Giá trị VL, dụng cụ

cha sử dụng tồn cuối kỳ
TK 111,112,331 TK 111,112,331
Giá trị vật liệu mua VL đợc hởng triết khấu
trong kỳ giảm giá và hàng trả lại
TK 1331 TK 138,334,821,642
Thuế VAT đợc VL, công cụ thiếu hụt
khấu trừ mất mát
TK 411 TK 1421
Nhận góp vốn liên doanh Giá trị dụng cụ
cấp phát, tặng xuất dùng lớn
TK 311,336,338 TK 621,627,642,641
Vay cá nhân, đơn vị Phân bổ
và đối tợng khác dần
TK 412
Tăng giá trị do đánh giá Giá trị VL, công cụ
Vật liệu, công cụ xuất dùng nhỏ
Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ công cụ theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ ( Thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp )
TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153
Giá trị vật liệu, dụng cụ Giá trị vật liệu, dụng cụ
tồn đầu kỳ cha sử dụng tồn cuối kỳ cha sử dụng
TK 111,112,331,411 TK 111,112,331
Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng Giá trị vật liệu đợc triết khấu
trong kỳ ( tổng giá thanh toán giảm giá, hàng bị trả lại
có cả thuế VAT ) TK 621,627,641,642
Giá trị thực tế VL, DC xuất dùng
trong kỳ
Theo phơng pháp này, vật liệu công cụ dụng cụ tăng, hàng tồn kho đầu kỳ
đều đợc hạch toán vào bên nợ tài khoản 611. Cuối kỳ vật liệu công cụ dụng
cụ đều đợc kết chuyển vào TK 152, 153.

Dụng cụ xuất dùng lớn đợc hạch toán vào tài khoản 1421 sau đó mới phân
bổ cho các đối tợng sử dụng ứng với các tài khoản 621, 627,641,642- Đối
với phơng pháp khấu trừ VAT. Còn phơng pháp thuế trực tiếp thì không qua
tài khoản 1421 mà hạch toán thẳng cho các đối tợng sử dụng.
7. Kế toán công cụ, dụng cụ ( Phơng pháp kê khai thờng xuyên, thuế VAT
theo phơng pháp khấu trừ )
7.1 Đặc điểm của công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là t liệu lao động không thoả mãn một trong hai điều kiện
để trở thành tài sản cố định nghĩa là chỉ đảm bảo điều kiện là t liệu lao
động tham gia nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giũ nguyên trạng thái ban đầu.
Công cụ dụng cụ không đảm bảo điều kiện Là t liệu lao động có giá trị
lớn.
Công cụ dụng cụ cũng chuyển dần giá trị vào sản phẩm do vậy trong hạch
toán ngời ta sắp xếp công cụ dụng cụ vào nhóm vật liệu- hàng tồn kho.
Trong quản lý theo quy định hiện hành công cụ dụng cụ mua sắm bằng vốn
lu động và đợc xếp vào tài khoản loại I nhóm 5 ( Tài khoản 153 ). Do vậy
công cụ dụng cụ có đặc điểm của vật liệu khi mua sắm nhập kho, bảo quản
giống vật liệu.
7.2 Tài khoản sử dụng
Theo quy định: Công cụ dụng cụ đợc hạch toán vào tài khoản 153 và đợc
chi tiết theo tài khoản cấp II, cấp III. Ví dụ:
Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ Tài khoản 15311 Vật rẻ
Tài khoản 15312 Bảo hộ
Tài khoản 15313 cho văn phòng
..............................................
Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển
Tài khoản 1533 Công cụ dụng cụ cho thuê
7.3 Phơng pháp phân bổ công cụ, dụng cụ
7.3.1 Phơng pháp phân bổ 1 lần ( 100% giá trị )