Tự học outlook 2010 part 9 pptx

3 Chọn Add, nhập tên
4 Thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình dưới.

d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân

Sau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm các thư mục con
subfolder trong thư mục cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục
chính:
Nhấn chuột phải vào thư mục My Outlook Data File(1) chọn New Folder.
Đặt tên cho thư mục vừa tạo, nhấn OK.
Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn.

e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân

Sau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. Để để di
chuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con, bạn làm theo các bước sau:
1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder
2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK.
Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùng
phương pháp kéo thả.
Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thư
mục con trong thư mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất
hiện trong thư mục cá nhân.

f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa

Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. Nhưng các thư
mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu
khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa.

File > Info > Account Settíng


Tab Data Files > chọn dòng muốn lưu trữ hoặc di chuyển > Open File
Location

Chọn Move this file hoặc Copy this file
Lưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn, thì bạn
mới dùng công cụ này.
g. Phân loại thƣ
Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận
hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân
loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên
bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi
chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp
tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.
Bước tiếp theo, bạn chọn :
1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email.
2 Chọn Rules.



Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu
công việc.

Ở đây ta chọn Select Folder

Chọn thư mục đã được tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thư mục khác, rồi
nhấn OK
Trong mục "Move the item to folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ

một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS
Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên khi nhấn vào nút
Advanced Options.


Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email


Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thư

Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thư