Bí quyết giúp bạn quản lý thời gian doc

Bí quyết giúp bạn quản lý thời gian
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó
thường xuyên. Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-
cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất
cứ việc gì.
Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho
những cam kết của bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức
độ tập trung và sử dụng thời gian của bạn sao cho có lợi nhất.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn trở nên chủ động với thời
gian của mình:
Duy trì danh sách công việc:
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó
thường xuyên. Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-
cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất
cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu trong
điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ
thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành dộng cụ
thể.
Xác định rõ thời gian:
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất.
Nếu thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể
hoàn tất được việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống
bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet
tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.
Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:
Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải
làm của mình. Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng
thực hiện của riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn
thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và
quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ
mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh

hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và
chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành
động của mình.
Sử dụng thời gian thật khôn ngoan:
Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong
ngày và để điện thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2
tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở email nếu bạn
không có thời gian cho nó.
Hãy trật tự và ngăn nắp:
Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao
cho dễ dàng tìm thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất
lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Tránh sự ngắt quãng:
Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-
mở-rộng-cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có
thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp.
Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị
anh/cô ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.
Cùng cộng tác:
Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công
việc đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì
hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Để an
toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự
án để phòng trừ những trường hợp bất khả kháng.
Tránh những giám sát không cần thiết:
Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó,
hãy để họ đảm trách trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ.
Quá nhiều người cứ lãng phí thời gian quý báu của mình để lắng
nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác. Nếu việc của
đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày,

tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu
đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ
vào một thời điểm thích hợp.

Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật:
Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết,
hãy lên lịch và theo sát-bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện
diện của bạn thật sự không cần thiết lắm cho toàn bộ tiến trình
cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép dành thời
gian làm những việc cần thiết hơn.
Giữ vững tiến độ:
Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận
ít nhất 1 dự án công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự
án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm
trí bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt.

Lựa chọn dự án một cách cẩn thận:
Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho
công ty và tận dụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có
nhiều lý do chính đáng để từ chối đảm nhận thêm việc và những
người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói “Không”. Hãy
tự hỏi, “ Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”,
“Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúng hạn?”
Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với một
đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho
nhau hơn là bạn nhận thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm
trên vai trong khi sức lực và thời gian không cho phép dẫn đến
quá tải.
Không trì hoãn:
Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường

tình ở mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời
gian hợp lý cho những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích
làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi
sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.
Tự thưởng:
Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn
bao gồm cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng
lượng cho bản thân. Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi
khi hoàn thành 1việc nào đấy. Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly
café khi bản báo cáo chi tiết kỹ thuật hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ
thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra.