Tài liệu 13 mẹo quản lý thời gian doc

13 mẹo quản lý thời gian
Thứ tư, 11 Tháng tư 2007, 08:00 GMT+7
Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Nếu thế, bạn
không phải là người duy nhất có mong muốn này. Tất cả chúng ta đều muốn làm
việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành
toàn bộ thời gian quý báu vào công việc.
Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Vì vậy, trong phần tiếp sau
của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy
trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn.
Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra
1. Lên danh sách việc cần làm
Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh sách
nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang theo danh sách này
bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm
việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt
thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái.
2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc
Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để hoàn
thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh
rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin trong khi
chờ cuộc họp sắp diễn ra.
3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và
nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành cho một
khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc,
đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm
vụ được giao?
Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp lực
nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây
dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình.
Tránh lãng phí thời gian

4. Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các
cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng
bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail
trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay
chuyển tiếp cho ai...
5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư mục
lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi
cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong

kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của
Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng
của nó”.
6. Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính
sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết các
câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần
ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.
Luôn đảm bảo tiến độ công việc
7. Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng
hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy,
để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có
thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn
nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi
thứ xong xuôi vào ngày 23.
8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác
Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách
nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng

ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm
công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp
của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến
khích đồng nghiệp mà thôi.
9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia
Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không.
Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc
họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể
được miễn dự họp hay không từ trước.
Duy trì mục tiêu của bạn
10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình
Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc
thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào
được nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có
công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới.
11. Biết lựa chọn công việc tham gia
Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối đa được
các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị hay yêu cầu mà
bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người
biết nói “không” đúng lúc.
Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và
“Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và
hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi
người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể
hoàn thành bất cứ điều gì.
12. Đừng trì hoãn việc gì
Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều
này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ
mấy”.Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi
sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu trước

công việc.
Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn
được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra,
tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường
xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với
thực tại.
13. Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới
chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh
thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ
công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản báo
cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một công
việc...
Tận dụng thời gian để thành công
Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc.
Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức
tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn
trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ
thời gian vàng ngọc của mình.
Dương Kim Thoa
Theo Askmen.com
Việt Báo (Theo_DanTri)