Lập kế hoạch truyền đạt thông tin ppt

Lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Đã bao giờ bạn nhận được một bản ghi nhớ (memo) và cảm thấy
rằng người gởi chẳng hề quan tâm đến việc bạn có hiểu được
memo ấy viết gì? Có lẽ bạn cũng từng thuyết giảng một số bài
thuyết trình mà kết quả nhận được là sự dửng dưng của khán giả.
Xem xét lại vấn đề, có lẽ bạn đã truyền đạt thông tin và nhận ra
rằng bạn thực sự không có cách thức đánh giá thái độ cũng như
xem xét các nhu cầu của khán giả.
Đây thực sự là điều gây khó chịu nhất. Thậm chí tệ hơn nữa là
những kết cục như vậy thường làm nảy những ảnh hưởng tiêu
cực, thậm chí nó có thể mang lại kết cục ngược hẳn lại với mong
muốn ban đầu của bạn.
Dù bạn chỉ truyền đạt các thông tin hàng ngày hay các thông tin
quan trọng hơn về các thay đổi trong công ty, thì các giao tiếp
thành công nhất vẫn thường bắt đầu từ một kế hoạch được
chuẩn bị kỹ lưỡng.
Bước đầu tiên là hãy đặt mình vào vị trí của khán giả (đối tượng
tiếp nhận thông tin). Xác định thông tin họ mà cần biết, cần nghe,
phương pháp truyền đạt? Các yếu tố khiến họ dửng dưng? Và
làm thế nào để biết là họ đã tiếp nhận được thông tin mà bạn đã
truyền đạt (qua các bài kiểm tra).
Do đó, có các kỹ năng giao tiếp tốt đôi khi quan trọng hơn việc
chuẩn bị tốt một bản ghi nhớ hoặc bài thuyết trình. Trong phạm vi
bài viết này, chúng tôi xin nêu ra các bước căn bản giúp bạn
chuẩn bị tốt kế hoạch truyền đạt thông tin theo hướng đối tượng
người nghe
Tiếp thị thông tin của bạn!
Truyền đạt thông tin của doanh nghiệp được
sử dụng tốt đồng nghĩa với việc bạn đang
thực hiện tốt chiến lược marketing của mình.
Ví dụ: Bạn có thông tin (về một s

ản phẩm) cần
“bán” cho khán thính giả (tức khách hàng).
Nếu khách hàng dự định sẽ mua sản phẩm,
b
ạn sẽ phải “đóng gói” thông tin sao cho nó có
sức thu hút, đồng thời, bạn phải đảm bảo giá
trị và lợi nhuận thu về sẽ cao hơn chi phí b
ỏ ra
(cái “giá” bạn chào cho khách hàng). Đồng
thời, bạn phải tiếp cận đối tượng tiếp nhận
thông tin bằng các phương pháp truyền đạt
phù hợp. Bư
ớc tiếp theo (quảng bá sản phẩm)
là bạn phải xác định được tính hiệu quả cũng
lợi ích thông tin đó mang lại.

Các bước lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Hiểu biết các mục tiêu của bạn
Bước 1. Hiểu rõ các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng quát:
Mục tiêu mà bạn muốn đạt đến là gì, khi nào và tại sao muốn đạt
được mục tiêu đó? Hãy ghi lại các mục tiêu truyền đạt thông tin
tổng quát trong kế hoạch của mình.
Hình 1: Mẫu lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Kế hoạch truyền đạt thông tin hướng đối
tượng
Các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng thể:
Đối
tượng
tiếp
nhận

thông tin
Mục
đích
truyền
đạt
thông tin
Thông
tin
Phương
thức
truyền đạt
thông tin
Thời
điểm
truyền
đạt
thông tin

Hiểu biết về đối tượng tiếp nhận thông tin
Bước 2. Đây là thời điểm để bạn xác định và liệt kê các đối
tượng tiếp nhận thông tin (Tại thời điểm ban đầu, việc thực
hiện bước này tương đối khó đối với mọi kế hoạch truyền đạt
thông tin, ngoại trừ các kế hoạch đơn giản. Để thực hiện thành
công bước này, bạn nên sử dụng kỹ năng phân tích đối tượng
người nghe (ví dụ như thông tin bạn muốn truyền đạt chỉ dành
cho kế toán trưởng hoặc giám đốc, các đối tượng khác là không
phù hợp). Điều này đặc biệt hữu dụng khi xác địch đối tượng
hướng đến của hoạt động giao tiếp và lý do giao tiếp).
Ví dụ: Nhóm đối tượng tiếp nhận thông tin
Cứ coi “đối tượng tiếp nhận thông tin” là một tập hợp những

người mà bạn cần tiếp xúc. Bất kỳ người nào cũng có thể là một
thành viên của các nhóm đối tượng này. Lấy ví dụ, xem xét một
kế hoạch giao tiếp dự kiến có 4 nhóm đối tượng giao tiếp:
+ Nhóm làm việc tại Hà Nội
+ Nhóm làm việc tại TP. HCM
+ Nhóm đảm nhận các dịch vụ khách hàng
+ Nhóm cán bộ quản lý nhân sự
Nam là cán bộ quản lý nhân sự làm việc tại Hà Nội do đó Nam là
một thành viên của hai nhóm đối tượng, trong khi đó Châu là lãnh
đạo nhóm phụ trách dịch vụ khách hàng tại TP.HCM. Cùng lúc,
Minh là chuyên viên tư vấn công nghệ thông tin tại TP.HCM, là
thành viên của duy nhất một nhóm “Nhóm làm việc tại TP.HCM”.
Bước 3. Ở bước này, bạn cần xem xét lại các mục tiêu truyền
đạt và xác định rõ các mục tiêu cụ thể cho từng nhóm đối
tượng giao tiếp. Một phương pháp rất hay để tiến hành thực
hiện bước này là xem xét các nhu cầu của từng đối tượng - họ
cần và muốn biết thông tin gì? Liệt kê tất cả các mục tiêu có thể
cho mỗi nhóm đối tượng trong kế hoạch của bạn.
Lập kế hoạch truyền đạt và kênh truyền đạt thông tin
Một khi đã xác định rõ mục tiêu và có một sự hiểu biết toàn diện
về đối tượng người nghe thì đó là thời gian thích hợp để bạn lên
kế hoạch turyền đạt thông tin – điều này có nghĩa là những thông
điệp được truyền đạt phải đáp ứng mục tiêu, đúng thời điểm và
có cách thức truyền đạt hợp lý.
Bước 4: Trước khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết, bạn hãy xác
định kênh thông tin mà bạn sẽ sử dụng để truyền đạt. Suy
nghĩ thật bao quát và sáng tạo! Bạn có thể sử dụng nhiều kênh
thông tin để truyền đạt trong công ty của mình, sau đây là một số
kênh thông tin mà bạn có thể tham khảo:
Email Chỉ thị CEO Tổ chức sự kiện

Bản tin Áp phích Họp nhóm
Họp từ xa
Họp nhanh vào
giờ trưa
Mạng nội bộ
(lotus note)
B
ảng thông
báo
Bản tin nội bộ

Lời khuyên: Nên sử dụng các kênh thông tin hiện có
Công ty nên sử dụng các kênh thông tin hiện có, như là bản tin
nội bộ, mạng nội bộ (email, lotus note) và các cuộc họp nhóm. Sử
dụng những kênh thông tin sẵn có với những thông tin thích hợp
và đúng thời điểm là một cách tiếp cận đối tượng hiệu quả.
Bước 5: Lập kế hoạch truyền đạt thông tin cho mỗi nhóm đối
tượng, bắt đầu bằng việc nghĩ về một nhóm đối tượng rộng
trước. Ví dụ, nhóm đối tượng rộng có thể là “Tất cả những người
đang làm việc ở Văn phòng Hà Nội” và “Tất cả nhân viên tại văn
phòng TP.HCM”
Sau đó bạn hãy xem xét lần lượt mỗi đối tượng, bằng cách trả lời
những câu hỏi sau:
 Điều gì mà đối tượng cần và muốn biết?
 Thời điểm nào hợp lý để truyền đạt thông tin?
 Kênh thông tin nào là phổ biến được ưa chuộng để tiếp cận
đối tượng?
 Đối với những thông tin mà đối tượng đã được xác định rõ
ràng thì phương pháp truyền đạt nào là hiệu quả nhất?

Một số thông tin có thể được yêu cầu để đáp ứng những mục tiêu
riêng của đối tượng. Hãy chắc chắn rằng thông tin của bạn đáp
ứng “hơn cả mục tiêu mong đợi” của đối tượng
Lời khuyên:
Trước khi xem xét mục này chúng ta hãy so sánh công việc lập
kế hoạch truyền đạt thông tin với công việc Marketing. Có người
trong lĩnh vực marketing đã phát biểu rằng: “thông tin về sản
phẩm của bạn phải hiện diện trong tâm trí khách hàng khoảng 7
lần trước khi họ quyết định mua.” Trong khi điều này rõ ràng là
bạn cần phải phát đi nhiều lần thông tin của bạn trước khi nó ăn
sâu vào tâm trí của họ.
Mặt khác, giống như bạn lập kế hoạch cho mỗi đối tượng, cũng
nên nhớ là những thành viên của mỗi đối tượng này có thể sẽ là
một phần của đối tượng khác, hãy cố gắng lập kế hoạch truyền
đạt để mỗi cá nhân đều nhận đúng và không bị dư thừa thông tin
(hay tệ hại hơn là bị nhầm lẫn) với những thông tin khác mà họ
nhận được.
Giám sát hiệu quả
Bước 6: Thu thập các phản hồi từ những lần truyền đạt mà
bạn đã lên kế hoạch và thực hiện. Thăm dò những người trong
những nhóm đối tượng khác nhau về những hoạt động bạn thực
hiện. Kiểm tra xem họ có nắm bắt được thông tin mà bạn muốn
họ tiếp nhận hay không. Nhận các phản hồi đúng lúc, bạn có thể
điều chỉnh cho các lần sau nhằm đáp ứng tốt hơn các nhu cầu
của đối tượng hoặc thu hẹp sự khác biệt giữa các đối tượng.
Ví dụ: Nếu đưa ra một ví dụ đầy đủ ở đây thì nó có thể mất khá
nhiều thời gian …. Và sau đây là một ví dụ có thể giúp cho bạn
thực hiện việc hiểu rõ hơn cách thức lập một kế hoạch truyền đạt
thông tin.
Hãy xem xét kế hoạch truyền đạt thông tin việc thực hiện áp dụng

hệ thống khóa an toàn mới trong văn phòng của bạn. Mục tiêu
chung là “đảm bảo việc chuyển từ hệ thống khóa an toàn hiện tại
sang hệ thống mới được nhịp nhàng”
Ai là đối tượng cần truyền đạt và thông tin nào mà họ cần? Việc
xem xét trước tiên là đối tượng ảnh hưởng “Tất cả nhân viên
trong văn phòng”. Mọi người cần biết lịch thay đổi, điều gì được
mong đợi và khi nào diễn ra.

Chú ý trong lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Nếu mỗi người ở mỗi khu vực cần nhận những hướng dẫn khác
nhau về cách sử dụng khóa như thế nào và các vấn đề khác, mỗi
khu vực cần được lập danh sách như là một đối tượng riêng
(“Nhân viên ở khu vực A sử dụng thẻ từ để vào văn phòng, nhân
viên ở khu vực B sử dụng mã số để vào nhà kho …), chịu trách
nhiệm về vấn đề an toàn này như thế nào? Những nhóm đối
tượng đặc biệt hơn có nhu cầu được cung cấp thông tin cụ thể về
việc quản lý hệ thống mới như thế nào?
Bây giờ hãy xem xét từng thông tin cụ thể cho mỗi nhóm đối
tượng. Cũng giống như thông báo tất cả nhân viên các thông tin
về hệ thống khóa mới. “Nhân viên ở khu vực A” phải biết được
nơi nào ở khu vực A đặt khóa từ và được phép vào văn phòng từ
mấy giờ đến mấy giờ, cách sử dụng thẻ từ như thế nào?, bảo
quản ra sao? … Thông tin này phải được truyền đạt vài ngày
trước đó và được nhắc nhở để họ có thể sẵn sàng sử dụng hệ
thống khóa mới này.