Quản lý hàng tồn kho pot

Quản lý hàng tồn kho
Làm thế nào để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt
hàng hóa?
Nếu ai đó từng nghĩ làm cách nào để cân đối hàng tồn kho thì đó
là một suy nghĩ đúng đắn. Bạn hãy thử tưởng tượng. Bạn chi
20.000 USD cho hàng tồn kho, cần 3 tháng mới giải quyết hết số
hàng đó, vậy thì 20.000 USD này nếu đầu tư cho một lĩnh vực
khác có thể sẽ có nhiều lợi nhuận hơn. Hoặc nếu bạn đồng ý với
giải pháp đầu tư số tiền này cho kho bãi như ban đầu, thì không
có gì chắc chắn là bạn sẽ an tâm cho đến khi bán hết lô hàng ứ
đọng đó, bởi vì một ngày nào đó, nó có thể bị phá hủy bởi côn
trùng, hoặc 1 cơn bão đi qua và cuốn trôi hết mọi hàng hóa.
Để tìm giáp pháp cho vấn đề này, trước hết hãy căn cứ vào quy
mô công ty của bạn. Bạn có thể sử dụng những phần mềm để
kiểm tra hàng, hoặc thuê những chuyên viên đến kiểm tra kho. Ví
dụ trong những quán rượu, người ta thường thuê 1 bên thứ 3
đến tính toán và cân đối lượng bán và lượng tồn kho để đảm bảo
rằng nhân viên của họ không tiếp đãi quá nồng hậu với bạn bè
hay người thân hơn khách hàng bình thường.
Lại là một vấn đề về dòng ngân lưu. Nếu bạn không tính toán kỹ
số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có nghĩa là bạn đã đầu tư sai
mục tiêu. Đó là lý do tại sao nhiều công ty áp dụng mô hình “Just
in time” để đảm bảo rằng lượng sản xuất vừa đủ cung ứng nhu
cầu của khách hàng, và từ đó tiết giảm được chi phí cho kho bãi
và giảm số lượng phế phẩm (xem kỹ mô hình JIT – ghi chú 3).
Ghi chú: Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát
triển bởi công ty Toyota Nhật bản vào những năm 90. Để thử
cùng tìm hiểu hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” trong
hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phân biệt được hai khái
niệm sản xuất truyền thống là tinh xảo (craft) và đại trà (mass).
Sản xuất tinh xảo thường sử dụng các công nhân cực kỳ lành

nghề cùng với những công cụ đơn giản nhưng linh hoạt (đặc biệt
trong các ngành nghề thủ công) để tạo ra từng sản phẩm theo ý
khách hàng. Chất lượng của hình thức sản xuất này tốt, tuy nhiên
giá thành rất cao là yếu tố làm thu hẹp thị trường.
Sản xuất đại trà sử dụng công nhân có tay nghề bậc trung vận
hành các máy công nghiệp đơn nặng, tạo ra các sản phẩm được
tiêu chuẩn hoá với số lượng rất lớn. Kết quả là giá thành giảm.
Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đại
trà, loại bỏ các yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công
nghiệp, cho ra đời một phương thức sản xuất mới với đội ngũ
công nhân có tay nghề cao được trang bị hệ thống máy móc linh
hoạt, đa năng, có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất.
Phương thức này được đánh giá là sử dụng ít nhân lực hơn, ít
diện tích hơn, tạo ra ít phế phẩm hơn, và sản xuất được nhiều
loại sản phẩm hơn hình thức sản xuất đại trà.
Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “Đúng
sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”.
Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sẽ sản
xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất
tiếp theo cần tới. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối
đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí. Điều này cũng đúng
với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ
sản xuất ra cái mà khách hàng muốn.
Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua
hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất. Hệ thống JIT có những đặc
trưng chủ yếu sau đây:

Nếu bạn không tính toán kỹ số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có
nghĩa là bạn đã đầu tư sai mục tiêu.
1. Mức độ sản xuất đều và cố định

Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất
khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng
với nhau và để nguyên vât liệu và sản phẩm có thể chuyển từ
nhà cung cấp đến đầu ra cuối cùng. Mỗi thao tác phải được phối
hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do đó, lịch trình
sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể
thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
2. Tồn kho thấp
Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn
kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu
được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ.
Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất
của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm
chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn
đọng trong kho.
Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then
chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để
khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều
tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc
phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao.
Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người
ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh.
3. Kích thước lô hàng nhỏ
Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai
quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng.
- Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm
dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ
giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi.
- Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
- Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi

phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.
4. Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh
Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm
giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn,
những công nhân thường được huấn luyện để làm những công
việc lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình
lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp
giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm
công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự
giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại.
5. Bố trí mặt bằng hợp lý
Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng
thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công. Hệ thống JIT
thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm.
Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dòng sản phẩm giống
nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau.
Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực
thì người ta đưa những lô nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này
đến trung tâm làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và
lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu. Mặt
khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và
không gian cho đầu ra cũng giảm.
Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và
máy móc thiết bị có thể sắp xếp gần nhau hơn, từ đó tăng cường
sự giao tiếp trong công nhân.
Tuy nhiên việc sử dụng mô hình Just-In-Time đòi hỏi phải có sự
kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất
kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản
xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản
xuất.

a. Kiểm kê hàng hóa
Nơi lưu trữ hàng tồn của bạn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ
hàng hóa khi cần thiết. Nếu bạn lần đầu tiên làm chủ doanh
nghiệp, bạn sẽ không có doanh số của những năm trước để theo
dõi, do đó bạn phải bắt đầu từ những con số, kế hoạch dự đoán
cụ thể.
Khi tính toán lượng tồn kho, bạn phải dự đoán được khoảng thời
gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng. Ví dụ: Bạn dự
định 4 tuần có hàng, trong khi nhà sản xuất làm được 10 bộ/tuần,
thì bạn phải đặt hàng khi hàng trong kho còn chưa tới 40 bộ. Nếu
bạn quên chuyện này, đợi đến khi hàng hết thật sự thì bạn phải
đợi 1 tháng mới có hàng bán, như vậy sẽ rơi vào tình trạng bị
động nguồn hàng.
Không quản lý hàng tồn kho cũng có nghĩa là mất khách hàng và
lãng phí thời gian.
Trong quá trình chờ nhà sản xuất, bạn (chủ doanh nghiệp) vẫn
phải trả lương cho nhân viên mặc dù họ chẳng có việc gì để làm.
Khi hàng được mang tới, bạn phải trả thêm lương làm ngoài giờ
cho nhân viên bởi vì họ cần tăng ca để bù vào lúc bị đình trệ.
Trong vài trường hợp cần hàng gấp, bạn còn phải tìm đến nhà
cung cấp khác và chấp nhận mua với giá “cắt cổ”.
Một cách để quản lý tốt nguồn hàng là thiết lập 1 biên độ dao
động an toàn cho hàng tồn. Trong lúc lập kế hoạch, cần tính đến
tất cả các yếu tố ảnh hưởng, biến động, thói quen và tác phong
công nghiệp của các nhà cung cấp để chủ động trong kinh doanh.

b. Tránh dự trữ quá nhiều
Tránh tồn quá nhiều hàng hóa đối với những sản phẩm theo mùa
cũng là 1 kinh nghiệm cho các chủ doanh nghiệp. Ví dụ như quần
áo thời trang, trang sức, quà lưu niệm theo phong trào… vì đây là

những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Đối với
những doanh nghiệp chuyên bán những món hàng không tính
đến yếu tố thời gian như máy móc, thiết bị văn phòng, các sản
phẩm thiết yếu thì tương đối dễ chịu hơn trong việc quản lý hàng
tồn kho vì các sản phẩm này cũng có 1 khoảng thời gian dài
trước khi hao mòn (xem ghi chú 4)
Ghi chú : Các sản phẩm hầu hết sau một thời gian đều bị hao
mòn. Có hai dạng hao mòn, đó là hao mòn hữu hình và hao mòn
vô hình. Hao mòn hữu hình là khi sản phẩm trong quá trình sử
dụng đã khấu hao gần hết, ví như như vỏ bề ngoài không còn
đẹp như ban đầu, năng suất máy kém, sản xuất ra sản phẩm chất
lượng không đồng đều, có phế phẩm… Đây là sự hao mòn tự
nhiên và chúng ta có thể ước lượng được.
Hao mòn hữu hình ý muốn đề cập đến yếu tố khoa học công
nghệ. Một máy dù mới mua về, lúc đó là tân tiến nhất, ngay cả
công suất tốt nhất thì sau 1 khoảng thời gian, dù chưa hề sử
dụng, chất lượng vẫn như ban đầu nhưng nó đã bị lạc hậu do
không có nhiều ứng dụng và cải tiến so với máy sản xuất đời sau.
Đây là dạng hao mòn mà chính trình độ phát triển của con người
là nguyên nhân trực tiếp gây ra.
Dù bạn có kinh doanh trong lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều
hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh. Nó làm bạn tốn chi phí,
dịch vụ để bảo quản kho, bạn phải đóng thuế tính trên từng sản
phẩm chưa bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn. Theo
tính toán thì 1 doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến
30% cho chí phí lưu kho lưu bãi.
Hãy xem xét 1 ví dụ của một cửa hàng bán lẻ máy tự động. Anh
ta có cơ hội mua 1000 gallons hóa chất chống đông tủ lạnh với
mức giá ưu đãi. Nếu anh ấy đồng ý mua, mang tính hài hước 1
chut, nghĩa là anh ta trở thành 1 nhà đầu tư “lạnh” mạo hiểm, bởi

vì anh ta sẽ ngồi trên các hóa chất đó mà suy nghĩ. Mặc dù anh
ta biết mình sẽ bán được các sản phẩm này vào mùa đông năm
tới, nhưng anh ta cần 1 nhà kho đủ tiêu chuẩn để chứa nó, mà
việc đầu tư cho nhà kho này có thể còn tốn chi phí hơn kinh
doanh 1 mặt hàng khác.
Khi bạn đối mặt với tình trạng dư thừa hàng tồn kho, một hành
động mà bạn hay nghĩ tới ban đầu là giảm giá và thanh lý chúng.
Đương nhiên trong bảng báo cáo tài chính, bạn phải ghi nguyên
giá tài sản, nhưng thực ra bạn phải giảm 15% đến 25% để trành
tình trạng ứ đọng hàng hóa, bạn phải chịu 1 khoản lỗ. Mặc dù đây
không phải là giải pháp tốt nhất, nhưng nó giúp bạn lấy được 1
phần vốn đã bỏ ra, còn hơn là duy trì tình trạng này với những chi
phí phát sinh.
Một cách khác để tránh tình trạng này là đặt 1 lượng hàng ít hơn
dự tính, nhưng nó lại đứng trước 1 nguy cơ cung không đủ cầu.
Do đó, cần thiết phải dự đoán chính xác lượng cầu và chỉ đặt sản
xuất đối với những hàng hóa mà bạn chắc chắn mình sẽ tiêu thụ
được.