Quản lý theo chế độ thời gian thực ppt

Quản lý theo chế độ thời gian thực
Công ty General Electric (GE) nổi tiếng vì đòi hỏi mọi thứ phải đạt
mức hoàn hảo và Gary Reiner, giám đốc hệ thống thông tin (CIO)
của GE đã đưa ra sáng kiến quan trọng cho việc quản lý công ty:
“số hoá” công việc kinh doanh của công ty ở mức tối đa có thể.
Điều đó không chỉ có nghĩa là mua và bán mọi thứ qua mạng mà
điều quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống thần kinh kỹ thuật
số liên kết mọi thứ liên quan tới công việc của công ty: Hệ thống
Công nghệ thông tin (IT), các nhà máy, nhân viên, cũng như các
nhà cung cấp, khách hàng và sản phẩm.
Mục đích của GE là kiểm soát mọi thứ tức thời (real- time) với
việc đặt ra một trang web đặc biệt trên màn hình máy tính cá
nhân (PC): một “màn hình kỹ thuật số”. Trên màn hình này có các
ô màu sắc khác nhau, thể hiện trạng thái của các ứng dụng phần
mềm liên quan mật thiết tới công việc kinh doanh của GE. Nếu
một chương trình nào có màu đỏ hoặc thậm chí màu vàng trong
thời gian quá lâu, lập tức ông Reiner điều khiển hệ thống gửi
email tới người chịu trách nhiệm. Qua hệ thống này, chúng ta
cũng xem được cách thức hoạt động của rthững ứng dụng đơn
lẻ, như các chương trình kiểm soát đơn hàng hay việc ghi sổ hoạt
động như thế nào.
Màn hình trên không chỉ đặt tại phòng của Reinel. Hầu hết các
nhà quản lý của GE hiện đang quan sát tức thời các hoạt động
của mình với những màn hình khác nhau song thể hiện cùng
nguyên lý: màn hình so sánh tỷ lệ hoạt động, như số lần xử lý,
doanh số, lợi nhuận, so với mục tiêu đặt ra. Chúng cũng cảnh
báo cho các nhà quản lý nếu mục tiêu đang ngày càng bị chệch
hướng.
Nhiều chuyên gia cho rằng, với GE đi tiên phong, trong vài năm
tới, sẽ có ngày càng nhiều công ty sử dụng công nghệ thông tin
để biến doanh nghiệp của mình thành “doanh nghiệp tức thời” -

có nghĩa là một doanh nghiệp có khả năng phản ứng ngay lập tức
với những thay đổi trong kinh doanh của mình. Và khi mà các
công ty tự “số hoá” hoạt động của mình và sau đó kết nối với các
đối tác của mình, họ sẽ khiến nền kinh tế trở dần dần trở nên “tức
thời” hơn nữa. Nói cách khác, nền kinh tế không phải chỉ trở
thành”nền kinh tế mới", mà sẽ trở thành “nền kinh tế tức thời”.

Một xu thế tất yếu
Rất nhiều công ty sẽ dần áp dụng mô hình này: họ sẽ ngày càng
áp dụng nhiều phần mềm doanh nghiệp phức hợp, được dựa
trên những tính toán nghiêm túc và có thể tiết kiệm những chi phí
thực sự nếu được triển khai một cách phù hợp. Đó là lý do mà
những doanh nghiệp này có thể lớn mạnh và gặt hái được nhiều
thành công. Ngoài ra, sự suy thoái kinh tế hiện nay sẽ thúc đẩy
quá trình áp dụng những sản phẩm và dịch vụ “tức thời” mới.
Những sản phẩm và dịch vụ mới này không đòi hỏi những khoản
đầu tư lớn mà lại giúp cho hệ thống máy tính hiện tại trở nên hiệu
quả hơn và mang lại lợi ích trong thời gian ngắn hơn. GE ước
tính rằng, nỗ lực số hóa hoạt động của công ty đã giúp tiết kiệm
được 1,6 tỷ USD vào năm 2001. Những công ty đã chi hàng tỷ
USD vào hệ thống công nghệ thông tin mà không thể chắc chắn
lợi nhuận của họ được cải thiện chắc hẳn đang rất cần những
khoản tiết kiệm như thế.
Khái niệm “nền kinh tế thời gian thực”, tỏ ra hữu ích hơn khái
niệm “kinh tế mới”. Thời gian thực cho thấy toàn bộ những tiềm
năng mà công nghệ thông tin có thể đem lại; Đưa nền kinh tế
phát triển nhanh hơn và trở nên hiệụ quả hơn. Có thể so sánh tác
dụng đẩy nhanh luồng thông tin của công nghệ thời gian thực với
hình thức điện báo, phát minh năm 1837.
Hiệu ứng về kinh tế của công nghệ này là rất lớn. Trước khi có

điện báo, các công ty Australia phải dự trữ hàng rất nhiều vì cách
thức duy nhất để khách hàng từ Anh đặt hàng là gửi một lá thư
cách một đại dương. Nhưng khi mà kết nối điện báo đầu tiên giữa
Anh và Australia được thiết lập, các doanh nghiệp như Prince,
Ogg and Co (Australia) đã giảm hơn50% lượng hàng tồn kho.

Ngày nay, các phần mềm bảng tính hiện đang có khả năng “tức
thời” ở tối đa có thể. Với những người sử dụng thông thường thì
những chương trình này chỉ đơn giản là những bảng với nhiều
cột và hàng với những ô (cell). Tuy nhiên, đặc tính vô hình quan
trọng nhất của những ô này là cách thức liên kết giữa các ô với
nhau. Thông thường, chính quan hệ với nhau bằng những phép
tính đơn giản như cộng hay nhân. Tuy nhiên, các ngân hàng đầu
tư lại có những bảng tính phức tạp hơn nhiều: Những ô trong đó
liên kết với nhau bằng hàng chục “macro” (thường là những
chương trình nhỏ hơn). Nếu người dùng thay đổi dữ liệu ở một ô
thì nhiều ô khác sẽ tự động được tính toán lại.

Những lợi ích “tức thời”
Một doanh nghiệp “thời gian thực” là một bảng tính khổng lồ gồm
nhiều mảng, trong đó thông tin mới (ví dụ như một đơn hàng)
được tự động xử lý và lọc qua các hệ thống máy tính của công ty
và của những nhà cung cấp của nó. Khi đó, một câu hỏi đơn giản
như “Đơn hàng này sẽ được xuất khi nào?” có thể được trả lời
ngay lập tức chứ không mất thời tới 6 cú điện thoại và thời gian là
3 ngày. Nhiều khách hàng thực tế đã làm việc với những doanh
nghiệp “thời gian thực” mà không nhận thấy, chẳng hạn khi họ
đặt hàng máy tính Dell. Website của công ty cho phép khách
hàng kiểm tra tiến độ thực hiện đơn hàng của họ vào bất kỳ lúc
nào.

Tuy nhiên, doanh nghiệp “thời gian thực” không chỉ đơn giản là
thúc đẩy tốc độ luồng thông tin. Nó cũng có thể kiểm soát doanh
nghiệp mọi lúc và đưa ra phản ứng khi có sự thay đổi. Ngày nay,
hầu hết các doanh nghiệp đang tiến điều hành mà không nắm rõ
mọi thứ. Công nghệ “thời gian thực” sẽ giúp các công ty có cái
nhìn rõ ràng hơn trước đây.
Lợi ích thứ ba của một doanh nghiệp “thời gian thực” là sử dụng
những thông tin mới để đưa ra những sản phẩm và dịch vụ mới.
Ví dụ, cơ sở kinh doanh đồ gia dụng của GE đã thiết lập 1 kiosk
trên mạng tại một số chi nhánh phát triển nhanh nhất của mình.
Khách hàng có thể đặt hàng, chọn ngày, giờ giao hàng và được
thông báo ngay lập tức là yêu cầu của họ có được đáp ứng hay
không.

Cách hoạt động của nền kinh tế “thời gian thực”
Trước hết là phải có công nghệ nền. Trong quá khứ, các công ty
phải đắn đo trước sự đánh đổi giữa việc gán kết và linh hoạt.
Công nghệ phần mềm mới hứa hẹn giảm bớt sự đánh đổi này,
hoặc thậm chí xóa bỏ cả hai. Cùng lúc này, các phản cứng mới,
như bộ phận cảm ứng không dây, sẽ cho phép tập hợp thêm
thông tin về thế giới thực và nhập vào hệ thống máy tính của
công ty. Các turbines do GE sản xuất có những thiết bị cảm ứng
cho phép công ty trao đổi trực tuyến với khách hàng về mức độ
hiệu quả hoạt động của sản phẩm. Tương tự, các công ty giờ đây
có thu thập dữ liệu về nhân lực, hay thậm chí có thể theo dõi về vị
trí của họ.
Dĩ nhiên là những dữ liệu này sẽ khiến dòng thông tin trở nên quá
tải. Tuy nhiên, chúng tạo ra một cơ hội kinh doanh mới: Phát triển
phần mềm để xử lý thông tin và đưa ra những cách thức để tối đa
hóa những chuỗi cung cấp, hay tự động hóa những phản hồi với

những loại thông tin mới. Điều này đã xảy ra với các thị trường tài
chính: Yêu cầu phải có những thông tin theo hình thức “thời gian
thực đã giúp hàng chục công ty bán được những chương trình tự
động hóa việc giao dịch và giúp nó trở nên hiệu quả hơn.