10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp - cẩm nang nghề nghiệp

Ngày 25 tháng 4 năm 2014 10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp - Cẩm Nang Nghề Nghiệp
o/web/motsach/story.php?story=10_cach_giup_ban_to_chuc_thanh_cong_mot_cuoc_hop__suu_tam 1/2
H
10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp
Tác giả: Cẩm Nang Nghề Nghiệp
Thể loại: Nghề Nghiệp & Việc Làm

ình dung cuộc họp ra sao thì ai cũng có thể nhưng để tổ chức một cuộc họp
thành công thì không phải nhân viên nào cũng có khả năng đảm trách. Làm cách
nào để hoàn thành tốt công việc này, trong trường hợp bạn được giao trách
nhiệm thực hiện.
Cho dù tính chất và qui mô như thế nào, bạn vẫn có thể yên tâm áp dụng những
cách thức này trong quá trình tổ chức, thực hiện để cuộc họp để đạt được hiệu
quả ở mức cao nhất.
Bắt đầu bằng những hoạt động sôi nổiĐầu tiên, bạn cần đặt ra một vài câu hỏi khuyến kích các
thành viên trong cuộc họp cùng suy nghĩ và trao đổi với những người bên cạnh. Thời gian của phần
này phụ thuộc vào thời gian diễn ra của cuộc họp. Vì thế, bạn phải hãy sắp đặt và thiết kế thời
lượng thật hợp lý.
Đa dạng hoá phương thức trình bày vấn đề cần thảo luậnNếu mọi diễn giả đều cầm giấy đọc
trước người nghe trong suốt cả buối diễn thuyết thì ngay cả những người quan tâm nhất cũng sẽ có
những phút thả hồn đi nơi khác. Vì thế, nếu là người đảm nhận thực hiện một buổi họp bạn nên tận
dụng các phương tiện hổ trợ như: máy chiếu, Power Point, hình ảnh…Chẳng hạn như, nếu bạn đang
trình bày về hiệu quả một loại sơn nước mới, hãy cho các nhân viên thấy trước và sau khi thử
nghiệm trên một loại sản phẩm cụ thể …khi đó, lời nói của bạn chẳng những thu hút sự chú ý của
các thành viên mà còn có sức thuyết phục hơn nhiều
Đề nghị các thành viên đưa ra ý kiếnKhông khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi. Hơn
nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên, khách hàng cũng như các yêu cầu của họ
đối với công ty.
Khuyến khích đặt câu hỏi Yêu cầu mỗi người viết ra câu hỏi. Nếu không thể trả lời ngay, hãy cam
đoan rằng bạn sẽ xem xét và phúc đáp ngay sau đó. Sắp xếp một cuộc họp khác nếu các câu hỏi
vượt quá thời gian cho phép.

Đề nghị từng người đọc to câu hỏi của họ cho mọi người cùng ngheĐây là một thủ thuật rất
quan trọng để có được cuộc họp thành công. Điều này sẽ giúp cho người trả lời cũng như những
người còn lại hiểu rõ được vấn đề đang nhắc đến.
Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp Bạn không thể trình bày tất tật mọi vấn đề liên quan đến
công ty trong một buổi họp. Vì thế, hãy xác định đâu là trọng tâm cần tập trung thảo luận. Bạn cũng
nên cân nhắc đến mối quan tâm của đại đa số những người tham dự. Bạn vẫn có thể sử dụng các
phương pháp khác để truyền đạt thông tin và lấy ý kiến chứ không nhất thiết phải thông báo tất cả
trong cuộc họp.
Chuẩn bị chương trình nghị sự cẩn thậnXác định nhu cầu và sự quan tâm của số đông những
người tham dự, nên bắt đầu bằng những tin tốt lành để mọi người cảm thấy thoải mái. Nếu cuộc họp
định kỳ thì nên thay đổi người trình bày cho mỗi tháng để tránh cảm giác nhàm chán. Dàn trải các
nội dung quan trọng trong suốt buổi họp để người nghe không xao lãng vào những phút cuối.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờTuần báo Wall Street Journal đã từng chỉ ra rằng các nhà quản lý sẽ
Ngày 25 tháng 4 năm 2014 10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp - Cẩm Nang Nghề Nghiệp
o/web/motsach/story.php?story=10_cach_giup_ban_to_chuc_thanh_cong_mot_cuoc_hop__suu_tam 2/2
sẽ tiết kiệm 80% thời gian cuộc họp nếu làm đúng hai điều: thứ nhất là luôn chuẩn bị nội dung cuộc
họp, thứ hai là bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Bạn cần phân bổ thời lượng cần thiết để người trình
bày và có thể bao quát toàn bộ chủ đế. Nhắc nhở những người tham gia chú ý giới hạn thời gian
này.
Sắp đặt khán phòng họp thật thuận tiện, thoải máiĐảm bảo là có đủ ghế, giấy, viết…cho tất cả
mọi người. Kiểm tra các thiết bị nghe, nhìn, sân khấu, phòng ốc tránh sự cố kỹ thuật đáng tiếc.
Đừng xem nhẹ vai trò của bữa ăn trong cuộc họp Nếu có thể hay cuộc họp kéo dài, bạn nên
chuẩn bị một bữa ăn nhẹ giữa buổi giúp mọi người cảm thấy thư giãn, dễ chịu, khôi phục nguồn năng
lượng và xây dựng tinh thần đồng đội. Các món ăn phải đa dạng, phù hợp với sở thích của nhiều
nhóm người.
Thái Hằng/HR Vietnam