HOẠCH ĐỊNH, XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH VÀ LẬP NGÂN SÁCH

LOGO
Bài 3
HOẠCH ĐỊNH, XÂY DỰNG
CHƯƠNG TRÌNH VÀ
LẬP NGÂN SÁCH
NHÓM 3:
1. Lê Thị Thu Ngân
2. Mai Thị Hiệp
3. Lê Thị Lan
4. Khổng Thị Hà
5. Nguyễn Minh Hoàng

NỘI DUNG
Công tác hoạch định ở cơ sở ASXH
1
Xây dựng và thiết kế chương trình
2
Việc lập ngân sách và quản lý tài chính
3
4

Công tác hoạch định ở cơ sở ASXH

Hoạch định là một bộ phận chủ yếu của việc thực hành công
tác xã hội và được xem là cần thiết cho hoạt động của các
cơ sở xã hội và việc cung ứng các dịch vụ xã hội

Đặc điểm của hoạch định:
-
Hoạch định xử lý sự thay đổi

-
Hoạch định gồm đo lường và định lượng
-
Hoạch định ảnh hưởng đến sự phân phối tài nguyên
-
Hoạch định đòi hỏi hành động

Vai trò của hoạch định
-
Hoạch định cho biết hướng đi của cơ sở
-
Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt
động lãng phí
-
Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức
-
Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển
tinh thần làm việc tập thể
-
Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự
thay đổi của môi trường bên ngoài
-
Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều
kiện cho công tác kiểm tra

Phân loại hoạch định
Hoạch
Định
tác vụ
(Tác

nghiệp)
Hoạch
Định
Chiến
lược
1 2 3 4
Hoạch
định
liên
cơ sở
Hoạch
định
phòng
ngừa

Hoạch định chiến lược
8 bước trong chu kỳ hoạch định dài hạn do Howard M.
Carlisle đưa ra:

Xác định chỗ đứng của bạn hôm nay đang ở đâu.

Xây dựng những giả thuyết liên quan đến các xu hướng
và điều kiện tương lai sẽ xảy ra.

Xây dựng và đánh giá lại các mục tiêu.

Hình thành các chiến lược để đạt mục tiêu.

Lên chương trình các hoạt động để đạt kết quả mong
muốn.


Xác định các nguồn lực hỗ trợ cần để tiến hành các hoạt
động ở bước 5.

Thực hiện kế hoạch.

Kiểm soát kế hoạch.

Ví dụ về Hoạch định chiến lược

Tổ chức Tầm nhìn Thế giới (World Vision) đặt ra tầm nhìn là
tiến tới một xã hội nơi mà mọi trẻ em đều có cuộc sống đẩy
đủ cả về thể chất lẫn tinh thần.

Những giá trị cơ bản mà Tầm nhìn Thế giới đặt ra và theo
đuổi là đề cao con người, giữ cam kết với người nghèo, đề
cao các giá trị Cơ đốc giáo, đối tác tin cậy với các bên liên
quan, minh bạch và hiệu quả trong quản lý, và luôn luôn đáp
ứng nhu cầu của những người yếu thế.

Hoạch định tác vụ (Tác nghiệp)

Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác
định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện
và cách thức tiến hành

Hoạch định tác vụ bao gồm những thành phần sau:
- Tiến trình đã xác định và các mục tiêu đầu ra;
- Xác định trách nhiệm nhân viên để thực hiện kế hoạch;
- Một khuôn mẫu giám sát thân thiện để ghi nhận quá trình đã

thực hiện;
- Xem xét liên tục việc vận hành kế hoạch chiến lược;
- Đánh giá liên tục đảm bảo kế hoạch hoạt động là thực tế
- Tạo cơ hội liên tục để đưa ra những đề xuất cho những kế
hoạch hàng năm trong tương lai.

So sánh

Hoạch định phòng ngừa

Hoạch định phòng ngừa là một hình thức hoạch định
tác nghiệp nhằm biến khủng hoảng thành cơ hội cho
tổ chức. Ví dụ: giảm ngân sách cơ sở, không thể bố trí
người vào vị trí còn trống…

Cách thức:
- Tham khảo sứ mạng của cơ sở thường xuyên;
- Tìm kiếm thông tin có sẵn;
- Thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhân viên và các
nhà lãnh đạo không chuyên môn; và
- Tăng cường giám sát và theo dõi

Ví dụ về hoạch định phòng ngừa:

Thực tế đã có một số quỹ tài trợ hoặc tổ chức quốc tế
rút khỏi Việt Nam như: Ford Foundation, Medicine du
Monde…

Tổ chức Actionaid tại Việt Nam xây dựng chiến lược
huy động tài trợ từ trong nước để đảm bảo nguồn tài

chính cho hoạt động ổn định trong tương lai:
“Họ đã tiến hành khảo sát người dân trên toàn quốc
về khả năng tài trợ cho lĩnh vực phát triển, xóa đói
giảm nghèo thông qua các tổ chức phi chính phủ vào
cuối năm 2013”.

Hoạch định liên cơ sở

Hoạch định liên cơ sở là cần
thiết để có sự phối hợp và hợp
tác của các cơ sở nhằm cung
cấp các dịch vụ xã hội một
cách tốt nhất cho thân chủ.

Những nhà quản trị giỏi luôn
tìm cơ hội hoạch định với các
nhà quản trị khác nhằm tăng
cường việc thực hành công tác
xã hội, tránh sự trùng lắp
không cần thiết và đáp ứng nhu
cầu của cộng đồng

2
2
Xem xét các tài nguyên cơ sở
Tiến trình hoạch định
3
3
Liệt kê các phương án
4

4
Dự báo thành quả của mỗi phương án
5
5
Quyết định phương án tốt nhất
6
6
Hoạch định một chương trình hành động
cụ thể
8
8
Tiếp tục việc hoạch định
1
1
Chọn lọc mục tiêu
7
7
Sẵn lòng thay đổi

Xây dựng chương trình và thiết kế
chương trình
- Là một tiến trình có tính toán cân nhắc qua đó
cơ sở xây dựng các kế hoạch, thực hiện và
lượng giá các kế hoạch hành động để xác định
các nhu cầu và vấn đề. Đảm bảo là các chương
trình/dự án có kết quả và hiệu quả để đạt được
mục đích của cơ sở.
Khái niệm Xây dựng chương trình

- Thiết kế chương trình là tiến trình lên kế
hoạch của chương trình bao gồm khung
thời gian cụ thể và các loại hình dịch vụ cụ
thể. Chương trình là một bộ phận hoạt động
có mục đích theo kế hoạch đã định.
Xây dựng chương trình và thiết kế
chương trình
Khái niệm Thiết kế chương trình

Tiến trình
Tiến trình
xây dựng
xây dựng
chương
chương
trình
trình
Sắp xếp ưu tiên
Thiết kế chương trình
Thực hiện chương trình
Phân tích tình hình
Tiến trình xây dựng chương trình
Lượng giá

Phân
tích tình
hình
- Cho thấy tình hình thực tế,
nhu cầu và vấn đề tại cơ sở.
- Các phương pháp thu thập

thông tin để phân tích tình
hình: nghiên cứu tài liệu,
phỏng vấn, bảng hỏi, quan
sát, thảo luận nhóm…
Tiến trình xây dựng chương trình

Sắp xếp
ưu tiên
- Mỗi cơ sở, cộng đồng
đều có rất nhiều vấn đề.
- Lựa chọn những vấn đề
ưu tiên, xác định mục tiêu
của chương trình.
Tiến trình xây dựng chương trình

Thiết kế
chương
trình
- Xây dựng các hoạt động
để giải quyết các vấn đề của
cơ sở.
- Với mỗi hoạt động, phải
đánh giá tác động của nó đối
với cá nhân, nhóm, cộng
đồng.
Tiến trình xây dựng chương trình

Thực
hiện
chương

trình
- Tiến hành thực hiện các
hoạt động đã đề ra theo
đúng kế hoạch.
- Vận dụng các tài nguyên,
nguồn lục sẵn có để triển
khai thực hiện chương trình.
Tiến trình xây dựng chương trình

Lượng
giá
-
Cần đo lường, thẩm định, đánh
giá lại toàn bộ quá trình thực
hiện chương trình - Phải lượng
giá một cách trung thực, khách
quan.
-
Thông báo kết quả lượng giá
cho những người liên quan.
-
Phải chịu hoàn toàn trách
nhiệm về kết quả chương trình.
Tiến trình xây dựng chương trình

GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ

Mục đích của giám sát và đánh giá là kiểm tra các giả
thuyết được nêu trong thiết kế dự án bằng các số liệu
thực nghiệm xem có được xác thực trong quá trình

triển khai dự án và sau khi dự án đã hoàn tất

Một chiến lược giám sát và đánh giá tốt không chỉ đo
lường giả thuyết mà còn phát hiện ra tại sao giả thuyết
ấy đã không được xác thực để có thể sửa đổi và điều
chỉnh khi thực hiện dự án

Mối quan hệ giữa giám sát và đánh giá
Giám sát:
-
Tập trung vào những yếu tố
ở mức độ thấp hơn
- Là công việc quản lý hàng
ngày bao gồm thu thập và rà
soát thông tin để biết tiến triển
của dự án và có cần điều chỉnh
hay không
-
Giám sát thực hiện ở nhiều
cấp độ: đầu vào, đầu ra, thành
quả, tác động của dự án
Đánh giá:
-
Tập trung vào những yếu tố
ở mức độ cao và dài hạn hơn
- Đặc trưng bởi những hoạt
động như khảo sát, nghiên
cứu. Đánh giá tổng quát mọi
hoạt động, tập trung vào
những thay đổi tích cực hoặc

tiêu cực của kết quả một dự án
-
Đánh giá bản chất hoạt động,
lợi ích, phí tổn chi phí, tác
động cuối cùng và tính bền
vững của dự án.

SƠ ĐỒ GANTT

Sơ đồ Gantt là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất,
được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910

Sơ đồ Gantt là một cách đơn giản và dễ hiểu để giám sát
tiến độ của các hoạt động khi thực hiện dự án/ chương trình
=> Đây là công cụ để đo lường tiến độ thực hiện dự án so
với kế hoạch đề ra

Ý nghĩa:
-
Xác định tiến độ và làm rõ mục tiêu
-
Liên kết giữa mọi người/ nguồn lực trong dự án cùng với
nhiều hoạt động trong đó
-
Nắm rõ được mối quan hệ giữa các công việc: công việc
liên tiếp hoặc song song

SƠ ĐỒ GANTT

Phương pháp sơ đồ Gantt

nhằm quản lý tiến trình và
thời hạn các công việc dự án.
Trên hệ trục tọa độ hai chiều:
- Trục tung thể hiện các công
việc của dự án
- Trục hoành thể hiện thời gian
hoàn thành các công việc
Microsoft Project
Sơ đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có quy mô nhỏ,
khối lượng công việc ít, thời gian thực hiện của từng
công việc và cả dự án không dài.