Lưu trữ hồ sơ báo cáo trong quản trị CTXH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA XÃ HỘI HỌC

BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM
MÔN: QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI
Chủ đề 8:
Lưu trữ hồ sơ- Báo cáo
Giảng viên : PGS.TS Nguyễn Thị Kim Hoa
Học viên nhóm 8: Hà Thị Thắng ( nhóm trưởng)
Mai Thị Ngọc Anh
Đỗ Thị Miền
Khương Hồng Nhung
Phan Thị Thu
Lớp : Công tác xã hội – QH1- 2012
Hà Nội – 1/2014
1

MỤC LỤC
Chủ đề 8: 1
MỤC LỤC 2
MỞ ĐẦU 2
PHẦN 1: LƯU TRỮ HỒ SƠ 2
1.2 Các lo i h s c b n:ạ ồ ơ ơ ả 4
Khoản 1 – điều 2 - Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội : LUẬT LƯU TRỮ.” Hoạt động lưu
trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu
trữ” 4
PHẦN II: BÁO CÁO 6
2.1. nh ngh aĐị ĩ 6
2.3.Hình th c báo cáoứ 7
Nh ng yêu c u khi so n th o báo cáoữ ầ ạ ả 8

2.4. Ph ng pháp viêt báo cáoươ 9
PHẦN III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ, BÁO CÁO TRONG QUẢN TRỊ CÔNG
TÁC XÃ HỘI 11
3.2 Ý ngh a c a vi c l u gi h s , báo cáo trong qu n tr CTXHĩ ủ ệ ư ữ ồ ơ ả ị 15
3.2.1 L u tr h s , báo cáo trong qu n tr công tác xã h i khi l m vi c v i cá nhânư ữ ồ ơ ả ị ộ à ệ ớ 15
3.2.2. L u tr h s , báo cáo trong qu n tr công tác xã h i khi l m vi c v i nhómư ữ ồ ơ ả ị ộ à ệ ớ 16
3. 2.3. L u tr h s , báo cáo trong qu n tr công tác xã h i l m vi c v i c ng ngư ữ ồ ơ ả ị ộ à ệ ớ ộ đồ 17
4.Nh ng l u ý khi s d ng h s , l u tr báo cáoữ ư ử ụ ồ ơ ư ữ 18
4.1. i v i H s :Đố ớ ồ ơ 18
4.2. i v i Báo cáo:Đố ớ 20
PHỤ LỤC 21
Ph l c 1: Thông tin h sụ ụ ồ ơ 21
BÁO CÁO HO T NGẠ ĐỘ 25
Tháng 11 n m 2013ă 25
Kính g i: B Ph m Th H i Chuy nử à ạ ị ả ề 25
B tr ng B Lao ng - Th ng binh v Xã h iộ ưở ộ độ ươ à ộ 25
MỞ ĐẦU
Mỗi một cơ sở cần có một vài hình thức ghi nhận lại những hoạt động, hành động và
giao dịch. Mỗi nhân viên cần có khả năng ghi chép những công việc, những nhiệm vụ, trách
nhiệm được giao cho họ và qua đó họ được cơ sở trả tiền lương, tiền công. Cơ sở có nghĩa
vụ cho công chúng biết những gì cơ sở đã làm trong việc chứng minh ngân sách đã dành
cho cơ sơ sở ấy. Công việc quản lý cũng cần một công cụ trong tiến trình ra quyết định. Hồ
sơ và báo cáo là bộ phận của những mảnh bằng chứng này.
PHẦN 1: LƯU TRỮ HỒ SƠ
1. Hồ sơ
1.1 Khái niệm “hồ sơ”:
Theo tài liệu tập huấn về công tác văn thư lưu trữ thì:
2
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công

việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy:
+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng
hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công
việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để
lập thành hồ sơ.
+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan hoặc của một cá nhân.
Cả hai ý này chỉ ra rằng :
Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt
đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập
hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các
hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan
điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở
nước ta hiện nay. Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống
nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc
cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề
cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết
thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch
công tác mới”. Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn
bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử,
điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công
chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức
trách được giao.
Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc)
mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình
lập hồ sơ.

Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản
ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi dùng khái niệm hồ sơ và
chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản
chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản. Hồ sơ được tạo nên
từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài
3
liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo
quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những
đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ. Bởi vì nếu
dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ.
1.2 Các loại hồ sơ cơ bản:
Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồ sơ du học
- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công
tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng
ngày.
Ví dụ: Khi muốn làm chế độ bảo hiểm cho lao động trong cơ quan cần có hồ sơ các văn bản
mẫu quy định việc giải quyết chế độ cho người lao động của cơ quan bảo hiểm xã hội Việt
Nam quy định.
- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể . Ví dụ: hồ
sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh
- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành thuộc từng ngành khác nhau
Ví dụ như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an,
Viện kiểm sát nhân dân
2. Lưu trữ hồ sơ
2.1. Khái niệm về lưu trữ
Khoản 1 – điều 2 - Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội : LUẬT LƯU TRỮ.” Hoạt

động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng
tài liệu lưu trữ”
2.2. Các loại lưu trữ
Lưu trữ gồm có:
- Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Ví dụ: Hồ sơ lưu trữ nhân viên. Cụ thể. Hồ sơ nhân viên gồm có:
- Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị
bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. Ví dụ: Ủy ban
nhân dân tỉnh lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của tỉnh đó
qua các giai đoạn lịch sử.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công tác vô
cùng quan trọng. Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao gồm toàn bộ công
việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu
4
từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những ai
cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phù
hợp. Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài
liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi
văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết
thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử.
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ
chức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ
nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan;
• Công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan.
Ví dụ: Hồ sơ của nhân viên mà cơ quan lưu trữ có các:
Thông tin cá nhân: tên, địa chỉ, người liên hệ khi cần, trình độ và nhược điểm

Quá trình công tác: ngày bắt đầu làm việc, thăng tiến, chức vụ
Chi tiết các điều khoản: gồm có một bản hợp đồng lao động
Thông tin về việc vắng mặt: ghi chép việc đi muộn, ốm đau và những lần nghỉ có phép hoặc
không phép.
Căn cứ vào các thong tin trên cơ quan sẽ có những biện pháp thi hành quyền lực trong các
trường hợp khen thưởng hay xử phạt khi nhân viên vi phạm nội quy cơ quan
• Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý;
Ví dụ: Việc lưu hồ sơ nhân viên sẽ có tác dụng rất lớn khi chấm dứt hợp đồng hay sa thải –
cho biết phải tuân theo quy định của luật pháp về sa thải và phải cung cấp bằng chứng trong
các trường hợp bị khiếu kiện.
Việc lưu trữ hồ sơ chính xác sẽ giúp các cơ quan đánh giá được quá trình làm việc và
năng suất của người lao động, đồng thời kết hợp được nguồn lực lao động với sản xuất hoặc
các yêu cầu dịch vụ. Nó cũng có thể giúp tránh được những tranh chấp với lao động và đảm
bảo rằng cơ hội bình đẳng và đổi xử công bằng với tất cả mọi người.
• Nhà quản lý có thể theo dõi tiến trình phát triển của cơ quan
Ví dụ: Trong một doanh nghiệp cần có hồ sơ tiện dụng để theo dõi tiến triển trong
doanh thương của mình. Hồ sơ có thể cho thấy công việc thương mại tăng tiến thêm hay
không, vật phẩm nào bán chạy, hoặc cần thực hiện những thay đổi gì. Hồ sơ tiện dụng có
thể làm tăng cơ may thành công của doanh nghiệp.
• Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản
• Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám
sát
Ví dụ: Doanh nghiệp phải luôn luôn lưu giữ và để sẵn hồ sơ kinh doanh để dễ thanh
5
tra. Nếu kiểm xét bất cứ tờ khai thuế nào thì doanh nghiệp có thể phải giải thích những mục
đã trình báo. Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp kiểm xét nhanh hơn.
• Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Đối với các tài liệu mang tính chất lịch sử thì việc lưu trữ có vai trò quan
trọng trong việc đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng này
Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài

liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan,
tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực
nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy,
quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó được ví như những huyết quản
trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ
và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ.
PHẦN II: BÁO CÁO
2.1. Định nghĩa
Một báo cáo hoặc bản báo cáo hoặc văn bản báo cáo là tập hợp những thông tin
(thường thể hiện bằng các hình thức văn bản, lời nói, phát thanh, truyền hình, hoặc chiếu
phim, slide, Power poit ) được thực hiện với mục đích cụ thể nhằm thông tin chuyển tiếp
hoặc tường trình, kể lại các sự kiện nhất định trong một hoàn cảnh hiện hành và có thể có
hoặc không những nội dung kiến nghị, đề xuất.
"Báo cáo" là những văn bản trình bày nội dung trọng tâm, nổi bật hoặc cập nhật cho
một đối tượng cụ thể.
2.2. Đặc điểm báo cáo
Báo cáo thường được sử dụng để nêu lên các kết quả của một hoạt động, công tác,
một thử nghiệm, điều tra, hoặc báo cáo yêu cầu (báo cáo đột xuất, báo cáo khẩn cấp, báo
cáo chuyên đề hoặc báo cáo tham luận Đối tượng được báo cáo có thể là công cộng hay
tư nhân, một cá nhân hoặc của cộng đồng nói chung
6
Báo cáo được sử dụng trong kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học, và
các lĩnh vực khác. Báo cáo có thể kết hợp sử dụng các tính năng như đồ họa, hình ảnh, âm
thanh, giọng nói, hay những thuật ngữ, từ vựng chuyên ngành để thuyết phục rằng đối tượng
cụ thể để thực hiện một chương trình hành động và đem lại những kết quả cụ thể được trình
bày trong báo cáo.
Báo cáo là hình thức quan trọng trong hoạt động thực tiễn của con người. Nó chính là
kết quả thông tin về một loạt các nhu cầu quan trọng đối với nhiều cá nhân, tổ chức quan
trọng của xã hội. Đặc biệt những báo cáo kèm theo cảnh báo, khuyến nghị về an ninh trật tự,
an toàn xã hội (báo cáo của cảnh sát, lệnh truy nã ) là quan trọng cho xã hội nó hỗ trợ để

truy tố các tội phạm trong khi cũng giúp đỡ những người vô tội trở thành trắng án.
Báo cáo là một phương pháp rất hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật các thông tin
quan trọng đồng thời quan đó có thể nắm được, thống kê, kiểm tra rà soát các thông tin,
công việc, hoạt động. Thông tin trong các báo cáo được sử dụng để đưa ra những quyết định
rất quan trọng ảnh hưởng đến cuộc sống của con người mỗi ngày.
Những đặc điểm của một văn bản báo cáo tốt :
1. Rõ ràng
2. Đi thẳng vào vấn đề
3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ
4. Mang tính hiện hành
5. Chính xác
6. Có nhiều htông tin
7. Có sự so sánh
8. Xếp loại thích đáng
9. Trình bày hấp dẫn về hình thức
10.Khách quan
11.Được trình bày theo thời biểu/thời gian
12.Có ghi ngày tháng và ký tên
2.3. Hình thức báo cáo
Hình thức báo cáo xuất hiện từ lâu trong lịch sử quản lý. Thời phong kiến ở châu Á
có các hình thức mang tính báo cáo như bẩm báo, cấp báo, tấu trình, tâu lại (cho nhà Vua) là
các hình thức báo cáo bằng miệng và các hình thức khác nhưng dâng sớ, làm bản tấu
chương sau đó hình thức báo cáo ngày càng được áp dụng rộng rãi bằng hình thức văn
bản và ngày này là hình thức báo cáo điện tử, báo cáo trực tuyến
Phân loại báo cáo, bao gồm:
• Báo cáo khoa học
• Báo cáo khuyến nghị
• Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ)
7
• Báo cáo công tác

• Báo cáo chuyên đề
• Báo cáo kiểm toán viên
• Báo cáo tường trình, sự vụ tại nơi làm việc
• Báo cáo điều tra dân số
• Báo cáo hội họp công tác (báo về từng chuyến đi công tác, làm việc được phân công)
• Báo cáo tiến độ (thường theo Kế hoạch hoặc công việc được giao),
• Báo cáo điều tra phục vụ cho các hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, các hoạt động tố
tụng.
• Báo cáo ngân sách
• Báo cáo chính sách
• Báo cáo tài chính
• Báo cáo nhân khẩu học
• Báo cáo tín dụng
• Báo cáo thẩm định
• Báo cáo kiểm tra
• Báo cáo quân sự
• Báo cáo tình hình
• Báo cáo giải trình
• Báo cáo trách nhiệm
• Báo cáo kiểm điểm
Trong thời đại ngày này cho các báo cáo trình bày theo kỹ thuật IMRAD: Gồm các
phần:
• Giới thiệu: nêu ra phần tổng quan, khái quát, đại cương, tổng luận chung cho chủ đề
• Phương pháp: Nêu ra cách thức tiến hành việc thu thập thông tin để đưa ra kết quả.
• Kết quả: Chỉ ra những mặt đạt được, chưa đạt được (thường kèm theo số liệu, dẫn chứng
cụ thể và có thể có đánh giá)
• Thảo luận: Khơi gợi sự thảo luận của mọi người, đề xuất các ý kiến, các hướng mở trong
báo cáo
Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo
• Phải bảo đảm trung thực, chính xác

Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó
khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.
Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp
méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong
báo cáo. Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm
8
nguyên nhân phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra
những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không
đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để.
• Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề
thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt
kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với
nhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm
thông qua những con số đó. Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung
không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính
kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết
luận trong báo cáo.
Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh
nghiệm, bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích,
yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết
báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa
vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm.
• Báo cáo phải kịp thời
Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên,
có trách nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin
từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có
những quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản
lý.
2.4. Phương pháp viêt báo cáo

• Công tác chuẩn bị
Phải xác định được mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo
cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.
Xây dựng đề cương khái quát.
Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài
những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:
Phần 1: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình
hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
Phần 3: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện
pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.
9
Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo
cáo.
Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
• Xây dựng dàn bài
 Mở đầu
Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công
tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng
lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.
 Nội dung chính:
Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.
Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công
việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm
điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn
tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

 Kết luận báo cáo
Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.
Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.
Các biện pháp tổ chức thực hiện
Những kiến nghị với cấp trên.
Nhận định những triển vọng.
• Viết dự thảo báo cáo
Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có
thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu
nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.
Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn
cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng.
Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không
có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng
bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống
kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.
 Các lưu ý khác
• Đối với các báo cáo quan trọng
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự
thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
10
Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề…
cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định
quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội
nghị.
Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác
giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo
cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có
công văn hay thư riêng gửi kèm theo.
PHẦN III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ, BÁO CÁO TRONG QUẢN TRỊ

CÔNG TÁC XÃ HỘI
3.1 Lưu giữ hồ sơ, báo cáo trong doanh nghiệp
3.1.1 Khái niệm doanh nghiệp
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài sản, có
quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư do doanh nghiệp quản lý và
chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và chính sách thực thi.
3.1.2 Lưu giữ hồ sơ trong doanh nghiệp
Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản
khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo
vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học.
11
Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ,
làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho
đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh
nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần
xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và
hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể của
doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị
Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh
doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động
Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật,
kinh doanh nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích.
Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của
các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.
3.1.3 Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh
nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời
tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên,
nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo
vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy
được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính
vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì
muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt
hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ
để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng
vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý
nhanh chóng, hiệu quả.
Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định
về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm
nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp
lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì
việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
12
Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như:
chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu
hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ
chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của
doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
3.1.4 Phân loại hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và
quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân

loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại
lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:
+ Hồ sơ tài liệu hành chính văn phòng, bao gồm
- Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp
(hồ sơ nguyên tắc).
- Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
- Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.
- Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa
- Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp
- Các loại giấy tờ, văn bản khác.
+ Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự
- Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy
phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
- Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng
nhiệm vụ cụ thể.
- Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
- Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
- Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động
- Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản
sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương ).
+ Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD
- Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
- Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm
- Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
+ Hồ sơ tài liệu kỹ thuật
- Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
13
- Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công

nghệ
- Các tài liệu khác có liên quan.
+ Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán
-Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
- Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
- Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
- Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán
+ Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy
nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối
với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu
cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp
phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh
quyết liệt hiện nay.
• Báo cáo trong doanh nghiệp
Mỗi loại doanh nghiệp có một hệ thống báo cáo khác nhau. Tuy nhiên dù doanh
nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp kinh doanh hàng năm đều phải làm một loại báo cáo nhất
định đó là báo cáo tài chính và báo cáo thuế, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của
hàng tháng, năm quý, báo cao doanh số….
 Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là các báo cáo kế toán cung cấp các thông tin về tình hình tài chính,
tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp đáp ứng các cầu cho những người
sử dụng chúng trong việc đưa ra các quyết định về kinh tế.
+ Lập báo cáo tài chính của Kế toán Việt bao gồm :
- Thu thập thông tin là các hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp;
- Khảo sát thực tế quy trình hoạt động của doanh nghiệp;
- Kiểm tra chứng từ kế toán, phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán
- Lọai bỏ, điều chỉnh, chỉnh sửa các chứng từ không phù hợp;
- Lập các bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển

- Tính và lập các bảng khấu hao tài sản cố định
- Hạch toán kế toán trên phần mền kế toán chuyên nghiệp;
- Kết chuyển, tổng hợp thông tin để lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kết
quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính;
- Trao đổi với doanh nghiệp các nội dung, nghiệp vụ có liên quan đến kết quả thực
hiện
- Lập và in các loại báo cáo quyết toán thuế;
14
- In báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo quy định;
- Tư vấn cho doanh nghiệp các nội dung có liên quan trong quá trình tổng hợp thông
tin để lập báo cáo tài chính
+ Quy định của pháp luật về báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ
cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền tệ và khả năng
sinh lời trong kỳ của doanh nghiệp.Báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kinh tế – tài
chính chủ yếu cho người sử dụng thông tin kế toán trong việc đánh giá, phân tích và dự
đoán tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung của báo cáo tài chính gồm :
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh;
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ;
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp
luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo
kỳ kế toán đó.Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa
các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì
phải thuyết minh rõ lý do.Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người
đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách
nhiệm về nội dung của báo cáo. Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp

cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ
kế toán năm theo quy định của pháp luật.
3.2 Ý nghĩa của việc lưu giữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị CTXH
Lưu trữ hồ sơ, báo cáo là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ
quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan
trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác
văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Do đó lưu trữ hồ sơ, báo cáo có ý nghĩa vô cùng
quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nói chung đặc biệt là trong quản trị công tác xã hội
3.2.1 Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị công tác xã hội khi làm việc với cá nhân
Công tác xã hội cá nhân là một phương pháp giúp đỡ từng cá nhân con người thông
qua mối quan hệ một-một (nhân viên xã hội – thân chủ). Công tác xã hội cá nhân được các
nhân viên xã hội chuyên nghiệp sử dụng trong các cơ sở xã hội hoặc trong các tổ chức công
tác xã hội để giúp những người có vấn đề về thực hiện chức năng xã hội. Những vấn đề thực
15
hiện chức năng xã hội nói đến tình trạng liên quan đến vai trò xã hội và việc thực hiện các
vai trò ấy.
Trong quản trị công tác xã hội với cá nhân, việc lưu trữ hồ sơ, báo cáo của thân chủ
đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tiến trình trợ giúp. Nó giúp nhà quản trị
công tác xã hội có những thông tin căn bản nhất về thân chủ, như họ tên, tuổi, giới tính, quê
quán, hoàn cảnh, vấn đề cũng như những biện pháp đã được sử dụng để trợ giúp thân chủ.
Thông qua hồ sơ, báo cáo, nhà quản trị công tác xã hội có được cái nhìn tổng quan về
vấn đề mà thân chủ đang gặp phải từ đó lên kế hoạch trợ giúp phù hợp nhất với từng đặc
điểm của thân chủ
Thông qua hồ sơ, báo cáo, sẽ theo dõi, nắm bắt được tiến trình trợ giúp cho thân chủ
để từ đó đánh giá những mặt tích cực cũng như hạn chế trong quá trình trợ giúp
Nắm bắt được nhu cầu của thân chủ là gì, những sở thích, tâm tư, nguyện vọng,
mong muốn của thân chủ để có những giải pháp trợ giúp phù hợp nhất
Thông qua hồ sơ, báo cáo về thân chủ, nắm bắt được kết quả của tiến trình trợ giúp

để từ đó đề ra kế hoạch tiếp theo
Bên cạnh đó, là một nhà quản trị công tác xã hội, việc nắm bắt được hồ sơ, báo cáo
của thân chủ cũng như nhân viên xã hội của mình chính là điều kiện tiên quyết giúp nhà
quản trị quản lý và điều hành công việc chung. Sử dụng nhân viên xã hội như thế nào trong
từng ca trợ giúp chính là nhiệm vụ quan trọng mà nhà quản trị phải thực hiện, và muốn làm
được điều đó thì công tác lưu trữ hồ sơ, báo cáo đóng vai trò tiên quyết.
3.2.2. Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị công tác xã hội khi làm việc với nhóm
Công tác xã hội nhóm là phương pháp ứng dụng những kiến thức, kỹ năng liên quan
đến tâm lý (hoặc năng động) nhóm. Nhóm nhỏ thân chủ có cùng vấn đề giống nhau hoặc có
liên quan đến vấn đề. Các mục tiêu xã hội được thiết lập bởi nhân viên xã hội trong kế
họach hỗ trợ nhóm thay đổi hành vi, thái độ, niềm tin nhằm giúp nhóm tăng cường năng lực
đối phó, chức năng xã hội thông qua các kinh nghiệm của nhóm có mục đích nhằm để giải
quyết vấn đề của mình và thỏa mãn nhu cầu.
Trong quản trị công tác xã hội đối với nhóm, công tác lưu trữ hồ sơ báo cáo đóng vai
trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động và tiến trình trợ giúp nhóm.
Hồ sơ, báo cáo giúp nhà quản trị nắm bắt được đặc tính của nhóm, của từng thành
viên trong nhóm để từ đó có chiến lược can thiệp hiệu quả nhất
Thông qua hồ sơ, báo cáo, nhà quản trị có thông tin đầy đủ về từng thành viên trong
nhóm, nẵm rõ ưu nhược điểm của từng thành viên từ đó có những can thiệp hiệu quả lên
từng đối tượng, có sự lựa chọn trưởng nhóm, phân chia công việc phù hợp
Nhà quản trị dựa vào hồ sơ, báo cáo để đánh giá, nhận xét kết quả hoạt động của
nhóm, có những thay đổi kịp thời nếu phát hiện nhóm hoạt động thiếu hiệu quả, hay chệch
hướng
16
Giúp nhà quản trị công tác xã hội đánh giá được năng lực của nhân viên mình thông
qua chiến lược, kế hoạch, tiến trình và kết quả công việc; có được đánh giá tổng quan nhất
về năng lực của mỗi nhân viên, từ đó bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với thế mạnh của
từng người
3. 2.3. Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị công tác xã hội làm việc với cộng đồng
Phát triển cộng đồng là một phương pháp của công tác xã hội được xây dựng trên

những nguyên lý, nguyên tắc và giả định của nhiều ngành khoa học xã hội khác như: Tâm lý
xã hội, xã hội học, chính trị học, nhân chủng học…, được áp dụng ở nhiều nước và đã phát
huy vai trò trong việc giải quyết các vấn đề của các nhóm cộng đồng nghèo, các nhóm yếu
thế trong thời gian qua. Đó là phương pháp giải quyết một số vấn đề khó khăn, đáp ứng nhu
cầu của cộng đồng, hướng tới sự phát triển không ngừng về đời sống vật chất và tinh thần
của người dân thông qua việc nâng cao năng lực, tăng cường sự tham gia, đoàn kết, phối
hợp chặt chẽ giữa người dân với nhau, giữa người dân với các tổ chức và giữa các tổ chức
với nhau trong phạm vi một cộng đồng.
Không giống như làm việc với cá nhân hay một nhóm nhỏ, quản trị công tác xã hội
đối với cộng đồng yêu cầu ở nhà quản trị khả năng quản lý, lãnh đạo cũng như tầm nhìn
chiến lược sâu rộng. Để đánh giá cả một cộng đồng người từ đó đưa ra kế hoạch trợ giúp
hoàn thiện nhất đòi hỏi nhà quản trị khả năng nắm bắt tổng quát những thông tin thu được
thông qua hồ sơ, báo cáo về cộng đồng đó.
Công tác lưu trữ hồ sơ báo cáo có ý nghĩa quan trọng đối với quản trị công tác xã hội
trong cộng đồng:
- Giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan nhất về cộng đồng, những nhu cầu của
cộng đồng, vấn đề cộng đồng đang gặp phải và mong muốn tâm tư, nguyện vọng của cả
cộng đồng đó là gì
- Thông qua hồ sơ, báo cáo, nhà quản trị nhận diện được vấn đề của cộng đồng, nắm
bắt được tiến trình trợ giúp cộng đồng, những mặt được và chưa được, khó khăn mà cộng
đồng đang phải đối mặt
Trong phát triển cộng đồng, chú trọng cao đến sự tham gia của người dân. Theo đó,
lập kế hoạch phát triển cộng đồng có sự tham gia nhằm giúp người dân tiếp cận các tiềm
năng, các khó khăn, cản trở và tìm kiếm các giải pháp phù hợp thông qua phương pháp có
sự tham gia cũng như dựa vào kiến thức của người dân. Từ đó xây dựng các kế hoạch phát
triển hàng năm và kế hoạch trung hạn ở cấp xã phù hợp với định hướng phát triển kinh tế xã
hội của địa phương; thực hiện và giám sát các hoạt động với sự hỗ trợ tích cực và hiệu quả
của các cơ quan nhà nước và các tổ chức đoàn thể, các cá nhân dựa trên phương pháp giám
sát và đánh giá có sự tham gia của người dân một cách trực tiếp hoặc thông qua người đại
diện. Lúc này, nghiên cứu hồ sơ, báo cáo về người dân địa phương, đặc điểm vi jtris địa lý,

phong tục tập quán… đóng vai trò quan trọng.
17
Để phát triển cộng đồng, vấn đề quan trọng nữa là tăng năng lực cho cộng đồng, giúp
cộng đồng tự lực phát triển. Các nguồn nội lực của cộng đồng cần phát huy gồm: Nguồn
nhân lực, gồm sức khoẻ, kiến thức, tay nghề, kinh nghiệm của những lao động chính trên
địa bàn có ý nghĩa quyết định trong giải quyết tốt các vấn đề của cộng đồng. Tài nguyên
thiên nhiên: Là nguồn lực phục vụ cho quá trình phát triển cộng đồng. Đây là một trong
những tiền đề để phát triển bền vững thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên; chú ý
đến việc trang bị kiến thức, kỹ thuật cho người dân, tìm kiếm và sử dụng nguồn tài nguyên
mới có thể vừa phục vụ cho quá trình phát triển của cộng đồng vừa tạo ra tính bền vững như
việc tìm kiếm và sử dụng nguồn nguyên liệu sạch từ: Gió, năng lượng mặt trời….Cơ sở vật
chất, kỹ thuật và cơ sở hạ tầng: gồm hệ thống đường xá, cầu cống, các công trình… Tài
chính: Để cộng đồng phát triển, ngoài những nhân tố quan trọng trên đây, việc tổ chức, huy
động nguồn tài chính đáng kể được lập lên từ chính người dân trong cộng đồng đó có ý
nghĩa hết sức quan trọng. Những thí dụ dụ điển hình trong thực tiễn được sử dụng khá hiệu
quả là các nguồn tài chính vi mô hay quỹ tín dụng của các tổ chức đoàn thể như hội phụ nữ,
hội cựu chiến binh, hội nông dân, đoàn thanh niên được huy động và thành lập trên cơ sở
vốn góp của các hội viên, hỗ trợ nhau phát triển kinh tế đã mang lại hiệu quả thiết thực,
giảm thiểu tình trạng cho vay nặng lãi và các vấn đề tiêu cực nảy sinh. Mối quan hệ xã hội,
tức tính liên kết của cộng đồng gắn bó hay lỏng lẻo đều có ảnh hưởng lớn tới quá trình phát
triển của cả cộng đồng. Việc chú ý phát huy mặt tích cực, hạn chế tiêu cực trong mối quan
hệ xã hội tại cộng đồng là cần thiết. Khi các thành viên trong các nhóm quan tâm, giúp đỡ
lẫn nhau, chia sẻ kinh nghiệm làm ăn, nuôi dạy con cái, cùng nhau xây dựng, sử dụng và
bảo quản công trình cộng đồng… thì các nguồn lực nêu trên ngày càng được củng cố, mối
quan hệ cộng đồng thêm chặt chẽ và bền vững hơn. Tận dụng tốt các chính sách hiện hành
của Chính phủ trong hỗ trợ cộng đồng như: Chính sách đầu tư và phát triển kinh tế địa
phương; chính sách xóa đói giảm nghèo; chính sách tăng cường dân chủ cơ sở…là nguồn
lực vô cùng to lớn mà cộng đồng có thể phát huy để tập trung cho mục tiêu phát triển. Tất cả
những yếu tố trên chính là điều kiện cho sự thành công của tiến trình trợ giúp cho cộng
đồng phát triển, nắm bắt được những vấn đề đó chính là thông qua công tác lưu trữ hồ sơ,

báo cáo.
4. Những lưu ý khi sử dụng hồ sơ, lưu trữ báo cáo
4.1. Đối với Hồ sơ:
- Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều
loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang
cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để
giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy,
cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài
về sau.
18
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và
phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc
Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự
việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự
nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh
quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.
Ví dụ:
+ Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự,
chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị
quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình
+ Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng
năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến
tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng
đều
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị có nhiều giá
trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại chỉ
có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ
phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài

liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng
nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản
sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng).
Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia
thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Lưu ý, khi phân chia thành từng
tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có giá trị tương đối
đồng đều.
Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập như
sau:
+Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;
+ Tập tài liệu tham luận của đại biểu;
+ Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình.
+ Tài liệu phục vụ hội nghị.
- Với cơ sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội còn phải thiết lập hồ sơ của khách hàng,
hồ sơ thân chủ, hồ sơ quản lý ca để theo dõi quá trình làm việc với thân chủ, diễn biến sự
thay đổi của khách hàng.
- Mỗi khách hàng cần có một mã số riêng để tiện việc theo dõi và đảm bảo tính bí
mật: Đảm bảo tính riêng tư, kín đáo các thông tin về trường hợp của thân chủ
19
Kín đáo hay giữ bí mật thông tin là một trong những nguyên tắc cơ bản không chỉ
ngành CTXH sử dụng mà nhiều ngành khác cũng áp dụng như: ngành luật, tài chính, y tế…
Nó thể hiện sự tôn trọng những vấn đề riêng tư của thân chủ và không được chia sẻ những
thông tin của thân chủ với người khác khi chưa có sự đồng ý của thân chủ. Nếu NVCTXH
quán triệt tốt nguyên tắc này sẽ tạo điều kiện để thân chủ chân thành cởi mở, bộc lộ những
cảm xúc, tâm trạng và những khó khăn của họ.
NVCTXH chỉ chia sẻ thông tin khi được thân chủ đồng ý. Đảm bảo tính riêng tư của
trường hợp còn thể hiện ở việc bảo mật lưu trữ hồ sơ. NVCTXH cần lưu trữ hồ sơ của thân
chủ cẩn thận, có khoá tủ hay có mật khẩu trong máy tính. Tuy nhiên trong một số trường
hợp sẽ có ngoại lệ với nguyên tắc này nếu như những hành vi của thân chủ đe doạ tính
mạng của bản thân họ hay của những người khác thì NVCTXH có quyền trao đổi thông tin

với những người có thẩm quyền. Trong một số trường hợp khi cơ quan thẩm quyền như toà
án, người quản lý có thẩm quyền yêu cầu người NVCTXH có thể cung cấp thông tin mà
không cần có sự chấp thuận ý kiến của thân chủ.
- Việc đóng hồ sơ chỉ diễn ra khi quá trình làm việc với khách hàng kết thúc.
- Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu; hồ sơ cần tiếp
tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại.
- Đối với hồ sơ viết tay hay hồ sơ nhập vào phần mềm đều phải yêu cầu tính chính
xác cao, nhân viên khi nhập dữ liệu vào hồ sơ cần hết sức cẩn trọng.
4.2. Đối với Báo cáo:
- Trong công tác xã hội, với các loại báo cáo phát hành rộng rãi, nếu báo cáo cần đưa
thông tin về các trường hợp thân chủ thì phải có quy định về việc viết tắt tên hoặc có sự
đồng ý của thân chủ.
- Với các loại báo cáo kín (chỉ có một số cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hoặc những
cá nhân, tập thể có liên quan đến báo cáo được biết) thì cần ghi rõ “mật” hoặc các ký tự quy
định.
Với các hồ sơ hay báo cáo có những trường hợp được sử dụng như là nguồn thông tin
truyền thông để các cá nhân, tập thể và xã hội quan tâm để cung cấp thì phải chấp hành
nghiêm việc cung cấp thông tin theo quy định.
Ví dụ: Với trường hợp nhạy cảm như các trường hợp thông tin là trẻ em bị xâm hại
tình dục. Các cơ quan báo chí và xã hội rất quan tâm. Sự cần thiết phải đưa thông tin ra xã
hội để thay đổi nhận thức và truyền thông tích cực nhưng cần đảm bảo quy định của tổ chức
và sự đồng ý cam kết cung cấp thông tin của thân chủ và gia đình thân chủ cũng như đảm
bảo tính bí mật tương đối khách quan của cơ quan truyền thông báo chí.
20
PHỤ LỤC
Phụ lục 1 : Thông tin hồ sơ
21
22
Phụ lục 2
CỤC BẢO VỆ,CHĂM SÓC TRẺ EM

TRUNG TÂM TƯ VẤN
DỊCH VỤ TRUYỀN THÔNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
&
Hà Nôi, ngày ……. tháng …. năm 20
Bản cam kết
dành cho các phóng viên báo chí sử dụng thông tin, số liệu, hình ảnh của Đường
dây tư vấn và hỗ trợ trẻ em
Đường dây Tư vấn và hỗ trợ trẻ em 18001567- Phím số diệu kỳ, là dịch vụ tư vấn
qua điện thoại miễn phí dành cho trẻ em nằm trong hệ thống bảo vệ trẻ em của Bộ
LĐTBXH. Từ ngày thành lập, 19 tháng 5 năm 2004 đến nay, Tổng đài đã tiếp nhận hàng
trăm ngàn cuộc gọi đến tư vấn, can thiệp hỗ trợ các vấn đề liên quan đến trẻ em như: trẻ
bị xâm hại tình dục, trẻ bị lạc, trẻ bị bạo hành, trẻ cần hỗ trợ tâm lý… Từ những thông
tin có được thông qua tổng đài tư vấn 18001567 đã giúp cho các nhà hoạch định chính
sách có cái nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về tình trạng trẻ em Việt Nam nói chung.
Ngay từ những ngày đầu, Đường dây đã được sự giúp đỡ, hợp tác rất nhiệt tình
của các cơ quan báo chí. Và để có thể hợp tác lâu dài và thuận lợi cho cả hai bên, đảm
bảo tính bảo mật của thông tin và có thể hỗ trợ tốt nhất cho trẻ em. Chúng tôi đề nghị
các phóng viên báo chí cam kết về việc sử dụng thông tin, số liệu, hình ảnh của Đường
dây tư vấn và hỗ trợ trẻ em như sau:
- Tất cả thông tin, hình ảnh, tư liệu, số liệu về các ca tư vấn, NVTV nếu đã được
đồng ý sử dụng đều phải được dấu tên, dấu mặt.
- Tất cả những thông tin, số liệu liên quan đến Đường dây đều phải được lãnh đạo
của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ truyền thông-Cục Bảo vệ chăm sóc trẻ em (Bộ
Lao động-Thương binh và Xã hội)-đơn vị quản lý Đường dây Tư vấn và hỗ trợ
trẻ em duyệt trước khi cho đăng lên các phương tiện truyền thông đại chúng.
- Tôn trọng bản quyền tác phẩm báo chí theo qui định của Luật Báo chí, Luật sở
hữu trí tuệ và các văn bản pháp luật có liên quan khác .
Chúng tôi sẽ lưu lại bản kí nhận này.

Tên phóng viên:……………………………………………………………
Nơi công tác: ………………………………………………………………………
Địa chỉ
…………………………………………………………………………………………
Ký xác nhận:………………………………………… ngày:
………………………………………………
Phụ lục 3
23
Bản cam kết trao quyền sử dụng ảnh/video
Bản cam kết này do trẻ và cha mẹ hay người nuôi dưỡng trẻ ký trước khi có chuyến thăm
của Đường dây Tư vấn và hỗ trợ trẻ em.
Với mục đích quảng bá về những hoạt động của Đường dây Tư vấn và hỗ trợ trẻ em –Phím số
diều kỳ 18001567, Đường dây thường sử dụng hình ảnh, các đoạn quay video, phỏng vấn của
những người trực tiếp tham gia các hoạt động do Đường dây tổ chức, trẻ em và cộng đồng.
Điều này có nghĩa là những bức ảnh chụp trẻ em, các đoạn quay video, phỏng vấn trong các
chuyến thăm có thể được dùng trên các trang web, tạp chí hay trên sách ảnh quảng cáo của
Đường dây Tư vấn và hỗ trợ trẻ em.
Chúng tôi muốn chắc chắn rằng trẻ và gia đình trẻ/người nuôi dưỡng trẻ hiểu rằng chúng tôi có
thể sẽ sử dụng ảnh của họ cho những mục đích trên và vì vậy chúng tôi cần sự đồng ý của họ
bằng cách kí vào bản cam kết dưới đây.
Chúng tôi sẽ lưu lại bản kí nhận này.
Mục đích của việc quay phim/chụp ảnh/phỏng vấn:
……………………………………………………………………………………………
Ngày tháng thực hiện quay phim/chụp ảnh/phỏng vấn:
…………………………………………………………………………………………
1) Tôi đồng ý tham gia và việc quay phim/chụp ảnh/phỏng vấn.
2) Tôi đồng ý để Đường dây Tư vấn và hỗ trợ trẻ em sở hữu hình ảnh/phim/phỏng vấn của tôi
và sử dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật quy định.
Tên:……………………………………………………………
Địa chỉ ………………………………………………………………………………………

Ký xác nhận:………………………………………… ngày:
………………………………………………
Tôi xin xác nhận là người bảo lãnh và đại diện cho trẻ:
Tên:………………………………………………………………………………………………
Địachỉ…………………………………………………………………………………………….
.……………………………………………………………………………………………………
Ký xác nhận:…………………………………… Ngày:
………………………………………………
Phụ lục 4:
24
BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI
CỤC BẢO VỆ, CHĂM SÓC TRẺ EM
Số: 798 /BVCSTE- TVDVTT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2013
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG
ĐƯỜNG DÂY TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ TRẺ EM
Tháng 11 năm 2013
Kính gửi: Bà Phạm Thị Hải Chuyền
Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
I. SỐ LIỆU CỦA TỔNG ĐÀI
1. Chi tiết số lượng các loại cuộc gọi trong tháng
Bảng 1: Số lượng các loại cuộc gọi
Cuộc gọi qua đường đây tư vấn và hỗ trợ trẻ em 18001567 Ca tư vấn từ văn phòng
trị liệu
Cuộc gọi trả lời
Cuộc
gọi

trêu
đùa
Cuộc
gọi
thăm
dò
Cuộc
gọi
câm
Tổng
cuộc gọi
đến
Ca
thăm
khá
m
đánh
giá
Ca
trị
liệ
u
Ca
tư
vấn
trự
c
tiếp
Tổng
Giải

đáp
thôn
g tin
Tư
vấn
Hỗ
trợ
can
thiệp
Tổng
cuộc gọi
Tư vấn
Cuộc
gọi trả
lời
khác
Tổng
cuộc
gọi trả
lời
A B C
D=A+B+
C
E F=D+E G H I=F+G+H K L M
N=K+L+
M
824 1.21
3
13 2.050 8.821 10.871 1.507 4.715 17.093 13 11
0

0 123
Tổng số cuộc gọi tính đến thời điểm báo cáo
(O=I + O
tháng trước
)
1.443.767
Tháng 11/2013 có 17.093 cuộc gọi đến Tổng đài, trong đó: cuộc gọi tư vấn có
2.050 cuộc (bao gồm: 824 cuộc giải đáp thông tin, 1.213 cuộc tư vấn và 13 ca can thiệp).
Tháng 11/2013 tổng số ca tư vấn từ văn phòng trị liệu là 95 ca trong đó: 13 ca thăm
khám, đánh giá và 110 lượt ca đến trị liệu tâm lý chủ yếu cho trẻ có rối nhiễu tâm lý và
trẻ bị khủng hoảng tâm lý là nạn nhân của mua bán người.
2. Cuộc gọi tư vấn trong tháng
25