lời khuyên để giải quyết công việc potx

6 lời khuyên để giải quyết công việc
hàng ngày
Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc
ngập đầu đang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc
nhiều công việc và đang hoang mang không biết bắt đầu từ
đâu? Bài viết sau đây cho bạn những lời khuyên giúp giải
quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả và với một
tâm trạng bình tĩnh hơn. Những lời khuyên này chủ yếu dành
cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn sinh viên hay các
bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc học tập hay
trong việc nhà hàng ngày của mình.

Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc

Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong
ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc
đầu tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong
ngày. Ban có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và
dán trên bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những công việc
cần làm sẽ giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ thể (chứ không
phải là mơ hồ) về khối lượng công việc cần làm trong ngày từ đó
sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết công việc và (2) tránh
được việc quên hay bỏ sót công việc.

Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều
công việc nhỏ và dễ thực hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các
công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung

chung như: “Làm việc với tất cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ
thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với khách hàng
B”.

Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên
chia công việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện.
Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20
trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có
thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực
hiện:

1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty
A và ghi lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được
qua các báo cáo.

2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có
liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.

Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành
những công việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết
báo cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội
dung và (3) viết phần kết luận.

Bắt đầu công việc từ đâu?

Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ

Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết

những công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó
khăn trong lúc giải quyết những công việc khó này. Trí óc của
chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì
ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng
thời gian làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ
công việc dễ và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy,
khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng
chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.

Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là
sau khi hoàn thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng
thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự
tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm những công
việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc
khó.

Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước.
Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn
cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng
thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc
khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước
là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm
hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công
việc khẩn cấp chưa giải quyết.

Trong khi giải quyết công việc

Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc

Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một
công việc mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc
bạn đang giải quyết và tạm thời quên đi các công việc khác.
Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các
công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành
khi bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm
thấy vui hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc.
Càng để dở dang nhiều công việc chưa hoàn thành càng làm cho
bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh
hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc
của bạn.

Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt
điểm một công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo
cáo), thì bạn có thể giải quyết một công việc khác trong khi chờ
đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có điều kiện.

Sau khi giải quyết xong công việc

Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành
mỗi công việc

Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng
cho mình dưới một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một
tách trà hay nghe một bản nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải
quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả một
đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc . Lợi ích của việc làm này là

bạn tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu hoàn thành
công việc.

Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch đi
công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc
của mình. Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ
“hoàn thành”. Mỗi lần làm như vậy tôi cảm thấy một niềm hạnh
phúc mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong
danh sách công việc như vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn
thành tất cả công việc trong ngày. Bạn cũng có thể làm như vậy
phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng ngày một
cách hiệu quả.