Tài liệu 6 lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả Bạn đến ppt

6 lời khuyên để giải quyết công
việc hàng ngày một cách hiệu quả
Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu đang chờ
bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc và đang hoang mang
không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết sau đây cho bạn những lời khuyên giúp
giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả và với một tâm trạng bình
tĩnh hơn. Những lời khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm
nhưng các bạn sinh viên hay các bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công
việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình.


Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc

- Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là
bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra
những công việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình.
Ghi ra cụ thể những công việc cần làm sẽ giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ
thể (chứ không phải là mơ hồ) về khối lượng công việc cần làm trong ngày
từ đó sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết công việc và (2) tránh được
việc quên hay bỏ sót công việc.

- Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ
và dễ thực hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần
làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “Làm việc với tất
cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2.
Làm việc với khách hàng B”.

Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công
việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc
của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh
doanh của Công ty A thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ
sau đây để dễ thực hiện:

1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi
lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan)
về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.

Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công
việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc:
(1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội dung và (3) viết phần kết luận.

Bắt đầu công việc từ đâu?

- Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ

Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công
việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải
quyết những công việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy,
nó thường bắt đầu một cách ì ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng”
lại sau một khoảng thời gian làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt
đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy, khi
trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng chính là lúc bạn
giải quyết những công việc khó dần.

Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn
thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn
khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần
trong khi bạn làm những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải
quyết công việc khó.

- Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những
công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi
điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời
gian goi điện ngay trước khi làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết
những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và
thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về
một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.

Trong khi giải quyết công việc

- Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc

Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc
mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và
tạm thời quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công
việc khác. Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được
hoàn thành khi bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui
hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều
công việc chưa hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và

chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất
lượng công việc của bạn.

Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một
công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể
giải quyết một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành
công việc đó khi có điều kiện.

Sau khi giải quyết xong công việc

- Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc

Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới
một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản
nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là
bạn không nên nghe hết cả một đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc :-). Lợi
ích của việc làm này là bạn tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu
hoàn thành công việc.