12 bí quyết giúp bạn giao tiếp trong công ty ppsx

12 bí quyết giúp bạn giao tiếp trong
công ty
Công ty phải nhanh nhạy trong khâu nắm bắt, xác nhận
thông tin, thông báo hay nhận thức được tầm quan trọng
của những thông tin chiến lược, đáng tin cậy. Nhưng việc
thực hiện thành công các kế hoạch, tiến hành những thay
đổi văn hoá cũng như những thay đổi cần thiết để đạt được
những mục tiêu đột phá, nhân viên nắm rõ các kế hoạch
chiến lược của công ty lại là yếu tố căn bản chứng tỏ sự tận
tâm của họ.
Việc đưa ra các quyết định hay kế hoạch của công ty cần phải
xem xét đến mức độ cấp bách cũng như những khó khăn gặp
phải trong quá trình giao tiếp và các chức năng giao tiếp phải
hướng tới các kế hoạch chiến lược của công ty.

Nhu cầu và định hướng chiến lược

Giao tiếp là vấn đề khá quan trọng đối với các công ty, mục đích
chính của giao tiếp là nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện các kế
hoạch chiến lược.

Hoà hợp và thống nhất

Cái khó trong việc xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm là hoà hợp với
các quy tắc, nghi thức của công ty và nhiều vấn đề bên ngoài
khác. Thuật hùng biện trong quản lý các vấn đề công ty hay để
thuyết trình thì rất hiệu quả. Tuy vậy để giao tiếp thì không mấy
có tác dụng. Thông qua việc thông báo các chính sách hay kế
hoạch, công ty hãy liên tục thử nghiệm và xác định rõ.

Phẩm chất và sự tôn trọng

Giao tiếp dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau của cả 2 bên, đó là quy
tắc căn bản được xây dựng để tạo nên mối quan hệ với niềm tin
và sự tôn trọng. Nếu nhân viên trong công ty có được những mối
quan hệ như vậy sự tận tâm đối với công việc của nhân viên
trong công ty sẽ ngày càng tăng từ đó công ty sẽ ngày càng phát
triển hơn hẳn những công ty khác không có được nhũng mối
quan hệ như vậy. Bởi về cơ bản mà nói thành công của công ty
phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc đầy sáng tạo và theo
nguyên tắc của nhân viên.

Giao tiếp chính là dưạ trên phẩm chất và sự tôn trọng của đôi bên
bởi nó xây dựng mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng giữa
người với người, là nền tảng dẫn tới thành công của công ty.

Thông tin chiến lược

Thông tin là những chuyển động của giao tiếp, giống như dòng
chảy của tiền tạo nên sự giàu có nên những dòng chảy thông tin
nhanh nhậy và đều đặn sẽ phát triển và làm giàu cho công ty đó.
Các công ty nên khuyến khích và duy trì những dòng chảy thông
tin có hệ thống, đáng tin cậy, tối mật và có tính tức thời để rồi sử
dụng những thông tin ấy tiến hành các kế hoạch chiến lược. Để
được như vậy cần có sự tận tâm đối với công việc của các nhà
lãnh đạo công ty, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ phù hợp
ngoài ra còn cần có sự ủng hộ cũng như tham gia của đội ngũ
nhân viên công ty. Dù tốt hay xấu dòng chảy thông tin của công ty
chính là “ Biểu vũ đồ” để đo khả năng hoàn thành công việc.

Sự rõ ràng và sức mạnh của thông báo

Sự rõ ràng là tiểu chuẩn hàng đầu đối với một thông báo. Thiếu
nó thông báo dễ gây nhầm lẫn thậm chí lộn xộn. Những thông
báo rõ ràng, rành mạch sẽ được xem xét đầu tiên và một cách
cẩn thận do đó nó sẽ không bị nhầm lẫn với bất cứ thông báo nào
khác. Thông báo rõ ràng rành mạch là cân bằng giữa sự đơn
giản và phức tạp được diễn đạt dựa trên sự cân nhắc về số
lượng từ nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Ngôn ngữ là ngôn ngữ được
sủ dụng trong giao tiếp hàng ngày bởi như thế sẽ thu hút được
sự chú ý của mọi người hơn là những cáo thị hay những bài diễn
văn. Tóm lại những thông báo rõ ràng rành mạch là những thông
báo mạch lạc, nhất quán, đầy đủ truyền đạt được những ý mình
cần.

Những triển vọng đối ngoại

Hệ thống thông tin trong công ty đòi hỏi một triển vọng đối ngoại
và sự định hướng. Tất nhiên đưa ra một chiến lược là khi công ty
phải đối mặt với những vấn đề như: môi trường bên ngoài, các
khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối cũng như thuộc
quyền quản lý của Nhà nước trong 1 xã hội. Các cá nhân hay
nhóm làm việc đang cố gắng hoàn thành kế hoạch chiến lược
cần hiểu rằng không chỉ có bản thân chiến lược mà còn có nhiều
nguyên nhân cũng như phương pháp dẫn đến thành công. Không
chỉ cần có một hệ thống thông tin đáng tin cậy bên ngoài công ty
mà còn phải áp dụng thông tin đó đúng nơi đúng lúc sao cho hiệu
quả.

Vai trò và trách nhiệm

Một hệ thống thông tin mạnh phụ thuộc vào sự đóng góp cần thiết
kịp thời của các nhân viên toàn công ty, mỗi một nhân viên đóng
một vai trò trong đó, một số người còn góp nhiều vai trò. Nhân
viên nên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp
thích đáng cho công việc. Trách nhiệm cần được phân chia rõ
ràng trong việc gửi và nhận thông tin cũng như xây dựng những
mối quan hệ có lợi để nhanh chóng thu thập những thông tin
chiến lược đáng tin cậy.

Lắng nghe và có mặt kịp thời

Lắng nghe là một mắt xích quan trọng để giao tiếp tốt. Giao tiếp
tốt không giống như bạn có khả năng hùng biện hay nói chuyện
có sức thuyết phục mà là cuộc nói chuyện và thảo luận rõ ràng.
Sẽ không có buổi nói chuyện nào hết nếu như bạn không lắng
nghe một cách chân thành và đáp lại những thông tin hay thông
điệp được đưa ra. Biết cách lắng nghe còn hơn cả im lặng một
cách lịch sự hay chú ý vào những gì người khác nói, nói chung
nó rất khác so với sự khéo léo giả dối. Đó là một đức tính tốt, học
cách để biết được người khác nghĩ gì trong đầu là sự đầu tư
khôn ngoan, nó yêu cầu ta phải khiêm tốn có tinh thần học hỏi.

Đào tạo và ủng hộ

Thừa nhận vai trò của mỗi nhân viên trong giao tiếp, công ty cần
phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều có năng lực cũng
như phẩm chất và ủng hộ họ hoàn thành trách nhiệm.Giáo dục và
đào tạo phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu
riêng của mỗi cá nhân cũng như của công ty.

Phương pháp

Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp
chỉ là một phương tiện không bao giờ kết thúc và không phải để
đạt được thành công mà mục đích chủ yếu là tăng cường hoàn
thành nhiệm vụ của công ty giao. Chức năng giao tiếp nên tạo ra
một sự liên kết với đội quản lý của các nhóm đang hoạt động có
hiệu quả.

Hệ thống khuôn khổ

Khuôn khổ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống hoạt động
hiệu quả của giao tiếp chiến lược trong công ty, nó đòi hỏi người
đảm nhận phải khéo léo và thận trọng. Thật hoang đường khi cho
rằng tất cả mọi việc quan trọng trong công ty đều được cân nhắc
kỹ càng, xem xét triệt để. Tính chính trực, tính kiên nhẫn, tổ làm
việc, sự nhanh nhẹn và những phẩm chất khác của một nhân
viên quan trọng đều không tuân theo bất cứ khuôn khổ nào. Tầm
quan trọng hay giá trị của giao tiếp chiến lược không phải là một
mục tiêu phù hợp để đặt trong khuôn khổ, về định nghĩa, nó là giá
trị của chiến lược hay cơ hội, mục tiêu luôn được ủng hộ nó
không phải là khía cạnh chiến lược của giao tiếp cũng không phải
là mục tiêu của khuôn khổ. Khuôn khổ tốt nhất là bao gồm cả
giao tiếp trang trọng, bán trang trọng và giao tiếp thường ngày.

Liên tục đổi mới

Không chỉ đơn giản là xu hướng quản lý nhất thời liên tục đổi mới
là một câu hỏi không bao giờ kết thúc cho hướng đi phát triển
hơn. Đó vừa là đặc điểm của cá nhân vừa là đặc điểm của nghề

nghiệp và sự tận tụy của cá nhân hay công ty để thay đổi, chuyển
biến và phát triển, không có nó chúng ta sẽ trì trệ không phát
triển.