Vai trò của giao tiếp pps

Vai trò của giao tiếp

Chúng ta đã biết tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch
giao tiếp trong quy trình quản lý dự án. Các cuộc họp, bản
tin, báo cáo và những cuộc gặp mặt trực tiếp đều là những
cơ chế hữu hiệu giúp phổ biến thông tin, chia sẻ ý kiến và
khuyến khích hội thoại trong nhóm. Bên cạnh đó, các cơ chế
này còn giữ cho dự án đi đúng hướng.

Muốn tìm hiểu cách sử dụng giao tiếp trong nhóm, bạn hãy lưu ý
đến những thông tin mà các thành viên trong dự án cần có.

• Nhà tài trợ. Nhà tài trợ cần có các báo cáo về tình trạng dự án
theo định kỳ hoặc tiến độ do nhà quản lý dự án gửi tới. Những
báo cáo này phải thể hiện vị trí hiện tại của dự án và các hoạt
động tương ứng với lịch trình, ngân sách và biện pháp đánh giá
chất lượng. Báo cáo bằng văn bản là hình thức phổ biến nhất để
truyền đạt thông tin này. Nhà tài trợ cũng sẽ muốn biết các vấn
đề hiện tại và những dự báo cho tương lai, những yêu cầu thay
đổi hay các cơ hội mới được phát hiện trong quá trình thực hiện
dự án. Họp định kỳ là cách tốt nhất để báo cáo những vấn đề
này. Nhà tài trợ có thể sử dụng các cuộc họp như cơ hội để
hướng dẫn nhà quản lý và xác nhận việc triển khai một số hoạt
động.

• Nhà quản lý dự án. Trong một dự án tầm cỡ, nhà quản lý phải
trao một phần trách nhiệm đáng kể cho một hoặc nhiều trưởng
nhóm, ví dụ như trưởng nhóm kỹ thuật, trưởng nhóm tiếp thị, v.v.
Nhà quản lý dự án sẽ yêu cầu các trưởng nhóm này cung cấp
cho họ những báo cáo tương tự như báo cáo gửi cho nhà tài trợ.
Một lần nữa, các báo cáo tiến độ và các cuộc họp định kỳ cũng

được sử dụng để chia sẻ thông tin, xác nhận việc triển khai một
số hoạt động, ra quyết định và giữ cho dự án đi đúng hướng.

• Các thành viên trong nhóm dự án. Các nhà quản lý dự án và
trưởng nhóm thông qua việc giao tiếp để chỉ đạo và kiểm soát
hoạt động của các thành viên trong nhóm. Các thành viên có thể
thông báo cho cấp quản lý những trở ngại trong tiến trình thực
hiện hay những nhiệm vụ cần tập trung nguồn lực… Nhưng giao
tiếp phải có tính hai chiều. Các thành viên trong nhóm cần biết
tình trạng chung của dự án, những quyết định ảnh hưởng đến
công việc của họ, và cách xử lý trong những tình huống không rõ
ràng. Các cuộc họp thường là diễn đàn tốt nhất để các thành viên
trao đổi những thông tin kiểu này.

• Các thành phần liên quan. Một hệ thống hiệu quả để nhóm giao
tiếp với thành phần liên quan có ý nghĩa quan trọng, bởi vì những
người này cũng muốn liên tục cập nhật thông tin về tình trạng và
tiến độ của dự án.

Giải quyết vấn đề

Một phần quan trọng để đảm bảo dự án đi đúng hướng là giải
quyết các vấn đề không thể tránh khỏi, ví dụ như một nhà quản lý
hay nhà khoa học vận động mở rộng các mục tiêu của dự án, một
vài nhiệm vụ trên thực tế lại mất nhiều thời gian hoàn tất hơn dự
kiến, hai trưởng nhóm không thỏa thuận được về việc phân chia
nguồn lực, các thành viên trong nhóm chia thành nhiều phe thù
địch… Những vấn đề như thế sẽ làm tổn hao thời gian và công
sức của bạn. Do không thể đưa ra lời khuyên cụ thể cho từng vấn
đề, nên trong phạm vi cuốn sách này, chúng tôi chỉ trình bày một

bảng hướng dẫn giải quyết vấn đề – bảng 11-2.

Các dự án thường tiềm ẩn bốn loại mâu thuẫn là (1) các vấn đề
về cơ cấu nhóm, (2) các vấn đề tương tác cá nhân, (3) các vấn
đề về hiệu suất và (4) các vấn đề về lịch trình. Những hướng dẫn
giải quyết vấn đề sẽ chỉ ra những vấn đề điển hình hơn cả,
nguyên nhân có thể xảy ra, tác động có thể xảy ra, và phương án
giải quyết vấn đề. Mặc dù chưa hẳn đã hoàn chỉnh, song bạn có
thể nhận thấy chúng vẫn hữu ích.