Tiểu luận Giao tiếp và vai trò của giao tiếp trong quản trị kinh doanh. Ứng dụng trong thực tế.doc

Tâm lý quản trị Nhóm: 11
LỜI NÓI ĐẦU
Quản trị kinh doanh đã và đang trở thành một hoạt động quan trọng trong
nền kinh tế của nhiều xã hội, nhưng vốn tri thức về tâm lý học quản trị kinh
doanh chỉ cách đây không lâu và cũng không được mấy nhà quản trị coi trọng.
Một trong những kỹ năng quan trọng cần có của nhà quản trị đó là kỹ năng giao
tiếp trong kinh doanh. Khi nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển,
kéo theo sự thay đổi về tâm lý của con người trong xã hội cũng như trong giao
tiếp kinh doanh. Vấn đề này đòi hỏi các nhà quản trị phải tạo dựng được cho
mình một kỹ năng giao tiếp tốt nhằm tạo dựng phong cách và đổi mới kinh
doanh.
Ngày nay, quản trị trị kinh doanh đã trở thành ngành kinh tế quan trọng và
giao tiếp trong kinh cũng là nhu cầu cần thiết cho các nhà quản trị. Nó đóng góp
to lớn vào sự thành công của các nhà quản trị và sự phát triển kinh tế, văn hóa,
xã hội . Để hiểu biết rõ hơn về hoạt động giao thiếp trong kinh doanh cũng như
vai trò của giao tiếp trong kinh doanh các bạn hãy cùng chúng tôi nghiên đề tài:
“Giao tiếp và vai trò của giao tiếp trong quản trị kinh doanh. Ứng dụng trong
thực tê”qua đó chúng tôi có đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn kỹ năng
giao tiếp trong kinh doanh cho các nhà quản trị.
Lớp học phần: 1002TMKT0221
1
Tâm lý quản trị Nhóm: 11
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP.
1.1, Các vấn đề cơ bản.
1.1.1, Khái niệm giao tiếp.
Giao tiếp là một trong những nhu cầu quan trọng của con người.
- Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người với người, thông qua đó mà con
người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc,tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua
lại với nhau.
- Để thực hiện giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ ( lời nói, chữ viết),
các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng các

mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị…
1.1.2, Chức năng của giao tiếp.
- Giao tiếp giữ chức năng thu nhận và trao đổi thông tin về kinh doanh
diễn ra trên thương trường.
- Giao tiếp còn giữ chức năng giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hoá … để
phát triển nhân cách con người cho hoàn chỉnh, tâm hồn, tình cảm ngày càng
phong phú.
1.1.3, Mục đích của giao tiếp.
- Để truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị... hay chính là để thực hiện một
chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị.
- Để tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính
xác và kịp thời trong hoạt động kinh doanh.
- Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với nhau.
Lớp học phần: 1002TMKT0221
2
Tâm lý quản trị Nhóm: 11
1.2. Các mô hình, công cụ và phong cách giao tiếp.
1.2.1, Các mô hình giao tiếp:
Mô hình giao tiếp Wiener
Theo quan điểm của Wiener thì giao tiếp là một quá trình hai chiều.
Mô hình giao tiếp của Wiener:
Điều chỉnh
Bộ phát Thông điệp Bộ thu

Phản hồi
Mô hình giao tiếp của Birdwhistell
Giao tiếp là một quá trình đa kênh, sử dụng tổng hợp các phương tiện và
giác quan để làm cho các bên đối thoại hiểu nhau tối đa.
Các kênh đó là : Thính giác, thị giác, khứu giác, vị giác, xúc giác.
Mô hinh Jacobon

Jacobson đưa ra mô hình giao tiếp: Mô hình cấu trúc và mô hình chức
năng.
- Mô hình cấu trúc:
Gồm 6 yếu tố; người truyền đạt, bản thông điệp, người tiếp nhận, bộ mã,
sự giao tiếp, bối cảnh giao tiếp.
- Mô hình chức năng:
Là mô hình tổng quát của mọi sự giao tiếp và bao gồm 6 yếu tố: Chức
năng nhận thức, chức năng duy trì sự tiếp xúc, chức năng cảm xúc, chức năng
nêu ngữ, chức năng thơ mộng, chức năng quy chiếu.
1.2.2, Các công cụ giao tiếp:
Công cụ giao tiếp chủ yếu của con người là ngôn ngữ nói, sau đó là ngôn
ngữ biểu cảm, ngôn ngữ viết.
Lớp học phần: 1002TMKT0221
3
Tâm lý quản trị Nhóm: 11
- Ngôn ngữ nói: Là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất. Qua
ngôn ngữ nói ta có thể nhận biết con người thông minh hay dốt nát, người nóng
nảy hay nhã nhặn, kẻ ích kỷ kiêu kăng hay người độ lượng khiêm tốn.
- Ngôn ngữ viết: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp dưới danh thông
báo, chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thiếp mời, thiếp chúc mừng,
nội dung báo cáo…
- Ngôn ngữ biểu cảm: Là sự biểu lộ tình cảm, thái độ của con người trong
giao tiếp, thông qua dáng điệu, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ…
1.2.3, Phong cách giao tiếp.
Là hệ thống phương thức mà con người sử dụng khi giao tiếp và quan hệ
với nhau. Nó bao gồm một hệ thống các hành vi, cử chỉ, lời nói được sử dụng
trong quá trình giao tiếp.
Phong cách giao tiếp của con người có những nét đặc trưng sau:
- Mang tính ổn định cá nhân
- Mang tính ổn định xã hội

- Mang tính linh hoạt, mềm dẻo
CHƯƠNG II: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH.
2.1, Lý luận giao tiếp trong kinh doanh.
2.1.1, Khái niệm, đặc điểm.
Khái niệm.
Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa những con
người với nhau trong hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại,
dịch vụ…
Đặc điểm.
- Mang tính nhận thức: Mỗi người đều ý thức được mục đích giao tiếp
nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp.
- Trao đổi thông tin: Trong kinh doanh khi giao tiếp giúp thông tin được lan
từ người này sang người khác.
Lớp học phần: 1002TMKT0221
4
Tâm lý quản trị Nhóm: 11
- Giao tiếp trong kinh doanh là một quan hệ xã hội,mang tính xã hội : Mối
quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa doanh nghiệp với đối tác, đối thủ…
- Giao tiếp trong kinh doanh mang tính chất lịch sử xã hội : Giao tiếp bao
giờ cũng được các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện với nội dung cụ thể, không
gian thời gian xác định.
- Giao tiếp trong kinh doanh mang tính kế thừa và chọn lọc :thông qua giao
tiếp sẽ lưu giữ những dấu ấn về cấp trên,cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng để
những lần giao tiếp có thể vững vàng hơn chủ động hơn.
- Tính chủ thể trong giao tiếp :mỗi cá nhân trong giao tiếp đóng vai trò khác
nhau khi là người nói,khi là người nghe...
- Sự lan truyền lây lan cảm xúc và tâm trạng: Con người có khả năng đồng
cảm khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người
khác.
2.1.2, Một số nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp.

- Trong kinh doanh ai cũng quan trọng
- Phải nghiêm túc trong công việc và giao tiếp
- Kín đáo, thận trọng
- Không phung phí thời gian của mình và người khác
- Phải duy trì chữ tín
2.1.3, Các hoạt động giao tiếp chủ yếu trong kinh doanh.
- Hội họp.
- Tiếp khách.
- Giao tiếp qua điện thoại,máy fax.
- Đối thoại.
- Thư từ giao dịch.
- Tiếp xúc với báo chí.
Lớp học phần: 1002TMKT0221
5
Tâm lý quản trị Nhóm: 11
2.2, Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh.
Để đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế, để
thực hiện quá trình mua bán… giao tiếp giúp truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh…
hay nói một cách khác là để thực hiện chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị.
Trên thương trường giao tiếp giúp con người tìm hiểu, tiếp nhận các thông
tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời cho hoạt động kinh
doanh.
Trong cuộc sống, giao tiêp giúp con người trao đổi, tâm sự tình cảm, ý
nghĩ với nhau.
Ngày nay giao tiếp trong kinh doanh càng có tầm quan trọng đặc biệt do
môi trường kinh doanh đang có những biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong cách
và nội dung quản lý…cũng đã thay đổi nhiều đòi hỏi các nhà quản trị kinh
doanh cần phải xác lập các chuẩn mực về úng xử để phù hợp với hoàn cảnh
trong và ngoài nước.
2.3, Ý nghĩa của giao tiếp trong kinh doanh.

Giao tiếp trong kinh doanh có tác dụng thúc đẩy nền kinh tế phát triển và
mở rộng tái sản xuất, giải quyết những mâu thuẫn nội bộ tạo “nhân hòa” để kinh
doanh có hiệu quả.
Giao tiếp trong kinh doanh sẽ tạo được mối quan hệ tốt đẹp với các đối
tác, với bạn hàng, với cấp trên, với cộng sự và đó cũng là những tiêu chuẩn quan
trọng để tuyển chọn người lãnh đạo kinh doanh
Giao tiếp trong kinh doanh có tác dụng truyền bá, giao lưu văn hóa, văn
minh giữa các dân tộc trên Thế giới, là tấm gương phán ánh trình độ con người,
đất nước về lối sống, phong tục, tập quán… của mỗi dân tộc, thúc đẩy xã hội
ngày càng phát triển, tạo điều kiện hòa nhập với Thế giới.
Đặc biệt trong kinh doanh, giao tiếp còn là môi trường thuận lợi để học
hỏi, nâng cao trình độ, nghệ thuật kinh doanh, xóa bỏ thói quen ích kỷ, hẹp hòi,
bảo thủ, lạc hậu….
Lớp học phần: 1002TMKT0221
6
Tâm lý quản trị Nhóm: 11
2.4, Ứng dụng giao tiếp.
Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó
với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã
hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử
một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ
nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống,
trong công việc.
Một số tình huống cần giải quyết trong giao tiếp
2.4.1, Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa.
Dân gian có câu:
" Lời nói chẳng mất tiền mua
Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau".
Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp
lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ

nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa.
2.4.2, Tình huống phải chuyển bại thành thắng.
Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có
nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả
xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách
gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: Điều gì đã đẩy ta vào tình thế
bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được
"địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể
thay đổi tình thế...).
2.4.3, Tình huống dùng hài hước.
"Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu” (Laphôngten).
Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó
là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa
lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê
phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện
Lớp học phần: 1002TMKT0221
7