Thiết lập ý tưởng khả thi trong đàm phán docx

Thiết lập ý tưởng khả
thi trong đàm phán
Phải xác đinh rằng, đàm phán không chỉ dừng ở việc đạt được
một thỏa thuận, mà còn là các bước thiết lập mối quan hệ thành
công lâu dài.

Hãy suy đoán và thảo luận về những vấn đề bạn có thể gặp phải sau
12 tháng thực hiện. Giúp đối tác hiểu rõ những điều kiện thực tế liên
quan đến các thỏa thuận, nhờ vậy họ sẽ không có những cam kết bất
khả thi.
Hãy đảm bảo những nhân vật chủ chốt của hai bên đều thực sự ủng
hộ các thỏa thuận. Và hãy thường xuyên truyền tải thông điệp về các
điều khoản và tinh thần của thỏa thuận đối với đội ngũ thực hiện
hợp đồng của hai bên.
Đàm phán thỏa thuận theo cách thiết lập ý tưởng khả thi không ồn
ào như cách thực hành chính sách “bên miệng hố chiến tranh” của
các đàm phán viên.
Tuy nhiên, những công ty như HP Service[1] và Procter &
Gamble[2] đã khám phá ra rằng, giá trị thực sự của thỏa thuận
không nằm ở chữ ký trên giấy tờ mà trong một quá trình thực hiện
lâu dài kể từ khi thỏa thuận ráo mực.
Đến thực tế
Để áp dụng biện pháp thiết lập ý tưởng khả thi, hãy thực hiện các
bước sau trước khi ký hợp đồng:
Bắt đầu bằng kết thúc trong đầu
Thử tưởng tượng các bên đã thực hiện thỏa thuận được một năm.
Hãy đặt ra câu hỏi:
- Liệu hợp đồng có thành công không? Bạn sẽ dùng những phương
pháp nào để xác định mức độ thành công của nó?
- Điều gì chệch hướng quá xa? Bạn làm gì để mọi việc trở lại đúng
hướng? Đâu là dấu hiệu của những khó khăn trong tương lai?

- Để thực hiện các mục tiêu của thoả thuận cần có những năng lực
nào? Đội ngũ thực hiện hợp đồng cần có những kỹ năng nào? Ai đã
cố tình gây trở ngại cho việc thực hiện? Và bạn sẽ phản ứng như thế
nào với điều đó?
Bằng việc trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ không gặp phải bất ngờ
trong suốt quá trình thực hiện.
Giúp bên kia có sự chuẩn bị
Sẽ là chưa đủ nếu chỉ mình bạn chuẩn bị cho đàm phán một thoả
thuận khả thi. Đối tác của bạn cũng cần có sự chuẩn bị. Trước khi
cuộc đàm phán bắt đầu, hãy khuyến khích bên kia bàn bạc với
những nhân vật chủ chốt trong công ty trong suốt quá trình thảo
luận.
Trình bày rõ quan điểm của bạn về việc bạn cho rằng ai là người
chủ chốt, ai cần tham gia từ đầu, và những câu hỏi mấu chốt nào
liên quan đến thực hiện thoả thuận mà bạn tự đặt ra cho chính mình.
Xem việc giữ không bị chệch hướng là trách nhiệm của hai bên
Hãy cùng nhau chỉ ra làm sao để bạn có thể thực hiện những thoả
thuận đó một cách thiện chí. Xác định nhân vật chủ chốt của hai
bên. Cụ thể, đó là những người ra quyết định, những người trực tiếp
ảnh hưởng đến thành công của thoả thuận qua cách hành động của
họ, người nắm giữ tài chính hoặc những thông tin quan trọng của
công ty.
Vạch rõ khi nào và bằng cách nào có thể thu hút được đầu vào của
những nhân vật chủ chốt khác nhau. Hãy hỏi họ cần biết những gì
để hỗ trợ thoả thuận và làm phần việc của mình trong quá trình đi
vào thực hiện.
Gửi một thông điệp
Hãy đảm bảo các bên có trách nhiệm đều hiểu rõ những gì họ phải
thực hiện. Gửi tới họ một thông điệp về các điều khoản, về tinh thần
đàm phán và các bước thống nhất để đi đến thoả thuận cuối cùng.

Ví dụ: Trong “các cuộc gặp không can thiệp chung” của IBM
Global Services[3], đàm phán viên của công ty và đối tác của họ đã
chỉ rõ cho đội ngũ thực hiện: Đâu là nội dung của thỏa thuận, đâu là
cái khác biệt hoặc không theo chuẩn mực, và đâu là mục đích thực
sự của thoả thuận đó.
Quản lý đàm phán giống như một quy trình kinh doanh
Để chuẩn bị cho cuộc đàm phán, hãy thiết lập một quy trình mang
tính chuẩn mực trong công ty bạn. Xúc tiến quá trình đào tạo về
công cụ và kỹ thuật đàm phán với đối tác cho các đàm phán viên và
những người thực thi thỏa thuận.
Nghiên cứu các vấn đề “hậu đàm phán” để rút kinh nghiệm. Đồng
thời, khen thưởng cho các cá nhân vì những đóng góp của họ vào sự
thành công của các thoả thuận chứ không căn cứ vào hợp đồng kí
kết trên giấy tờ.