Cắt giảm chi phí một cách khôn ngoan potx

Cắt giảm chi phí một cách
khôn ngoan

“Cái gì” là những điều cụ thể một doanh nghiệp cần đạt được,
chứ không phải là quy trình mà họ thường sử dụng để đạt được
nó. Một vài điều có giá trị lớn; một vài điều thì không ". Cắt giảm
chi phí đang là yêu cầu hiển hiện đối với mọi doanh nghiệp trong
giai đoạn kinh tế khó khăn này, nhưng câu hỏi đặt ra là cắt giảm
thế nào cho khôn ngoan để tiết kiệm mà không thiếu hụt. Thận
trọng với những sự phụ thuộc ngầm giữa các bộ phận khác nhau
của tổ chức bạn khi bạn đang đánh giá các bộ phận để cắt giảm.
Trong trường hợp của Home Depot, một bộ phận lớn trong giá trị
của họ là đội ngũ nhân viên lâu năm có nhiều kinh nghiệm và hữu
ích. Đây là những thợ mộc, thợ ống nước và các kỹ sư điện
chuyên nghiệp lâu năm. Họ có thể giúp các nhân viên mới vào
nghề xử trí những tình huống bất ngờ. Sa thải họ và thay thế họ
bằng những người làm việc bán thời gian và thiếu kinh nghiệm có
thể giúp giảm chi phí trong một thời gian, nhưng sẽ xói mòn giá trị
cơ bản của Dome Depot trong mắt khách hàng.

Những cắt giảm khác đều ảnh hưởng đến dòng người mua hàng,
các món đồ không dự trữ trong kho và sự xói mòn cơ bản trong
lòng trung thành của khách hàng. Vậy phải làm sao? Ric
Merrifield của Microsoft gợi ý nên phân tích yếu tố “cái gì” trong
quy trình kinh doanh.

“Cái gì” là những điều cụ thể một doanh nghiệp cần đạt được,
chứ không phải là quy trình mà họ thường sử dụng để đạt được
nó. Một vài điều có giá trị lớn; một vài điều thì không. Hiểu được
sự khác biệt có thể đem đến cho bạn sự am hiểu sâu sắc về chỗ
nào có thể cắt bỏ một cách an toàn và đâu là nơi mà bạn tốt nhất

không nên động vào. Như là một hệ quả của ý niệm này,
Merrifield và các đồng nghiệp của ông đã nhận ra rằng công việc
giá trị cao thực sự đóng góp chỉ một tỉ lệ bé nhỏ trong tổng khối
lượng công việc được thực hiện trong một tổ chức.

Càng xác định các cơ hội giảm chi phí nhanh, bạn càng có những
cắt giảm có lợi về chi phí. Một cách tiếp cận hay là tìm kiếm và
loại bỏ những hoạt động không cần thiết và những khoản chi trả
quá mức, những khoản có vẻ rất rõ ràng nhưng lại có thể nhanh
chóng biến mất trong tình hình phức tạp của một tổ chức lớn.

Merrifield nêu ví dụ về một công ty đã sơ suất thanh toán cho
cùng một người cung cấp 19 lần cho một lần mua hàng và sử
dụng đúng một cơ sở dữ liệu để đưa vào quy trình xác nhận! Một
lần, sự trùng lặp đó đã được phát hiện, đúng là hàng triệu đôla
phí cấp phép đã biến mất.

Lexington Analytics đã cứu được hàng triệu đôla của các khách
hàng bằng cách triển khai hệ thống phân tích chi phí tinh vi. Một
trong những trường hợp nghiên cứu của họ, một công ty dịch vụ
đã phát hiện ra rằng họ đang mua cùng một món hàng từ rất
nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhưng lại phải trả những mức giá
khác nhau. Khi có được thông tin đó, công ty dịch vụ đã đàm
phán mức giá thấp hơn trung bình khoảng 15-20% đối với tất cả
các món hàng, kết quả là thu nhập ròng của công ty tăng lên
nhanh chóng mà không cần phải cắt giảm các loại dịch vụ hay
chất lượng.

Loại bỏ sự phức tạp. Một tổ chức có thể cắt bỏ sự phức tạp
không cần thiết trong cách tiến hành kinh doanh. Điều này không

chỉ giúp giảm chi phí, mà còn mang lại sự hài lòng lớn hơn cho
khách hàng nhờ vào việc bỏ bớt những hoạt động không cần
thiết. Tôi đề nghị bắt đầu với các khoản chi trả và các quy trình
lập hóa đơn – trong nhiều trường hợp, có những khoản tiền lớn
bị nhân đôi, công việc phức tạp và không cần thiết đã len lỏi dần
vào các quy trình trong nhiều năm qua.

Không phải tất cả các khách hàng đều tốt. Đôi khi, cách tốt nhất
để cắt giảm chi phi chính là “sa thải” những khách hàng đắt giá và
có chi phí duy trì quan hệ cao khiến bạn phải hứng chịu sự phức
tạp hoặc các hoạt động dịch vụ đắt hơn giá trị mà khách hàng đó
có thể mang lại.

Best Buy nhận ra rằng rất nhiều các chi phí của họ bắt nguồn từ
một vài khách hàng có cách cư xử không tốt. Ví dụ, những người
mua đi mua lại và trả lại những món hàng đã tạo ra chi phí khổng
lồ đối với hoạt động quản lý và kiểm kê. Do vậy Best Buy theo dõi
và hạn chế những loại hành vi này.

Các nhà bán lẻ quần áo cũng áp dụng cách thức này. Ngân hàng
trên mạng ING Direct thường xuyên "sa thải" những khách hàng
quá đòi hỏi, sử dụng quá mức dịch vụ tư vấn điện thoại hay quản
lý của ngân hàng. American Express cũng đang đề nghị một
nhóm khách hàng một thẻ quà tặng trị giá 300 đôla để thanh toán
khoản nợ của họ và xóa bỏ các thẻ mua hàng của họ.

Chiến lược trước, cắt giảm chi phí sau. Mặc dù đây là lý thuyết
nhàm tai lâu nay, nhưng cắt giảm chi phí trên diện rộng thường ít
khi dẫn dến kết quả như mong muốn. Trong những trường hợp
đó, mọi người đơn giản là không nhận ra một con đường khác sẽ

dẫn đến thành công. Do đó những nhân viên tốt nhất rời bỏ bạn
do sự cạnh tranh, những người ở lại thì trở nên mất tinh thần và
lo lắng, băn khoăn liệu họ có thể bị sa thải không.

Thay vào đó, điều cần thiết là một nhận thức rõ ràng về mục đích
để tập hợp trí tưởng tượng của mọi người, để từ đó các hoạt
động mang tính chiến lược then chốt được thực hiện tốt trong khi
những thứ ít quan trọng hơn bị loại bỏ một cách đồng loạt. Ví dụ
DuPont đã làm sôi động công ty dệt may của mình (trước đó đã
từng chậm phát triển) và đưa các nguồn lực của mình vào những
khu vực tăng trưởng nhanh hơn như các thị trường mới nổi, các
công nghệ số mới và công nghệ sinh học như pin OLED.

Chi phí có thể tiết kiệm ở những nơi ngân sách không thể. Một
trong những tình huống khó khăn của việc cơ cấu bất kỳ tổ chức
nào là chi tiêu và tiết kiệm không nhất thiết phải tương ứng với
nhau trong cùng ngân sách. Ví dụ, hãy xem xét ngân sách công
nghệ thông tin của bạn. Yêu cầu bộ phận IT nâng cao hiệu quả
quản lý tài khoản nợ của chủ mua hàng.

Nếu bạn không tìm được cách cắt giảm khôn ngoan, bạn có thể
mắc sai lầm lớn khi cắt giảm. Ở các phòng thí nghiệm hóa học
thường có những người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả
các dụng cụ bằng thủy tinh đều sạch sẽ và luôn sẵn sàng để sử
dụng. Trong khi cắt giảm chi phí thiếu suy nghĩ, công việc đó đã
bị loại bỏ. Các tiến sĩ hóa học được trả lương cao lại phải tốn thời
gian tìm kiếm các dụng cụ thủy tinh sạch, tự làm sạch chúng
hoặc không làm việc gì cả vì không được những dụng cụ cần
thiết.
Tôi ngờ rằng kiểu cắt giảm thiếu suy nghĩ đó đang tiếp diễn ở tất

cả mọi nơi hiện nay.