Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ppt

Kiểm soát chi phí
doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng,
nhất là trong thời đại ngày nay khi tình hình cạnh tranh trên
thương trường ngày càng khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một
doanh nghiệp được kiểm soát chi phí chặt chẽ. "Sai một ly đi một
dặm", các chi phí trong doanh nghiệp mang ý nghĩa quyết định
cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nếu không có sự
kiểm soát gắt gao dễ gây thất thoát và đẩy doanh nghiệp đến bên
bờ phá sản.

Trước tình hình này, ai sẽ giúp kiểm soát chi phí doanh nghiệp
một cách hiệu quả? Bài viết này xin giới thiệu về vai trò của
người chủ doanh nghiệp, bộ phận quản lý chi phí và các chương
trình cắt giảm chi phí đối với việc kiểm soát chi phí doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp quản lý chi phí

Một số gợi ý về quản lý chi phí cho người chủ doanh nghiệp là
kiểm soát việc mọ người sử dụng tài sản công, phân chia lợi
nhuận hợp lý cho các thành viên công ty và đảm bảo không có kẽ
hở tài chính.

Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty: Công việc
này giám đốc thường giao cho một bộ phận nào đó chịu trách
nhiệm. Tuy nhiên, đôi khi người chủ doanh nghiệp cũng nên để
mắt tới tình hình sử dụng tài sản công ty để tránh tình trạng sử
dụng sai gây lãng phí tài sản doanh nghiệp. Ví dụ như ô tô của
công ty chỉ được phép sử dụng vào việc chung như đi ký kết hợp
đồng, chăm sóc khách hàng, nhân viên tuyệt đối không được

dùng để làm việc riêng như đi du lịch, đi về quê hay chở hàng
thuê bỏ tiền túi

Có chính sách về việc phân chia lợi nhuận hợp lý: Đối với
giám đốc, cổ đông, nhân viên thì điều này rất quan trọng. Bạn
cần phải thiết lập một chính sách phân chia lợi nhuận sao cho
vừa hợp pháp và hợp lý đối với họ để vừa đảm bảo được quyền
lợi cho họ đồng thời vẫn tạo điều kiện cho công ty được mở rộng
sản xuất hay đầu tư sang các lãnh vực mới với mục tiêu tăng
trưởng cao và ổn định.

Tránh các "kẽ hở" tài chính: Sự biển thủ và gian lận tài chính
thường hay xảy ra khi việc quản lý tài chính doanh nghiệp không
được chặt chẽ. Điều này làm tăng chi phí của doanh nghiệp lên
nhiều lần. Trước tình hình này, người chủ doanh nghiệp cần có
các bước kiểm soát tài chính chặt chẽ.
• Cẩn thận đối với séc: hãy phân công một người viết séc và
người khác ký séc, hãy để mắt tới các tờ séc "khả nghi" như chữ
ký trông giả mạo, giá trị tiền mặt quá lớn bạn nên bảo quản séc
trong tủ có khóa, đích thân ký séc thanh toán lương và không bao
giờ ký séc khống.
• Giám sát chặt chẽ sổ sách kế toán: Bạn hãy kiểm tra sổ sách kế
toán thường xuyên và đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán
của mình để hạn chế việc biển thủ gian lận có thể xảy ra. Hơn
nữa việc bảo mật thông tin kế toán cũng là điều bạn nên lưu ý
như: những người không được ủy quyền không được vào phần
mềm kế toán của bạn, máy tính có chứa số liệu kế toán không nối
mạng nội bộ.

Bộ phận quản lý chi phí

Một "công cụ" giúp người chủ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu
quả đó là bộ phận quản lý chi phí. Đóng vai trò đầu não trong
công ty và quan trọng hơn cả bộ phận kế toán thống kê, bộ phận
này có chức năng đánh giá trung thực tình hình tài chính doanh
nghiệp và cùng với giám đốc ra các quyết định về chi phí cũng
như hoạch định các chiến lược tài chính lâu dài.

Đánh giá khách quan và trung thực tình hình tài chính doanh
nghiệp: Bộ phận quản lý chi phí sẽ phân tích, tổng hợp, đánh giá
các chi phí nói riêng cũng như hoạt động tài chính của công ty nói
chung dựa trên các số liệu thống kê kế toán như: báo cáo doanh
thu, báo cáo nhân sự và tiền lương Công việc tiếp theo là báo
cáo lên ban lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về tình hình tài
chính hiện tại: hiệu quả tình hình đầu tư, vấn đề nợ đọng của
doanh nghiệp (doanh nghiệp thiếu nợ, khách hàng chưa thanh
toán ), khả năng huy động vốn Bên cạnh đó là đánh giá các
mặt mạnh cũng như thiếu xót của doanh nghiệp khi so sánh với
các công ty đối thủ.

Giúp giám đốc ra quyết định về chi phí và hoạch định chiến
lược tài chính: Dựa trên thực trạng tài chính doanh nghiệp, công
việc của bộ phận quản lý chi phí là giúp giám đốc ra các quyết
định về chi phí đầu tư cho doanh nghiệp (ví dụ như với tình hình
tài chính của tháng này thì doanh nghiệp đã nên đầu tư nhập
khẩu hệ thống dây chuyền sản xuất mới chưa ). Ngoài ra, kết
hợp cùng các yếu tố khách quan như: tình hình thị trường, các
chính sách của nhà nước bộ phận này sẽ đưa ra các gợi ý về
quyết sách tài chính cho nhà lãnh đạo: các chiến lược chi tiêu

ngắn hạn, kế hoạch tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường
vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho
các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp
sản xuất

Các chương trình cắt giảm chi phí

Các chương trình cắt giảm chi phí từ lâu đã trở thành một bộ
phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng
doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên đây là một vấn
đề khá "nhạy cảm" nên bên cạnh những lợi ích còn có cả những
điều bất lợi tiềm ẩn bên trong nó. Lời khuyên dành cho doanh
nghiệp khi áp dụng chương trình này là phải cân nhắc giữa
những điều được/mất và phải áp dụng một cách linh động để
giảm tránh các thiệt hại một cách thấp nhất.

Lợi ích của việc cắt giảm chi phí: Đây là một cách tạo vốn
nhanh nhất, đơn giản nhất trong ngắn hạn và dễ dàng tạo ra các
yếu tố cạnh tranh. Doanh nghiệp giảm được gánh nặng chi phí.
Ví dụ như chi phí cho hoạt động quảng cáo của doanh nghiệp A
hàng quý là 50.000$ nhưng khi áp dụng chương trình này cắt
giảm chi phí này xuống 1/3 thì doanh nghiệp sẽ phải chi 33.000$,
giảm được tới 17.000$ một quý.

Các bất lợi dễ gặp phải: Việc "thắt lưng buộc bụng" dễ gây đến
nhiều tiêu cực: xói mòn những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu
bền, phạm vi áp dụng trên tổng thể nên đôi khi ảnh hưởng tới một
số bộ phận mang đặc tính riêng như bộ phận quan hệ khách
hàng. Đôi khi vì cắt giảm chi phí mà ta đã vô tình loại bỏ đi điều
quan trọng. Thậm chí đôi chi phí "dọn dẹp chiến trường" sau khi

cắt giảm chi phí lại còn lớn hơn cả những gì doanh nghiệp đạt
được.