Kỳ 3 cách áp dụng iso vào quản lý dự án phần 2 pot

Kỳ 3 cách áp dụng iso
vào quản lý dự án
phần 2



 LÙI
 1 OF 3
 TIẾP THEO

* Áp dụng iso trung ương vào doanh nghiệp của bạn như thế nào?

1. Yếu tố quyết định của iso trung ương
- Tiếp nối ví dụ 1 ở phần một ta đã biết việc đặt con người làm trọng tâm
của người Phương Đông quan trọng như thế nào trong công tác quản lý.
Nhưng một quan điểm hoàn toàn khác đối với người Phương Tây đặc
biệt là Tây Âu đó là yếu tố sản phẩm được đặt lên hàng đầu. Lúc này
yếu tố con người cũng chỉ là một trong những yếu tố ngang bằng. Một
điển hình về yếu tố sản phẩm được đặt lên hàng đầu mà tôi lấy làm ví dụ
đó là sản phẩm bản vẽ thiết kế xây dựng của các nước châu âu. Ngược
lại với bản vẽ của Trung Quốc, đối với bản vẽ này nếu một người thợ
chuyên nghiệp biết đọc các ký hiệu bản vẽ là họ cũng có thể thi công
được rồi. Lúc này kỹ sư kỹ thuật công trường hay giám sát chỉ còn việc
giám sát, kiểm tra công nhân họ làm có đảm bảo chất lượng không thôi,
và sử lý những điểm thiết kế bất hợp lý trong việc sử dụng sản phẩm.

Nói về sản phẩm của Châu Âu hay Mỹ thì phải nói trên cả tuyệt vời. Vì
sao sản phẩm của họ lại tuyệt vời đến vậy? Vì họ đặt mục tiêu sản phẩm
lên hàng đầu.
Một minh chứng dễ thấy như Ô tô của Đức, Máy móc của Ý, điện thoại
của Mỹ. . . Mà mãi sau này người nhật mới bắt trước được, tạo ra các

sản phẩm tiết kiệm năng lượng như Toyota, Hon da. . .
Và cả cung cách quản lý của Châu Âu cũng vậy. Sản phẩm phải đặt lên
hàng đầu. Những năm thập niên 70 thế kỷ 19 iso hình thành ở Châu Âu
và tất cả nội dung của iso hướng về hai thứ đó là “sản phẩm” và “sự hài
lòng của khách hàng”.
- Vậy áp dụng iso trung ương là áp dụng iso một cách đầy đủ. Có nghĩa
là thực hiện đầy đủ 8 nguyên tắc căn bản của iso (8 nguyên tắc đã nêu ở
kỳ 1). Và các đối tượng tham gia hoạt động trong một tổ chức có iso bao
gồm: Con người, máy móc, công cụ, hệ thống quản lý, nhà xưởng, hàng
hóa đầu vào và đầu ra. . . đều có giá trị ngang nhau.
+ Nếu con người đòi hỏi phải được tôn trọng, phải được nghỉ ngơi và trả
lương đầy đủ, đúng kỳ thì máy móc phải được bảo dưỡng, kiểm tra định
kỳ, phải có khoản chi riêng nhằm tái đầu tư cho chính thiết bị máy móc
đó.
+ Nếu một nhân viên làm đúng nơi quy định, làm đúng giờ quy định thì
một trưởng phòng cũng phải làm việc đúng giờ và một cái bút phải được
để đúng chỗ. Ngay cả giám đốc cũng chỉ được ký hợp đồng bằng một
loại bút, một màu mực. . .
+ Và tất cả đều được lập trên một quy trình khép kín, đầy đủ, ăn khớp.
Nhưng một câu hỏi đặt ra. Lấy đâu ra cái quy trình tốt đến vậy, và liệu
nó có đảm bảo rằng các quy trình này là ăn khớp mãi mãi. Và làm thế
nào để mọi người tuân thủ một cách nghiêm túc.
Câu trả lời là: Các quy trình này được các tổ chức cấp chứng chỉ iso cho
các doanh nghiệp giúp bạn. Bạn phải thuê họ để họ lên kế hoạch lập các
quy trình và huấn luyện nhân viên của bạn, kiểm tra định kỳ hàng năm
để mọi người được cập nhật và hiểu hơn về iso. Chi phí cho công việc
thuê các tổ chức này cũng không hề nhỏ từ vài chục nghìn USD đến vài
trăm nghìn USD và có thể lớn hơn tùy theo thỏa thuận (các tổ chứng này
đã nêu ở kỳ 1). Và bằng cách sử dụng các công cụ và hệ thống quản lý
hiện đại mọi người được chấm điểm giám sát một cách chính xác. Tôi ví

dụ như, đi làm phải ấn vân tay để kiểm tra giờ làm và thời gian làm việc.
Ngồi văn phòng hay làm trong nhà sưởng phải có camera theo dõi để
đánh giá năng lực công việc của từng người. Lưu hồ sơ phải đúng nơi
quy định để tính được sản lượng công việc cho từng người. . . Và bạn
đừng nên nghĩ rằng chúng ta làm như một cái máy và chúng ta đang
phục vụ cho một cái máy chứ không phải cái máy phục vụ chúng ta.
Điều đó là hoàn toàn sai lầm. Vì với iso trung ương (iso chính thống) tất
cả các vật thể, kể cả con người đều được đánh giá ngang nhau. Mục đích
chỉ là để phụ vụ hai yếu tố quyết định “sản phẩm” và “sự hài lòng của
khách hàng”. Nếu một người đã chấp nhận vào tổ chức của bạn, tức là
phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc này. Và họ chắc chắn phải được
hưởng toàn bộ công sức mình bỏ ra.

2. Cách đưa hệ thống quản lý theo iso vào quản lý trong doanh
nghiệp
- Bạn đã đủ tiền, đủ người để áp dụng iso trung ương vào quản lý doanh
nghiệp của bạn? Nếu bạn khẳng định đã đủ mọi điều kiện, thì không cần
trần chừ gì nữa hãy áp dụng ngay và bạn sẽ thấy hiệu quả tăng 5% –
15% rõ rệt.
- Điều đặc biệt là trong những thuận lợi mà iso đem lại thì khó khăn là
không tránh khỏi, bằng các tư tưởng sợ đổi mới hoặc tư duy cục bộ thì
đa số hoặc hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều không đạt được điều
này. Trong một cuộc khảo sát cho thấy 97% các doanh nghiệp nhà nước
là không thực hiện được, bởi lẽ đa số những nhà lãnh đạo hoặc cán bộ
khung cốt cán của các doanh nghiệp này đều đã quá 45 tuồi nên hay có
tư duy ngại đổi mới. Ngay việc nhà nước ra chính sách bắt các doanh
nghiệp nhà nước cổ phần hóa mà đến năm 2009 vẫn chưa xong.
Tâm lý chung của các doanh nghiệp kiểu này là “thôi tuổi mình đã cao
còn được mấy năm nữa là về hưu, bày trò đổi mới hệ thống quản lý để
dây truyền đi vào hoạt động hoàn hảo thì cũng là lúc mình về hưu rồi

còn gì. Đổi mới thuận lợi thì chẳng sao, không thuận lợi chẳng phải đầu
phải tai, chẳng phải rước vạ vào thân sao”
Và ở khối doanh nghiệp ngoài quốc doanh thì tình trạng cũng tương tự
khoảng 89% cũng là không thể triển khai được. Một doanh nghiệp chỉ có
thể áp dụng được iso trung ương khi doanh nghiệp đó thay đổi được
cách tư duy “tư duy đổi mới” thay đổi cách tư duy từ lãnh đạo cho tới
nhân viên. Trong số các doanh nghiệp ở Việt Nam thì doanh nghiệp có
tính “gia đình trị” lại có khả năng thực hiện kiểu iso trung ương này cao
nhất.
- Iso trung ương không đặt con người là trọng yếu, và quản lý lúc này
cũng là hệ thống quản lý tự động, đánh giá một cách khách quan nhất
không phụ thuộc vào con người. Bởi nếu lấy con người ra làm quản lý
khi đó luôn có phương diện tình cảm để đánh giá người khác, và điều
này không phản ánh đúng thực chất chất lượng làm việc của mỗi cá nhân
tham gia. Tất cả đều được máy móc, thiết bị kiểm soát tình hình.
- Cách đưa hệ thống vào quản lý như sau:
+ Tập hợp công cụ theo dõi và kiểm soát:
Kiểm soát nhân lực: Có máy quét thẻ, máy nhận vân tay, máy camera,
hệ thống phần mềm sử lý thông tin kiểm tra tình hình từng lao động về
thời gian làm việc, chất lượng làm việc, tình hình sức khỏe. . .
Kiểm soát máy móc: Có bảng liệt kê các thiết bị và tuổi thọ theo bảng
khấu hao quy định, kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ máy móc. . .
Kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu vào: Bảng thống kê, số
lượng, chất lượng, chủng loại. Thời gian nhập, thời gian lưu kho. . .
Kiểm soát sản phẩm đầu ra: Đảm bảo đúng các chỉ tiêu kỹ thuật đề ra.
Kiểm soát viêc đóng gói, gắn mã số hàng, số lượng hàng, thời gian suất
hàng. . . Và cuối cùng đáp ứng đầy đủ bằng hoặc trên mức hài lòng của
khách hàng.
Kiểm soát về quá trình lưu chuyển tiền tệ: Bảng tổng hợp cân đối thu
chi, thời gian xoay vòng vốn thực, lãi dòng thu được trong một chu kỳ

vốn hoặc năm tài chính, phân bổ kinh phí cho các mảng đã đề ra. . .
Trong mục này tôi nhớ có một lần trong thời gian còn học đại học. Thầy
giáo đặt câu hỏi với một sinh viên bảo vệ đồ án của mình, một đồ án về
kỹ thuật thi công công trình.
+ Thầy hỏi: Trong công tác kiểm soát chất lượng công trình, làm thế nào
để kiểm soát được các lỗi trong kỹ thuật xây dựng, ví dụ như các cột
thép bị lệch tâm, các lỗ bu lông lệch nhau không lắp được vào chẳng
hạn. Và làm thế nào để khắc phục được chúng.
+ Cậu sinh viên nhanh nhảu trả lời: Để kiểm soát được các lỗi này cần
có công cụ kiểm tra chúng, trong ví dụ vừa rồi của thầy, cần có máy trắc
đạc để có thể biết được độ lệch tâm của các cột, trong một ví dụ khác
như để kiểm tra chiều dày sơn thì cũng có máy đo chiều dày sơn chẳng
hạn.
Còn để khắc phục được những lỗi kỹ thuật đó như cột lệch thì chèn thêm
bản mã chân cột để căn cho hợp lý, bu lông bị lệch khỏi bản mã thì phải
thay một bản mã mới cho phù hợp.
+ Thầy giáo cười nhận sét: Em trả lời rất đúng, nhưng nó chỉ đúng cho
thời kỳ quản lý chất lượng ở nước ta chưa phát triển, thời kỳ mà người ta
lập ra những đội KCS đi kiểm tra toàn bộ các lỗi và có biện pháp sửa
chữa chúng. Ngày này những lỗi đó không còn nữa vì đã áp dụng đầy đủ
iso 9000 vào sản xuất. Vậy câu trả lời hay nhất phải là: Trong công tác
kiểm soát chất lượng công trình thì không còn lỗi sản phẩm như tôi đã
nêu. Hoặc giả nếu sảy ra hiện tượng này là do việc áp dụng quy trình
quản lý chất lượng là chưa đúng, cần xem sét lại và điều chỉnh lại quy
trình quản lý mà thôi.

3. Cách lập một quy trình trong iso 9000 vào quản lý doanh nghiệp
- Như ví dụ trên ta đã thấy, áp dụng đúng iso vào sản xuất sẽ không có
sản phẩm lỗi mà chỉ có quy trình sai hoặc thực hiện sai quy trình quản lý
chất lượng.

- Và tất cả các quy trình được lập ra đều tuân thủ một vòng quy trình
khép kín như hình vẽ về quy trình chung. “quy trình sản phẩm”
- Lập lưu đồ cho từng quy trình riêng: Như lưu đồ quy trình thanh toán
hóa đơn, lưu đồ cung cấp vật liệu đầu vào, lưu đồ kiểm soát sản phẩm
đầu ra. . .
Các dạng lưu đồ này có thể khác nhau, không nhất thiết phải giống như
kiểu lưu đồ biểu diễn như lưu đồ lập trình. Hình vẽ mô tả một dạng lưu
đồ tương hỗ doanh nghiệp và các thành phần tham gia.
- Lập danh mục các công việc, càng chi tiết càng tốt và thể hiện các mối
liên hệ của chúng qua lưu đồ.
+ Ví dụ : Quy trình thanh toán hóa đơn cho người đi công tác:
Thành phần công việc gồm: Lập đề cương công tác, lập phiếu dự trù
kinh phí, phiếu tạn ứng trước, lập bảng báo cáo quá trình công tác trong
đó có đầy đủ quá trình công việc và các phát sinh chi phí khác, tập hợp
các hóa đơn kèm theo, Lập bảng tổng hợp chi phí thực trong quá trình
công tác, phiếu đề nghị thanh toán.

Quy trình: xem hình minh họa.
Trong đó quy định 1: bao gồm các yêu cầu cho việc công tác, các chi phí
và cách tính từng loại chi phí công tác, các giải trình hóa đơn cần thiết
trước khi đi công tác như đi xe phải có vé, lưu trú phải có dấu cơ quan
nhận công tác, mua thiết bị phải có hóa đơn. . .
Và các bảng biểu mẫu như giấy đề nghị tạm ứng, mẫu đề cương. . .đi
kèm.
Quy định 2: bao gồm các giải trình cần thiết cho quá trình công tác. Các
quy định về báo cáo kết quả công tác, tờ trình phát sinh, giấy đề nghị
thanh toán. . .

3. Thực hiện và bảo dưỡng quy trình.
- Mỗi cá nhân tham gia vào quy trình (trong ví dụ trên là: Người đi công

tác, trưởng phòng, phòng tài vụ, giám đốc) nếu trong quá trình hoạt động
thấy có nhiều trở ngại cần đề xuất thay đổi các hướng dẫn cho phù hợp
và thuận tiện cho các bên, nhưng luôn phải tuân thủ quy trình chung đó
là quy trình sản phẩm. Nó thuộc nguyên tắc cải tiến liên tục của iso.
- Mục tiêu của iso là quản lý chất lượng sao cho sản phẩm bán ra bằng
và vượt mức mong đợi của khác hàng.
Bằng mức mong đợi của khách hàng là: Chất lượng đảm bảo, giá cả hợp
lý, số lượng và các thủ tục giao hàng nhanh gọn, tận tình, chu đáo. Sản
phẩm mang tính tiện lợi về nhu cầu chính.
Vượt mức mong đợi khách hàng: Đó là sản phẩm không bị lỗi thời sau ít
nhất 10 năm. Công tác bảo hành bảo trì, phục vụ sau bán hàng được đảm
bảo, được tư vấn tận tình những sản phẩm hữu dụng nhất, và sản phẩm
trên thị trường đáp ứng với mọi tầng lớp con người.
Kết: Bài viết là hướng dẫn sơ lược về việc áp dụng iso vào doanh
nghiệp. Để các bạn nắm rõ hơn, hiểu hơn về iso, làm thế nào để có iso
địa phương và iso trung ương. Nếu các bạn cần tài liệu một bộ hồ sơ
quản lý chất lượng hoàn chỉnh xin gửi thư về để
được cung cấp miễn phí. (bộ đầy đủ khoảng 350 trang)
Chúc các bạn may mắn và thành công!