Quản lý dự án phần mềm pot

CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:1

I, Dự án là gì?
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt
được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.
Như vậy khái niệm dự án liên quan đến các yếu tố sau:
Kết quả dự án là một sản phẩm hoàn toàn xác định, vì vậy sản phẩm cần được mô tả về
các đặc trưng, tính năng, tác dụng, giá trị sử dụng và hiệu quả mang lại,…
 Dự án do một nhóm người thực hiện: Trước hết những người thực hiện phải có những
kỹ năng và ngiệp vụ phù hợp với yêu cầu tạo ra sản phẩm, mỗi người chịu trách nhiệm
hoàn thành công việc được giao về một phần nào đó trong sản phẩm. Nhóm làm việc này
cần có những cách tổ chức quản lý làm việc sao cho năng lực của mỗi người được sử
dụng một cách tốt nhất để tạo ra những sản phẩm tốt nhất.
 Thời gian: Ước lượng thời gian hình thành nên cơ sở cho lịch trình dự án. Kết thúc dự
án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất, trong khi thời gian có độ linh hoạt
bé nhất. Vì vậy việc quản lý thời gian đảm bảo hoàn tất dự án đúng hạn.
 Kinh phí : Chi phí được tính toán để đạt được một mục tiêu rõ ràng đảm bảo cho dự án
được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách.
Ngoài ra thì dự án còn liên quan đến các yếu tố cũng không kém phần quan trọng sau:
Chất lượng,phạm vi hoạt động, rủi ro, phối hợp,…
-Ví dụ: công trình xây dựng nhà đa năng 17 tầng DH Công Nghiệp Hà Nội do trường làm
chủ đầu tư, được thực hiện bởi công ty xây dựng số 12 với thời gian hoàn thành trong 2
năm dự kiến hoàn thành 6-2012, với kinh phí dự kiến 100 tỷ VNĐ.
=> Dự án công nghệ thông tin là gì?
Dự án Công Nghệ thông tin trước tiên là 1 dự án bình thường nhưng có các
đặc điểm sau:
- Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tuân thủ các nguyên tắc công nghệ thông tin: Đi theo quy trình sản xuất và chế tạo

ra sản phẩm công nghệ thông tin.
- Tuân thủ các nguyên tắc của một dự án nói chung.
 Đặc trưng của các hoạt động dự án.
- Sản phẩm đơn chiếc – duy nhất
- Chỉ làm một lần
- Người tham gia thường có chuyên môn khác nhau, được tập hợp lại
- Có lịch trình chặt chẽ
- Kết quả không chắc chắn: Sản phẩm đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn ràng buộc – dự
án thành công, ngược lại - dự án là thất bại.
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:2

- Trong mỗi dự án khác nhau thì các đặc trưng này đặt ra nhiều vấn đề cần được
nghiên cứu và giải quyết.

 Dự án kết thúc khi nào?
- Dự án kết thúc khi xảy ra các trường hợp sau:
- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn.
- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại).
- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa).
III, Tính thành công của một dự án:
 Một dự án được gọi là thành công nếu như:
- Đáp ứng được các mục tiêu ban đầu đề ra.
- Hoàn thành trước thời hạn.
- Không vượt quá ngân sách cho phép.
- Ngược lại dự án được cho là thất bại.

 Các nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của một dự án:

- Quản lý dự án kém (31%).
- Thiếu thông tin (21%).
- Không rõ mục tiêu (18%).
- Không lường trước được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc (17%).
- Các lý do khác (công nghệ, thiết bị, nhân sự,…)(12%).
- Khi một dự án do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến thất bại thì sẽ gây ra
những tổn thất vô cùng lớn: Trong thực tế chúng ta gặp rất nhiều như:
- Dự án xử lý thông tin tại SeaGames 22 của Việt Nam dự kiến kinh phí là 15 tỷ
VND, nhưng mới đến Tháng 6/2003 số tiền phải bỏ ra là gần 90 tỷ đồng.
- Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷ USD cho những dự án bị hủy bỏ, 59
tỷ USD đầu tư thêm cho các dự án không đúng kế hoạch.
- Olympic 2004 tại Hy Lạp: chi 12 tỷ euro(cao hơn tới 10 tỷ so với dự kiến)….
Thiếu thông tin
(21%).

Không rõ mục tiêu
(18%)
Các lý do khác
(12%)
Quản lý dự án kém
(31%)

Không rõ mục tiêu
(18%)
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:3

 Cách khắc phục:
Có rất nhiều cách để khắc phục sự thất bại từ dự án nhưng việc cải tổ quản lý dự
án được cho là có hiệu quả nhất, một dự án với nhân sự tốt, kinh phí cao nhưng
nếu việc quản lý chưa thật sự chặt chẽ, phù hợp và thực tế thì sẽ không đạt được
mục tiêu ban đầu đề ra và dẫn đến những thất bại.












IV, Tính khả dụng của dự án:
 So sánh hoạt động dự án với hoạt động dây chuyền sản xuất:
Hoạt động dự án
Hoạt động dây chuyền sản
xuất
- Tạo ra 1 sản phẩm

- Cho ra cùng 1 sản phẩm
- Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc
- Sản xuất liên tục
- Đội ngũ nhiều chuyên môn khác
nhau
+ Khó trao đổi
+ Ngại chia sẻ thông tin
Các kỹ năng được chuyên
môn hóa
- Đội hình tạm thời
+ Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh
thần đồng đội
+ Khó có điều kiện đào tạo thành
viên trong nhóm, trong khi cần phải
sẵn sàng ngay
- Tổ chức ổn định
+ Có điều kiện đào tạo, nâng
cấp các thành viên trong nhóm
- Dự án chỉ làm 1 lần
- Công việc lặp lại và dễ hiểu
- Làm việc theo kế hoạch trong một
chi phí được phê duyệt
- Làm việc trong một kinh phí
thường xuyên hàng năm
- Bị huỷ nếu không đáp ứng mục
tiêu, yêu cầu
- Phải đảm bảo làm lâu dài
- Ngày kết thúc và chi phí được tính
theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản
lý

- Chi phí hàng năm được tính
dựa trên kinh nghiệm trong quá
khứ


Respondents


















CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:4

V, Tính duy nhất của kết quả dự án
Hoạt động Dự án
Hoạt động sản xuất
Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan)
Xây các căn hộ chung cư theo
kế hoạch hàng năm của thành phố
Nghiên cứu một đề tài khoa học
mới
Dậy học theo kế hoạch hàng
năm của nhà trường. Hướng dẫn
luận án sinh viên
Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ
Sản xuất vũ khí hàng loạt
Xây dựng một phần mềm mới, do
cơ quan đặt hàng
áp dụng một phần mềm trong
hoạt động thường ngày (quản lý kế
toán, nhân sự, vật tư, sản xuất )
Chế tạo một loại xe máy mới
Sản xuất hàng loạt xe máy theo
thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch
được giao
Thử nghiệm một dây chuyền sản
xuất theo công nghệ mới

Lịch sử của quản lý dự án

Henri Fayol (1841-1925).

Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các

lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng. Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản
lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, người
đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ Gantt như là một
công cụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho
những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình.

CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:5


Cả hai ông Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý
thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor. Thuyết Taylor là nguyên
mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công
việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.

Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự
án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản
lý. Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một
nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ
thuật và các công cụ phi chính thức. Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ
của dự án đã được phát triển. "Phương pháp Đường găng" (tiếng Anh là Critical Path
Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty
Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu. Và "Kỹ thuật đánh giá
và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation and Review
Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc
thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình
chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm. Những thuật toán này đã lan rộng một cách
nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân.

Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ
nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ
thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án
từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981,
ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành
cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide).
Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng
rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.
VI, Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý,
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ
thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi
phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một
thời gian nhất định.
Một số định nghĩa khác:
- Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:6

- Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt
vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra.
Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể),
thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc
dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội.
Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án

trong điều kiện bị khống chế bởi phạm vi công việc (khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật),
thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện) và ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép.
Nội dung chủ yếu trong QLDA:
- Xác định rõ được các yêu cầu về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng,…
- Kiểm soát những tập thể, cá nhân có liên quan trong mỗi giai đoạn.
Một dự án được quản lý tốt tức là khi kết thúc phải thỏa mãn được các yêu cầu về
mặt thời hạn, chi phí và chất lượng hiệu quả.


VII, Tại sao lại phải quản lý dự án?



0
10

20

30
40
50

60
70

80
90
Cải tổ việc
QLDA
Tăng số

thành viên
Nghiên
cứu khả
Tăng
phương
Không
phải
Henry
Gantt
lập danh
sách công
thực hiện
ước lượng
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:7

Vì mỗi một dự án thông thường không hoàn thành đúng hạn ,chi phí vượt quá dự án ,chất
lượng ko đảm bảo .

-Theo thống kê của Standish Group (2006)
 có tới 50% trong tổng số các dự án phần mềm thất bại
 Chỉ có 16,2% dự án là hoàn thành đúng hạn và lằm trong giới hạn ngân sách
,đáp ứng tất cả tính năng và đặc tính như cam kết ban đầu
 Có 52,7% dự án được hoàn thành và đi vào hoạt động nhưng không hoàn thành
đúng thời hạn và bội chi ,thêm nữa không đáp ứng đầy đủ tính năng và đặc tính
như thiết kế ban đầu
 Và có 31,1% dự án thất bại trước khi hoàn thành
 Hơn 83,8% dự án thất bại và không đáp ứng những yêu cầu ban đầu

Do vậy chúng ta phải quản lý dự án .Quản lý dự án đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích và
giải quyết các mục tiêu mà dự án đã đề ra .
Mục tiêu của quản lý dự án :là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ
thuật và chất lượng ,trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian
cho phép

Quản lý các yếu tố :
 Thời gian :đúng thời hạn
 Chi phí :không vượt quá dự toán
 Sản phẩm đầy đủ các chức năng đã định
 Thỏa mãn về yêu cầu khách hàng : thỏa mãn về nhu cầu và thỏa mãn về tiến
trình
Lợi ích của quản lý dự án :
 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án
 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm
quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án
 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành
viên tham gia dự án
 Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều
chỉnh kịp thời
 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao.

VIII, Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án (QLDA):
 Linh hoạt
 Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - khách
hàng)
 Huy động sự tham gia của mọi người (tính chất dân chủ)
 Làm rõ trách nhiệm (chữ ký)
 Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức )
 Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông

tin!!!)
 Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (thực dụng)
 Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)
 Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:8

 Cải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng)

IX, Lập kế hoạch quản lý dự án là gì ?
1.Định nghĩa:
Lập kế hoạch là giai đoạn thứ nhất của quy trình quản lý dự án và là sự khởi đầu
cần thiết để xác định các phương pháp ,tài nguyên và các công việc cần thiết để đạt được
mục tiêu của dự án .Giai đoạn này diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện
dự án cho đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm hỗ trợ kế
hoạch chính của dự án về lịch trình và ngân sách.

2. Các loại kế hoạch quản lý dự án:
 Kế hoạch đảm bảo chất lượng: Mô tả các chuẩn, các qui trình được sử dụng
trong dự án.
 Kế hoạch thẩm định: Mô tả các phương pháp, nguồn lực, lịch trình thẩm định hệ
thống.
 Kế hoạch quản lý cấu hình: Mô tả các thủ tục, cấu trúc quản lý cấu hình được sử
dụng.
 Kế hoạch bảo trì: Dự tính các yêu cầu về hệ thống, chi phí, nỗ lực cần thiết cho
bảo trì.
 Kế hoạch phát triển đội ngũ: Mô tả kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên
trong nhóm dự án sẽ phát triển như thế nào.

3.Quy trình lập kế hoạch quản lý dự án:
 Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách
 Đánh giá bước đầu về các "tham số" của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực
 Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với
mỗi mốc thời gian
 Trong khi dự án chưa hoàn thành hoặc chưa bị hủy bỏ thì thực hiện lặp đi lặp lại
các công việc sau:
- Lập lịch thực hiện dự án
- Thực hiện các hoạt động theo lịch trình
- Theo dõi sự tiến triển của dự án, so sánh với lịch trình
- Đánh giá lại các tham số của dự án
- Lập lại lịch thực hiện dự án cho các tham số mới
- Thỏa thuận lại các ràng buộc và sản phẩm bàn giao của mỗi mốc thời gian
- Nếu có vấn đề nảy sinh thì xem xét lại các kĩ thuật khởi đầu đưa ra các biện pháp
cần thiết
4 Cấu trúc kế hoạch quản lý dự án:
 Tổ chức dự án
 Phân tích các rủi ro
 Yêu cầu về tài nguyên phần cứng, phần mềm
 Phân công công việc
 Lập lịch dự án
 Cơ chế kiểm soát và báo cáo
X, Các phong cách quản lý dự án:
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:9

lập lịch trình

 Quản lý theo kiểu đối phó: Là hình thức sau khi vạch kế hoạch rồi phó mặc cho
anh em thực hiện không quan tâm, theo dõi. Sau khi có chuyện gì xảy ra mới
nghĩ cách đối phó.


 Quản lý theo kiểu mất phương hướng: Khi thực hiện nghiên cứu một đề tài khoa
học mà không có sáng kiến mới, cứ quanh quản với phương pháp cũ, công nghệ
cũ.
Quản lý theo kiểu mất phương hướng

 Quản lý theo kiểu nước đến chân mới nhảy: Không lo lắng đến thời gian giao
nộp sản phẩm, đến khi gần hết hạn mới huy động thật đông người làm cho
xong.
Quản lý theo kiểu nước đến chân mới nhảy

CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:10

Quản lý chủ động, tích cực: Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí,
nhân lực, tiến độ đảm bảo ( Đây là cách quản lý lý tưởng nhất.).

Quản lý chủ động, tích cực


Các tiêu chí thành công của dự án:

Các thuộc tính của dự án IT:
 Kết quả bàn giao có thể là hữu hình
 Phạm vi có thể khó kiểm soát
 Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái ngược nhau.
 Có thể bất đồng về mục tiêu kinh doanh.
 Thay đổi quan trọng về tổ chức.
 Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định.
 Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ.
Nội dung chính của việc triển khai một dự án:
 Khởi thảo, xác định dự án:
- Viết bản đề xuất: Bản đề xuất cần mô tả các đối tượng của dự án, cách thức triển
khai dự án. Thường thì nội dung phải bao gồm các ước lượng sơ bộ chi phí và
lịch trình thực hiện dự án qua các mốc. Có thể phải trình bày rõ vì sao hợp đồng
dự án được trình ra cho một tổ chức hay một đội cụ thể.
lập kế hoạch ngân sách +
khác

lập tài liệu, tổ chức quản lý

lập tổ dự án

phân bổ tài nguyên


CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:11

- Viết bản đề xuất là một công việc quan trọng. Nó phụ thuộc vào việc có đủ cơ sở
hay không để dự án được chấp nhận và hợp đồng đưa ra được ký kết. Không có
một hướng dẫn cụ thể và đầy đủ nào cho nhiệm vụ này. Công việc này đòi hỏi
những kỹ năng thu nhận được từ kinh nghiệm của người viết.
-
- Thiết lập quan hệ với khách hàng
- Xây dựng dự án sơ bộ
- Thiết lập thủ tục quản lý
- Thiết lập môi trường quản lý và tài liệu dự án.
 Lập kế hoạch dự án: được bắt đầu bằng mục tiêu đã được xác định sau
cùng.Trong giai đoạn này, mỗi nhiệm vụ chính và phụ đều phải được sắp xếp một
khoảng thời gian hợp lý để tiến hành. Cả nhà quản lý và các thành viên trong nhóm sẽ
phân tích các nhiệm vụ đẻ đấy nhanh tiến độ và giảm chi phí.
 Tổ chức thực hiện
 Kết thúc dự án: Những vấn đề chính liên quan đến việc kết thúc dự án là:
- Tranh chấp giữa khách hàng và nhà phát triển về việc lý giải và cung ứng mọi
đặc điểm được yêu cầu.
- Ý đồ đưa vào những thay đổi ở phút chót.

- Thất bại của hệ thống và khuyết tật thiết kế xác định trong quá trình cài đặt và
kiểm thử hệ thống.
- Khó khăn trong việc cho đội ngủ phát triển hợp lực lại với nhau và năng động.
- Như vậy trách nhiệm của nhà quản lý dự án là đảm bảo cho việc kết thúc được
có trật tự và thắng lợi. Muốn thực hiện được điểu này cần qui hoạch chi tiết lúc
ban đầu dự án và quản lý có hiệu quả xuyên suốt dự án.



XI, Quản lý nhân sự dự án :
1. Người quản lí dự án (PM-Project Manager) hay còn gọi là giám đốc
dự án:
- Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án, làm việc với các đối tượng liên
quan để dịnh nghĩa dự án, chỉ huy nhóm dự án thực thi kế hoạch
- Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, lập kế hoạch
sắp xếp lịch trình dự thảo ngân sách các hoạt động của dự án
- Xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và
hiệu quả , luôn giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu
chỉnh
- Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án, đưa
ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi
- Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:12

2. Người tài trợ:
- Cấp tiền cho dự án hoạt động thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án
đạt được mục tiêu để ra

- -phê duyệt cho dự án, chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự
án
- Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có them các trach nhiệm xem xét
các yếu tố khả thi của các tiến trình và chất lượng để quyết định xem cho dự án
đi tiếp hay cho chết giữa chừng
- Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án, sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố
vấn cho nhóm quản lý dự án

3. Tổ dự án:
- Hỗ trợ cho người quản lý dự án để thực hiện thành công dự án, bao gồm những
người vừa có kỹ năng vừa có năng lực

4. Khách hàng :
- Thu hưởng kết quả của dự án, xác định nhu cầu đầu ra cho dự án
- Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án, thanh toán cho đầu ra dự án
- Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án
Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phầm của dự
án thì nhà tài trợ chính là khách hang

5. Ban lãnh đạo
- Bổ nhiệm người quản lý dự án và tổ dự án, tham gia vào việc hình thành và
xây dựng dự án

6. Các nhóm hỗ trợ( có thể có nhiều hay ít, tùy từng dự án): Ban điều hành,
nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư kí…
XII, Trách nhiệm của quản lý dự án
- Nêu ra những điểm bao quát chung về công việc, cấu trúc công việc, lịch biểu
và ngân sách
- Trao đổi với các đồng nghiệp bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp
và thủ tục làm việc, ý tưởng nào trao đổi cởi mở và trung thực cơ sở đều đặn

- Động viên, khuấy động tinh thần làm việc bao gồm khích lệ, phân việc, mời
tham gia và ủy quyền
- Định hướng công việc bao gồm điều phối, trao đổi, thu thập hiện trạng và đánh
giá hiện trạng
- Hỗ trợ cho mọi người
- Trở ngại cho quản lý dự án
-
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:13

Tính cách của các thành viên trong nhóm đa phức tạp thể hiện:
- Chưa tìm được các thành viên thích hợp tham gia dự án
- Một số thành viên thấy nó đụng chạm tới “độc lập chuyên môn” của mình,
muốn “giấu nghề”
- Một số khác có cảm giác luôn bị săm soi, theo dõi để phạt
- Một số đấu tranh bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sang tạo
- Một số người khó chịu với những phiền phức hành chính ( họp hành, báo cáo,
lấy chữ ký…)
- Một số thành viên cảm thấy mình không được giao đúng phần việc và bị tạo
sức ép
-
XIII, Tiêu chí chọn nhân sự cho dự án (ví dụ)
Kiến thức kỹ thuật: có các kỹ thuật cần thiết và cơ sở để triển khai dự án
Có chuyên môn đặc biệt: Một số dự án đòi hỏi hàm lượng chất xám rất cao. Ví dụ như
dự án nghiên cứu khoa học, các dự án đòi hỏi phải áp dụng cái mới
Đã có kinh nghiệm: lựa chọn nhân sự có kinh nghiệm đã tham gia các dự án trước là
lựa chọn đúng đắn. Vì sẽ bớt được chi phi và thời gian thực hiện dự án: thay vì phải đào
tạo

Đã tham gia dự án nào chưa? Chính là việc tìm hiểu kinh nghiệm của nhân sự đó
Quyền lực của phòng ban của người đó?- để lựa chọn 1 vị trí phù hợp cho nhân sự đó
Hiện có tham gia dự án nào khác không?
Khi nào kết thúc? – để lựa chọn số nhân sự hợp lý tham gia dự án
Dành bao nhiêu thời gian cho dự án
Khối lượng chuyên môn hiện nay
Quạn hệ đồng nghiệp: Lựa chọn một đội có khả năng teamwork và hỗ trợ nhau 1 cách
tích cực
Có hăng hái tham gia
Có truyền thống là việc với hiệu quả cao không? – Là thước đo cho sự nhiệt tình, từ đó
quyết định 1 phần không nhỏ và sự thành công của dự án.
Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?- Sẽ tránh được những dự án overtime nếu
lựa chọn các nhân sự có tính cách như vậy
Có tinh thần trách nhiệm không?
Có tinh thần hợp tác không?
Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không?
Xây dựng tập thể vững mạnh
Bổ nhiệm người phụ trách
Phân bổ trách nhiệm
Khuyến khích tinh thần đồng đội
Làm phát sinh lòng nhiệt tình
Thành lập sự thống nhất chỉ huy
Quản lý trách nhiệm
Cung cấp môi trường làm việc tốt
Trao đổi với anh em
Sức ép với quản lý dự án
Về kinh tế: kinh tế là vấn đề quan trọng để quyết định việc thực thi dự án, vì vậy vấn đề
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM

GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:14

kinh tế luôn luôn phải được quan tâm và chú trọng nhất của quản lý dự án
Về marketing
Về chuẩn: luôn phải đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể
ảnh hưởng đến giá, tiến trình của dự án
Về công nghệ:
Về thủ tục hành chính
Về mục tiêu: mục tiêu hoàn thành dự án và tránh được rủ ro, việc hoàn thành dự án là
mục tiêu mà bất cứ nhà quản lý dự án nào đều muốn đạt được
Về uy tín, danh dự: để đảm bảo được uy tín và danh dự cho tổ chức quản lý dự án thì
việc xây dựng được 1 dự án chất lượng, uy tín và danh dự ảnh hưởng đến sự tồn tại và
phát triển của tổ chức ở hiện tại và tương lại sau này
Về nguồn nhân lực: Là bộ phận không thể thiếu trong việc thực thi dự án, vì thế nguồn
nhân lực luôn phải đảm bảo các yếu tố như: kỹ năng phẩm chất, kiến thức…để dự án
được hoàn thành đúng thời gian và đạt được kết quả mong muốn
Về nhân sự
Về môi trường kinh doanh: tạo nên sức ép như cạnh tranh các dự án, nhà tài trợ, sự phát
triển của chính tổ chức quản lý dự án.
Về các mối quan hệ với khách hàng: luôn phải đáp ứng những tiêu chí đưa ra, như vậy
dự án sẽ sớm được hoàn thành mà vẫn làm hài lòng khách hàng.
Phẩm chất cần có ở quản lý dự án
Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA, ngoài
ra, người quản lý dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong:
Quản lý tổng quát
Lĩnh vực ứng dụng của dự án
6 kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án:
Kỹ năng lãnh đạo: là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến
khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án
Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là người chịu trách

nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp, khả năng diễn đạt và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản lý dự án
có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt đông giữa các bộ phần chức năng và những
cơ quan lien quan để thực hiện các công việc của dự án. Nhà quản lý dự án phải có kiến
thức hiểu biết các công việc của các phòng chức năng
Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trong quá
trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời, cùng với
sự phát triển tổ chức của dự án trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng nhưng
quyền lực của họ được cấp không tương xứng
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: 1 trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của
nhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động marketing
Kỹ năng ra quyết định và tính kiên quyết: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện
các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện
thiếu thông tin và có nhiều thay đổi biến động
Ngoài những kỹ năng cần có ở trên, người quản lý dự án cũng phải có nhữn phẩm chất
khác như:
Trung thực:
Toàn tâm toàn ý
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM


GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:15

Khả năng tâm sự, tình cảm với người khác
Tính nhất quán
Phản ứng tích cực
Tầm nhìn xa trông rộng
Tính khách quan
Đương đầu, gương mẫu và lôi cuốn