NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN pps

NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
I. Mục đích, ý nghĩa
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần
giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam,
phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến
hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất
mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.
II. Căn cứ:
Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ;
Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
III. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối
với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc
phạm vi quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm
có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:
1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu:
+ Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng
thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu
những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ
quan;

+ Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng
phòng HC phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ
lập kịp thời và bổ sung vào bản DMHS. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ
thay đổi công tác
2- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu
khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải
quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành
làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu
năm 2010 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng
phải làm thủ tục mượn lại.
4- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu
của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài
(đã ghi trong DMHS), kèm theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ
cơ quan;
5- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng, hết
hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ tục loại hủy.
6- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống
kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra
thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ
sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu (Mẫu biên bản nộp lưu hồ sơ - xem

phụ lục số 5).
7- Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ,
hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê và sắp
xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng.
8- Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả
các hồ sơ của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết
công việc của mình vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và giao nộp những hồ sơ,
tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định. (Mẫu Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu – xem phụ lục số 1)
- Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế
nhiệm.
IV. Thời hạn nộp lưu
Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau:
+ Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
2
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một
năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết
toán.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
V. Thủ tục giao nộp tài liệu
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai
bản “Biên bản giao nhận tài liệu”,
Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản.

Phụ lục số 1:
TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN ĐƠN VỊ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
ĐƠN VỊ: ………………………………………………………
TT
Số
hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ
Ngày tháng
bắt đầu và
kết thúc
Số
lượng
tờ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
Bản Mục lục này có:……. Hồ sơ, trong đó:
1. ………………… hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn.
2. ………………… hồ sơ bảo quản lâu dài.
3. ………………… hồ sơ bảo quản tạm thời.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
3
Phụ lục số 2
MỤC LỤC VĂN BẢN

Hồ sơ số…

STT
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên gọi và trích yếu
Tác
giả
Bản
chính
Bản
sao
Tờ số
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9

(Khổ giấy: 210 mm x 297 mm)
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1 - Ghi số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản
Cột 2 - Ghi số và ký hiệu của tài liệu.
Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của tài liệu. Nếu tài liệu không có ngày, tháng
phải xác minh thì cho vào dấu [ ].
Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu của tài liệu.
Cột 5 - Ghi tác giả của tài liệu. Nếu tài liệu không có tác giả phải xác minh thì
cho vào dấu [ ].
Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu vào cột 6.
Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu vào cột 7.
Cột 8 - Ghi tài liệu đó bắt đầu từ tờ số mấy trong ĐVBQ.
Cột 9 - Ghi những điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký,

bút tích, dự thảo, quyển sách
4
Phụ lục số 3
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Trong đơn vị bảo quản này có: (1) (bằng chữ (2) … ……… ) tờ tài
liệu, được đánh số từ đến ………….
Có các tờ trùng số (4) …………
khuyết số ……………………….
Mục lục tài liệu văn kiện có ( (3) ……… ) tờ.
Chất lượng của tài liệu văn kiện
(5)
…


Ngày… tháng… năm 200…
Người lập hồ sơ
(6)
Ký
(ghi rõ họ và tên)
(Khổ giấy: 210 mm x 297 mm)
Hướng dẫn cách ghi
1 - Ghi số lượng tờ trong đơn vị bảo quản bằng số.
2 - Ghi số lượng tờ trong đơn vị bảo quản bằng chữ.
3 - Ghi số lượng tờ mục lục tài liệu bằng số và bằng chữ.
4 - Nếu khi đánh số tờ có nhầm lẫn, trùng số, khuyết số thì ghi rõ vào
chứng từ.
5 - Ghi tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in-rô-nê-ô hay viết tay,
dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu.
6 - Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục và viết
chứng từ kết thúc ký, ghi rõ họ tên.

5
Phụ lục số 4
Mẫu bìa hồ sơ (mặt trước)

(Khổ giấy: 330 mm x 570 mm)
Hướng dẫn cách ghi:
1- Ghi tên phông: Ví dụ: Tổng Công ty Dầu khí, Công ty Dịch vụ và kỹ thuật
dầu khí
2 - Ghi số văn thư (theo DMHS)
3 - Ghi tên hồ sơ: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.
6
………………….(1)………………
…………………….……………….
Số VT (2)……….
HỒ SƠ
(3) ….….
……
…
Từ ngày.… (4)…… đến ngày…(5)……
Gồm…(6)……tờ
Phông số: (7) Thời hạn bảo quản
Mục lục số: (8) …………(10)………
Hồ sơ số: (9)
4 - Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản
5 - Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản
6 - Ghi số lượng tờ tài liệu trong đơn vị bảo quản
7 - Ghi số phông trong kho lưu trữ (nếu có nhiều phông).
8 - Ghi số thứ tự của quyển mục lục trong phông (nếu một phông lập nhiều
mục lục hồ sơ) - phần này cán bộ lưu trữ ghi.
9 - Ghi số của hồ sơ trong phông đó theo từng mục lục hồ sơ.

10 - Ghi thời hạn bảo quản
Phụ lục số 5
Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
(cơ quan, tổ chức quản lý
tài liệu)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…………., ngày tháng năm 200…

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
- Căn cứ: …………………
(1)
………………… ….………… ……
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: ………………………
(2)
……… ……… …… …, đại diện là:
- Ông (bà): ……
Chức vụ công tác/chức danh:…… …………… ….
- Ông (bà):………… …… …
Chức vụ công tác/chức danh: ……
BÊN NHẬN: ………………………
(3)
……… ……… , đại diện là:
- Ông (bà):

Chức vụ công tác/chức danh: …
- Ông (bà): …… …
Chức vụ công tác/chức danh: ……
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu …………
(4)
………… … với
những nội dung cụ thể như sau:
7
1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … …
2. Thời gian của tài liệu:
3. Thành phần và số lượng tài liệu:
3.1. Tài liệu hành chính:
- Tổng số hộp (cặp):
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………………
- Quy ra mét giá: mét
3.2. Tài liệu khác (nếu có): … ……………………………………
………………………
4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo
(5)
:………………………….
…………………….……
Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên) (Ký tên và ghi rõ họ tên)

Xác nhận của cơ quan, tổ chức
(6)
(chức vụ, chữ kí của người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu)



___________________________
Ghi chú:
1
Căn cứ kế hoạch công tác hoặc hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v…
2, 3
Ghi tên của lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn như Phòng Lưu trữ Bộ
…, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …… , Lưu trữ Công ty …… ,
v.v… và tên của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu.
4
Mục đích hay ghi rõ lý do giao nhận: để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý.
5
Liệt kê các công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như:
- Mục lục tài liệu nộp lưu;
- Các công cụ tra tìm khác như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu tra tìm tự động ;
- Các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch
sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
v.v
6
Xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong những trường hợp lưu trữ
trực tiếp quản lý tài liệu không có con dấu riêng).
8